Thema: Papier

 

Alle 6 Artikel zum Thema Papier auf imgriff.com:

Daten optimal organisieren:
Elektronische Planung und Papier müssen keine Feinde sein

Wer träumt nicht vom papierlosen Büro? Doch noch immer nutzen Viele Papier für ihre Notizen oder zum Sammeln von Adressen (Visitenkarten). Ein Grund, wieder mal die beiden Systeme mit ihren Vor- und Nachteilen einander gegenüber zu stellen.

Der Traum vom papierlosen Arbeiten dürfte so alt sein wie der Personalcomputer: Einer aktuellen Studie zufolge betrachtet knapp die Hälfte der Chief Information Officers den klassischen Bürodrucker als obsolet. Und warum auch nicht? Papierloses Büro klingt verlockend: Endlich keine unüberschaubaren Aktenberge, kein wildes Telefennummern-Gestreiche in Adressbüchern und keine wirren Papiernotizen mehr.

Ansätze, die Vision zu verwirklichen, gibt es genug: Notizfunktionen auf Tablet-PCs und Smartphones, Projektmanagement-Tools und jede Menge Kalender- und Kontaktfunktionen. Dennoch habe ich persönlich noch keinen brauchbaren Ersatz für meine Visitenkarten gefunden. Und gerade letzte Woche bekam ich ein echtes Moleskin-Notizbuch geschenkt. Denn tatsächlich mache ich meine Notizen noch immer am liebsten auf Papier.

Wie meine Kollegin Corinne Dubacher geschrieben hat: Papier soll die Konzentration fördern und kreativ machen. Traditionelle Planungssysteme müssen nicht altmodisch sein! Sie können die elektronische Planung sinnvoll ergänzen. Denn dort wo das eine System seine Schwächen hat, hat das andere seine Stärken.

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Ordnungssysteme effizient nutzen:
6 Lösungen für Probleme mit der Ablage

Solange sich das papierlose Büro nicht ganz durchgesetzt hat, lohnt es sich, für Papier-Unterlagen ein Ordnungssystem konsequent anzuwenden. Und zwar ein kluges Ordnungssystem. Umständlich? Nicht, wenn man eine Lösung für die typischen Ordnungsprobleme gefunden hat.

Vielleicht kennst Du ja das Problem: Du fängst frohgemut eine neue Aufgabe, ein neues Projekt an, bist fest entschlossen, den Überblick zu behalten – doch nach einiger Zeit stapeln sich alle möglichen Unterlagen auf Deinem Schreibtisch. Das liegt vermutlich daran, dass Du Dein Ordnungsystem inkonsequent nutzt oder Dein System nicht optimal ist.

Schuld ist meist das falsche Ordnungssystem

Die meisten Menschen neigen beispielsweise dazu, ihre Unterlagen thematisch zu sortieren. Aber dieses System birgt Probleme: Hast Du nicht auch schon überlegt, ob ein Dokument nun besser zu diesem oder jenem Thema gehört oder wo Du es hinterher suchen sollst? Wenn Du Deine Unterlagen nach Interessensgebieten, Projekten (die sich ändern und erweitern können) oder Themen sortierst, hast Du vermutlich viel mehr potentielle Ablageorte und brauchst länger zum Suchen. Besser ist es, Du sortierst alphabetisch.

Du solltest die Unterlagen alphabetisch sortieren, und zwar wahlweise nach Person, Projekt oder übergeordnetem Thema. Wenn Du dann vergessen hast, wo Du die Unterlagen abgelegt hast, musst Du nur nach dem betreffenden Buchstaben von einer dieser drei Kategorien suchen. Beispiel: Der Vertrag mit Kunde A über Projekt C zum Themenkreis W. Wenn Du Deine Unterlagen nach Personen sortierst, dann stecke den Vertrag unter A. Wenn Du nach Projekten ordnest, steckst Du ihn unter C. Aber selbst wenn Du etwas chaotisch bist und Deine Unterlagen mal nach Personen einsortierst, mal nach Themen oder Projekten, dann kann der Vertrag nur bei A, C oder W liegen.

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Stampler:
Tacker und Stempel in einem

Der Stampler ist ein Tacker, der gleichzeitig ein Stempel ist. Wieso nicht?

Der Bereich der Tacker hat in den letzten Jahren wenig Innovation gesehen – nicht mehr wegzudenken aus dem Alltag tut er still und bescheiden seinen Dienst. US-Designer Phil Jones hat sich nun den Tacker zur Brust genommen und um eine sinnvolle Funktion erweitert: Den Stempel.

Wer mit dem Stampler Blätter zusammenheftet, hinterlässt gleichzeitig ein fröhliches Smiley auf dem Papier. Das geht in einem Arbeitsgang, zusätzlicher Arbeitsaufwand oder Effizienzverluste sind also nicht zu erwarten. Vermutlich weniger zu empfehlen, wenn man häufig Eheurkunden oder Staatsverträge tackert, ansonsten aber sicher eine Bereicherung für jedes Büro.

Stampler
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Für knapp 20 Euro ist der Stampler bei discovery-24.de erhältlich.

Do It (Tomorrow):
Aufgabenliste für Aufschieber

Klick für mehr Bilder

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Do It (Tomorrow) kommt so nahe an eine Aufgabenliste auf Papier ran, wie es mit einer iPhone App nur möglich ist. Die App im Design eines Notizbuches hat einen Bildschirm für die Aufgaben von heute und eine zweite Seite für Dinge, die morgen zu erledigen sind. Aufgaben lassen sich erfassen, löschen oder abhaken – oder eben auf morgen verschieben. Es gibt keine Terminfunktion, keine Listen und keine Tags. Die iPhone-Version ist kostenlos, die iPad-HD-Variante gibt es für 1,59 Euro.

Tool Time: Wir stellen jeden Tag ein Software-Tool oder einen Webdienst aus dem Bereich Produktivität vor. Tipps gerne an tipps.imgriff (at) blogwerk.com.

Qipit:
Das Smartphone als portablen Scanner nutzen

Qipit macht aus dem Smartphone und der Digitalkamera einen tragbaren Scanner. Handgeschriebene Notizen, Flip Charts, Belege und andere Papierdokumente können fotografiert und anschliessend per Mail oder Webinterface an Qipit gesendet werden. Im persönlichen Qipit-Account werden diese Scans gespeichert und getaggt sowie anderen Personen zur Verfügung gestellt.

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Tool Time: Wir stellen jeden Tag ein Software-Tool oder einen Webdienst aus dem Bereich Produktivität vor. Tipps gerne an tipps.imgriff (at) blogwerk.com.

Der Link am Morgen:
10 Gründe für Papier

“10 Gründe für Papier” – das klingt wie der teuer erdachte Slogan des Verbandes der Papierhersteller, ist aber nur die freie Übersetzung des Anliegens, das uns Joel Falconer bei lifehack.org in einem aktuellen Artikel nahebringen möchte: Papier ist die flexibelste “Produktivitäts-Plattform” von allen. Zur Unterstützung hat er neun ernstgemeinte und ein scherzhaftes Beispiel:

» 10 Reasons Paper is The Most Flexible Productivity Platform [lifehack.org]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

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