OrganisedMinds ist ein Aufgaben- und Kooperations-Applikation, die einen etwas anderen Ansatz verfolgt: Aufgaben sind Stapel und liegen auf einem Schreibtisch. Wie im richtigen Leben kann man Aufgaben auch dem Kollegen auf den Schreibtisch legen!

von Christian Mähler

Eine typische Situation im Büro: Ein Schreibtisch, auf dem sich verschiedene Papierstapel befinden. Jeder Stapel hat eine Bedeutung oder ein Thema. Man nimmt Zettel vom Stapel,bearbeitet sie und legt sie weg. Man schiebt Schriftstücke von einem Stapel zum nächsten, Stapel wachsen und schrumpfen. Mit genau diesem Bild kann man sich das Organisationswerkzeug von OrganisedMinds vorstellen.

Ein Schreibtisch als Arbeitsraum

Nach der Registrierung landet man auf einem leeren Schreibtisch, der in OrganisedMinds Terminologie Arbeitsraum heißt. In der kostenlosen Varianten der Browser Applikation hat man einen Arbeitsraum zur Verfügung, also einen Schreibtisch.

Wenn man weitere Mitglieder wirbt (auch kostenlose), bekommt man weitere Arbeitsräume dazu. Dann kann man sich einen weiteren Schreibtisch erzeugen. Zwischen den Schreibtischen kann man je nach Situation umschalten.

Mit den Arbeitsräumen kann man verschiedene Szenarien abbilden: Man könnte zwischen privatem und beruflichem «Schreibtisch» trennen oder für verschiedene Großthemen verschiedene Arbeitsräume vorsehen. » weiterlesen

Planung ist die Mutter des erfolgreichen Zeit- und Aufgabenmanagements! Dabei geht es nicht um ein «Over-Engineering» des Kalenders, sondern um einige wichtige Grundsätze.

Aus meiner persönlichen Erfahrung mit Getting Things Done (GTD), Zen to Done (ZtD) und vielen anderen Versuchen, Ordnung und Kontrolle in meine Aufgaben zu bringen, kann ich eins felsenfest sagen: Am besten ist es, Deinen Tag vorzuplanen, idealerweise bereits am Abend zuvor. Hier meine Tipps für Deine Tagesplanung, zusammen gesucht im Web und selber getestet: » weiterlesen

Wer mit einem GTD-System arbeitet, weiss, wie wichtig es ist, dass Ideen schnell und einfach erfasst werden können. Mit einem kleinen Trick geht das bei Omnifocus besonders schnell.

Für die Mac OS-Aufgabenverwaltung OmniFocus habe ich schon einige Tipps gepostet. Wenn Du sowas wie ein Getting Things Done-System (GTD) benutzt, ist das Einfangen (Capture) Deiner Ideen zu jedem Zeitpunkt sehr wichtig. Mein Macbook habe ich oft bei mir, aber eben doch nicht immer. Mein iPhone ist häufiger dabei und auch dort läuft eine OmniFocus-App. Was das schnelle Einfangen von Ideen in meine Aufgabenverwaltung angeht, ist die OmniFocus-App auf dem iPhone also erste Wahl.

Um das noch schneller hinzukriegen, empfiehlt sich die Einrichtung eines Shortlinks. Das geht ganz einfach, so ein Forum-Post bei OmniFocus. » weiterlesen

«Learning is the main driver for productivity» meinte der finnische Twitter-Nutzer Esko Kilpi (Tweet). Der Wochenrückblick ist der Lernschritt in Getting Things Done: anhalten, zurückschauen, beurteilen und planen.

Im ersten Artikel habe ich über die Bedeutung des Wochenrückblicks geschrieben. Offen war noch, welche Punkte mein Wochenrückblick enthält: Was sind die wichtigsten Elemente des Wochenrückblickes?

Serientermin am Freitag Nachmittag

Mein Wochenrückblick findet am Freitag Nachmittag statt. Dafür habe ich mir in Outlook einen Termin eingerichtet, der mich jede Woche um 14:30 Uhr daran erinnert, den Wochenrückblick zu erledigen. Das muss ich nicht gleich um 14:30 Uhr machen, es ist viel mehr eine Erinnerung, dass der Wochenrückblick noch vor dem Freitags-Feierabend stattfinden sollte.

In GTD-Tool Omnifocus habe ich mir für den Wochenrückblick ein eigenes Projekt eingerichtet. Das Projekt selber und alle seine Aufgaben sind als Serien-Termin für jeden Freitag eingerichtet. Zusätzlich zur Outlook-Erinnerung tauchen also Freitag Nachmittag immer diese roten Zahlen auf meinen Omnifocus-Icon im Dock auf. (Weitere Artikel zu GTD-Tools finde sich hier.)

Ist der Wochenrückblick erledigt und sind alle einzelnen Aufgaben erledigt, wird das Projekt «Wochenrückblick» in Omnifocus als «abgeschlossen» gekennzeichnet. Es taucht dann in einer Woche wieder auf. Hier ein Screenshot, wie mein Wochenrückblick in Omnifocus aussieht: » weiterlesen

Der Wochenrückblick ist fester Bestandteil eines effizienten Zeitmanagements. Gregor stellt die nötigen Arbeitsschritte vor und denkt über den richtigen Zeitpunkt für dieses kleine Ritual nach.

In vielen Produktivitäts-Ansätzen spielt der Wochenrückblick eine wichtige Rolle. Das geht soweit, dass David Allen von Getting Things Done (GTD) sagt, dass es ohne Wochenrückblick gar nicht funktionieren kann. Meine eigene Feststellung zu diesem Thema ist, dass ich den Wochenrückblick wichtig finde – ihn aber nur selten hinbekomme (und damit bin ich nicht alleine, scheint es). Was gibt es zu beachten, damit Dein Wochenrückblick klappt?

Was normalerweise beim Wochenrückblick passiert

Der Wochenrückblick dient dazu, Dein Produktivitäts-System aktuell zu halten. Er zeigt Dir nicht nur, was Du alles erledigt hast, sondern hilft Dir auch, Versäumnisse zu erkennen bei Projekten/Aufgaben, die Dir aus den Augen geraten sind. Ziel ist es, dass Du Dich auf Dein System so gut verlassen kannst, dass Du nicht mehr zwischendurch das Gefühl hast, irgendwas Wichtiges vergessen zu haben. Der Wochenrückblick zeigt Dir, wie gut das klappt – und hilft, Fehler zu korrigieren, so Dirk Bongardt.

Der Wochenrückblick hat bei Getting Things Done folgende Inhalte: » weiterlesen

Aufgaben mit dazugehörigen Dokumenten verknüpfen – diese Funktionalität fehlt bei den meisten Aufgabenplanern. Der neue «Notiz-Link» von Evernote ermöglicht einen eleganten Workaround; hier aufgezeigt an der Kombination mit OmniFocus.

Meine Aufgabensammlung ist OmniFocus. Evernote übernimmt hauptsächlich das Verwalten von Notizen für mich, neben etwas Memonic und Dropbox. Die Zusammenarbeit zwischen all diesen Tools war bislang eher komplex, zumindest für die Arbeit mit OmniFocus und Evernote gibt’s nun Abhilfe. Das macht eine fast perfekte GTD-Umsetzung möglich.

Bislang lief die Zusammenarbeit zwischen OmniFocus und Evernote eher schlecht als recht, und dafür gibt’s einige Gründe. Ich finde zum Beispiel, dass vor allem OmniFocus ein etwas angestaubtes Design hat. Evernote stand dem lange in nichts nach, arbeitet aber in letzter Zeit stark an Design und Bedienbarkeit. Seit Lion rockt es dann schon deutlich. So zumindest meine – zugegebenermaßen recht individuelle – Wahrnehmung. Was aber bislang gar nicht geklappt hatte, war die Ablage von Notizen, Ideen und dazu gehörigen Dokumenten. » weiterlesen

FacileThings ist ein webbasierter Dienst, mit dem ein Selbstmanagement-System nach David Allens Getting Things Done-Methode umgesetzt werden kann. Der User kann damit Aufgaben und Vorhaben in den bekannten Schritten organisieren (hier geht’s zur GTD-Grundlagenserie). FacileThings ist einfach aufgebaut und schnell zu erlernen, bietet aber alle notwendigen Features. Der Service ist in verschiedenen Versionen und mit drei Preisplänen erhältlich. Die Basis-Version ist kostenlos.

Tool Time: Wir stellen jeden Tag ein Software-Tool oder einen Webdienst aus dem Bereich Produktivität vor. Tipps gerne an tipps.imgriff (at) blogwerk.com.

Tony Fernandes und Richard Branson sind Unternehmer, die mehrere Firmen leiten und in Dutzenden von globalen Projekten involviert sind. Wie kriegen sie das hin? Einige Gedanken zum produktiven Multitasking für Vielbeschäftigte.

Tony Fernandes ist Chef der billigsten Fluglinie der Welt (AirAsia) und zugleich der Mann, der die Fäden beim Formel-1-Team von Lotus Racing zieht. Tony Fernandes schert sich nicht besonders viel um die aktuelle Debatte, dass wir Menschen zu Multi-Tasking nicht fähig sind. Das Geheimnis des Chefs von AirAsia, Lotus Racing und der Tune Group sieht folgendermaßen aus:

“Nur weil eine bestimmte Person nur eine Sache gleichzeitig machen kann, heisst das nicht, das wir alle genauso sind. Ich kann ein Formel-1-Team und eine Fluglinie leiten, und was ich am Ende mache, ist diese Organisationen aufzusetzen und andere Leute in die Lage zu versetzen, sie am Laufen zu halten.”

Wenn Fernandes hier von einer Fluglinie redet, dann untertreibt er: » weiterlesen

Wunderlist ist eine neue kostenlose Applikation zur Aufgabenverwaltung des Berliner Startups 6wunderkinder. Die Applikation läuft plattformübergreifend auf Mac und Windows, die mobilen Versionen sind in Vorbereitung.

Ihr Ziel haben die Entwickler erreicht: Wunderlist ist tatsächlich kinderleicht zu bedienen und sieht sehr gut aus. Trotz der einfachen Bedienung hat die Task-Management-Applikation schon in der Beta-Version einiges zu bieten:

• Aufgaben können in Listen verwaltet werden.
• Eine Eingangsbox, die Listen und verschiedene Zeit-Ansichten machen Wunderlist GTD-fähig.
• Ein Sync-Service von 6wunderkinder erlaubt das Synchronisieren der To Do’s auf verschiedenen Computern.
• Definierte Shortcuts erlauben produktives Arbeiten.
• Per Drag-and-Drop können die Aufgaben angeordnet werden.
• Per Knopfdruck kann man als Benutzer das Erscheinungsbild der Applikation verändern.

Nach einem ersten Kurztest finde ich Wunderlist sehr vielversprechend – und warte gespannt auf die mobilen Versionen. Wunderlist läuft auf Mac und Windows und ist sehr einfach zu bedienen: Things von culturedcode bekommt es mit der Konkurrenz zu tun.

»Wunderlist bei 6wunderkinder: Kostenloser Download für Mac und Windows

Hier erscheint jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Getting Things Gnome – kurz GTG genannt – ist eine schlanke Aufgabenverwaltung für Linux, genauer: für den GNOME-Desktop. Die Tatsache, dass das Programm seit Ubuntu 9.10 ins Ubuntu-Repository aufgenommen wurde, habe ich zum Anlass genommen, das Programm zu testen.

Getting Things Gnome will ein einfaches, mächtiges und flexibles Organisationstool für den GNOME-Desktop sein, so die erklärte Absicht der Initiatoren Lionel Dricot und Bertrand Rousseau. Es befindet sich in einem recht frühen Stadium – die aktuelle Versionsnummer ist 0.2.

Installation

GTG ist für die alle Linux-Distributionen sowie für FreeBSD und OpenBSD erhältlich. Unter Ubuntu kann es ab Version 9.10 «Karmic Koala» mit dem Befehl

sudo apt-get install gtg

installiert werden. Für 9.04 «Jaunty Jackalope» gibt es ein Personal Package Archive.
In den aktuellen Versionen von Debian und Fedora kann es ebenfalls über die Konsole installiert werden; Pakete für OpenSuse, ArchLinux, OpenBSD, FreeBSD, Gentoo liegen ebenfalls vor und Tarballs mit dem Quellcode können unter jeder Distribution genutzt werden.

Funktionsumfang

GTG hat zwei Ansichten, die Normalansicht und die Arbeitsansicht. Die Normalansicht zeigt eine hierarchische Liste von Aufgaben mit Unteraufgaben, die ein- und ausgeklappt und per Drag & Drop angeordnet werden können.

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