Je länger man Evernote benutzt, desto nützlicher wird es. Ein Erfahrungsbericht mit vielen persönlichen Tipps und Tricks.

— Zahnzusatzversicherung — Zahnersatz bzw. eine professionelle Zahnbehandlung kann sehr teuer werden. Mit einer Zahnzusatzversicherung können Sie viel sparen! Vergleichen Sie alle Tarife online auf www.GELD.de! — Textanzeige —

Evernote ist eine Datenbank für Notizen, Web-Clippings, Fotos und mehr (hier unser Test). Evernote lässt sich entweder browserbasiert benutzen oder als eigene App für Windows, Mac oder iPad sowie für diverse Smartphones. Viele Leser von imgriff.com setzen auf Evernote, wie wir in den Kommentaren zum Artikel Deine 3 liebsten Hilfsmittel sehen konnten. Ich möchte nun zeigen, wie und wofür ich persönlich Evernote nutze.

Der Hauptvorteil von Evernote: Ich kriege mein Hirn frei. Ich tagge alles, was mir so einfällt und schiebe es in Evernote. Und je länger ich Evernote benutze, desto mehr Wege fallen mir ein, wie ich es nutzen kann.

Evernote bei der täglichen Arbeit

Ich schicke Informationen an Evernote per Twitter (falls mir ein Tweet mit Link oder Bild gefällt), per Web-Clipper oder indem ich direkt in der Applikation eine neue Notiz anlege.

» weiterlesen

Als nächstes Beispiels in unserer Serie «Ablage im Griff» stellen wir heute einen Klassiker vor: Die Manila Folders.

Manila Folders sind in den USA in verschiedenen Formen stark verbreitet. In der Produktivitätsszene bekannt(er) wurden sie, da David Allen, der «Erfinder» von GTD, sie für seine Referenzablage nutzt. In der – nicht so gelungenen – deutschen Übersetzung von «Getting Things Done», Wie ich die Dinge geregelt kriege (Affiliate-Link), werden sie als «Ordner» oder sogar «Aktenordner» übersetzt, was leider komplett falsch ist und zu einigen Missverständnissen geführt hat. Der korrekte Begriff wäre «Einstellmappen», der allerdings hierzulande auch nicht sehr verbreitet ist.

Und wenn ich schon dabei bin, Dinge richtig zu stellen: Manila ist nicht etwa eine Firmenbezeichnung, sondern geht auf den englischen Namen des ursprünglichen Rohstoffes zurück: Manila hemp (ist nicht mir Hanf verwandt) oder Abaca.

Rund um den Globus versuchen Fans von GTD, die originalen Manila Folders aufzutreiben, um genau so zu arbeiten wie David Allen. Ein Freund von mir, Etienne Abelin, arbeitet auch mit diesem System und hat mir ein paar Fragen dazu beantwortet. Etienne ist in zwei Welten zu Hause: Er ist Musiker (Violine) und macht «nebenbei» einen MBA. Entsprechend viel muss er organisieren und verwalten. Das tut er mit GTD und arbeitet recht nahe am Original - inklusive Manila Folders.

» weiterlesen

Die Flexibilität, die durch die Organisationsmittel von Mappei und Classei möglich wird, macht den Arbeitsalltag leichter. Das gilt nicht nur fürs Arbeiten am Schreibtisch, sondern auch auf Reisen.

Von Frank-Michael Rommert

Viele Dokumente benötigt man nicht nur am eigenen Arbeitsplatz, sondern auch unterwegs, etwa

• vor Ort bei Kunden und Lieferanten
• im Home Office
• auf Messen und Kongressen
• vor Gericht und beim Steuerberater
• auf Reisen.

Wie effizient ein System zur Aktenorganisation ist, entscheidet sich also danach, wie einfach es das Entnehmen und Wiederablegen Deiner Unterlagen ermöglicht. Erste Regel dabei ist natürlich, nur die Akten dabei zu haben, die auch tatsächlich gebraucht werden – und nicht alle Ordner, die irgendwie grob zum Thema passen.

» weiterlesen

Im letzten Teil unserer Ablage-Serie haben wir die Mappen-Systeme von Classei und Mappei vorgestellt. Da es Leserfragen zum Einstieg in die Systeme gab, berichte ich hier über meine ersten Schritte mit beiden.

Der größte Unterschied zwischen den beiden Anbietern ist wohl der Service-Umfang beim Einstieg. Bei Classei ist die individuelle Beratung im Vorfeld optional, bei Mappei obligatorisch. Aber der Reihe nach:

Einstieg bei Classei mit dem Business-Set

Nach telefonischer Kontaktaufnahme mit Classei und einem kurzen Beratungsgespräch am Telefon haben wir uns für den Einstieg mit dem Business Set von Classei entschieden. Das ist bereits die umfangreiche Version für den Start in das Mappensystem von Classei, sie kostet 125 Euro. Nach etwa zwei Wochen kam das mittelgroße Paket an.

Nach dem Auspacken fand ich folgenden Inhalt:

• Anleitung und Informationen
• Drei hellgraue Kunststoff-Boxen mit passenden Hängeleisten
• Einige Rückenschilder und Sichttaschen, eine Mappenstütze (damit die Mappen in einer halbleeren Box nicht runterrutschen), 100 Standard-Mappen aus leichtem, hellgelbem Karton und 50 Standard-Mappen aus ebensolchem schwereren Karton
• Verschiedene Bögen Quick-Tabs in den Farben Weiß (zweimal + einmal Big Tabs), Gelb, Rot, Blau, Orange und Rosa sowie einiges weitere Zubehör und sogar einen Folienschreiber zum Beschriften der Tabs und Mappen
• Zur Vervollständigung dann noch einige Dehn- und Klarsicht-Kombi-Mappen und ein paar Sammler und Leitkarten.

Hier ein paar Bilder von der Auspackzeremonie (Bilder 1-6 in der Galerie):

Meine Erfahrungen mit Classei

Nach dem Auspacken und Fotografieren habe ich angefangen, das System einzurichten. Die Mappen werden mit den Tabs gekennzeichnet, diese wiederum gibt es in mehreren Farben. Classei empfiehlt, die Farben für Kategorien einzusetzen. Die ersten Fragen waren somit: Welche Kategorien sind sinnvoll? Und welche Farbe nehme ich für welche Kategorie?

» weiterlesen