Planung ist die Mutter des erfolgreichen Zeit- und Aufgabenmanagements! Dabei geht es nicht um ein «Over-Engineering» des Kalenders, sondern um einige wichtige Grundsätze.

Aus meiner persönlichen Erfahrung mit Getting Things Done (GTD), Zen to Done (ZtD) und vielen anderen kläglichen Versuchen, Ordnung und Kontrolle in meine Aufgaben zu bringen, kann ich eins felsenfest sagen: Am besten ist es, Deinen Tag vorzuplanen, idealerweise bereits am Abend zuvor. Hier meine Tipps für Deine Tagesplanung: » weiterlesen

Den eigenen Tagesplan abzuarbeiten wäre oft einfach – wenn da nicht die lieben Kollegen und Chefs wären. Nicht immer haben sie besten Absichten.

Vor einiger Zeit habe ich über Digitale Wichtigmacher geschrieben, die unsere Zeit fressen, weil sie uns suggerieren, Dinge dringend erledigen zu müssen. Ohnehin ist es ja geradezu en Vogue, auf das Internet als Zeitfresser zu schimpfen. Was dabei oft vergessen wird: Ob Internet oder nicht, die eigentlichen Zeitfresser sind die aus Fleisch und Blut, die uns mit allerlei Tricks dazu zwingen wollen, ihnen Aufmerksamkeit zu schenken. Und das mitunter kommunikativ sehr geschickt. Einige Beispiele:

Immer diese Wichtigtuer

Der Chef, der hektisch und mit lauter Stimme um die Erledigung eines Gefallens bittet, nutzt solche Manipulations-Mittel, um Dich dazu zu bringen, etwas für ihn zu tun. Denn manche Dinge erscheinen nur deshalb besonders dringend, weil der andere sie wichtig erscheinen lassen will, damit Du seinem Wunsch absolute Priorität einräumst. Eine andere Methode besteht darin, Dich mit Schmeicheleien dazu zu überreden, ihm einen Gefallen zu tun: «Sie kennen sich so gut aus – würden Sie mir helfen diese Informationen zu recherchieren?» Da es viele Menschen besonders freut, wenn sie für unersetzbar gehalten werden, helfen sie natürlich gern. » weiterlesen

Liegt, wer 8 Stunden ununterbrochen schläft, etwa ungesund lange im Bett? Schlafforscher und Historiker meinen, unter Umständen ja…

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Wenn wir nicht so produktiv sind, wie wir gerne sein wollen, schieben wir das oft und gerne auf unzureichende Mengen an Schlaf. Oft hören wir, dass wir 8 Stunden am Stück schlafen sollten – aber viele von uns kriegen das nur selten hin. Historische Untersuchungen zeigen, dass 8 Stunden am Stück vielleicht gar nicht so normal sind wie wir glauben wollen.

In ihrem Artikel The myth of the eight-hour sleep schreibt Stephany Hegarty von BBC, dass 8 Stunden am Stück schlafen eine recht neue Erfindung der Menschheit ist. Dabei stützt sie sich auf Arbeiten von Historikern und Schlafforschern. Der Historiker Roger Ekirch von der Virginia Tech University hat sich fast zwei Jahrzehnte intensiv mit historischen Referenzen von Schlafmustern beschäftigt. Das fing an bei Homer’s Odyssee und ging weiter über Tagebücher, Gerichtsakten und Medizinliteratur. Seine Erkenntnis: früher haben die Menschen nicht 8 Stunden am Stück geschlafen, sondern eher 2 mal 4 Stunden mit einer Pause von ca. 2 Stunden dazwischen.

«Es ist nicht nur die Anzahl der Referenzen – es ist die Art und Weise, wie dieses Wissen referenziert wird, als ob es jedermann bekannt wäre», sagt Roger Ekirch.

Von Leonarda da Vinci ist überliefert, dass er ein ähnlich fragmentiertes Schlafmuster bevorzugt hat. Er arbeitete, bis er müde war und ging dann für 4 Stunden schlafen. Dann wurde weiter gearbeitet, bis er wieder müde war – und wieder im Bett verschwand. 8 Stunden am Stück hat er, so die Überlieferung, eher selten geschlafen.

Ein Grund für dieses Schlafmuster war, dass es vor dem 17. Jahrhundert keinerlei Grund gab, spätabends oder nachts aufzubleiben. Elektrisches Licht gab’s nicht, Kerzen waren zu teuer, um sie zu verschwenden. Also schliefen die Menschen, sobald es dunkel wurde. Es war aber länger dunkel, als man schlafen konnte. Also wurden die Zwischenräume aktiv genutzt. Die Erfindung der Straßenbeleuchtung, geheime Treffen während der Reformation und Gegenreformation und ähnliche Dinge haben dann unser Schlafverhalten von Grund auf geändert.

Die Frage ist nur, ob das gut ist. Eine Untersuchung des Psychiaters Thomas Wehr aus den 1990er Jahren setzte Probanden für 14 Stunden am Tag völliger Dunkelheit aus. Es dauerte eine Weile, bis sie sich angepasst hatten. Aber nach drei Wochen sahen ihre Schlafmuster deutlich anders aus: sie hatten den bimodalen Schlaf früherer Zeiten übernommen. 4 Stunden Schlaf, gefolgt von 2 Stunden Pause, gefolgt von 4 Stunden Schlaf. Es ist möglich, dass diese Art von Schlaf unserer Natur mehr entspricht, als das, was wir heute im Allgemeinen so machen.

«Heutzutage denken wir über unsere Träume kaum nach», sagt Schlaf-Psychologe Dr. Gregg Jacobs. «Es ist kein Zufall, dass in unserer modernen Zeit die Zahl derer mit Angstzuständen, Stress, Depression, Alkoholismus und Drogenproblemen ständig zunimmt.»

Die Reflexion in der Nacht auf das Geträumte ist möglicherweise neben den Träumen selber ein weiteres Ventil, das Erlebte vom Tag zu verarbeiten. Wenn Du also demnächst nachts wach liegst, mache Dir keine Vorwürfe oder ärgere Dich. Das ist ganz normal, also entspanne Dich. Es könnte sogar gut für Dich sein!

Stellt Euch vor, Ihr macht morgens den Computer an und es ist – keine E-Mail im Postkasten. Absolut nichts. Niemand hat an Euch gedacht, Tote Hose. Was würdet Ihr tun?

Wer – wie wir öfters vorschlagen – den E-Mail-Verkehr verringern, die Produktivität steigern, sich weniger abhängig von elektronischer Kommunikation machen will, der müsste sich darüber freuen. Denn nun ist endlich Zeit, Liegengebliebenes aufzuarbeiten, das zu tun, was man die ganze Zeit mal machen wollte, sich einen Tag frei zu nehmen (eher für Selbständige) und und und. Wäre es nicht einfach toll, keine E-Mails im Postkasten zu haben?

Keine E-Mails – endlich mehr Zeit?

Die Wahrheit sieht, so behaupte ich mal, anders aus. Das merkt man immer sehr schön, wenn dann mal wirklich nichts los ist – etwa zum Jahresende. Oder weil der Server, auf dem die E-Mails liegen, plötzlich ausfällt. Dann setzt eine gewisse Ernüchterung ein, über die kaum einer redet (weil irgendwie ist es ja ein wenig peinlich) – aber manchmal dann doch. So twitterte etwa Kai Müller, Macher des Blogs Stylespion, am 5. Januar 2012 nachmittags «Inbox Zero. Und das war nicht mal ein alberner Vorsatz für 2012.» Fand ich gut und ehrlich.

Der Glück der Unerreichbarkeit?

Viele sind nicht so ehrlich. Und suchen den Fehler für Burnout-Syndrome nicht bei sich, sondern bei anderen. So wie Miriam Meckel, Lebensgefährtin von TV-Moderatorin Anne Will und  Professorin und Direktorin am Institut für Medien- und Kommunikationsmanagement der Universität St. Gallen. Meckel hat eine beeindruckend Karriere hinter sich gebracht: Zunächst Journalistin, im Jahr 1999
jüngste Lehrstuhlinhaberin Deutschlands, 2001 Staatssekretärin und Regierungssprecherin von Nordrhein-Westfalen, schließlich Professorin. Und Meckel hat 2007 ein Buch zu ihrer Überforderung durch die moderne Technik geschrieben, Das Glück der Unerreichbarkeit. (Affiliate-Link) » weiterlesen

Die Ratgeber zur E-Mail-Flut ist inzwischen fast gleich gross wie die Anzahl versendeter E-Mails. Pragmatisches Vorgehen ist gefragt.

E-Mails machen dumm, arm und krank (Affiliate-Link) ist ein Buch der österreichischen Digital-Therapeutin (!) Anitra Eggler. Eggler hat nach eigenen Angaben gefühlte 3’716’796 E-Mails bearbeitet, eineinhalb Lebensjahre vermailt und zweieinhalb Lebensjahre im Internet versurft. Und in ihrem Buch und ihren Vorträgen verrät sie, wie sie «vom Burnout-Boarderliner zur effizienten Digital-Domina mit XL-Freizeit und Privatleben wurde.»

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E-Mail macht dümmer als kiffen

Eggler berichtet darin von einer Studie des britischen King’s College, nach der bekiffte Menschen IQ-Tests besser lösen als Menschen, die durch E-Mails abgelenkt werden: E-Mails verminderten den gemessenen IQ-Wert um 10 % – doppelt so stark als bei den Kiffern. Oder dass 60 Prozent aller US-Amerikaner E-Mails via Handy morgens im Bett lesen und zehn Prozent rund um die Uhr. Und die New Yorker Beraterfirma Basex hat bereits 2008 herausgefunden, dass Angestellte durch Ablenkung im Schnitt 2,1 Arbeitsstunden am Tag verplempern – 28 Milliarden Arbeitsstunden im Jahr. Das wurde als gesamtwirtschaftlicher Schaden von 588 Milliarden US-Dollar beziffert. » weiterlesen

Produktivität hilft uns Arbeit zu verrichten, Dinge zu kreieren. Doch manchmal steht sie uns auch im Weg. 10 Gründe, warum wir nicht nur produktiv sein sollten.

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Ständig sind wir auf der Suche nach produktivitätssteigernden Massnahmen, damit wir alle unsere Aktivitäten unter einen Hut bringen. Und viele von uns fühlen sich schuldig, wenn sie an einem Tag nicht alles schaffen, was sie sich vorgenommen haben. Ja, wir fürchten Unproduktivität wie eine Krankheit. Und manchmal fühlt sie sich auch so an. Mir geht es jeweils so. Nach einem unproduktiven Tag fühle ich mich mies. Vielleicht können wir gar nicht mehr unproduktiv sein, auch wenn wir dürften?  Faul rumliegen, essen, trinken und ein gutes Buch lesen scheint unmöglich. Und wenn man uns doch mit einem Buch erwischt, dann hat es bestimmt das Wort Produktivität im Titel.

Dabei gibt es gute Gründe, ab und an auch mal nicht produktiv zu sein und das Leben nicht mit einer To Do-App zu strukturieren. 10 davon habe ich hier aufgeführt:

1. Produktivität leitet die Aufmerksamkeit auf das Ergebnis anstatt auf die eigentliche Arbeit.

Wenn wir eine Liste vor uns haben, mit Sachen, die in einer vorgegebenen Zeit zu erledigen sind, tendieren wir dazu uns auf das Ziel zu konzentrieren anstatt die Schritte die uns ans Ziel bringen, zu geniessen. Termine und Zeitfenster sind teilweise notwendig, klar, trotzdem sollte man versuchen, sich an den einzelnen Schritten und Details, die die Aufgabe mit sich bringt, auch zu erfreuen. » weiterlesen

Die bekannte Eisenhower-Methode schlägt einfache Fragen vor, um die eigene Aufgabenliste zu sortieren: Was ist wichtig? Was ist dringend? Uns würde noch interessieren: Wo ist die App dazu?

Dwight D. Eisenhower war ein amerikanischer General und später Präsident. Man sagt ihm nach, er sei ein Meister des Zeitmanagements gewesen, eine Fähigkeit, die in seinen Funktionen sicherlich sehr wichtig war. Von den vielen Dingen, die Eisenhower tat, hat’s nur ein einziges Diagramm bis zu uns geschafft. Warum das aber immens wichtig ist, zeigen wir euch jetzt.

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Eisenhower hat erkannt, dass dringliche Entscheidungen selten wirklich wichtig sind. Das hat ihn verlasst, sich Gedanken über die möglichen Kombinationen von «wichtig» und «dringlich» zu machen. Herausgekommen ist das bekannte Eisenhowersche Diagramm, in dem «wichtig» und «dringend» übereinander aufgetragen werden. » weiterlesen

Die Planung der eigenen Arbeit ist ein Thema voll Mythen. Oft bremsen wir uns durch unrealistische Vorsätze und irrige Annahmen derart aus, dass die wichtigen Dinge liegen bleiben.

Planen war lange ein rotes Tuch für mich. Eine unsortierte To-Do-Liste war ungefähr das Strukturierteste, was ich ertrug. Von allem Strukturierteren oder Festgelegteren fühlte ich mich eingeengt und unter Druck gesetzt. Irgendwann fand ich heraus, dass das an einigen Fehlannahmen über Planung lag.

Ein einmal aufgestellter Plan muss unbedingt durchgezogen werden!

Menschen sind verschieden, was den Umgang mit Plänen angeht. Manche können gut einen einmal im Vorhinein gestellten Plan abarbeiten. Anderen fühlen sich von zu starrer Planung eingeengt, und manche fahren mit bewusst vorläufiger Planung, die dann abschnittsweise angepasst wird, besser. Es gilt ausserdem immer die alte Weisheit:

Kein Plan überlebt den ersten Kontakt mit der Realität!

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Der Wochenrückblick ist fester Bestandteil eines effizienten Zeitmanagements. Gregor stellt die nötigen Arbeitsschritte vor und denkt über den richtigen Zeitpunkt für dieses kleine Ritual nach.

In vielen Produktivitäts-Ansätzen spielt der Wochenrückblick eine wichtige Rolle. Das geht soweit, dass David Allen von Getting Things Done (GTD) sagt, dass es ohne Wochenrückblick gar nicht funktionieren kann. Meine eigene Feststellung zu diesem Thema ist, dass ich den Wochenrückblick wichtig finde – ihn aber nur selten hinbekomme (und damit bin ich nicht alleine, scheint es). Was gibt es zu beachten, damit Dein Wochenrückblick klappt?

Was normalerweise beim Wochenrückblick passiert

Der Wochenrückblick dient dazu, Dein Produktivitäts-System aktuell zu halten. Er zeigt Dir nicht nur, was Du alles erledigt hast, sondern hilft Dir auch, Versäumnisse zu erkennen bei Projekten/Aufgaben, die Dir aus den Augen geraten sind. Ziel ist es, dass Du Dich auf Dein System so gut verlassen kannst, dass Du nicht mehr zwischendurch das Gefühl hast, irgendwas Wichtiges vergessen zu haben. Der Wochenrückblick zeigt Dir, wie gut das klappt – und hilft, Fehler zu korrigieren, so Dirk Bongardt.

Der Wochenrückblick hat bei Getting Things Done folgende Inhalte: » weiterlesen

Konzentration ist die wichtigste Eigenschaft des Wissensarbeiters. Multitasking bringt nichts. Soweit sind wir uns alle einig. Aber funktioniert Monotasking? Ein Versuch.

Multitasking ist nicht gut, haben wir hier schon öfter geschrieben. Multi-Tasken erzeugt sogar schwächere Arbeitsleistung als bekifft zu arbeiten. Grund genug für Peter Bregman vom Blog des Harvard Business Review, eine Woche lang zu testen, wie es sich anfühlt, das Leben als Mono-Tasker.

Peter Bregman zeigt, warum Multitasking wenig Sinn macht:

• Eine Studie zeigt eine Verringerung des IQ um 10 Punkte, wenn Büro-Arbeiter mit Telefonanrufen und Mails bombardiert werden
• 10 Punkte weniger beim IQ ist übrigens der Effekt, den eine schlaflose Nacht auf den folgenden Arbeitstag hat
• Beim Multitasking sinkt unsere Produktivität um bis zu 40% im Vergleich zum Monotasking
• Multitasking erhöht den Stress
• Und für die Unverbesserlichen Multi-Tasker: umso öfter man sich dem Multitasking hingibt, umso schlechter wird man darin, zeigt diese Studie.