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Produktivität ganz persönlich:
Yahoo-Deutschland-Chef Steffen Hopf im Interview

Steffen Hopf

Steffen Hopf

Als Managing Director von Yahoo Deutschland verantwortet Steffen Hopf das Geschäft von Yahoo in Deutschland. In der Position des Country Commercial Directors ist der 38-Jährige zudem für alle Vermarktungsaktivitäten und die strategische Ausrichtung des Verkaufsteams von Yahoo Deutschland verantwortlich.

Was tust Du als Erstes, wenn Du Deinen Arbeitstag – zu Hause oder im Büro – startest?

Ich versuche immer, meinen Tag mit einer positiven Einstellung beginnen. Um mich gedanklich auf den Tag vorzubereiten, checke ich noch zuhause auf dem Smartphone E-Mails, den Kalender und das Wetter. Dann gönne ich mir immer noch ein paar Minuten für die neusten Tumblr-Einträge, die mich unterhalten und nicht selten für ein Lächeln sorgen. Im Büro werden zuerst die bereits anwesenden Kollegen begrüßt – ich zähle eher zu den Early Birds –, bevor ich dann mit einem Kaffee richtig in den neuen Arbeitstag starte.

Wodurch zeichnet sich Dein Arbeitsstil aus?

Wichtig ist für mich, Aufgaben in ihren Kontext zu setzen und zu erklären, warum diese so wichtig sind. Bei Teamprojekten kommt es auf eine gemeinsame und konkrete Zielsetzung an. Erst wenn alle an einem Strang ziehen, wird das bestmögliche Ergebnis erzielt.

Ich habe vollstes Vertrauen in meine Mitarbeiter und gebe ihnen den nötigen Freiraum, ihre Arbeit eigenverantwortlich und selbständig zu erledigen und vor allem auch ihre Ideen und Vorschläge einzubringen. Meine Aufgabe sehe ich darin, genau darin mein Team zu bestärken und Hilfestellungen nur dann zu geben, wenn es nötig ist. Für Motivation muss ebenfalls immer Zeit sein. Ich bin ein großer Verfechter offener, transparenter Kommunikation, das A und O einer vertrauensvollen Zusammenarbeit.
Zudem ist mein Büro nahezu papierlos und das Gros meiner Aktivitäten lässt sich wunderbar online erledigen – ob E-Mails, Video-, Telefonkonferenzen oder Echtzeitkorrespondenz via Yahoo Messenger, alles am liebsten direkt, effektiv und effizient. Ein persönliches Gespräch ist dennoch unerlässlich, gerade bei komplexeren Themenstellungen mit mehreren Beteiligten oder wenn Konflikte und Missverständnisse aus der Welt geschafft werden müssen.

Welche Auswirkungen hatte die vieldiskutierte Abschaffung des Homeoffice auf die Produktivität und Zusammenarbeit bei Yahoo?

Die Folgen der Abschaffung der vollständigen Telearbeit sind durchwegs positiv. Besonders die Teamarbeit profitiert davon: Entscheidungen können so schneller getroffen werden, die Qualität der Arbeit wird gesteigert.

Wie – durch welche Tools und Methoden – steigerst Du Deine Produktivität?

Produktivität ist keineswegs an den Schreibtisch gebunden, im Gegenteil – daher nutze ich viel mein Smartphone und Tablet. Um die Produktivität zu steigern, sind Teilen & Feedback essentiell. Hierzu gehören Best Practice-Cases genauso wie Learnings. Nicht weniger wichtig ist, den Überblick zu behalten und Vorgänge und Prozesse effektiv zu dokumentieren; hier helfen Tools wie z.B. Salesforce. Um dringende Fragen zu klären, aber auch um mich selbst und Kollegen zu motivieren, hilft ein direkter, persönlicher Austausch oft mehr als ein endloser E-Mail-Thread.

Was tust Du, wenn Deine Produktivität nachlässt?

Wenn ich merke, dass meine Produktivität nachlässt, mache ich schlicht eine kurze Pause. Hierfür verlasse ich auch meinen Schreibtisch und denke an etwas komplett anderes. Oft reicht dann ein kurzer Moment, um abzuschalten und die Kraftreserven wieder aufzutanken.

Wo arbeitest Du am produktivsten?

Meinen Arbeitsplatz habe ich so gestaltet, dass ich hier sehr produktiv sein kann: aufgeräumt, ohne jegliche Ablenkung. Daneben kann ich am Flughafen sehr produktiv und konzentriert arbeiten. Während andere die Atmosphäre vielleicht als Ablenkung empfinden, steigert das hektische Treiben vielmehr meine Produktivität.

Arbeitsplatz von Steffen Hopf

Arbeitsplatz von Steffen Hopf

Wie viele Stunden schläfst Du pro Nacht?

Durchschnittlich schlafe ich sechs bis sieben Stunden pro Nacht.

Was fällt Dir sonst noch zum Thema Produktivität ein?

“Don’t reward and measure effort, but outcome” – Produktiviät und Erfolg sollten nicht am Aufwand gemessen werden, sondern immer an konkreten Ergebnissen.

Zeitfresser bei der Arbeit – wieviel Ablenkung darf sein?

Intensives Arbeiten und Momente der Entspannung – diese friedliche Koexistenz zwischen konzentrierter Arbeit und wohl verdienten Ablenkungsmomenten scheint in vielen Betrieben abhandengekommen. Dass beides sich aber gegenseitig begünstigt und ansonsten das Monster “Zeitfresser” um sich greift, steht außer Frage.

Alles zu seiner Zeit: Lachen erlaubt!

Lachen mit Kollegen

Lachen mit Kollegen © Kzenon – Fotolia.com

Hat das ganze Team einen bestimmten Abgabetermin im Nacken und spürt jeder den Druck aus der Chefetage, ist nicht die Zeit für Bürospiele oder anderen Flachs. Treibt der Boss die Mitarbeiter gleich nach einer erledigten Aufgabe zur nächsten, riskiert er einen Motivationseinbruch und damit Zeitverluste. Ein echter zeitlicher Killer ist der Glaube, unlustig zu sein spare Stunden. Dem ist nicht so. Darf die Belegschaft mit cheflichem Segen lauthals in Gelächter ausbrechen, sich durch ein neuste Bürospiel, aktuell sehr beliebt, die Polaroidvariante, wie hier zu sehen, oder einem kurzen, aber witzigen YouTube-Video Ablenkung verschaffen, wird sie die nächste Herausforderung mit hochgekrempelten Hemds- und Blusenärmeln angehen. Natürlich lässt sich ein guter Witz nicht erzwingen und schon gar nicht rigoros in den Tagesablauf einplanen, aber: Jeder Acht-Stunden-Stress sollte einige Minuten “Lebensfreude” beinhalten. Gelöst und nervlich gelockert nehmen die Angestellten dann Hürden, um die sie sich sonst gerne herumdrücken. Bei einem morgendlichen Briefing Ziele definieren und schon von vornherein ankündigen: “Da dürft ihr euch austoben!” macht den Chef nicht nur beliebt. Wer ein an einigen Stellen zeitliche Exkurse einplant, erntet hinterher die Lorbeeren des mitarbeiterlichen Gaudiums.

Die größten Zeitfresser: Zu viel Info und jede Menge Störenfriede!

Viele Arbeitnehmer klagen darüber, mit Informationen regelrecht überflutet zu werden. An jeder betriebsinternen E-Mail hängt ein ganzer Rattenschwanz von Verteileradressaten. Um nur ja alle über jedwede Kleinigkeiten in Kenntnis zu setzen, landen elektronische Nachrichten bei Kollegen, die von Amtswegen gar nichts mit der Sache zu tun haben. Als gewissenhafter Mitarbeiter lesen Sie selbstverständlich jede Nachricht gründlich durch und verschieben Sie erst dann in den entsprechenden Ordner. Das kostet wertvolle Zeit. Es empfiehlt sich Mails wenig Aufmerksamkeit zu schenken, die:

-          an mehr als drei weitere Personen versandt wurden,

-          keine persönliche Leseranrede enthalten und

-          mehr als eine Abteilung im Betreff nennen.

Wie der Computer, so ist auch das menschliche Gehirn nicht multitaskingfähig. Es flitzt nur in atemberaubender Geschwindigkeit zwischen verschiedenen Handlungen umher und macht uns daher glaubend, wir könnten mehrere Dinge gleichzeitig erledigen. Wer bei der Arbeit permanent von klingelnden Telefonen, eintreffenden E-Mails und dem ständigen Nachfragen der Kollegen gestört wird, kann nicht produktiv sein.

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Private Gespräche und ihr betrieblicher Nutzen

Klar sind Chefs nicht erfreut, erwischen sie ihre Mitarbeiter beim Quatschen in der Kaffeeküche. Auch das Privatleben der Angestellten kann zum Zeitfresser ausarten und schadet mitunter die Existenz der Firma. Wer zu viel redet, vernachlässigt anfallende Aufgaben. Allerdings sind die freundschaftlichen Bande der Kollegen untereinander auch der Kitt, der den Betrieb zusammenhält. Wer sich nicht kennt und nicht miteinander sprechen darf, springt nur widerwillig für andere ein. Ein kurzer Plausch ist in Ordnung, übertrieben langes Getratsche muss unterbunden werden. Gleiches gilt auch für impulsives, privates Surfen. Ein kurzer Moment im Internet und eine kleine Online-Reservierung für den Abend werfen den Zeitplan der Firma nicht irreparabel aus der Stundenlange Facebook-Sitzungen mit Freunden allerdings schon. Eine ausgewogene Balance zu finden, kann von Ihnen als vernünftiger Mitarbeiter verlangt werden. Sind Sie als Pausenclown bekannt und verleiten Sie die Belegschaft gerne zu Bürospielen, soll es dem Chef nur recht sein. Mit aufgefrischter guter Laune gibt das Kollegium wieder Gas am PC – da kann eine Minute Lachflash sicherlich verschmerzt werden!

 Zeitfresser “Dienst nach Vorschrift”

Empirische Untersuchungen haben ergeben, dass nicht private Gespräche oder ein kleines Bürospiel zu den schlimmsten Zeitfressern gehören. Die meisten Betriebe bremsen ihre Mitarbeiter mit zu vielen Vorschriften und exakten Vorgaben aus – diese zu erfüllen und dann doch mittels Gequatsche dem Stress zu entfliehen, verschlingt wesentlich mehr Zeit!

Krankmacher Stress:
Regierung prüft Anti-Stress-Gesetz

Negativer Stress macht krank und mindert die Leistungsfähigkeit. Um Arbeitnehmer und Krankenkassen zu schonen, bringt Arbeitsministerin Angela Nahles eine Anti-Stress-Verordnung ins Gespräch.

Stress kann krankmachen

Stress kann krankmachen

Arbeitsministerin Angela Nahles (SPD) will eine Anti-Stress-Verordnung. Besonders auf die Dauererreichbarkeit, die in manchen Berufen vorausgesetzt wird, hat es die Politikerin abgesehen. Diese soll nach wissenschaftlichen Erkenntnissen direkt mit der Zunahme psychischer Erkrankungen zusammenhängen, wie Nahles im Interview mit RP-Online betonte. Inwiefern eine solche Verordnung umzusetzen ist, soll nun die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin prüfen. Geplant sind Belastungsgrenzen nach allgemeingültigen und rechtssicheren Kriterien.

Fakt ist: Die Work-Life-Balance hat sich in ganz Europa erheblich verschlechtert. Der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) zufolge gelingt es den Europäern im Zuge der Wirtschaftskrise zunehmend schlechter, einen Ausgleich zwischen Arbeit und Privatleben zu schaffen. Die Folge ist Stress, und dieser kann krankmachen – sowohl körperlich als auch psychisch.

Laut Weltgesundheitsorganisation ist Stress eine der größten Gesundheitsgefahren des 21. Jahrhunderts. Doch nicht jede Art von Stress ist ungesund. Die Forschung unterscheidet zwischen Eustress und Disstress. Während positiver Eustress ein Erregungspotenzial darstellt, das für den Körper unerlässlich ist, da es die Aufmerksamkeit erhöht und die Leistungsfähigkeit des Körpers fördert, versteht man unter Disstress Reize, die als bedrohlich, unangenehm und überfordernd empfunden werden. Diese Art von Stress führt zu einer starken Anspannung des Körpers, die auf Dauer zu einer Minderung der Aufmerksamkeit und Leistungsfähigkeit führt. Als Dauerzustand kann Disstress zu körperlichen und psychischen Beschwerden bis hin zum Burnout-Syndrom führen.

Um eine Langzeitwirkung von Disstress zu vermeiden, ist ein gesunder Ausgleich unabdingbar. Der Ratgeber von Medipolis zeigt hier drei wesentliche Ansatzpunkte auf: Entspannung, Sport und Ernährung.

  • Entspannungsübungen: Yoga, Autogenes Training oder Atemschulungen helfen, angestaute Energien freizusetzen und Verspannungen in den Muskeln zu lösen. Körperübungen fördern die Beweglichkeit und sorgen für eine gute Durchblutung.
  • Körperliche Fitness: Sport trägt aktiv zum Stressabbau bei. Bereits eine halbe Stunde Bewegung täglich hilft, den Kopf frei zu bekommen, körperlichen Beschwerden entgegenzuwirken und so den Berufsalltag stressfrei zu meistern.
  • Anti-Stress-Ernährung: Gerade in stressreichen Phasen ist eine ausgewogene Ernährung entscheidend. Obst, Gemüse und proteinreiche Snacks wie Nüsse oder Sonnenblumenkerne geben Kraft für anstrengende Aufgaben. Zucker, Kaffee und chemische Zusatzstoffe hingegen sollten gemieden werden.

Das Anti-Stress-Gesetz bleibt derzeit noch umstritten. Erste Ergebnisse der bundesamtlichen Prüfung werden erst 2015 erwartet. So lange sollten Arbeitnehmer jedoch nicht warten und die Stressbewältigung mit den oben genannten Tipps frühstmöglich selbst in die Hand nehmen.

Verabredungen im Smartphone-Zeitalter:
Die neue Unzuverlässigkeit und was man dagegen tun kann

Ein kurzes Video erläutert, wieso die Vereinbarung von Terminen und Verabredungen in der Smartphone-Ära schwierig geworden ist. Ob im privaten oder geschäftlichen Bereich – ein paar Regeln helfen, keine Zeit zu verschwenden.

Ein interessantes Video macht gerade die Runde im Netz: Es geht darin darum, wie Smartphones Terminvereinbarungen verkompliziert und Unverbindlichkeit sowie Unzuverlässigkeit gefördert haben.

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Wie Du hypereffizient wirst:
Die 18 besten Tipps

Wie wird man hypereffizient? Indem man sich besser organisiert – und das in allen Bereichen: nicht nur bei Arbeit und Technik, sondern auch beim Essen oder der Kleiderwahl. Die besten Tipps dazu.

Katie Brady bei flickr.com (CC BY 2.0)Unsere Gesellschaft will immer weiter, immer mehr, immer schneller. Wir müssen und wollen hypereffizient werden. Das muss weder schlecht noch in jedem Fall stressig sein: Es macht ja auch bis zu einem gewissen Grad Spaß, sich selbst zu beweisen, dass man mithalten kann.

Hypereffizienz – je einfacher, desto besser

Doch wie geht das nun mit der Hypereffizienz? Alles noch schneller erledigen, noch mehr Stress und Hektik? Das muss gar nicht sein: » weiterlesen

Zeitpessimismus:
Eine persönliche Schwäche ist mein wichtigster Produktivitätstreiber

Ich neige dazu, die benötigte Dauer für die Erledigung von Aufgaben regelmäßig falsch einzuschätzen – und bin deshalb immer viel zu früh fertig.

Mein vielleicht wichtigster Produktivitätstrick ist eigentlich eine persönliche Schwäche: Bis auf einiige ganz bestimmte Szenarien schätze ich die Zeit, die ich zur Erledigung einer Aufgabe benötige, fast immer falsch ein: Stets glaube ich, dass ich weit mehr Zeit zum Abarbeiten der eingeplanten To-Dos benötige, als am Ende tatsächlich erforderlich ist. Das Resultat: Ich bin fast immer zu früh fertig und gerate sehr selten in Situationen, in denen ich auf den letzten Drücker noch Dinge umsetzen muss. Zumeist taucht in Folge meiner pessimistischen Sicht auf die prognostizierte Dauer der Erledigungen außerdem ungeahnte Freizeit auf, die ich dann individuell gestalten kann. » weiterlesen

Zeitmanagement selbst gebaut:
Timeboxing mit der Einzeigeruhr

Wer möchte nicht fokussierter und effizienter Aufgaben abarbeiten? Für besseres Zeit- und Aufgabenmanagement empfiehlt unser Gastautor die Einzeigeruhr: eine Variante des Timeboxing, die jeder ausprobieren sollte, der sich durch Wecker und Timer in seiner Konzentration gestört fühlt. Die Anleitung zum Umbau einer Ikea-Wanduhr wird gleich mitgeliefert.

Gastautor: Jens Wilhelm ist Master-Student an der Stuttgarter Hochschule der Medien und seit fünf Jahren selbstständig tätig. In seinem Seminar »Fertigkeiten für Kopfarbeiter« zeigt er seinen Kommilitonen, wie man Studieren und Arbeiten unter einen Hut bekommt.

Einzeigeruhr, Jens WilhelmTimeboxing gilt als effektive Methode, um Aufgaben effizient abzuarbeiten. Doch die Methode hat auch einen Nachteil: Jeder Wechsel zwischen den Aufgaben führt zu einer Unterbrechung der Konzentration; besonders dann, wenn man mit einem Zeitgeber arbeitet und durch das Klingeln und Neueinstellen der Uhr für jede neue Aufgabe jäh beim eigentlichen Tätig-Sein unterbrochen wird.

Auch wenn Timeboxing mir sehr dabei geholfen hat, einzelnen Aufgaben genau den Stellenwert in meinem Tagesplan zu geben, den sie verdienen, glich meine Konzentration bei der Arbeit einer schwankenden  Sinuskurve. Denn zu Beginn jeder neuen Aufgabe dauerte es einige Minuten, bis ich den roten Faden aufgenommen hatte. Leider erzeugen Timer bei mir auch das Gefühl, eine rieselnde Sanduhr im Nacken zu haben, was meine Konzentration zusätzlich beeinträchtigt. » weiterlesen

Effizient Zeit vergeuden:
Die 7 besten Tipps zum Prokrastinieren

Prokrastinieren ist so einfach. Man muss es nur intelligent anstellen, und schon hat man immer die passende Ausrede parat, um in das Klagelied über zu viel Stress und Arbeit einzustimmen.

Bild: FaulenzenEs gibt dieses Naturgesetz, das Ihr bestimmt auch kennt: Was wirklich wichtig und dringend ist, verliert schlagartig an Attraktivität, sobald wir uns fest vornehmen, es jetzt zu erledigen. Dafür üben all die kleinen, nebensächlichen Aufgaben und Tätigkeiten, die wir tapfer zu ignorieren versuchen,  plötzlich eine unwiderstehliche Anziehungskraft auf uns aus. Schliesslich ergeben wir uns der süssen Versuchung der Prokrastination. 7 Tipps, wie man das mit Stil tut: » weiterlesen

Produktivität ganz persönlich:
Skype-General-Manager Andrus Järg arbeitet gern im offenen Büro

Andrus Järg ist General Manager von Skype Estland. Skype, das heute zu Microsoft gehört, gilt als estnisches Vorzeige-Unternehmen: Die Software wurde von den Esten Ahti Heinla, Priit Kasesalu und Jaan Tallinn entwickelt.

Andrus Järg - Photo by Simone JansonWas tust Du als Erstes, wenn Du Deinen Arbeitstag – zu Hause oder im Büro – startest?

Ich beginne meine Arbeit normalerweise im Büro um 8.30 Uhr, aber es kann auch vorkommen, dass ich schon zu Hause beginne, da wir als internationales Unternehmen in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Zunächst checke ich die verschiedenen Kommunkationskanäle und bearbeite z.B. all die E-Mails, die über Nacht aufgelaufen sind – natürlich gibt es auch viele Nachrichten, die ankommen, wenn ich nicht arbeite. » weiterlesen

Ein Casting für eine Blumenwiese:
Wenn wir das Naheliegende nicht mehr sehen

Wir sind stolz darauf, immer effizienter zu werden und unsere Produktivität – scheinbar – zu steigern. Dabei kommt uns aber die Fähigkeit abhanden, das Naheliegende zu sehen und zu nutzen. Ein Plädoyer fürs Schlendern, Trödeln, Mäandrieren und Prokrastinieren.

Light Painting bei flickr.com (CC BY 2.0)Bei meinem täglichen kurzen XING-Besuch ist mir heute ein Inserat ins Auge gestochen, das mich nachdenklich gestimmt hat:

«Gesucht für Fotoshooting: Blumenwiese»

Mein erster Gedanke war: Ist der arme Inserent so gestresst und dermassen ein Sklave seiner Arbeit, dass er nie mehr eine Blumenwiese zu Gesicht bekommt?

Das ist vermutlich zu weit gegriffen. Ja, wahrscheinlich hat der Mann kürzlich auf einem Wochenend-Ausflug eine Blumenwiese gesehen und noch flüchtig gedacht: «Ist die schön!» Vielleicht kommt er auch beim Joggen regelmässig an einer Blumenwiese vorbei.

Ihm fehlt offensichtlich etwas anderes, und das ist genauso beunruhigend: » weiterlesen