Mit dem Ausmisten des RSS-Readers haben sich schon einige beschäftigt, die bei 50 oder mehr RSS-Feeds den Überblick verloren haben. Gerne wird bei diesem Thema zu radikalen Schritten geraten, etwa:

* Wirf alle Feeds aus deinem Feedreader und abonniere nach und nach nur diejenigen erneut, die du vermisst – und die dir von selbst einfallen.

oder

* Verschiebe alle Feeds in einen Ordner “Überprüfen” und kündige alle, die es nicht schaffen, innerhalb von drei Tagen einen Eintrag zu liefern, der dich wirklich interessiert.

Nun ja. Das sind zwar wahrscheinlich die effektivsten Wege, aber als Newsjunkie bringe ich das einfach nicht übers Herz. Bei mir hat sich ein nicht ganz so sozialdarwinistischer Ansatz bewährt:

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Im vierten Teil der GTD-Grundlagenserie geht es um die drei grundlegenden Aktionen zum Umgang mit dem Chaos in unserem Kopf: Alles klar definiert zu Papier bringen, den physikalisch durchführbaren nächsten Schritt bestimmen und alles in einem System festhalten, dem unser Hirn vertraut.

?Ich muss noch Kunde XY anrufen.? ?Komm nicht ohne Windeln nach Hause.? ?Ich will Spanisch lernen.?

Lose Enden
Unser Alltag ist voll von diesen inneren Verpflichtungen, die wir verspüren. David Allen nennt sie ?lose Enden? (open loops). Alles, was unsere Aufmerksamkeit auf sich zieht, weil wir noch nichts damit getan haben, ist ein loses Ende. Das geht deutlich weiter als explizite Verpflichtungen, die wir Personen gegenüber eingegangen sind. Jede E-Mail in unserem Eingangskorb, jeder Brief auf unserem Schreibtisch, jede Nachricht auf der Mailbox ist ein loses Ende, bei dem wir uns verpflichtet fühlen, etwas damit zu machen, es zu bearbeiten, es zu beenden oder uns sonst wie darum zu kümmern.

Wenn wir uns nicht um all diese Verpflichtungen, die wir empfinden, kümmern, sie identifizieren und sammeln, um dann konkret zu entscheiden, welche Schritte wir mit ihnen tun, wird unser Unterbewusstsein uns ständig an die Verpflichtungen erinnern. Das produziert den Stress, den wir häufig empfinden, weil wir uns nicht mehr als Herr der Lage fühlen.

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Steve Pavlina ist einer der bekannteren Productivity-Gurus aus den USA. Einer, der gern auch mal ein wenig esoterisch wird – inklusive persönlicher Heilsgeschichte mit Gefängnis, Schulverweis und grandiosem Kurvekriegen. Nichtsdestotrotz findet man in seinem Blog auch genug bodenständige Anregungen zum Thema “Personal Development”. Kürzlich hat Pavlina eine Liste mit 33 Tipps zur Produktivitätssteigerung veröffentlicht, die auf solchen Anklang stieß, dass er in Teil 2 und Teil 3 weitere 66 Tipps nachschob – im dritten Teil allerdings nicht ganz ernstgemeinte, etwa den Tipp “Iraqi Freedom”:

“When you?re bleeding time and money on a project that?s spiraling out of control, when morale is in the toilet, and when you can?t even get yourself to believe your own lies anymore, that?s the best time to go on vacation.”

Ein paar der anderen Tipps kennt man schon aus der Grundschule (‘Belohne dich für eine erledigte Aufgabe.’), manche sind nicht wirklich hilfreich (‘Werde schneller und mach’ früher Feierabend.’), und manche kann ich auch nicht weiterempfehlen (‘Lesen kannst du auch während des Rasierens.’). Aber gerade die kleinen Tipps und Tricks können manchmal hilfreich sein – darum hier ein “Best of” Pavlinas 99 Tipps:

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Im dritten Teil der GTD-Grundlagenserie geht es um David Allen, den Entwickler von GTD, der seine Ideen bereits Anfang der achtziger Jahre entwickelte und immernoch herrlich undogmatisch mit ihnen umgeht.

Eigentlich wollte ich heute mit den Grundlagen von GTD weitermachen. Aber mir kam die Idee, noch einen kurzen Abstecher zu wagen, bevor es richtig los geht. Ich beschäftige mich seit über zwei Jahren mit GTD und habe mitbekommen, was Leute an Vorbehalten und Misstrauen gegenüber dem System haben.

Diese Erfahrungen sind für mich der Grund, mir drei Artikel Zeit zu lassen, bevor es an die Materie geht. Ich habe gemerkt, dass es oft kleine, unbewusste Sachverhalte sind, die mit dem eigentlichen System nichts zu tun haben, die dafür sorgen, dass man sich distanziert und von vornherein kritisch an die Sache herangeht.

Das erste Problem ist der Hype. Gerade wir hier im deutschsprachigen Europa sind besonders misstrauisch gegenüber allem, was hochgelobt und von vielen enthusiastisch vertreten wird. Mit dieser Brille schauen wir uns dann das System an und sind unterbewusst schon entschlossen, es abzulehnen. Die Begründung, die wir dann meistens finden, ist in der Regel, dass das ja alles nichts besonderes sei und wir das meiste ja ohnehin schon tun würden.

Der Widerwille gegenüber einem gehypten System hängt auch mit der Angst zusammen, irgendeinem Selbsthilfe-Guru oder sonstigen Scharlatan auf den Leim zu gehen. Bei all dem Müll, der da draußen im Selbsthilfebereich existiert, ist dieses Misstrauen auch durchaus angebracht und gesund. Und gerade deshalb will ich an dieser Stelle ein paar Worte zu David Allen schreiben.

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So bleiben Kabel mit Hilfe eines Papier-Clips auf dem Schreibtisch

Gerade habe ich bei Lifehacker einen genial einfachen Trick gefunden, um Kabel wie z.B. das zum Laden meines Handys, davor zu bewahren, ständig vom Schreibtisch zu rutschen. Man nehme einfach einen Papier-Clip, entferne einen der Arme, ziehe das Kabel durch die Ösen, befestige den Arm wieder am Clip und schon kann man das Kabel irgendwo auf dem Schreibtisch befestigen. Die Bilderserie zu diesem Trick gibt?s hier.

Im zweiten Teil der GTD-Grundlagenserie geht es um das Grundprinzip von GTD, den Alltag zu beherrschen.

Ich gehe davon aus, dass jeder, der diese Zeilen liest, das Gefühl der Überforderung kennt. Wir alle haben in der Regel mehr um die Ohren als uns eigentlich lieb ist. Und ständig kommen neue Aufgaben und Informationen hinzu. Die meisten von uns arbeiten den Großteil ihrer Arbeitszeit im Feuerwehrmodus. Wir rennen nur noch von Feuer zu Feuer und kommen nur noch selten dazu, Dinge geplant anzugehen.

Das Tempo scheint sich ständig zu erhöhen. Vor allem das Web sorgt dafür, dass Kommunikation sich ständig beschleunigt und der Umfang der Informationen, die auf uns einprasseln, konstant zunimmt. Letztes Jahr waren es nur 50 neue E-Mails am Tag, dieses Jahr sind es schon 200. Bis vor wenigen Jahren war es einfach nicht möglich mehr als eine bestimmte Anzahl Webseiten zu verfolgen. Mit der Entwicklung von RSS und Feedreadern verfolgt manch einer nun 500 Webseiten und mehr am Tag.

Das Problem ist, dass sich unsere Arbeitswelt so schnell verändert, dass unsere Methoden, unsere Arbeit zu organisieren, mit der Entwicklung nicht mitkommen. Die Anzahl der Produktivitätsblogs im englischsprachigen Raum zeigt den hohen Bedarf nach zeitgemäßen Ideen, die einen wieder Herr der Lage werden lassen. Dabei gibt es drei verschiedene Herangehensweisen an das Problem.

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Während Du das hier liest, was geht Dir durch den Kopf? Fällt Dir mitten im Absatz ein, dass Du dem Nachbarn noch den Grill zurückgeben musst? Kannst Du Dich voll auf diesen Artikel konzentrieren, auf das, was Du gerade machst, oder schwirren Dir ständig tausend Sachen im Kopf herum, die Du nicht vergessen darfst?

Wenn einen das Unterbewusstsein ständig an tausend Dinge erinnert, während man versucht, sich auf eine Sache zu konzentrieren, verursacht das Stress und stört die Produktivität, die man gerade so dringend bräuchte. Man sitzt vor einer Aufgabe und fragt sich, ob es nicht gerade noch etwas wichtigeres zu tun gäbe.

Das Gegenteil davon ist der sogenannte Flow-Zustand, das Gefühl, “im Fluss” zu sein. Wenn man dieses Stadium bei einer Aufgabe erreicht hat, vergisst man alles um sich herum. Zeit wird belanglos, Arbeitsschritte laufen wie von selbst. Manchmal hat man das Gefühl, sich selbst dabei zusehen zu können, wie man die Dinge Schlag auf Schlag erledigt bekommt. “Erwacht” man aus diesem Zustand, scheint die Zeit stehengeblieben zu sein, während man zwei Mahlzeiten verpasst hat.

Der Flow-Zustand ist der Himmel für jeden, der produktiv arbeiten will. Allerdings ist er sehr anspruchsvoll. Um in den Arbeitsfluss zu gelangen, muss der Kopf völlig frei von ablenkenden Gedanken sein. In einer Arbeitswelt, die von Multitasking, tausend Projekten gleichzeitig und ständigen Unterbrechungen geprägt ist, lassen sich diese Voraussetzungen kaum erfüllen.

An dieser Stelle setzt “Getting Things Done” (kurz: GTD) von David Allen an, ein Selbstorganisationssystem, das helfen soll, all die Gedanken, die im Kopf herumschwirren, in einem verlässliches System außerhalb unseres Kopfes festzuhalten, so dass der frei und bereit für den Flow-Zustand ist.

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Manchmal erleben wissenschaftliche Fachbegriffe merkwürdige Konjunktur. Prokrastination ist so ein Fachbegriff, der mir in den letzten Monaten immer häufiger begegnet. Klingt wie eine Krankheit und ist eigentlich auch eine: “Bezeichnung für das Verhalten von Menschen, welche regelmäßig das Erledigen ihnen wichtiger Dinge immer wieder in die Zukunft hinaus verschieben”, sagt die Wikipedia dazu. Aufschieberitis ist das Wort, das unsere Lehrer und Eltern dafür verwenden. Und bestens nachzuvollziehen ist Prokrastination mit diesem schönen Video:

[Edit: Unter diesem Link ist das Video nicht mehr erreichbar, aber wir haben es im Kommentar weiter unten neu eingestellt.]

(YouTube-Direktablenkung)

[via Mail von Peter via Mail von Katrin via pl0g.de]

Manchmal wird es einem ja schon zuviel mit dem Web-2.0-Getöse, dem ganzen Geflicker und den YouTubereien. Dann will man vielleicht doch nur nackte, unbebilderte Information, ohne Ajax, runde Ecken und Kaugummifarben. Und wo geht man dann hin?

Zum Beispiel zur Schlagzeilen-Ansicht von Spiegel Online. Keine lockenden Teaser, kein Multimedia, keine Gewichtung durch die Redaktion, einfach nur Überschrift, Ressort und Uhrzeit der Veröffentlichung:

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Es ist ja nicht so, dass die Kombination Esslöffel + Joghurt die einzige etwas absurde Möglichkeit wäre, Zeit zu sparen. Auch im Supermarkt ist man mit solcherart Geheimwissen schneller. Die Zeit hat einen Experten gefragt, an welche Warteschlange man sich am besten anstellt, um die Kasse fix zu passieren. Die Tipps:

• * Wo viel Obst und Gemüse im Einkaufswagen liegt, das gewogen werden muss, bist Du falsch.
• * Volle Einkaufswagen sind ansonsten aber irrelevant – die Zahl der Kunden (sprich: der Bezahlvorgänge) in der Schlange ist wichtiger.
• * Wir wissen es alle: Studenten kennen ihr Portemonnaie in der Regel besser als Rentner – und sind im Übrigen auch seltener an einem Plausch mit der Kassiererin interessiert.

Die Tageszeit dürfte auch ein ganz wesentlicher Faktor sein: Mittagspausen- und Feierabendzeit sind natürlich schlecht; vormittags allerdings gehen mit Leidenschaft die Senioren einkaufen – ist also die halbe Stunde nach Ladenöffnung die beste? Die Stunde vor Ladenschluss? Das nur einen Spalt breite Zeitfenster, wenn die spätesten Mittagspausen vorbei und die frühesten Feierabende noch nicht angebrochen sind? Es sage keiner, der Lebensmittel-Einkauf sei eine einfache Wissenschaft!