Um unseren Kopf klar zu bekommen, müssen wir alles unerledigte in einem verlässlichen System erfassen. Die richtige Auswahl an Eingangskörben hilft uns dabei.

Dieser Artikel ist Teil der GTD-Grundlagenserie. Willst du lieber zum Anfang?

Erfassen ist der erste Schritt im zentralen Prozess von Getting Things Done (GTD). Bevor wir uns anschauen, wie wir die losen Enden in unserem Alltag erfassen, definieren wir, was wir alles erfassen wollen. Dabei gibt es zwei Arten von losen Enden:

1. Physikalische. In unserem Alltag sammeln sich ständig Anfragen, Aufgaben und sonstige unerledigte Dinge. Meist müssen wir nicht mal viel dafür tun. Während du das hier liest, landen E-Mails in deinem Account, Briefe in deinem Briefkasten, Nachrichten auf deiner Mailbox usw. Du kaufst Magazine und Bücher, auf deinem Schreibtisch landen Memos und Meetingprotokolle.

2. Gedanken. Neben diesen natürlichen Eingangskörben sammeln sich noch jede Menge lose Enden in deinem Kopf. Alles, was du mit ?ich sollte,? ?das müsste noch? und ?eigentlich könnte ich? verknüpfst, gehört dazu. Alles, worüber du eine Entscheidung treffen musst, und selbst wenn die Entscheidung ist, ob du überhaupt etwas damit tun wirst, gehört dazu. Selbstverständlich ist alles ein loses Ende, woran du schon arbeitest oder womit du demnächst beginnst.

Wir erfassen eigentlich schon alles, was wir an losen Enden in unserem Alltag haben. Das Problem ist, dass der eine Teil über lauter verschiedene Eingangskörbe wie E-Mail-Programme, Notizbücher, Schreibtische und Zettel verteilt ist. Der andere Teil ist in unserem Kopf. Das Problem dabei ist, dass wir so schnell etwas übersehen, wenn wir den Erfassungsprozess nicht systematisch angehen.

David Allen stellt dafür drei Bedingungen auf:

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Mit “Speedreading” kann man mehr Informationen in kürzerer Zeit erfassen. Die Webapplikation “Spreeder” hilft beim Training.

Der richtige Umgang mit Informationen ist gerade ein großes Thema hier bei imgriff. Wir haben schon darüber geredet, wie wir unsere Informationsquellen ausmisten und wie wir uns effektivere beschaffen. Ein weiterer, wichtiger Punkt ist, wie wir die Informationen aufnehmen. In der Regel passiert das per Lesen. Und deshalb spielt unsere Lesegeschwindigkeit eine große Rolle.

Schnell lesen oder “Speedreading” setzt darauf, dass unser Gehirn mehr Informationen verarbeiten kann, als wir ihm bei normaler Lesegeschwindigkeit zukommen lassen. Deswegen trainiert man beim Speedreading darauf, die innere Stimme abzuschalten und mehrere Wörter mit einem Blick zu erfassen. Entscheidend ist dabei die Konzentration, die dann wiederum dazu beiträgt, dass ich in der Regel mehr behalte als wenn ich langsam lese.

Speedreading hängt ein komischer Ruf an. Wir halten es häufig mehr für eine Begabung von Genies und CEOs als eine Fähigkeit, die man trainieren kann. Außerdem scheint es unserem deutschen Gründlichkeitsempfinden zu widersprechen, einen Text scheinbar nur schnell zu überfliegen. Zudem ist es nicht unumstritten. Studie steht gegen Studie und vor allem persönliche Erfahrung gegen persönliche Erfahrung. Menschen fühlen sich mit unterschiedlichen Methoden wohl.

Unterschiedliche Methoden sind auch für unterschiedliche Anwendungsfälle angebracht. Wenn ich mich abends noch mit einem guten Roman hinsetze, habe ich überhaupt kein Interesse, durch das Buch zu jagen, um es möglichst schnell zu erfassen. Wenn ich mich mit einem Grundwerk meines Fachbereichs beschäftige, lese ich in der Regel jeden Abschnitt sehr sorgfältig und fasse ihn danach kurz schriftlich oder in einem Schaubild zusammen, um das Maximum behalten zu können. Wenn ich allerdings z.B. die aktuellen Nachrichten lese, kommt es mir eher auf Quantität als auf Qualität an. Ich möchte über das aktuelle Geschehen informiert sein, ohne jedes Detail wissen zu müssen. Da ist Speedreading für mich genau das richtige Hilfsmittel.

Wer Speedreading trainieren will und viel im Web liest, dem empfehle ich folgendes Tool:
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Wer die ganze Sache mit Getting Things Done usw. noch mal gerne von mir direkt hören will hat morgen früh die Gelegenheit. NRJ Sachen (mit Livestream im Web) sendet voraussichtlich um 6:20 und 8:50h ein Interview mit mir zu genau diesem Thema. Für Leser der GTD-Grundlagenserie wird allerdings nicht viel neues dabei sein.

Update: Hier ist der Mitschnitt.

In unser Grundlagenserie zu ?Getting Things Done? (GTD) sind wir nun bei dem zentralen Prozess angekommen, mit dem wir die graue Masse an Ideen, Aufgaben und Gedanken in unserem Kopf umgesetzt bekommen. Der Prozess ist für die horizontale Betrachtungsebene der Dinge in unserem Leben gedacht und besteht aus fünf Schritten:

1. Wir erfassen Dinge, die unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen.
2. Wir arbeiten durch, was sie bedeuten und was wir mit ihnen tun.
3. Wir organisieren die Ergebnisse von Schritt 2.
4. Wir sehen die Ergebnisse regelmäßig durch.
5. Wir führen die Aufgaben durch, um die Dinge erledigt zu bekommen.

Bis nächste Woche hat den bitte jeder auswendig gelernt. Im Ernst, hierbei handelt es sich um den zentralen Workflow, mit dem wir unseren Alltag organisieren. Je besser wir jeden Schritt beherrschen, optimieren und implementieren, desto stressfreier und entspannter können wir arbeiten und leben.

Entscheiden ist dabei, dass wir alle fünf Schritte im Griff haben. Unser Prozess ist nur so gut, wie das schwächste Glied in der Kette. Aus Erfahrung würde ich sagen, dass GTDler meist sehr gut im Erfassen und Organisieren von Dingen sind. Darauf wird viel Zeit verwendet, weil sich hier viel mit Werkzeugen machen lässt. Die Schritte Durcharbeiten und Durchsehen werden häufig weniger gut beherrscht, weil sie zum einen viel Denkarbeit und zum anderen Disziplin und Regelmäßigkeit brauchen. Über die Schwierigkeiten beim Schritt Durchführen habe ich ja schon beim letzten Mal geschrieben.

David Allen empfiehlt, die einzelnen Schritte im Alltag zu trennen und auf verschiedene Zeiten zu verteilen. Ich merke selbst, dass mir dieser Tipp hilft. Wenn ich z.B. beim erfassen von Dingen nur sammle und nicht auch gleich bei jedem Punkt überlege, worum es da nun geht, verliere ich mich nicht in Formulierungen und bekomme nur die Hälfte aus meinem Kopf heraus. Jeden einzelnen Schritt für sich allein anzugehen, kann uns helfen, ihm die volle Aufmerksamkeit zu geben und beim ausführen die Konzentration zu behalten.

In den nächsten Artikeln werden wir uns ansehen, was jeder einzelne Schritt beinhaltet.

Weiterführende Links:

• Bei David Allen kann man kostenlos ein sehr hilfreiches Diagramm (englisch) zur Veranschaulichung des Workflows herunterladen. Allerdings muss man dafür den Bestellprozess durchlaufen.

Dieser Artikel ist Teil der GTD-Grundlagenserie.

Wir fragen nach euren besten Produktivitätstipps und fangen gleich selbst damit an, indem wir erklären, warum Verben für eure Produktivität entscheidend sind.

Es ist Stöckchen-Mai. Das heißt, es bewegen sich gerade viele Stöckchen durch die Blogosphäre. Stöckchen, oder Mem, sind Fragen oder ein Fragebogen (ähnlich der ?Was ist in deiner Tasche??-Aktion), die jemand anfängt, beantwortet und dann an andere Blogger weitergibt, damit die ihren Senf dazu geben. So kann man sich dann von Blog zu Blog klicken und verschiedene Meinungen lesen und Blogger besser kennen lernen.

Auch im Produktivitätsbereich läuft gerade ein Stöckchen herum, das ich so spannend finde, dass ich es hier aufgreife und an euch weitergeben will. Die Frage ist einfach gestellt, aber wahrscheinlich nicht ganz leicht zu beantworten: Was ist dein bester Produktivitätstipp? Was hilft dir am meisten, deine Aufgaben erledigt zu bekommen? Was hält dich fokussiert und diszipliniert?

Hier ist meine Antwort:
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Ohne Disziplin kann man mit GTD alles geregelt bekommen – und trotzdem nichts erledigt haben.

Eigentlich wollte ich heute ja in die Praxis einsteigen. Ich will aber doch noch etwas einschieben, bevor es an die Umsetzung geht.

Die meisten Getting-Things-Done-Prinzipien funktionieren nach gesundem Menschenverstand und führen sehr schnell zu einem Ergebnis. Schon im Einführungskapitel fordert David Allen seine Leser ein paar Mal auf, das Vorgestellte an einem Beispiel auszuprobieren. So soll man sich z.B. das Projekt herausgreifen, das einem gerade durch den Kopf schwirrt, während man jene Zeilen liest. Das Projekt schreibt man auf ein Blatt Papier. Dann soll man sich einen Satz überlegen, der den positiven Ausgang dieses Projekts beschreibt. Und schließlich überlegt man sich den nächsten, direkt durchführbaren Schritt, der einen näher zum formulierten Ziel bringt.

Wer dieses Experiment durchführt, wird laut Allen direkt ein bisschen mehr Klarheit und Kontrolle über sein Leben verspüren. An diesen Beispielen versucht Allen direkt zu Beginn zu zeigen, dass seine Prinzipien funktionieren. Und es stimmt. Ich bin mir ziemlich sicher, dass du dich, wenn du dich jetzt hinsetzt und einen “Mindsweep” machst (d.h. alles aufschreibst, was dir gerade im Kopf rumschwirrt und bei jedem Punkt direkt entscheidest, was der nächste Schritt ist), danach stressfreier und produktiver fühlen wirst. Du hast dein Leben ein Stück mehr im Griff. Allens Prinzipien funktionieren schnell und einfach. Und das ist ihr größtes Problem.

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Um immer auf dem laufenden zu sein, ohne in der Informationsflut zu ertrinken, sollte man Maschinen, andere Menschen und seinen Kopf für sich arbeiten lassen. Dabei helfen genaue Schlüsselwörter, ein gepflegtes Informantennetzwerk und Yoga.

Laut WebWorkerDaily kam bei der letzten Pew Internet Studie heraus, dass 73% der Befragten sich NICHT von Informationen überflutet fühlen. Das hat wohl damit zu tun, dass der Großteil der Bevölkerung Feedreader und ?Soical News?-Dienste (Dienste wie Z.B. digg oder yigg, bei denen jeder Nachrichten einreichen kann und dann die Benutzer entscheiden, was auf die Startseite kommt) noch nicht für sich entdeckt hat, während unsereins schon wieder versucht, Quellen zu reduzieren und sich eine Informationsdiät verschreibt.

Fest steht, dass wir alle nicht unbegrenzt Informationen aufnehmen können. Deswegen müssen wir sichergehen, dass wir über die Informationsquellen, die wir anzapfen, alle Informationen erhalten, die für uns relevant sind. Der nächste Schritt ist dann, die wichtigen Informationen schnell herauszufiltern.

WebWorkerDaily hat sich dieser Problematik angenommen und drei Vorschläge gemacht, die helfen sollen:

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Der fünfte Teil der GTD-Grundlagenserie greift noch einmal ein paar Details zum Erfassen von nächsten Schritten auf. Zum einen geht es um die erforderliche Klarheit beim Definieren von nächsten Schritten und zum anderen um horizontale und vertikale Betrachtungsebenen, die helfen, soviel wie möglich aus unserem Kopf auf Papier zu bringen.

Zeit-, Informations- und Prioritätenmanagement sind die wichtigsten Sparten im Selbsthilfe- und Produktivitätsbereich. Aber wenn man genau hinsieht, gehen sie alle am eigentlichen vorbei.

Wir sprechen davon, unsere Zeit zu managen. Aber was wir tatsächlich meinen sind die Aktionen, die wir in der gegebenen Zeit erledigen. Wir sprechen davon, Informationen zu managen. Aber was wir wirklich meinen ist, wie wir mit den Informationen umgehen, was wir mit ihnen tun. Und wir sprechen davon unsere Prioritäten zu managen. Aber in der Realität haben wir einfach Prioritäten und wählen unsere nächsten Schritte passend zu diesen.

Wir managen also nicht Zeit, Informationen und Prioritäten, sondern die Tätigkeiten, die mit diesen verbunden sind. Deswegen konzentriert sich GTD auf die nächsten Schritte.

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Wir setzen den Papier-Freitag fort und stellen euch den Hipster PDA vor, das ultimative Produktivitätswerkzeug.

Direkt vom Productivity-Mastermind Merlin Mann kommt diese Antwort auf alle funktionsüberladenen, komplex zu bedienenden Gadgets, bei denen ständig die Batterien leer sind. Der Hipster PDA kostet fast nichts, bietet ein Maximum an Flexibilität und passt trotzdem in die Hosentasche.

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Hier sind ein paar Lesetipps fürs Wochenende für alle, die diese Woche noch nicht genug GTD-Informationen hatten:

GTD-Blogs:
* Durchblickerblog
* 43folders
* What’s the next action
* GTD Wannabe
* The Cranking Widgets Blog
* Organize IT
* Black Belt Productivity
* Did I Get Things Done?

Noch mehr GTD gibt?s hier: The Ultimate Getting Things Done Index

Fühlt euch frei, in den Kommentaren hemmungslos Werbung für euer eigenes GTD-Blog zu machen oder für ein anderes, das wir vergessen haben.