206 Artikel in der Kategorie Zeitmanagement auf imgriff.com.

Pünktlichkeit bedeutet Respekt:
Mein Plädoyer für mehr Termintreue

Manchmal frage ich mich, warum ich überhaupt eine Agenda führe. Entweder täuscht mein Eindruck, oder die Welt wird laufend unpünktlicher. Termine zu verschieben ist unhöflich und behindert die Produktivität.

Zitat Helga SchäferlingEin ziemlich typischer Fall, der sich letzte Woche so abgespielt hat: Ich hatte am Donnerstag und Freitag insgesamt fünf geschäftliche Termine. Zwei fanden wie geplant statt, einer wurde 24 Stunden vorher abgesagt, einer kurzfristig um eine halbe Stunde verschoben und einer 2 Stunden vorher abgesagt. Dies hat mich dazu bewogen, mir ein paar Gedanken zum Thema Pünktlichkeit und Termintreue zu machen und Euch ins Gewissen zu reden. » weiterlesen

Spätabends arbeiten kann höchst produktiv sein:
Worauf Nachteulen achten sollten

Wer dazu tendiert, spätabends oder nachts nochmals eine Schicht einzulegen, kann auch dann sehr produktiv sein. Es gilt allerdings einige Punkte zu beachten, damit weder Konzentration noch Qualität der Arbeit oder sogar die Lebensqualität darunter leidet.

Barbara Hobbs bei flickr.com (CC BY 2.0)«Ich bin gerne morgens um 6 oder 7 im Büro, weil ich dann ungestört viel erledigen kann», höre – und lese – ich nicht selten. Der innere Rhythmus erlaubt es diesen Zeitgenossen offensichtlich, zu dieser – aus meiner Sicht unmenschlichen – Tageszeit produktiv zu sein. Und es macht Sinn, dass sie diesen Umstand nutzen.

Ich hingegen gehöre zu den Menschen, deren natürlicher Arbeitsbeginn eher bei 9.30 liegt. Selbstverständlich kann ich mich auch zwingen, früh aufzustehen und mich vor den Bildschirm zu setzen oder zu einem Meeting zu gehen; aber viel Gescheites kommt dabei nicht heraus. » weiterlesen

Die 15-Minuten-Liste:
Kurze Zeitblöcke produktiv nutzen

Immer wieder klagen wir darüber, wie wenig Zeit wir haben und was wir doch alles machen würden, wenn wir über mehr Zeit verfügten. Dabei haben wir immer wieder kurze Zeitblöcke, die wir produktiv nutzen könnten. Der Schlüssel dazu ist, uns bereits im Voraus Gedanken dazu zu machen, was wir in diesen Momenten tun wollen.

Bild: julianlim bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)Als ich vor rund 10 Jahren für eine Grossfirma arbeitete, fiel mir folgendes auf: Jedes Meeting dauerte genau eine Stunde. Auf jeden Fall musste dies die Schlussfolgerung sein, denn jede Einladung via Outlook war für eine Stunde. Auch wenn das Thema eigentlich in 20 Minuten bei einem Kaffee hätte besprochen werden können. Als ich später anfing, als Selbständiger zu arbeiten, habe ich mich geweigert, einen Termin einzutragen für solch kurze interne Besprechungen.

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Typische Fehler:
Fünf Dinge, die selbst einen Produktivitätsmaximierer immer wieder bremsen

Auch wer über Selbstdisziplin verfügt und ein Verständnis dafür hat, was die eigene Produktivität behindert, ist nicht gegen Fehler gefeit, die den optimalen Arbeitsablauf einschränken. Bei mir ist es beispielsweise mangelnde Disziplin beim Bearbeiten von Mails und beim Konsum von Informationen.

Seit fast genau sieben Jahren blogge ich – und das mit Ausnahme von Wochenenden und einigen Urlauben mehrmals täglich. Auch wenn ich damit gemäß der Zehn-Jahres-Regel noch mindestens drei Jahre vor mir habe, um ein Experte zu werden, begegne ich dem regelmäßigen Online-Publizieren heute mit einer gewissen Routine und Entspanntheit, die mir in der Anfangsphase fehlten. Auch weiß ich besser als früher, wie ich mich aus Phasen der kreativen Tiefpunkte befreien kann, und verstehe ganz gut, unter welchen Voraussetzungen ich produktiv bin, und wann ich eher prokrastiniere. » weiterlesen

Das Ende der Wartezeit:
Wie man tote Zeit effizienter nutzt

Wir alle tun es täglich und ärgern uns ständig darüber: warten. Auf irgendwas oder irgendjemanden. Wie kann man solche toten Zeiten überbrücken? Oder: Ist das vielleicht gar nicht sinnvoll?

Diego Cambiaso bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)Ich habe schon öfters gehört oder gelesen, dass man offenbar ein Drittel seines Lebens mit Warten verbringt: Z.B. mit Warten auf den Bus, Zug, das Flugzeug, an der Kasse.

Der technologische Fortschritt erlaubt uns, diese Wartezeiten mehr oder minder sinnvoll zu nutzen. Eine Übersicht der praktischsten Wartezeiten-Überbrücker. » weiterlesen

Zippy:
Der Prokrastination auf den Zahn gefühlt

Und gerade wenn man das Gefühl hat, dass sämtliche Varianten von Task-Managern ausgeschöpft sind, erscheint wieder eine App mit einem neuen Twist: Zippy lässt den Benutzer sehr einfach To-Dos verschieben, präsentiert ihm aber auch gnadenlos die Statistik seiner Prokrastination.

Zippy

Im Kern ist Zippy eine ganz normale To-Do-App: Jede Aufgabe kann mittels Tags kategorisiert werden, zum Beispiel in privat und beruflich oder nach Projekten. Den  Termin wählt man nicht wie üblich im Kalender, sondern via eine sehr intuitive Auswahl: Später am heutigen Tag, morgen, in 2 Tagen, dieses Wochenende, nächste Woche, in zwei Wochen, nächsten Monat. Dies entspricht mehr unserer Art zu planen als «diese Aufgabe erledige ich am 04.03.14». » weiterlesen

Produktivität ganz persönlich:
«Aus organisatorischen Gründen rufe ich meine E-Mails nur mittags ab»

Lars Schafft – dieser Name lädt bereits dazu ein, seine Produktivitätstipps genau zu lesen. Lars ist seit mehr als zehn Jahren freier Web-Developer und seit acht Jahren geschäftsführender Gesellschafter der Literatur-Couch Medien GmbH, die Online-Magazine wie Krimi-Couch.de oder Kinderbuch-Couch.de betreibt. In seinem Mail-Footer warnt er: «Aus organisatorischen Gründen rufe ich meine E-Mails nur mittags ab und beantworte diese umgehend!»

Lars SchafftWodurch zeichnet sich Dein Arbeitsstil aus?
Lars Schafft: Ich halte nichts von Multitasking. Eins nach dem anderen mit 100% Konzentration darauf. Mehreres gleichzeitig zu erledigen, macht meine Arbeit fehleranfällig – und mich nervös.

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Produktivität ganz persönlich:
«3 Stunden zuhause sind wie 6 Stunden Büro»

Unser aktueller Interviewpartner Fabian Lutz arbeitet seit 15 Jahren in einer internationalen Firma als Head of IT. Als solcher ist er verantwortlich für rund 800 User. Was seine Arbeit mit der eines Feuerwehrmanns zu tun hat, verrät er uns im Interview.

Fabian LutzWodurch zeichnet sich Dein Arbeitsstil aus?
Fabian Lutz: Feuerwehr! Hohe Alarmbereitschaft, aber sonst geordneter Tag. Der Tag lässt sich aber weder auf die Minute noch auf 4 Stunden genau planen. Ausser Meetings ist nichts fest eingeplant. Deadlines sind in der Taskliste vermerkt. Habe ich viele Deadlines innert kürzester Zeit, wird der Terminkalender für Meetings gesperrt. Alle  Benachrichtigungen bis auf SMS (Alarmierung bei Ausfällen) sind ausgeschaltet.

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Blocker im Terminkalender:
Was bringen Terminblocker wirklich?

Das Abarbeiten längerer und anspruchsvollerer Aufgaben benötigt gute Planung. Wer zum Beispiel Inhalte und Texte für eine Präsentation zusammenstellen, längere Berichte oder Blogartikel schreiben muss, tut gut daran, sich für die Erledigung einen Terminblocker zu setzen. Damit stellt man sicher, dass niemand anderes einen Termin zur selben Zeit bucht. Im Selbsttest habe ich jedoch gemerkt, dass die erfolgreiche Nutzung von Terminblockern an ein paar Bedingungen geknüpft ist.

Bild: Vasile Cotovanu bei flickr.com (CC BY 2.0)Meine Vorgesetzte hat mir geraten, für die Erledigung von wichtigen Dingen im Kalender einen Terminblocker einzutragen. Mir gebe das einerseits die Sicherheit, dass ich für die «grossen Brocken» auch wirklich Zeit reserviert habe.

Für sie sei es andererseits praktisch zu wissen, wann ich mir für Wichtiges Zeit eingeplant habe. Also habe ich angefangen, den Rat umzusetzen. » weiterlesen

Nur eine Aufgabe am Tag erledigen:
Macht Multitasking blöd?

Multitasking, die vielbeschworene Fähigkeit unserer Zeit, ist vielleicht gar keine. Studien zeigen, dass Menschen eigentlich gar nicht Multitasking-fähig sind. Vielleicht sollte man stattdessen nur eine Aufgabe am Tag erledigen?

Bild: David Goehring bei flickr.com (CC BY 2.0)Ich kenne Leute, die das so handhaben: «Ich erledige immer nur eine Aufgabe am Tag». Und auch wenn es nicht zeitgemäß klingt, haben sie damit vielleicht sogar recht.

Es mag effizient wirken, am Tag mehrere Aufgaben aneinander zu reihen, aber ich stelle oft fest, dass ich scheitere, wenn ich mir zu viel an einem Tag vornehme. » weiterlesen