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Zen To Done (Teil 9):
Gewohnheit 6:
Organisieren

Zen To Done-TitelbildEs ist eine alte, aber vielleicht die wichtigste Binsenweisheit zum Thema Organisieren: Jedes Ding sollte seinen festen Platz haben. Dieser Trick ist so populär, weil er tatsächlich funktioniert. Er ist die sechste Gewohnheit von ZTD. Du wirst nie wieder etwas verlegen und suchen müssen, wenn Du Dir sie angewöhnst. Schauen wir mal, wie das geht.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick

Liegen Dokumente und Zettel über Deinen ganzen Schreibtisch verstreut? Suchst du jeden Tag Deine Autoschlüssel? Weißt Du, in genau diesem Moment, wo sich jeder einzelne Gegenstand, den Du besitzt, befindet?

Dein Leben kann mit einer einzigen Regel durchorganisiert werden, und die lautet: Habe für jeden Gegenstand einen festen Ort, und lege alles an seinem Ort ab. Das ist eine Gewohnheit, die ich auch meinen Kindern beizubringen versuche, damit ich nicht permanent hinter ihnen aufräumen muss.

Und so wird’s gemacht:

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Der Link am Morgen:
Lesen, um das Denken zu lernen

Was lesen Manager und Mächtige? Erstaunlich wenige moderne Businessbücher, erstaunlich viele Klassiker, erstaunlich viel Belletristik statt Sachbüchern – so jedenfalls die für einen schon etwas älteren Artikel aus der New York Times besuchten Buchliebhaber (u.a. Phil Knight von Nike und Venture Capitalist Michael Moritz). Denn: “Serious leaders who are serious readers build personal libraries dedicated to how to think, not how to compete.”

» C.E.O. Libraries Reveal Keys to Success [nytimes.com, gefunden bei lifeoptimizer.org]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Zen To Done (Teil 8):
Gewohnheit 5:
Das einfache, vertrauenswürdige System

Zen To Done-Titelbild

Einer der Schlüssel jedes Zeitmanagement-Systems ist die To-Do-Liste – sie hält alle Aufgaben fest, die Du im Moment nicht erledigen kannst, so dass Du jederzeit weißt, was Du noch erledigen musst. Für ZTD brauchen wir aber noch ein paar (wenige) andere Hilfsmittel.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick

Bei ZTD ist es wichtig, ein einfaches System zu haben, welches Du auch wirklich benutzt; ein System, dem Du Deine Informationen anvertraust. Und das sind die drei Bausteine dieses einfachen, vertrauenswürdigen Systems:

  1. Aufbau: Ein einfaches System besteht aus Eingangsorten, einem Kalender, Listen und einer Ablage.
  2. Hilfsmittel: Es ist wichtig, einfache Hilfsmittel zu benutzen, so dass das System nicht mühsam gewartet werden muss.
  3. Gebrauch: Schließlich ist es wichtig, dass Du Dein System auch tatsächlich benutzt und es Dir zur Gewohnheit machst, es täglich zu überprüfen.

Der Aufbau

David Allen schlägt bei GTD vor, alle Aufgaben in getrennten Listen – so genannten Kontextlisten – zu verwalten, etwa @Büro, @Computer, @Anrufe, @Besorgungen usw. Der Grund ist, dass Du so immer nur die Aufgaben anschauen musst, die Du im aktuellen Kontext überhaupt anpacken kannst, anstatt eine lange Liste von Aufgaben vor Dir zu haben, von denen Du die meisten im Moment sowieso nicht erledigen kannst.

Bei ZTD sollte Dein System so einfach wie möglich bleiben. Zwar ist das Konzept der Kontextlisten nützlich, aber es kann auch schwierig sein, es auf dem aktuellen Stand zu halten. Verwende darum in jedem Fall so wenige Listen wie möglich. Ein Beispielaufbau könnte so aussehen:

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Zen To Done (Teil 7):
Gewohnheit 4:
Handeln

Zen To Done-Titelbild

Die “Gewohnheit des Handelns” ist der Schlüssel zum ZTD-System. Es ist der Bestandteil, der in den meisten anderen Produktivitätssystemen ausgelassen wird, obwohl er der wichtigste ist.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick

Wichtiger als das System, die Tools, das Planen und die To-Do-Listen ist das eigentliche Handeln.

ZTD konzentriert sich deshalb auf das Erledigen Deiner Aufgaben, eine nach der anderen, unter Ausblendung möglichst aller störenden Einflüsse und Ablenkungen. Betreibe kein Multitasking, und lass Dich nicht unterbrechen. Zu oft am Tag checken wir unsere Emails, gehen ans Telefon, reden mit Leuten, die an unseren Schreibtisch kommen – das alles ist eine Beeinträchtigung der eigentlichen Arbeit, die wir erledigen sollen.

Das Resultat? Man bekommt die Dinge nicht geregelt. “Singletasking” und Konzentration sind die Schlüssel zur Erledigung einer Aufgabe. Im Folgenden einige Tipps dazu:

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Zen to Done (Teil 6):
Gewohnheit 3:
Planen

Cover ?Zen To Done?Dein Arbeitsablauf wird stark von Deinen Entscheidungen darüber bestimmt, was Du jede Woche, jeden Tag und in jedem Moment zu tun gedenkst. ZTD bringt den unstrukturierten, von Augenblick zu Augenblick orientierten Arbeitsprozess von GTD in eine optimale Form. Die dritte Gewohnheit von ZTD: Das Planen.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Alle Teile der Serie im Überblick

Warum solltest Du Dich besser strukturieren und den Tages- und Wochenablauf planen? Weil Du ansonsten den Launen des Tages ausgesetzt bist, und nur auf das reagierst, was sich Dir gerade in den Weg stellt, anstatt zu entscheiden, was Dir wichtig ist, und was Du wirklich erreichen möchtest. Übernimm die Kontrolle über Deinen Tagesablauf, anstatt Dich von den Bedürfnissen, Wünschen und Prioritäten anderer beeinflussen zu lassen.

Der unstrukturierte Ansatz von GTD, nach dem man von Augenblick zu Augenblick entscheidet, funktioniert bei manchen Menschen hervorragend. Für die anderen aber, die mehr Struktur benötigen, empfiehlt ZTD den folgenden Ablauf:

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Getting things finished oder:
Wie man die Dinge auch erledigt

Da hat man das Buch von David Allen verschlungen, GTD eigentlich auch verstanden, und doch bleiben immer noch Aufgaben unerledigt. Wie kann man seinen Kram wirklich fertigbekommen? Auf was lohnt sich zu achten?

Alle Systeme, mit denen man seine Aufgaben organisieren will, haben einen Nachteil: Die Aufgabe muss man schlussendlich immer noch selbst erledigen. Das System sorgt (wenn es funktioniert) nur dafür, dass nichts verloren geht, und dass man den Überblick behält. Und das ist schon Einiges. Meistens braucht es nämlich von da aus nur noch einen kleinen “Schubser” und die eine oder andere Technik, und schon läuft es. Hier sind ein paar Methoden, auf die ich regelmäßig zurückgreife:
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Zen To Done (Teil 5):
Gewohnheit 2:
Durcharbeiten

Cover ?Zen To Done?Wenn man sich einmal angewöhnt hat, Dinge an wenigen Eingangsorten zu sammeln – inklusive eines kleinen Notizbuches (oder sonst eines einfachen Tools, um Dinge festzuhalten), welches man immer bei sich trägt -, bleibt die Frage: Was soll man tun mit all den Dingen, wenn man sie gesammelt hat?

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Alle Teile der Serie im Überblick

Bei der zweiten Gewohnheit von ZTD geht es ums Bearbeiten der gesammelten Inputs in den verschiedenen Eingangsorten. Du arbeitest dabei jeden Eingangsort durch und triffst sehr rasch Entscheidungen über jede Sache, bis alle “Inboxes” leer sind und alles, was Du in Deinem Notizbuch festgehalten hast, verteilt ist.

Wichtig: Arbeite alles bis zum Ende durch.

Wenn Du zulässt, dass sich Sachen ansammeln, ist das ein Aufschieben von Entscheidungen. Wenn Du Deine Eingangsorte bis zum Ende durcharbeitest, schnelle Entscheidungen triffst, und die Dinge dort ablegst, wo sie hingehören, dann bilden sich auch keine Prokrastinationsstapel.

Arbeite Deine Eingangsorte mindestens einmal pro Tag oder – wenn nötig – häufiger durch.

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GTD-Grundlagen:
Projekte in den Griff bekommen

Die Grundlagenserie zum Selbstmanagementsystem “Getting Things Done” von Johannes harrt seit einiger Zeit ihrer Vollendung. Mit dem letzten Teil zum Thema Projektplanung schließen wir die Serie heute ab (und widmen uns dann in nächster Zeit all den schönen Tools und Spielzeugen zur Umsetzung von GTD).

Die bisherigen Artikel der Grundlagenserie (alle Teile hier im Überblick) haben ihr Blickfeld horizontal ausgerichtet. Es ging in 5 Schritten darum, was man innerhalb seines Horizontes beachten und unternehmen muss:

  1. Wie erfassen wir die losen Enden und offenen Aufgaben in Eingangskörben?
  2. Wie können wir all diese erfassten Dinge durcharbeiten, um zu entscheiden, was es ist und was zu tun ist?
  3. Wie können wir die Entscheidungen, Informationen und nächsten Schritte in einem System organisieren?
  4. Wieso und wie schaffen wir es, alles regelmäßig durchzusehen, um es auf dem aktuellen Stand zu halten?
  5. Wie wählen wir aus, woran wir genau jetzt arbeiten wollen?

Jetzt geht es darum, den Blick zu heben und die vertikale Perspektive zu berücksichtigen, also tief zu schürfen und hoch fliegend zu denken. Hier kommt die Projektplanung ins Spiel.

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Zen To Done (Teil 4):
Gewohnheit 1:
Sammeln

Zu oft fallen uns Ideen ein, kommt Post in unsere Heime, Papierkram auf unsere Bürotische, Telefonnummern und Termine werden uns gegeben, während wir gerade auf dem Sprung sind – und all das verschwindet oder wird vergessen oder landet in einer Schublade; und ward niemals wieder gesehen.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Alle Teile der Serie im Überblick

Das Problem ist, dass wir kein System haben, um all die Informationen, Dokumente, Emails und sonstigen Inputs, die in unser Leben dringen, zu sammeln und systematisch zu sortieren.

Um dieses Problem anzugehen, werden wir versuchen, uns einen Platz zu schaffen für alles, was in unser Leben tritt. Und wir werden uns angewöhnen, Dinge sofort niederzuschreiben, anstatt uns auf unseren Kopf zu verlassen. Denn der hat die Angewohnheit, genau das zu vergessen, was wir gerade brauchen.

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Wie man seine Ziele umsetzt:
Gute Vorsätze? War da was?

Es ist Mitte Januar. Die Vorsätze zum neuen Jahr wurden gefasst, man will seine Gewohnheiten ändern und weiß, wie das klappen kann. Die ersten Tage sind auch schon geschafft, aber nach und nach macht sich wieder das Faultier in einem bemerkbar. Was tun, wenn Begeisterung und Motivation nachlassen?

Die meisten Menschen wollen ihr Leben eigentlich verbessern. Und eigentlich ist dabei nur das Wort “eigentlich” das Problem. “Eigentlich” signalisiert nämlich, dass man schon möchte, aber nichts investieren will. Es soll einem einfach so in den Schoss fallen. Gleichzeitig ist “eigentlich” auch ein Zeichen für eine gewisse Hilflosigkeit: Man möchte etwas ändern, aber weiß nicht so recht, wie. Doch damit noch nicht genug: Sehr oft sind Vorsätze (nicht nur zu Jahresbeginn!) zu allgemein formuliert. “Auf die Ernährung achten”, “Sport treiben”, “Nichtraucher werden” sind ein erster Schritt, aber mehr nicht. Das mag genügen, um in den ersten Tagen, vielleicht Wochen, konsequent zu sein, aber dann lässt die Motivation nach. Plötzlich scheinen Alternativen attraktiver (“Ausnahmsweise esse ich das Stück Kuchen”) oder werden die Ausreden kreativer (“Bei dem Regen kann ich nicht laufen gehen, sonst erkälte ich mich”). Wer einen Vorsatz das ganze Jahr über wirklich umsetzen will, der muss mehr an Planung investieren. Aber keine Angst, die folgenden Tipps sind so einfach, dass man sie problemlos umsetzen kann.

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