Die Welt versinkt in E-Mails. Die klugsten Köpfe brüten über neuen Lösungen. Ein Überblick und meine Prognose: Wir werden bald weniger E-Mails haben.

Kaum ein Thema bewegt uns Büromenschen so sehr wie die steigende Zahl von E-Mails. Wir sind Opfer und Täter zugleich: Wir erhalten zuviel elektronische Post und sind als Schreibende Teil des Problems. Aber keine Sorge: Weltweit brüten die klugsten Köpfe über Lösungen – ein Überblick.

Die Schule der reflektierten Anwendung
Das sind die Evergreens: Tipps und Tricks, wie man bessere, verständlichere E-Mails schreibt – und damit hilft, weniger Postverkehr zu produzieren. Wir haben auf Sascha Lobos Ansatz des hermetischen Schreibens hingewiesen. Seth Godin hat eine Liste veröffentlicht; 36 Punkte, die es zu bedenken gilt, bevor man den Senden-Knopf drückt. Die Liste stammt aus dem Jahr 2008, offenbar sah er in den letzten drei Jahren wenig Fortschritt und hat die Liste vor wenigen Tagen ein zweites Mal gepostet («maybe this time it’ll work», schreibt er darunter).

Chris Andersons E-Mail-Verhaltenskodex
Der TED-Kurator Chris Anderson hat eine Initiative gestartet, um einen globalen Verhaltenskodez zu kreieren. Wir alle sollen uns eine E-Mail-Charta geben: 14 Punkte für eine bessere E-Mail-Welt. Dazu gehören Verhaltenshinweise wie «Bekämpfe Anhänge» oder die konsequente Verwendung von Akronymen in der Betreffzeile (etwa das bekannte «EOM» für «End of Message»). Der erste Entwurf der E-Mail-Charta ist online, jeder kann die Charta mitgestalten. » weiterlesen

PuMo ist ein webbasierter Service der TU Graz, mit dem man die Nutzerzahlen der eigenen Publikationen bei Slideshare, Scribd oder YouTube tracken kann.

PuMo kümmert sich um ein Problem, das den Social Media-aktiven Wissenschaftler betrifft: Das Publication Monitoring. Mehr und mehr werden wissenschaftliche Publikationen, Papers oder Foliensets von Kongressen auf Webplattformen wie Slideshare oder YouTube zur Verfügung gestellt. Die Frage ist nun: Wieviele Personen sehen sich die Files an, «liken» sie oder laden sie auf den eigenen Desktop?

Alle erwähnten Services bieten natürlich entsprechende Nutzerzahlen an, das Zusammentragen und Tracken der Zahlen über die Plattformen hinweg ist allerdings eher aufwändig. » weiterlesen

Kollege Martin hat bei netzwertig.com notiert, wie sich die aktuellen Social Web-Apps an der re:publica-Konferenz geschlagen haben. Welche Tools haben die Bloggers und Digital Natives genutzt, wie bewährt sich der neue kontroverse US-Dienst Color im Praxistest und ist Twitter wirklich tot? Dazu gibt’s erste Eindrücke von den beiden neuen deutschen Services von Newshype (Blogaggregator) und Dailyplaces, der neue Location-Dienst aus Frankfurt.

Tool Time: Wir stellen jeden Tag ein Software-Tool oder einen Webdienst aus dem Bereich Produktivität vor. Tipps gerne an tipps.imgriff (at) blogwerk.com.

Microblogging-Tools wie Yammer halten Einzug in Unternehmen. Hans de Zwart will das Instrument bei Shell nutzen, um den Activity Stream seines Teams aufzuzeichnen: Seine Mitarbeiter erzählen ihre Arbeit.

Das «Narrating your work» Experiment nennt Hans sein Vorhaben. Als Innovation Manager for Global Learning Technologies bei Shell arbeitet er in einem virtuellen Team mit Mitarbeitenden auf der ganzen Welt. Er stellt fest, dass im Team häufig wenig Wissen darüber existiert, was die Kollegen gerade tun, wo sie anstehen oder was sie Neues gelernt haben. Das Arbeiten in verschiedenen Zeitzonen tut ein übriges, um sich ab und an «disconnected» zu fühlen.

Der Feed meiner Arbeit
Hans de Zwart startet deshalb ein Microblogging-Projekt mit Yammer, dem bekanntesten Tool für Enterprise Microblogging. Ganz ähnlich wie Facebook erlaubt Yammer den Nutzern, Status-Updates zu posten, Fragen ans Team zu stellen oder Dokumente und Links zu teilen. Yammer generiert daraus einen Activity Stream, wie wir ihn von anderen Social Media-Kanälen kennen. Die Teilnahme ist für das Team von Hans freiwillig; wer sich dafür entschliesst, verpflichtet sich für eine von drei Optionen. » weiterlesen

Mobile Business Apps werden in Zukunft zu alltäglichen Instrumenten an unserem Arbeitsplatz. Wobei ich mit «Zukunft» eigentlich «in ein paar Monaten» meine.

Social Media wird unsere Arbeit verändern – beziehungsweise sie tun es schon heute. Jeanne C. Meister und Karie Willyerd prophezeien in ihrem Buch The 2020 Workplace (Affiliate-Link): «Firmen-App Stores werden Möglichkeiten bieten, um das Arbeits- und Privatleben besser zu managen.» Ihre Voraussage ist, dass Firmen «Cuzstomized Apps» für Mobiltelefone anbieten und ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen werden. Etwa eine Spesen-App, eine Firmen-To Do-Liste für’s Mobiltelefon oder eine Applikation, um eine Fremdsprache zu lernen.

Foursquare für Unternehmen
Doubledutch ist ein Startup aus San Francisco, das bereits munter an dieser Zukunft arbeitet. Das Unternehmen will im Business to Business-Geschäft mit geo-sozialen Apps für mobile Endgeräte Fuss fassen. Im Moment lösen die Apps von Doubledutch zwei Probleme: Eine Konferenz-App soll den Besuch von Konferenzen und Messen unterstützen, insbesondere das Networking. Kommt man am Konferenzort an, checkt man à la Foursquare ein und sieht, wer bereits anwesend ist, kann die Kollegen anchatten, Termine vereinbaren oder nur das Konferenzprogramm studieren. » weiterlesen

In einigen Jahren werden Social Media-Tools im Unternehmen unentbehrlich sein. Trotzdem versperren viele Unternehmen ihren Mitarbeitenden den Zugang zu Facebook und anderen Social Media-Sites. Damit verhindern sie, dass die Mitarbeitenden lernen, mit diesen Tools umzugehen.

Im Ring stehen sich zwei Kontrahenten gegenüber. In der einen Ecke Unternehmen, die den Zugang zu Social Media-Plattformen wie Facebook und Blogs sperren. In der anderen sehen wir Unternehmen wie IBM, die ihre Mitarbeitenden auffordern, sich am Social Web zu beteiligen. Die Diskussion wird vielfach auf der ökonomischen Ebene geführt – eine Argumentation, die wohl noch zu kurz greift. Unbefriedigende Argumente auf beiden Seiten: » weiterlesen

Der US-Blogger Leo Babauta kündigte vor ein paar Wochen an, möglichst vollständig auf E-Mails zu verzichten und stattdessen vor allem über Twitter zu kommunizieren. Es war ein weiterer Versuch im Kampf gegen den vollen Posteingang, und wir waren damals schon skeptisch, ob das nicht ins Gegenteil umschlägt.

Eine Studie zeigt jetzt zumindest: Social-Media-Angebote wie Twitter oder Facebook führen keineswegs dazu, dass man weniger Mails zu bearbeiten hat. Im Gegenteil. Wer sich besonders viel mit sozialen Medien beschäftigt, der bekommt auch besonders viele Mails, und zwar zunehmend viele. Darunter sind vermutlich viele automatische Benachrichtigungsmails, Freundschaftsanfragen etcetera – aber auch die fordern Aufmerksamkeit. Filter sind die richtige Antwort, schreibt zurecht Klaus Eck in seinem Artikel über die Studie:

» Mehr E-Mails durch Social Media (PR Blogger, gefunden bei Twitter)

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

So passiert’s: News und Inputs und Kommunikationshandlungen von allen Seiten seit 8 Uhr morgens – und schon geht der tägliche Linktipp vergessen. Diesmal ist also der Link am Morgen fast schon ein Link am Nachmittag. Er dreht sich um die Frage, wieviel Zeit man mit diesem «Social Media» verbringen soll, von dem man in letzter Zeit so viel hört – und das im Speziellen als Freelancer. Muss das wirklich alles sein, ist das nicht bloß Zeitverschwendung? Welche Tools helfen wobei, woher weiß ich, was ich links liegen lassen kann? Eine sehr schöne Einführung von Laura Spencer im Blog Freelancefolder.com:

» Social Media Basics For Freelancers (freelancefolder.com)

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!