606 Artikel in der Kategorie Organisation auf imgriff.com.

Zeitmanagement selbst gebaut:
Timeboxing mit der Einzeigeruhr

Wer möchte nicht fokussierter und effizienter Aufgaben abarbeiten? Für besseres Zeit- und Aufgabenmanagement empfiehlt unser Gastautor die Einzeigeruhr: eine Variante des Timeboxing, die jeder ausprobieren sollte, der sich durch Wecker und Timer in seiner Konzentration gestört fühlt. Die Anleitung zum Umbau einer Ikea-Wanduhr wird gleich mitgeliefert.

Gastautor: Jens Wilhelm ist Master-Student an der Stuttgarter Hochschule der Medien und seit fünf Jahren selbstständig tätig. In seinem Seminar »Fertigkeiten für Kopfarbeiter« zeigt er seinen Kommilitonen, wie man Studieren und Arbeiten unter einen Hut bekommt.

Einzeigeruhr, Jens WilhelmTimeboxing gilt als effektive Methode, um Aufgaben effizient abzuarbeiten. Doch die Methode hat auch einen Nachteil: Jeder Wechsel zwischen den Aufgaben führt zu einer Unterbrechung der Konzentration; besonders dann, wenn man mit einem Zeitgeber arbeitet und durch das Klingeln und Neueinstellen der Uhr für jede neue Aufgabe jäh beim eigentlichen Tätig-Sein unterbrochen wird.

Auch wenn Timeboxing mir sehr dabei geholfen hat, einzelnen Aufgaben genau den Stellenwert in meinem Tagesplan zu geben, den sie verdienen, glich meine Konzentration bei der Arbeit einer schwankenden  Sinuskurve. Denn zu Beginn jeder neuen Aufgabe dauerte es einige Minuten, bis ich den roten Faden aufgenommen hatte. Leider erzeugen Timer bei mir auch das Gefühl, eine rieselnde Sanduhr im Nacken zu haben, was meine Konzentration zusätzlich beeinträchtigt. » weiterlesen

Quantified Self für Kids – Teil 2:
Wie ständige Optimierung Eltern und Kinder stresst

Kürzlich habe ich bei einem Aufenthalt in Estland das ICT-Democenter besucht. Dort haben wir über das E-Government-System der estnischen Regierung diskutiert. Ein Thema, das ich besonders spannend fand, war das Tool e-School, dessen Zweck und Anwendungsbereiche ich im ersten Teil meines Beitrags erklärt habe. Ich konnte mich des Eindrucks nicht erwehren, dass die Kinder hier schon früh »über-optimiert« werden.

Brad Flickinger bei flickr.com (CC BY 2.0)Ein Vater erzählte uns, dass er sich zunächst auch Sorgen gemacht habe, seine Tochter könne sich überwacht fühlen. Die aber habe ihren Vater von sich aus gebeten, noch einmal zu überprüfen, welche Hausaufgaben sie aufhat.

Eine Big-Brother-Situation hat sie offenbar gar nicht gesehen – vielmehr wurde der Überwacher zum Sekretär gemacht. » weiterlesen

Der »Hätte ich das mal früher gemacht«-Effekt:
Eine andere Form der Aufschieberitis

Wichtige Aufgaben erst zu spät in Angriff zu nehmen, ist ein häufig thematisiertes Problem, von dem viele Menschen betroffen sind. Weniger Aufmerksamkeit erhält eine andere, ebenfalls verbreitete Form der Aufschieberitis. Bei dieser wird die Umsetzung von Ideen hinausgezögert, deren Verwirklichung nicht kritisch ist, die aber das private oder berufliche Leben dauerhaft verbessern würde. Was einem entgeht, merkt man meist erst viel zu spät. Und ärgert sich dann.

Konkrete Aufgaben aufzuschieben, die früher oder später sowieso erledigt werden müssen, ist selten eine Strategie für persönlichen oder beruflichen Erfolg. Doch womöglich noch fieser als die Bilderbuch-Prokrastination ist die Aufschieberitis von Projekten, Zielen und Experimenten, für die keinerlei Verwirklichungsdruck besteht. Denn während beim klassischen Prokrastinieren die »Rechnung« in Form von Stress, mangelhaften Resultaten oder unangenehmen Situationen schnell kommt, kann es passieren, dass wir sie beim Aufschieben von wenig dringend erscheinenden »Lebensverbesserungsmaßnahmen« sehr spät oder gar niemals erhalten. Damit verpassen wir gute Ereignisse, neue Leidenschaften, lehrreiche Lektionen und positive Momente. Ich nenne das den »Hätte ich das mal früher gemacht«-Effekt. » weiterlesen

Quantified Self für Kids – Teil 1:
Wir werden zu einer Gesellschaft von Self-Trackern

Die Quantified-Self-Bewegung findet weltweit immer mehr Anhänger. Kein Wunder, wenn bereits Kinder für diesen Trend begeistert werden. Ein krasses Beispiel dafür habe ich Estland gefunden.

Brad Flickinger bei flickr.com (CC BY 2.0)Unter den imgriff-Autoren sind die Meinungen zum Thema Quantified Self bekanntlich geteilt: Patrick Mollet steht der Bewegung eher aufgeschlossen gegenüber;  Sabine Gysi, Martin Weigert und ich selbst sind eher skeptisch. Martin will nun ein Abflauen dieses Booms ausgemacht haben.

Hauptargument: Selbstoptimierung

Auch wenn ich dies bezweifle, würde ich es sehr begrüßen: Die Begeisterung dafür, sich selbst in allen Details zu vermessen und Selbstverbesserung zu betreiben, ist mir schlicht ein wenig unheimlich – auch wenn die Self-Tracker auf diese Weise sicherlich Ergebnisse gewinnen, die ihnen bei der Selbstoptimierung und Effizienzsteigerung behilflich sind. » weiterlesen

Ein Jahrhundert später:
Die 40-Stunden-Woche wackelt

Computer und Maschinen haben Firmen enormen Produktivitätszuwachs beschert. Doch am Ideal der 40-Stunden-Woche hat sich seit fast 100 Jahren nichts geändert. Nun aber mehren sich die Zeichen dafür, dass Gesellschaft und Wirtschaft für eine erneute Reduzierung bereit sind.

Seit dem Aufkommen der Industrialisierung hat sich die Produktivität von Unternehmen und der arbeitenden Bevölkerung massiv erhöht. Doch das Ideal der wöchentlichen Arbeitszeit, nämlich acht Stunden am Tag und 40 Stunden pro Woche, ist trotz des immensen technischen Fortschritts und der enormen Fähigkeit zur Automatisierung noch immer so wie vor 90 Jahren. Damals führte der Autohersteller Ford als eines der ersten großen Unternehmen offiziell die 40-Stunden-Woche ein. Zuvor konnte ein Arbeitstag schon mal aus 10 bis 16 Stunden bestehen.

Heute, fast ein Jahrhundert später, mehren sich die Zeichen, dass abermals eine Reduktion der Wochenarbeitsstunden bevorsteht.  » weiterlesen

Appify your life:
Tipps, wie wir unser Leben, Denken und Arbeiten appifizieren

Ich habe mich in letzter Zeit ausführlich mit dem Gebrauch technischer Geräte als Arbeitsform beschäftigt. Dabei ist mir aufgefallen, wie sich durch die Einführung von Tablets, Smartphones und Apps nicht nur unsere Nutzeroberflächen, sondern unser gesamtes Arbeiten und Denken grundsätzlich verändern.

Sean MacEntee bei flickr.com (CC BY 2.0)Wir sind es zum Beispiel gewohnt, unsere Arbeit hierarchisch zu organisieren, in Ordnern, Unterordnern und Unter-Unter-Ordnern. Wir bilden uns ein, die Sachen dann leichter wiederzufinden, wenn wir nur gut genug sortieren.

Bei vielen technischen Neuerungen funktioniert das allerdings nicht mehr, weil sich das Prinzip gewandelt hat: » weiterlesen

Die Zukunft der Bürokratie heisst E-Government:
Wie effizient darf der Staat sein?

Bei einem Estlandbesuch wurde mir vor kurzem klar, wie ineffizient unsere papierbelastete Bürokratie in Deutschland wirklich ist. Und wie viel effizienter man alles gestalten könnte. Aber wie sieht es mit der Datensicherheit für die Bürger aus? Und sollte E-Government wirklich vermarktet und exportiert werden?

Alessandro Valli bei flickr.com (CC BY 2.0)Ein durchschnittlicher Este braucht für eine Steuererklärung 15 Minuten. Der Rekord für eine Firmengründung liegt bei 18 Minuten. Mit einer elektronischen Signatur kann man in wenigen Minuten Verträge abschließen. Die Parlamentswahl lässt sich in fünf Minuten mit dem Handy vom Sofa aus erledigen. Und eine Kabinettssitzung dauert nur noch etwa 45 Minuten – weil sich die Minister nicht mehr durch Stapel von Papier wühlen müssen.

Nur heiraten und sich scheiden lassen kann man noch nicht übers Internet. » weiterlesen

Pomotodo:
App verknüpft Pomodoro-Technik mit einem Task-Manager

Mit Pomotodo erledigt man Aufgaben innerhalb eines 25-Minuten-Intervalls konzentrierten Arbeitens. Als Belohnung winken anschliessend 5 Minuten Pause.

pomotodo_150Pomodoro ist eine Produktivitätsmethode, bei der es darum geht, Aufgaben fokussiert in kleinen und damit kurzen Häppchen zu erledigen. Natürlich gibt es auch hierzu bereits verschiedene Apps. Einen neuen Ansatz verfolgt Pomotodo: Die App verknüpft die Pomodoro-Technik mit einer herkömmlichen To-do-Liste und misst gleichzeitig die Produktivität. Im Vordergrund steht dabei nicht mehr das simple Abhaken von Aufgaben, sondern das fokussierte Arbeiten.

Pomotodo läuft plattformübergreifend sowohl im Web wie auch als App für OS, iOS und Android. Sie lässt sich ohne Login testen. Mit einem Account lassen sich jedoch die Aufgaben zwischen verschiedenen Geräten synchronisieren. Im Startfenster können Aufgaben hinzugefügt werden, wie man dies von klassischen Task-Managern kennt. Diese Aufgaben lassen sich aber nicht einfach als erledigt markieren. Anstatt abzuhaken, starte ich mit einem Knopfdruck die Bearbeitung einer Aufgabe. Hier kommt nun der Pomodoro-Ansatz ins Spiel: Automatisch beginnt ein Timer von 25 Minuten an rückwärts zu laufen. Dieses Zeitfenster ist vorgegeben und kann nicht verändert werden. Zusätzlich zeigt mir die App optisch auf einem Kreis an, wie viel Zeit bereits verstrichen ist. Ganz Hartgesottene können sogar noch ein akustisches Tick-Tack aktivieren. » weiterlesen

Wie der digitale Wandel unsere Arbeitswelt verändert – Teil 2:
Tipps zum Umgang mit den neuen Anforderungen

Im ersten Teil meines Beitrags habe am Beispiel des Journalismus beschrieben, wie die zu bewältigenden Anforderungen in unserem Berufsalltag zunehmen. Wie gehen wir am besten mit dem digitalen Wandel um?

Esther Vargas bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)Obwohl sie mir so viele Vorteile bringt, betrachte ich die aktuelle Entwicklung in der Arbeitswelt auch mit einer gewissen Skepsis. Vor einiger Zeit habe ich bei carta.info provokativ geschrieben, dass die schwerfälligen Verlage viel von freien Journalisten lernen können – ein Beitrag, der später in dem Buch   »Journalismus in der digitalen Moderne« (Affiliate-Link) veröffentlicht wurde. Heute sehe ich es immer noch so, dass Einzelkämpfer viel flexibler auf neue Erfordernisse zu reagieren in der Lage sind. » weiterlesen

Alle Notizen wiederfinden:
Das Super-Buch und etwas Selbstdisziplin machen’s möglich

Alle kennen das: Man skizziert eine Idee auf einem Blatt Papier, schreibt eine Aufgabe auf einen Post-it-Zettel und hält Stichworte während des Telefongesprächs auf einem Notizblock fest. Und schon wenig später stellt man sich die Frage: «Wo habe ich bloss den Zettel mit meinen Ideen für die Team-Besprechung hingelegt?» Das «Super-Buch» verspricht Hilfe. Ob’s in der Praxis eine Verbesserung gibt? Ich hab’s getestet.

super-buch_150Viele Autoren und Verlage stellen mir Bücher – so genannte Rezensionsexemplare – zur Verfügung, um über diese (möglichst wohlwollend, versteht sich) in meinen Blogs zu schreiben. Vor ein paar Wochen gab es eine Premiere: Ich habe von BusinessVillage ein fast leeres Buch bekommen, das Super-Buch. Es hat ein paar wenige bedruckte Seiten mit Erklärungen und Anleitungen, ein Inhaltsverzeichnis und rund 100 Seiten mit Spalten (Datum, Kürzel, Text) und Seitennummern. Und einen schwarzen Umschlag – in Cord-Optik.

Ich setzte vor einiger Zeit selbst ein Notizbuch für meine tägliche Arbeit ein. Darin notierte ich alles, was nicht in meine elektronische Aufgabenliste oder in den Kalender gehörte. Aber schon bald scheiterte ich damit aus zwei Gründen: Ich machte Notizen auch auf irgendwelchen Zetteln, ohne sie danach ins Notizbuch zu übertragen (oder zumindest dort abzulegen). Und ich überarbeitete das Buch nicht regelmässig. Es war nur eine Frage der Zeit, bis ein nicht mehr zu durchschauendes Chaos in meinem Buch herrschte. Eine gute Idee, die bei mir aber an der Umsetzung scheiterte. » weiterlesen