Einer der Ratschläge des Autors Tim Ferriss ist es, berufliche und auch persönliche Aufgaben an Freelancer (etwa in Indien) abzugeben: Lifesourcing nennt er das, das private Outsourcing. Das klingt so bizarr wie faszinierend, und zwar offenbar nicht nur für europäische Ohren: Blogger Steve Rubel berichtet von einem (kleinen) Experiment in Sachen Lifesourcing, bei dem er einen Teil der Arbeit für sein Blog an einen indischen Freelancer vergeben hat:

» An Experiment in Lifesourcing [Micro Persuasion]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Da leert man seinen Kopf regelmäßig, führt seine Aufgabenlisten, hat den Überblick, aber plötzlich stellt sich die unausweichliche Frage: Welche Aufgabe soll ich als nächstes anpacken?

Jedes Organisationssystem ist nur so gut, wie es einen tatsächlich unterstützt, Aufgaben zu erledigen. Da kann das System noch so ausgefeilt sein, die Techniken noch so modern: Wenn man mit Hilfe des Systems seine Aufgaben nicht besser, effizienter, schneller oder – in einem Wort – anders als bisher erledigen kann, dann hat es seinen Zweck nicht erfüllt. Das Führen von Listen mit Aufgaben ist das eine, das andere ist die Auswahl der Aufgabe, die man erledigen will. “Will” – nicht “muss”. Denn das System muss einem Freiheit und Selbstbestimmung gewähren. Dazu gehört die Unterstützung bei der Auswahl der nächsten Aufgabe. Es gibt verschiedene Methoden, dies zu tun. Fünf davon möchte ich heute vorstellen:

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Wir diskutieren hier sehr gerne über Techniken des Zeitmanagements und darüber, welches Tool sich für welchen Zweck am besten eignet. Das ist spannend, verdeckt aber die wichtigen grundlegenden Fragen, nämlich die nach den Prinzipien, die hinter einem sinnvollen, guten, nützlichen und erfolgreichen Zeitmanagement stehen. Um diese Prinzipien geht es in diesem Artikel.

Vorweg: Die hier folgenden sieben Punkte habe ich von Lothar Seiwert übernommen, die er so in einem Vortrag aufgezählt hat. Ob er sie auch in einem seiner zahlreichen Bücher entfaltet, weiß ich nicht; die Umformulierung in “Gebote” und die Erläuterungen stammen von mir.

Bild: Keystone/AP Photo/Edgar R. Schoepal

Hier geht es aber nicht darum, noch mehr in noch weniger Zeit zu erledigen. Wenn man die sieben Gebote in einem Satz zusammenfassen wollte, dann lautete der wohl: “Respektiere Deine Zeit” oder “Simplify your time” (so hieß auch der Vortrag von Seiwert). Wer auf diesen Prinzipien aufbaut, ist auf gutem Weg, ein Zeitmanagement zu finden, mit dem er seine Termine und Aufgaben im Blick behält und dabei Zeit für sich selbst findet.
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Dominik hat uns vor ein paar Wochen Tipps gegeben, wie man zu einem guten Schlaf kommt. Doch auch der beste Schlaf ist irgendwann vorbei und man muss aufstehen. Im Folgenden findet ihr ein paar Tipps, wie man das am besten schafft und einen optimalen Start in den neuen (Arbeits-)Tag erwischt.

1. Einfach aufstehen: Der Snooze-Button ist Dein Feind! Du hast Dich abends dafür entschieden, zu einer bestimmten Zeit aufzustehen, also steh zu Deiner Entscheidung und steh auf. Klingt hart, aber je länger Du weiter im Bett döst, desto schwerer wird Dir das Aufstehen fallen. Es gibt auch schon Wecker ohne Snooze (z.B. der aXbo, den auch ich benutze), und das aus gutem Grund. Ich schlage Dir einen Deal vor: Wenn der Wecker los geht, stehst Du für 10 Minuten auf. Danach kannst Du wieder ins Bett, wenn Du magst. OK, das ist ein Trick: Nach nur 10 Minuten bist Du wahrscheinlich schon so wach, dass Du nicht mehr ins Bett musst oder willst.

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Wer kennt das nicht? Mit Schwung hat man sein Organisationssystem umgestellt, neue Methoden trainiert, von vorne angefangen. Und eine ganze Weile lief alles hervorragend. Doch auf einmal merkt man, wie man den Tritt verliert und in alte Muster zurückfällt. Im Folgenden geben wir ein paar Tipps, was man tun kann, wenn man die Kontrolle wieder zu verlieren droht:

Nach den ersten erfolgreichen Tagen oder Wochen verliert man häufig seinen Rhythmus. Vielleicht lässt man sich ein wenig gehen, vielleicht ist so viel los, dass man seine neuen Gewohnheiten nicht mehr weiter pflegen kann. Oder der normale Ablauf wird durch Feiertage oder Ferien gestört. Das haben viele erlebt, die versucht haben, etwa Getting Things Done umzusetzen – Du vielleicht auch.

Egal, was die Gründe dafür sind, Du hast Deinen Rhythmus verloren und möchtest ihn wieder finden. Das ist gar nicht immer so einfach. Wir entwickeln uns weiter, unsere Prioritäten und Interessen verschieben sich. Man kann nicht einfach zurück gehen, als ob nichts gewesen wäre. Doch vielleicht helfen Dir die folgenden Tipps, die Kontrolle wiederzugewinnen, wenn das Chaos droht:

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In seinem E-Book empfielt Leo Babauta, die wichtigsten Aufgaben des Tages nicht nur festzulegen, sondern auch zeitlich im Tagesablauf zu verankern. Allzu oft zeigt sich aber, dass wir den benötigten Zeitaufwand nur ungenau voraussagen können. Deshalb hier vier Tipps für realistischere Schätzungen:

1. Aufgaben in kleine Portionen zerlegen
Schnell abschließbare Aufgaben machen es einfacher, das gesteckte Ziel zu erreichen. Der Zeitaufwand lässt sich bei kleineren Arbeiten besser einschätzen. Robert Stoyan empfielt in seinem Buch “Management von Webprojekten”, eine Zielgröße für die Aufgaben vorzugeben, und alle aufwendigeren Aufgaben auf diese Größe herunter zu brechen. Diese Limits setzt Andy Lester bei vier Stunden an (siehe Slide 15), da länger dauernde Arbeiten nicht mehr realistisch eingeschätzt werden können.

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Viele Menschen fangen einfach immer mit der Arbeit an, die ihnen als erstes einfällt. Und wenn ihnen etwas Dringenderes, Wichtigeres oder Angenehmeres in den Sinn kommt, wechseln sie die Aufgabe. Sie lassen sich vom Moment treiben und nehmen ihren Arbeitstag zu wenig in die Hand.

Natürlich stehen bei jedem die dringenden und wichtigen Aufgaben im Vordergrund, aber mit einer solchen Arbeitsweise lässt man sich zu schnell unterbrechen. Ständige Ablenkungen sind ein großes Problem bei der Arbeit. Und zwar nicht nur die Ablenkungen, gegen die man machtlos ist (das Telefon klingelt, ein Kollege oder die Chefin will kurz eine Sache klären, plötzlich taucht ein Problem auf, um das man sich sofort kümmern muss), sondern auch die Ablenkungen, die man sich selber einhandelt: Man checkt ständig seine Mails oder switcht von einer Aufgabe zur anderen. Dabei kann man eine Aufgabe besser und schneller erledigen, wenn man sich fokussiert. Eine Methode, die dabei hilft und trotzdem noch Flexibilität garantiert, ist, seinen Tag grob nach bestimmten Schwerpunkten einzuteilen. Hier ein Beispiel, wie ich das mache:
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Es wird immer dann besonders schwer, Dinge zu erledigen, wenn der Tag vollgestopft ist mit Terminen. Möglicherweise kommt man trotzdem auf 4, 5 Stunden Zeit zur freien Verfügung, wenn man alle Pausen zwischen den Terminen zusammenzählt; aber sich wirklich einer Aufgabe zu widmen, wenn man weiß, dass in 30 Minuten die nächste Verabredung ruft, das ist nicht leicht. Scott H. Young gibt in seinem Blog ein paar Tipps, wie man aus solchen Tagen dennoch etwas machen kann:

» 10 Tips for Staying Productive While Being Scheduled to Death [Scott H. Young]

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Dein Arbeitsablauf wird stark von Deinen Entscheidungen darüber bestimmt, was Du jede Woche, jeden Tag und in jedem Moment zu tun gedenkst. ZTD bringt den unstrukturierten, von Augenblick zu Augenblick orientierten Arbeitsprozess von GTD in eine optimale Form. Die dritte Gewohnheit von ZTD: Das Planen.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Alle Teile der Serie im Überblick

Warum solltest Du Dich besser strukturieren und den Tages- und Wochenablauf planen? Weil Du ansonsten den Launen des Tages ausgesetzt bist, und nur auf das reagierst, was sich Dir gerade in den Weg stellt, anstatt zu entscheiden, was Dir wichtig ist, und was Du wirklich erreichen möchtest. Übernimm die Kontrolle über Deinen Tagesablauf, anstatt Dich von den Bedürfnissen, Wünschen und Prioritäten anderer beeinflussen zu lassen.

Der unstrukturierte Ansatz von GTD, nach dem man von Augenblick zu Augenblick entscheidet, funktioniert bei manchen Menschen hervorragend. Für die anderen aber, die mehr Struktur benötigen, empfiehlt ZTD den folgenden Ablauf:

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Wie kommen Menschen wie Bill Clinton, Martha Stewart und Condoleeza Rice mit nur 4 Stunden Schlaf aus? Und kommen sie wirklich damit aus? Ein Podcast des NPR geht dieser Frage nach und lässt Schlafforscher zu Wort kommen, die sagen, dass fast jeder Mensch eigentlich 7 Stunden Schlaf als Minimum braucht und alles darunter negative Folgen habe.

» In Today’s World, the Well-Rested Lose Respect [NPR, gefunden via Twitter]

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