Die 2-2-2-Regel: Zwei Sekunden, um einen Telefonanruf entgegenzunehmen, zwei Minuten, um eine SMS zu beantworten und zwei Stunden, bis das E-Mail beantwortet ist.

— Reposito: Nie wieder Kassenzettel suchen! — Einfach Kassenzettel mit Reposito App abfotografieren, den Barcode auf der Produktverpackung scannen und immer den Überblick über alle Kassenzettel und Garantien behalten. Jetzt gratis downloaden! — Textanzeige —

Lifehacker.com berichtete gestern über den Entwickler und Berater Shenglong Gao, der sich diese Methode zu eigen gemacht hat, um seine Kommunikationsaufgaben in vernünftiger Frist abzuarbeiten.

Ganz ähnlich wie David Allens Zwei-Minuten-Regel zielt sie darauf ab, eingehende Nachrichten und Anfragen sofort bzw. innerhalb einer nützlichen Zeit abzuarbeiten, unabhängig von der Priorität der Aufgabe. Getting Things Done-Autor Allen schlägt vor, Dinge, die weniger als zwei Minuten benötigen, sofort zu erledigen – ohne sie in eine Aufgabenliste oder ähnliches zu packen.

Das Problem bei der 2-2-2-Regel dürften die Unterbrechungen sein: Konzentriertes Arbeiten bedingt manchmal, dass wir das Telefon stumm schalten oder das Mobile weglegen. Eine Lösung kann sein, sich für das Beantworten von E-Mails feste Zeiten im Kalender einzutragen – ganz nach der Regel, gleichartige Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.

Unangenehmes nicht ansprechen und Konflikte vermeiden: Zu oft, meint der Trainer und Autor Roland Jäger, treffe man in Büros die so genannten Kuschelchefs an.

Kürzlich erhielt ich die Anfrage einer Agentur, mich für ein Projekt des Bundesministeriums für Bildung und Forschung buchen wollten. Ich sollte möglichst zeitnah eine Kalkulation abgeben. Nun steckte ich gerade in der Endphase meines Buches und hatte, alles, nur keine Zeit. Also verstand ich unter zeitnah das, was ich verstehen wollte: Irgendwann nächste Woche oder so. Wie sich später auf Rückfrage herausstellte, hieß «zeitnah» in diesem Fall: sofort und umgehend! Offenbar wollte der Mitarbeiter der Agentur aber höflich sein und hatte daher seine Wünsche nicht klar kommuniziert. Und so hatten wir fröhlich aneinander vorbei kommuniziert. » weiterlesen

Ich glaube noch immer an den Sinn einer To-Do-Liste. Obwohl ich die für mich passende Form dafür immer noch nicht gefunden habe. Deswegen probiere ich noch viel herum, immer auf der Suche nach meiner eigenen Form von Perfektion. Im Harvard-Business-Review bin ich über einen Artikel von Lifehacker-Gründerin Gina Trapani, der mich diesem Ziel wieder etwas näher bringt.

Wie ich meine To Dos derzeit verwalte

Auf der Arbeit verwalten wir unsere Aufgaben derzeit im Team mit Workflowy (darüber demnächst mehr in einem eigenen Artikel). Meine eigene To-Do-Liste läuft in OmniFocus und orientiert sich an GTD. Das funktioniert ganz gut, obwohl es immer wieder hakelt. Irgendwie habe ich mich in meiner persönlichen Arbeitsweise noch nicht ganz eingefunden – öfter mal schaue ich mir die To Dos tagelang nicht an, sondern arbeite mit einer To-Do-Liste in Papierform (oder arbeite das ab, was meinen Schreibtisch oder den Posteingang blockiert).

» weiterlesen

Freitag – einige von Euch verbringen heute den letzten Arbeitstag vor dem Urlaub im Büro. Vorausschauend haben wir Tipps für den möglichst angenehmen Wiedereinstieg in ein paar Wochen gesammelt.

Die Ferien waren wunderschön und überhaupt das Beste, was einem im letzten halben Jahr passiert ist. Und jetzt sitzt man wieder da. In seinem Büro, vor einem Stapel ungeöffneter Briefe und Zeitschriften. Wenn das nur die einzige Hürde wäre. Denn das wahre Ungeheuer wartet im E-Mail-Posteingang.

Wer eine Woche oder gar nur ein paar Tage weg war, kennt das Szenario: E-Mails en masse. Um nicht sofort wieder in die Stressfalle zu tappen, ist E-Mail-Management angesagt. Ein paar Tipps: » weiterlesen

Viel hilft nicht immer viel: Beim Problemlösen lohnt es sich, ab und zu durchzuatmen und einfach nichts zu tun.

Thomas hat vor einiger Zeit einen Artikel darüber geschrieben, wie schlafen einem hilft, wichtige Entscheidungen zu fällen: Beim Ruhen werden nämlich unbewusst Informationen verarbeitet. Das zumindest haben wissenschaftliche Studien gezeigt. Aber die Wissenschaft sagt noch mehr: Nicht nur schlafen hilft dabei, Probleme zu lösen. Sondern einfach mal abschalten!

Je mehr wir nachdenken, desto schlimmer wird es
Die Psychologen Neil Roese & Jeff Kuban führten an der Universität von Illinois eine interessante experimentelle Studie mit 200 Studenten durch. Sie ließen ihre Probanden Matheaufgaben rechnen und maßen dabei die Gehirnaktivität. In einem ersten Durchgang gaben sie pro Aufgabe die realistische Zeitvorgabe von 15 Minuten. In einem zweiten Durchgang ließen sie pro Aufgabe, die wieder den gleiche Schwierigkeitsgrad besaßen, 30 Minuten Zeit, mit der Vorgabe, die Zeit voll auszunutzen. Eventuelle Rechenfehler sollten im Detail ausgemerzt werden.

Das Ergebnis: Durch die zusätzliche Zeit verbesserten sich die Rechenresultate im Vergleich zum ersten Durchgang nicht signifikant. Allerdings hatten die Forscher beobachtet, dass die Gehirne der Studenten umso hochtouriger fuhren, desto länger sich diese mit einer Aufgabe beschäftigten. Zudem gaben fast alle Studenten im Nachhinein an, dass sie die Aufgaben im zweiten Durchgang schwerer fanden. Roese und Kuban schlussfolgerten, dass Menschen Aufgaben als grundsätzlich schwieriger wahrnehmen, je länger sie sich mit diesen beschäftigen. Sprich: Weniger ist mehr! Das bedeutet also: » weiterlesen

«Werde ich erfolgreich sein» fragen sich viele Leute bei wichtigen Entscheidungen. Wir schlagen eine Alternative vor.

Peter Bregmann, Berater und Autor, denkt im HBR Blog darüber nach, was den ehemaligen Weltbank-Präsidenten Jim Wolfensohn erfolgreich gemacht hat.

Ist es das Risiko wert?
Neben vielen Faktoren wie Herkunft, Ausbildung oder persönlichen Eigenschaften kommt Bregmann vor allem auf einen Punkt:

Die meisten Leute fragen sich «Werde ich erfolgreich sein?», wenn sie sich mit einer Entscheidung, einem nächsten Schritt oder einer sich bietenden Gelegenheit beschäftigen. Jim aber stellt eine andere Frage: «Ist es das Risiko wert?»

Ja / Nein reicht häufig nicht
Der Unterschied: Die Frage, ob das Vorhaben das Risiko wert sei, setzt die Bereitschaft voraus, Neues zu lernen. Die Frage, ob sich der Erfolg einstellt, ist eine binäre und führt vielfach nur zur Lähmung. Denn Voraussagen sind schwierig, vor allem wenn sie die Zukunft betreffen… Bergmann schreibt:  » weiterlesen

Aufmerksamkeit ist ein begrenztes und deshalb hart umkämpftes Gut: Verführer lauern hinter jedem Tweet. Ideen zum ökonomischen Umgang mit einer unserer wertvollsten Ressource.

Vorgestern in der U-Bahn, zurück vom Sport, las ich Twitter auf dem Smartphone. Leerzeiten effektiv nutzen und so! Mit der Entspannung war es schnell vorbei: Ich hatte gleich sieben Artikel entdeckt, die ich lesen oder bookmarken wollte. Als ich nun da saß, mit sieben Browserfenstern, und noch schnell meine E-Mails abgerufen hatte, fiel es mir wie Schuppen von den Augen: Ich leide an einer digitalen Aufmerksamkeitsstörung!

Digitale Aufmerksamkeitsstörung
Bis vor wenigen Tagen wusste ich noch nicht mal, dass es so eine «Krankheit». Barbara Haag hat mich dann eines Besseren belehrt. Nun bin ich kein Freund solcher Klassifizierungen – schon über die «analoge»Aufmerksamketsstörung kann man trefflich streiten, wie dieser Beitrag in der FAZ zeigt.

Wahr ist bei dem Thema allerdings eines: Im Internet kann man schnell vom Hölzchen aufs Stöckchen kommen: Hier noch eine Nachricht, da noch ein Klick und schon ist eine Stunde rum. Über das wie und warum kann man hunderte von Artikeln schreiben und Thomas hat sich ja gerade des wichtigen Themas E-Mail angenommen. Mir geht es hier um einen ganz bestimmten Aspekt: Was verleitet uns, immer weiter zu klicken? Und wie schaffen wir es, damit aufzuhören? » weiterlesen

Produktive Gangster halten sich an strenge Regeln. Einige eignen sich für das Arbeitsleben ausserhalb der Mafia. Die besten Tipps von Betrügern, Fälschern, Zugräubern und anderen Paten.

Wie führt man eine Gang?

Einer meiner ersten Artikel bei imgriff.com befasste sich mit der Underground Economy – Was Gangs und Unternehmen gemeinsam haben. (Affiliate-Link)Ein angehender Doktor der Soziologie, Sudhir Venkatesh, beschäftigte sich mehr als 10 Jahre mit dem Leben und Arbeiten der Menschen in den Robert-Taylor-Homes, dem größten sozialen Wohnungsbauprojekt der USA. Dabei lernte er den ranghöchsten Offizier der lokalen Gang gut kennen und folgte ihm auf Schritt und Tritt. Herausgekommen ist ein Buch mit sehr viel Einblicken in eine Schattenwirtschaft am Rand unserer Gesellschaft, sowie einige Hinweise, wie Du auch in extremen Situationen Dein Team führen solltest:

• Regeln festlegen und sich dran halten
• Regelmäßiger Kontakt zu Mitarbeitern
• Unabhängige Informationen einholen

» weiterlesen

Zur wissenschaftlichen Arbeit gehört, dass sie stets auf dem Werk anderer aufbaut. Dabei ist es unumgänglich, kenntlich zu machen, was man bei anderen gefunden hat und worin die eigene Leistung besteht. Eine Anleitung.

Zitate und Quellenangaben sind nicht bloß gelehrter Zierrat. Was denen passiert, die bei dieser Abgrenzung absichtlich oder unabsichtlich allzu schludrig vorgehen, zeigen mehrere aktuelle Beispiele. Quellenangaben sind ein zentraler Bestandteil wissenschaftlicher Fairness, ohne die letzten Endes keine Forschung, wie wir sie kennen, möglich wäre. Doch wie bewerkstelligt man diese Unterscheidung zwischen dem Bezug auf das Werk anderer und der eigenen Leistung in der Praxis?

Wissenschaftliche Zitate sind unentbehrlich
Seit dem Mittelalter gibt es das Diktum von Wissenschaftlern als «Zwergen auf den Schultern von Giganten»: Idealerweise beantwortet eine wissenschaftliche Arbeit eine bisher nicht geklärte Frage. Allein schon, um ihr Terrain abzustecken und frühere Forschung nicht zu wiederholen, muss sie sich auf andere Arbeiten beziehen. Das muss sie erst recht, wenn sie die Positionen anderer Forscher widerlegt, kritisiert, relativiert, als Beleg anführt, bestätigt oder augmentiert. Ein neuer Beitrag zur Forschungsdiskussion wird von einer studentischen Arbeit noch nicht erwartet, sehr wohl jedoch das korrekte Bezugnehmen auf die Giganten, auf deren Schultern man steht. » weiterlesen

Eine kurze Checkliste, um Augenbeschwerden durch Bildschirmarbeit zu vermeiden.

Ergonomie am Arbeitsplatz ist kein neues Thema – und trotzdem ein Dauerbrenner. Wohl wissen alle, wie’s geht, es hapert mit der Umsetzung. Dabei verzeichnen die kaufmännisch-verwaltenden Berufe inzwischen die grösste Zahl krankheitsbedingter Ausfälle. Typisch sind Kopfschmerzen, Beschwerden im Rücken-, Nacken und Schulterbereich, Handgelenksentzündungen und einiges mehr.

Alle Aspekte im Überblick
Die Initiative Neue Qualität der Arbeit inqa.de hat deshalb eine Broschüre zusammengestellt, die sich um Arbeits- und Gesundheitsschutz bei der Büroarbeit kümmert. Dabei geht es inqa.de nicht nur um die Vermeidung von Krankheiten, sondern auch sehr darum, ein gesundheitsförderliches Arbeitsumfeld zu schaffen. Die Publikation umfasst deshalb alle Bereiche – von der Gestaltung der Arbeitsinhalte über vernünftige Software bis hin zu den Grünpflanzen. » weiterlesen