Wer die ganze Sache mit Getting Things Done usw. noch mal gerne von mir direkt hören will hat morgen früh die Gelegenheit. NRJ Sachen (mit Livestream im Web) sendet voraussichtlich um 6:20 und 8:50h ein Interview mit mir zu genau diesem Thema. Für Leser der GTD-Grundlagenserie wird allerdings nicht viel neues dabei sein.

Update: Hier ist der Mitschnitt.

In unser Grundlagenserie zu ?Getting Things Done? (GTD) sind wir nun bei dem zentralen Prozess angekommen, mit dem wir die graue Masse an Ideen, Aufgaben und Gedanken in unserem Kopf umgesetzt bekommen. Der Prozess ist für die horizontale Betrachtungsebene der Dinge in unserem Leben gedacht und besteht aus fünf Schritten:

1. Wir erfassen Dinge, die unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen.
2. Wir arbeiten durch, was sie bedeuten und was wir mit ihnen tun.
3. Wir organisieren die Ergebnisse von Schritt 2.
4. Wir sehen die Ergebnisse regelmäßig durch.
5. Wir führen die Aufgaben durch, um die Dinge erledigt zu bekommen.

Bis nächste Woche hat den bitte jeder auswendig gelernt. Im Ernst, hierbei handelt es sich um den zentralen Workflow, mit dem wir unseren Alltag organisieren. Je besser wir jeden Schritt beherrschen, optimieren und implementieren, desto stressfreier und entspannter können wir arbeiten und leben.

Entscheiden ist dabei, dass wir alle fünf Schritte im Griff haben. Unser Prozess ist nur so gut, wie das schwächste Glied in der Kette. Aus Erfahrung würde ich sagen, dass GTDler meist sehr gut im Erfassen und Organisieren von Dingen sind. Darauf wird viel Zeit verwendet, weil sich hier viel mit Werkzeugen machen lässt. Die Schritte Durcharbeiten und Durchsehen werden häufig weniger gut beherrscht, weil sie zum einen viel Denkarbeit und zum anderen Disziplin und Regelmäßigkeit brauchen. Über die Schwierigkeiten beim Schritt Durchführen habe ich ja schon beim letzten Mal geschrieben.

David Allen empfiehlt, die einzelnen Schritte im Alltag zu trennen und auf verschiedene Zeiten zu verteilen. Ich merke selbst, dass mir dieser Tipp hilft. Wenn ich z.B. beim erfassen von Dingen nur sammle und nicht auch gleich bei jedem Punkt überlege, worum es da nun geht, verliere ich mich nicht in Formulierungen und bekomme nur die Hälfte aus meinem Kopf heraus. Jeden einzelnen Schritt für sich allein anzugehen, kann uns helfen, ihm die volle Aufmerksamkeit zu geben und beim ausführen die Konzentration zu behalten.

In den nächsten Artikeln werden wir uns ansehen, was jeder einzelne Schritt beinhaltet.

Weiterführende Links:

• Bei David Allen kann man kostenlos ein sehr hilfreiches Diagramm (englisch) zur Veranschaulichung des Workflows herunterladen. Allerdings muss man dafür den Bestellprozess durchlaufen.

Dieser Artikel ist Teil der GTD-Grundlagenserie.

Die Fans der Moleskine-Notizbücher lieben ihr Produkt beinahe bedingungslos. Beinahe? Ja, denn es gibt einen Kritikpunkt: Moleskines haben keinen Stifthalter. Aber für dieses Problem gibt es Lösungen.

Wenn das Notizbuch nicht zum Stifthalter kommt, muss der Stifthalter zum Notizbuch kommen. Wer sich also daran stört, dass sein geliebtes Moleskine nicht über eine Lasche verfügt, in die man einen Kugelschreiber, Fineliner oder Bleistift schieben kann, der kann mit den beiden folgenden Produkten nachrüsten:

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Wir fragen nach euren besten Produktivitätstipps und fangen gleich selbst damit an, indem wir erklären, warum Verben für eure Produktivität entscheidend sind.

Es ist Stöckchen-Mai. Das heißt, es bewegen sich gerade viele Stöckchen durch die Blogosphäre. Stöckchen, oder Mem, sind Fragen oder ein Fragebogen (ähnlich der ?Was ist in deiner Tasche??-Aktion), die jemand anfängt, beantwortet und dann an andere Blogger weitergibt, damit die ihren Senf dazu geben. So kann man sich dann von Blog zu Blog klicken und verschiedene Meinungen lesen und Blogger besser kennen lernen.

Auch im Produktivitätsbereich läuft gerade ein Stöckchen herum, das ich so spannend finde, dass ich es hier aufgreife und an euch weitergeben will. Die Frage ist einfach gestellt, aber wahrscheinlich nicht ganz leicht zu beantworten: Was ist dein bester Produktivitätstipp? Was hilft dir am meisten, deine Aufgaben erledigt zu bekommen? Was hält dich fokussiert und diszipliniert?

Hier ist meine Antwort:
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Ohne Disziplin kann man mit GTD alles geregelt bekommen – und trotzdem nichts erledigt haben.

Eigentlich wollte ich heute ja in die Praxis einsteigen. Ich will aber doch noch etwas einschieben, bevor es an die Umsetzung geht.

Die meisten Getting-Things-Done-Prinzipien funktionieren nach gesundem Menschenverstand und führen sehr schnell zu einem Ergebnis. Schon im Einführungskapitel fordert David Allen seine Leser ein paar Mal auf, das Vorgestellte an einem Beispiel auszuprobieren. So soll man sich z.B. das Projekt herausgreifen, das einem gerade durch den Kopf schwirrt, während man jene Zeilen liest. Das Projekt schreibt man auf ein Blatt Papier. Dann soll man sich einen Satz überlegen, der den positiven Ausgang dieses Projekts beschreibt. Und schließlich überlegt man sich den nächsten, direkt durchführbaren Schritt, der einen näher zum formulierten Ziel bringt.

Wer dieses Experiment durchführt, wird laut Allen direkt ein bisschen mehr Klarheit und Kontrolle über sein Leben verspüren. An diesen Beispielen versucht Allen direkt zu Beginn zu zeigen, dass seine Prinzipien funktionieren. Und es stimmt. Ich bin mir ziemlich sicher, dass du dich, wenn du dich jetzt hinsetzt und einen “Mindsweep” machst (d.h. alles aufschreibst, was dir gerade im Kopf rumschwirrt und bei jedem Punkt direkt entscheidest, was der nächste Schritt ist), danach stressfreier und produktiver fühlen wirst. Du hast dein Leben ein Stück mehr im Griff. Allens Prinzipien funktionieren schnell und einfach. Und das ist ihr größtes Problem.

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Um immer auf dem laufenden zu sein, ohne in der Informationsflut zu ertrinken, sollte man Maschinen, andere Menschen und seinen Kopf für sich arbeiten lassen. Dabei helfen genaue Schlüsselwörter, ein gepflegtes Informantennetzwerk und Yoga.

Laut WebWorkerDaily kam bei der letzten Pew Internet Studie heraus, dass 73% der Befragten sich NICHT von Informationen überflutet fühlen. Das hat wohl damit zu tun, dass der Großteil der Bevölkerung Feedreader und ?Soical News?-Dienste (Dienste wie Z.B. digg oder yigg, bei denen jeder Nachrichten einreichen kann und dann die Benutzer entscheiden, was auf die Startseite kommt) noch nicht für sich entdeckt hat, während unsereins schon wieder versucht, Quellen zu reduzieren und sich eine Informationsdiät verschreibt.

Fest steht, dass wir alle nicht unbegrenzt Informationen aufnehmen können. Deswegen müssen wir sichergehen, dass wir über die Informationsquellen, die wir anzapfen, alle Informationen erhalten, die für uns relevant sind. Der nächste Schritt ist dann, die wichtigen Informationen schnell herauszufiltern.

WebWorkerDaily hat sich dieser Problematik angenommen und drei Vorschläge gemacht, die helfen sollen:

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Wir wollen hier in der nächsten Zeit die ein oder andere Software für die private (oder auch überschaubar professionelle) Buchhaltung unter die Lupe nehmen. Peter hat vor einer Woche bereits “Sackgeld” präsentiert, einen Taschengeld-Planer für Kinder. Heute gehen wir einen kleinen Schritt weiter und schauen uns Burn an, ein noch junges Programm in der Betaphase, über das ich neulich bei Lifehacker gestolpert bin. Warum “einen kleinen Schritt”? Weil Burn einen, nun ja, überschaubaren Funktionsumfang bietet – gerade das kann aber ja auch ein Vorteil sein. Aber von vorn:

Burn läuft unter Mac OS X, hat ein schickes Streichholzbriefchen-Icon fürs Dock (bei einer so häufig genutzten Anwendung nicht unwichtig) und ist ein simples Werkzeug für die, die sich öfter mal fragen, wo zum Teufel das ganze Geld schon wieder geblieben ist. Also erstmal für alle.
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Der fünfte Teil der GTD-Grundlagenserie greift noch einmal ein paar Details zum Erfassen von nächsten Schritten auf. Zum einen geht es um die erforderliche Klarheit beim Definieren von nächsten Schritten und zum anderen um horizontale und vertikale Betrachtungsebenen, die helfen, soviel wie möglich aus unserem Kopf auf Papier zu bringen.

Zeit-, Informations- und Prioritätenmanagement sind die wichtigsten Sparten im Selbsthilfe- und Produktivitätsbereich. Aber wenn man genau hinsieht, gehen sie alle am eigentlichen vorbei.

Wir sprechen davon, unsere Zeit zu managen. Aber was wir tatsächlich meinen sind die Aktionen, die wir in der gegebenen Zeit erledigen. Wir sprechen davon, Informationen zu managen. Aber was wir wirklich meinen ist, wie wir mit den Informationen umgehen, was wir mit ihnen tun. Und wir sprechen davon unsere Prioritäten zu managen. Aber in der Realität haben wir einfach Prioritäten und wählen unsere nächsten Schritte passend zu diesen.

Wir managen also nicht Zeit, Informationen und Prioritäten, sondern die Tätigkeiten, die mit diesen verbunden sind. Deswegen konzentriert sich GTD auf die nächsten Schritte.

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RoboForm ist eine intelligente Applikation, die Passwörter und Nutzerdaten speichert und verschlüsselt. Surfen wird damit noch bequemer – und vor allem sicherer.

Die Verwaltung von Passwörtern war hier ja schon mal ein Thema. Kommentator oli hat schon damals RoboForm empfohlen und auch BenBit hat in seinem schon fast legendären Live Hack beim BlogCamp in Zürich den Zuschauern die Passwort-Software von Siber Systems ans Herz gelegt. Zufällig habe ich auf der CeBIT den Marketing-Manager von Siber Systems getroffen und konnte ihn um eine Testversion von RoboForm bitten.

RoboForm ist nicht bloß ein Passwortmanager, sondern auch ein “Formularausfüller”, der mit einer Genaugkeit von über 95 Prozent Felder wie zum Beispiel Name, Adresse, Beruf etc. automatisch ausfüllt. Als kleines Special Feature kann man auch so gennante SafeNotizen anlegen – dabei handelt es sich um sensible Daten, die eher in der Offlinewelt angesiedelt sind (Kreditkarten-PIN, Kombination des Fahrradschlosses etc.). All diese Daten werden durch ein Masterpasswort geschützt. Schauen wir uns aber zuerst einmal die Passwortfunktion an.

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Wir setzen den Papier-Freitag fort und stellen euch den Hipster PDA vor, das ultimative Produktivitätswerkzeug.

Direkt vom Productivity-Mastermind Merlin Mann kommt diese Antwort auf alle funktionsüberladenen, komplex zu bedienenden Gadgets, bei denen ständig die Batterien leer sind. Der Hipster PDA kostet fast nichts, bietet ein Maximum an Flexibilität und passt trotzdem in die Hosentasche.

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