Um immer auf dem laufenden zu sein, ohne in der Informationsflut zu ertrinken, sollte man Maschinen, andere Menschen und seinen Kopf für sich arbeiten lassen. Dabei helfen genaue Schlüsselwörter, ein gepflegtes Informantennetzwerk und Yoga.

Laut WebWorkerDaily kam bei der letzten Pew Internet Studie heraus, dass 73% der Befragten sich NICHT von Informationen überflutet fühlen. Das hat wohl damit zu tun, dass der Großteil der Bevölkerung Feedreader und ?Soical News?-Dienste (Dienste wie Z.B. digg oder yigg, bei denen jeder Nachrichten einreichen kann und dann die Benutzer entscheiden, was auf die Startseite kommt) noch nicht für sich entdeckt hat, während unsereins schon wieder versucht, Quellen zu reduzieren und sich eine Informationsdiät verschreibt.

Fest steht, dass wir alle nicht unbegrenzt Informationen aufnehmen können. Deswegen müssen wir sichergehen, dass wir über die Informationsquellen, die wir anzapfen, alle Informationen erhalten, die für uns relevant sind. Der nächste Schritt ist dann, die wichtigen Informationen schnell herauszufiltern.

WebWorkerDaily hat sich dieser Problematik angenommen und drei Vorschläge gemacht, die helfen sollen:

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Wir wollen hier in der nächsten Zeit die ein oder andere Software für die private (oder auch überschaubar professionelle) Buchhaltung unter die Lupe nehmen. Peter hat vor einer Woche bereits “Sackgeld” präsentiert, einen Taschengeld-Planer für Kinder. Heute gehen wir einen kleinen Schritt weiter und schauen uns Burn an, ein noch junges Programm in der Betaphase, über das ich neulich bei Lifehacker gestolpert bin. Warum “einen kleinen Schritt”? Weil Burn einen, nun ja, überschaubaren Funktionsumfang bietet – gerade das kann aber ja auch ein Vorteil sein. Aber von vorn:

Burn läuft unter Mac OS X, hat ein schickes Streichholzbriefchen-Icon fürs Dock (bei einer so häufig genutzten Anwendung nicht unwichtig) und ist ein simples Werkzeug für die, die sich öfter mal fragen, wo zum Teufel das ganze Geld schon wieder geblieben ist. Also erstmal für alle.
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Der fünfte Teil der GTD-Grundlagenserie greift noch einmal ein paar Details zum Erfassen von nächsten Schritten auf. Zum einen geht es um die erforderliche Klarheit beim Definieren von nächsten Schritten und zum anderen um horizontale und vertikale Betrachtungsebenen, die helfen, soviel wie möglich aus unserem Kopf auf Papier zu bringen.

Zeit-, Informations- und Prioritätenmanagement sind die wichtigsten Sparten im Selbsthilfe- und Produktivitätsbereich. Aber wenn man genau hinsieht, gehen sie alle am eigentlichen vorbei.

Wir sprechen davon, unsere Zeit zu managen. Aber was wir tatsächlich meinen sind die Aktionen, die wir in der gegebenen Zeit erledigen. Wir sprechen davon, Informationen zu managen. Aber was wir wirklich meinen ist, wie wir mit den Informationen umgehen, was wir mit ihnen tun. Und wir sprechen davon unsere Prioritäten zu managen. Aber in der Realität haben wir einfach Prioritäten und wählen unsere nächsten Schritte passend zu diesen.

Wir managen also nicht Zeit, Informationen und Prioritäten, sondern die Tätigkeiten, die mit diesen verbunden sind. Deswegen konzentriert sich GTD auf die nächsten Schritte.

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RoboForm ist eine intelligente Applikation, die Passwörter und Nutzerdaten speichert und verschlüsselt. Surfen wird damit noch bequemer – und vor allem sicherer.

Die Verwaltung von Passwörtern war hier ja schon mal ein Thema. Kommentator oli hat schon damals RoboForm empfohlen und auch BenBit hat in seinem schon fast legendären Live Hack beim BlogCamp in Zürich den Zuschauern die Passwort-Software von Siber Systems ans Herz gelegt. Zufällig habe ich auf der CeBIT den Marketing-Manager von Siber Systems getroffen und konnte ihn um eine Testversion von RoboForm bitten.

RoboForm ist nicht bloß ein Passwortmanager, sondern auch ein “Formularausfüller”, der mit einer Genaugkeit von über 95 Prozent Felder wie zum Beispiel Name, Adresse, Beruf etc. automatisch ausfüllt. Als kleines Special Feature kann man auch so gennante SafeNotizen anlegen – dabei handelt es sich um sensible Daten, die eher in der Offlinewelt angesiedelt sind (Kreditkarten-PIN, Kombination des Fahrradschlosses etc.). All diese Daten werden durch ein Masterpasswort geschützt. Schauen wir uns aber zuerst einmal die Passwortfunktion an.

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Wir setzen den Papier-Freitag fort und stellen euch den Hipster PDA vor, das ultimative Produktivitätswerkzeug.

Direkt vom Productivity-Mastermind Merlin Mann kommt diese Antwort auf alle funktionsüberladenen, komplex zu bedienenden Gadgets, bei denen ständig die Batterien leer sind. Der Hipster PDA kostet fast nichts, bietet ein Maximum an Flexibilität und passt trotzdem in die Hosentasche.

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Hier sind ein paar Lesetipps fürs Wochenende für alle, die diese Woche noch nicht genug GTD-Informationen hatten:

GTD-Blogs:
* Durchblickerblog
* 43folders
* What’s the next action
* GTD Wannabe
* The Cranking Widgets Blog
* Organize IT
* Black Belt Productivity
* Did I Get Things Done?

Noch mehr GTD gibt?s hier: The Ultimate Getting Things Done Index

Fühlt euch frei, in den Kommentaren hemmungslos Werbung für euer eigenes GTD-Blog zu machen oder für ein anderes, das wir vergessen haben.

Mit dem Ausmisten des RSS-Readers haben sich schon einige beschäftigt, die bei 50 oder mehr RSS-Feeds den Überblick verloren haben. Gerne wird bei diesem Thema zu radikalen Schritten geraten, etwa:

* Wirf alle Feeds aus deinem Feedreader und abonniere nach und nach nur diejenigen erneut, die du vermisst – und die dir von selbst einfallen.

oder

* Verschiebe alle Feeds in einen Ordner “Überprüfen” und kündige alle, die es nicht schaffen, innerhalb von drei Tagen einen Eintrag zu liefern, der dich wirklich interessiert.

Nun ja. Das sind zwar wahrscheinlich die effektivsten Wege, aber als Newsjunkie bringe ich das einfach nicht übers Herz. Bei mir hat sich ein nicht ganz so sozialdarwinistischer Ansatz bewährt:

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Ich geb’s ja gerne zu, ich bin ein Voyeur. Ich liebe es zu sehen, wie andere es machen. Wie sie ihr Arbeitszimmer einrichten, ihren virtuellen Schreibtisch einrichten und was sie unterwegs so dabei haben. Mit imgriff habe ich jetzt die Möglichkeit, diese versteckte Leidenschaft etwas direkter anzugehen. Also, zeigt mir eure Taschen. Ich mach auch den Anfang. Hier ist die Tasche und der Inhalt, mit dem ich vorhin aus dem Haus gegangen bin.

Klickt auf das Bild, um die flickr-Version mit Notizen anzuschauen.

Und das schleppe ich so mit mir um:

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Im vierten Teil der GTD-Grundlagenserie geht es um die drei grundlegenden Aktionen zum Umgang mit dem Chaos in unserem Kopf: Alles klar definiert zu Papier bringen, den physikalisch durchführbaren nächsten Schritt bestimmen und alles in einem System festhalten, dem unser Hirn vertraut.

?Ich muss noch Kunde XY anrufen.? ?Komm nicht ohne Windeln nach Hause.? ?Ich will Spanisch lernen.?

Lose Enden
Unser Alltag ist voll von diesen inneren Verpflichtungen, die wir verspüren. David Allen nennt sie ?lose Enden? (open loops). Alles, was unsere Aufmerksamkeit auf sich zieht, weil wir noch nichts damit getan haben, ist ein loses Ende. Das geht deutlich weiter als explizite Verpflichtungen, die wir Personen gegenüber eingegangen sind. Jede E-Mail in unserem Eingangskorb, jeder Brief auf unserem Schreibtisch, jede Nachricht auf der Mailbox ist ein loses Ende, bei dem wir uns verpflichtet fühlen, etwas damit zu machen, es zu bearbeiten, es zu beenden oder uns sonst wie darum zu kümmern.

Wenn wir uns nicht um all diese Verpflichtungen, die wir empfinden, kümmern, sie identifizieren und sammeln, um dann konkret zu entscheiden, welche Schritte wir mit ihnen tun, wird unser Unterbewusstsein uns ständig an die Verpflichtungen erinnern. Das produziert den Stress, den wir häufig empfinden, weil wir uns nicht mehr als Herr der Lage fühlen.

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Steve Pavlina ist einer der bekannteren Productivity-Gurus aus den USA. Einer, der gern auch mal ein wenig esoterisch wird – inklusive persönlicher Heilsgeschichte mit Gefängnis, Schulverweis und grandiosem Kurvekriegen. Nichtsdestotrotz findet man in seinem Blog auch genug bodenständige Anregungen zum Thema “Personal Development”. Kürzlich hat Pavlina eine Liste mit 33 Tipps zur Produktivitätssteigerung veröffentlicht, die auf solchen Anklang stieß, dass er in Teil 2 und Teil 3 weitere 66 Tipps nachschob – im dritten Teil allerdings nicht ganz ernstgemeinte, etwa den Tipp “Iraqi Freedom”:

“When you?re bleeding time and money on a project that?s spiraling out of control, when morale is in the toilet, and when you can?t even get yourself to believe your own lies anymore, that?s the best time to go on vacation.”

Ein paar der anderen Tipps kennt man schon aus der Grundschule (‘Belohne dich für eine erledigte Aufgabe.’), manche sind nicht wirklich hilfreich (‘Werde schneller und mach’ früher Feierabend.’), und manche kann ich auch nicht weiterempfehlen (‘Lesen kannst du auch während des Rasierens.’). Aber gerade die kleinen Tipps und Tricks können manchmal hilfreich sein – darum hier ein “Best of” Pavlinas 99 Tipps:

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