Wir diskutieren hier sehr gerne über Techniken des Zeitmanagements und darüber, welches Tool sich für welchen Zweck am besten eignet. Das ist spannend, verdeckt aber die wichtigen grundlegenden Fragen, nämlich die nach den Prinzipien, die hinter einem sinnvollen, guten, nützlichen und erfolgreichen Zeitmanagement stehen. Um diese Prinzipien geht es in diesem Artikel.

Vorweg: Die hier folgenden sieben Punkte habe ich von Lothar Seiwert übernommen, die er so in einem Vortrag aufgezählt hat. Ob er sie auch in einem seiner zahlreichen Bücher entfaltet, weiß ich nicht; die Umformulierung in “Gebote” und die Erläuterungen stammen von mir.

Bild: Keystone/AP Photo/Edgar R. Schoepal

Hier geht es aber nicht darum, noch mehr in noch weniger Zeit zu erledigen. Wenn man die sieben Gebote in einem Satz zusammenfassen wollte, dann lautete der wohl: “Respektiere Deine Zeit” oder “Simplify your time” (so hieß auch der Vortrag von Seiwert). Wer auf diesen Prinzipien aufbaut, ist auf gutem Weg, ein Zeitmanagement zu finden, mit dem er seine Termine und Aufgaben im Blick behält und dabei Zeit für sich selbst findet.
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Dominik hat uns vor ein paar Wochen Tipps gegeben, wie man zu einem guten Schlaf kommt. Doch auch der beste Schlaf ist irgendwann vorbei und man muss aufstehen. Im Folgenden findet ihr ein paar Tipps, wie man das am besten schafft und einen optimalen Start in den neuen (Arbeits-)Tag erwischt.

1. Einfach aufstehen: Der Snooze-Button ist Dein Feind! Du hast Dich abends dafür entschieden, zu einer bestimmten Zeit aufzustehen, also steh zu Deiner Entscheidung und steh auf. Klingt hart, aber je länger Du weiter im Bett döst, desto schwerer wird Dir das Aufstehen fallen. Es gibt auch schon Wecker ohne Snooze (z.B. der aXbo, den auch ich benutze), und das aus gutem Grund. Ich schlage Dir einen Deal vor: Wenn der Wecker los geht, stehst Du für 10 Minuten auf. Danach kannst Du wieder ins Bett, wenn Du magst. OK, das ist ein Trick: Nach nur 10 Minuten bist Du wahrscheinlich schon so wach, dass Du nicht mehr ins Bett musst oder willst.

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Jeder von uns hat Träume, die er gerne verwirklichen würde. Für viele bleiben es aber Träume, weil sie keine Zeit finden, sie wirklich zu verfolgen. Das ist schade, denn es gibt einen Weg, wie man seinem Traum Schritt für Schritt näher kommen kann.

Eines der wichtigsten Prinzipien von Getting Things Done ist, immer und überall etwas zum Notieren dabei zu haben, damit keine Ideen verloren gehen. Normalerweise notiert man die Idee nur in einem kurzen Stichwort auf einen Zettel, legt diesen dann in den Eingangskorb und verarbeitet ihn dann beim Leeren des Eingangskorbes. Mehr darüber erfahrt Ihr in den Artikeln “Alles muss raus” und “Zen To Done (Teil 4): Gewohnheit 1: Sammeln”.

Das selbe Prinzip kann man etwas angepasst auch dazu benutzen, seinem Traum schrittweise näher zu kommen. Wenn ich hier von Traum spreche, meine ich damit all das, was man gerne haben oder tun würde, von dem man aber nicht genau weiß, wie man es erreichen kann. Besonders geeignet sind Dinge, die man gerne tun würde – wie beispielsweise ein Buch schreiben, eine neue Karriere finden, neue Einkommen erschließen, anderen Menschen helfen. Viele Leute wissen jedoch gar nicht, was eigentlich ihre Leidenschaft wäre. Sie leben ihr Leben einfach, wie’s kommt, und haben sich damit abgefunden (falls Du auch zu diesen Menschen gehörst, dann empfehle ich Dir den Artikel “Zen To Done (Teil 13): Gewohnheit 10: Finde Deine Leidenschaft“). Andere wissen zwar, was sie gerne tun würden, aber sie kommen nicht dazu, diesen Traum ernsthaft zu verfolgen: Die Leidenschaft geht im Alltag unter. Doch dem kann abgeholfen werden:

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Wer kennt das nicht? Mit Schwung hat man sein Organisationssystem umgestellt, neue Methoden trainiert, von vorne angefangen. Und eine ganze Weile lief alles hervorragend. Doch auf einmal merkt man, wie man den Tritt verliert und in alte Muster zurückfällt. Im Folgenden geben wir ein paar Tipps, was man tun kann, wenn man die Kontrolle wieder zu verlieren droht:

Nach den ersten erfolgreichen Tagen oder Wochen verliert man häufig seinen Rhythmus. Vielleicht lässt man sich ein wenig gehen, vielleicht ist so viel los, dass man seine neuen Gewohnheiten nicht mehr weiter pflegen kann. Oder der normale Ablauf wird durch Feiertage oder Ferien gestört. Das haben viele erlebt, die versucht haben, etwa Getting Things Done umzusetzen – Du vielleicht auch.

Egal, was die Gründe dafür sind, Du hast Deinen Rhythmus verloren und möchtest ihn wieder finden. Das ist gar nicht immer so einfach. Wir entwickeln uns weiter, unsere Prioritäten und Interessen verschieben sich. Man kann nicht einfach zurück gehen, als ob nichts gewesen wäre. Doch vielleicht helfen Dir die folgenden Tipps, die Kontrolle wiederzugewinnen, wenn das Chaos droht:

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Viele Leute sind stolz darauf, dass sie diszipliniert arbeiten können. Andere halten sich für völlig undiszipliniert, aber sogar die schaffen es, Dinge zu erledigen. Doch liegen Disziplin und Selbstmotivation wirklich so weit auseinander?

Die Eigenwahrnehmung ist manchmal weit von der Fremdwahrnehmung entfernt. Ich höre oft, dass ich sehr diszipliniert sei, aber meine Wahrnehmung sagt etwas ganz anderes; nämlich, dass ich sehr undiszipliniert bin. Ich habe mich lange gefragt, wie es zu diesen beiden unterschiedlichen Einschätzungen kommt, und was ich gegen meinen (eingebildeten?) Mangel an Disziplin tun könnte. Die kurze Antwort: Keine Ahnung. Die Begründung: Das spielt gar keine Rolle. Ich dachte nämlich immer, ich müsse mehr Disziplin haben und ohne Disziplin ginge es nicht. Doch jetzt weiß ich: Es gibt eine Alternative zur Disziplin: Die (Selbst-)Motivation.

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Ich liebe Listen! In meinen elektronischen und analogen Dokumenten tummeln sich die verschiedensten Listen zu allen möglichen Themen. Listen zu schreiben ist – neben Mindmaps – meine liebste Methode, Dinge festzuhalten und zu brainstormen. Hier die Gründe:

1. Listen sind übersichtlich. Listen sind schön geordnet. Ich kann meine Stichworte hervorheben (so wie hier) und habe in kürzester Zeit einen Überblick.
2. Listen sind ausführlich. Neben dem Stichwort kann ich ins Detail gehen. Eigentlich genau so, wie Du jetzt diese Liste liest: Du liest das Fettgedruckte und je nach Interesse auch noch den Text, der dahinter steht. Wenn Dich ein Punkt nicht interessiert, bist Du schnell beim nächsten.
3. Listen kann ich ergänzen. Egal, wann mir etwas zum Thema einfällt: Ich kann jederzeit meine Liste ergänzen und erweitern.

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Viele Menschen fangen einfach immer mit der Arbeit an, die ihnen als erstes einfällt. Und wenn ihnen etwas Dringenderes, Wichtigeres oder Angenehmeres in den Sinn kommt, wechseln sie die Aufgabe. Sie lassen sich vom Moment treiben und nehmen ihren Arbeitstag zu wenig in die Hand.

Natürlich stehen bei jedem die dringenden und wichtigen Aufgaben im Vordergrund, aber mit einer solchen Arbeitsweise lässt man sich zu schnell unterbrechen. Ständige Ablenkungen sind ein großes Problem bei der Arbeit. Und zwar nicht nur die Ablenkungen, gegen die man machtlos ist (das Telefon klingelt, ein Kollege oder die Chefin will kurz eine Sache klären, plötzlich taucht ein Problem auf, um das man sich sofort kümmern muss), sondern auch die Ablenkungen, die man sich selber einhandelt: Man checkt ständig seine Mails oder switcht von einer Aufgabe zur anderen. Dabei kann man eine Aufgabe besser und schneller erledigen, wenn man sich fokussiert. Eine Methode, die dabei hilft und trotzdem noch Flexibilität garantiert, ist, seinen Tag grob nach bestimmten Schwerpunkten einzuteilen. Hier ein Beispiel, wie ich das mache:
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Von allen Gewohnheiten in Zen To Done ist dies die schwierigste – aber wahrscheinlich auch die wichtigste. Wenn Du nur eine Sache aus diesem Buch umsetzen willst, dann ist diese Gewohnheit diejenige, die ich empfehlen würde.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu “Zen To Done”, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick.

Ist diese Gewohnheit essentiell für das System? Nein. Du kannst Dir alle anderen Gewohnheiten aneignen und diese hier auslassen, aber trotzdem gelassen und organisiert sein. Aber dieser Schritt wird Dich nicht nur viel glücklicher machen, sondern auch produktiver.

Überleg Dir mal folgendes: Wenn Du von ganzem Herzen etwas tun willst, dann wirst Du wie verrückt daran arbeiten, damit anzufangen. Du wirst extra hart arbeiten, Du wirst noch mehr Stunden investieren, und die Wahrscheinlichkeit ist gering, dass Du die Arbeit daran aufschiebst.

Wenn es Dir davor graut, morgens ins Büro zu gehen, oder wenn Du merkst, dass Dir ständig die Motivation fehlt, oder wenn Du das, was Du tust, langweilig und monoton findest, dann solltest Du Dich nach einer neuen Arbeit umsehen. Denn ein solcher Job wird Dich nicht nur immer unglücklicher machen, sondern hindert Dich auch daran, Dein volles Potential umzusetzen.

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Einer der Schlüssel jedes Zeitmanagement-Systems ist die To-Do-Liste – sie hält alle Aufgaben fest, die Du im Moment nicht erledigen kannst, so dass Du jederzeit weißt, was Du noch erledigen musst. Für ZTD brauchen wir aber noch ein paar (wenige) andere Hilfsmittel.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick

Bei ZTD ist es wichtig, ein einfaches System zu haben, welches Du auch wirklich benutzt; ein System, dem Du Deine Informationen anvertraust. Und das sind die drei Bausteine dieses einfachen, vertrauenswürdigen Systems:

1. Aufbau: Ein einfaches System besteht aus Eingangsorten, einem Kalender, Listen und einer Ablage.
2. Hilfsmittel: Es ist wichtig, einfache Hilfsmittel zu benutzen, so dass das System nicht mühsam gewartet werden muss.
3. Gebrauch: Schließlich ist es wichtig, dass Du Dein System auch tatsächlich benutzt und es Dir zur Gewohnheit machst, es täglich zu überprüfen.

Der Aufbau

David Allen schlägt bei GTD vor, alle Aufgaben in getrennten Listen – so genannten Kontextlisten – zu verwalten, etwa @Büro, @Computer, @Anrufe, @Besorgungen usw. Der Grund ist, dass Du so immer nur die Aufgaben anschauen musst, die Du im aktuellen Kontext überhaupt anpacken kannst, anstatt eine lange Liste von Aufgaben vor Dir zu haben, von denen Du die meisten im Moment sowieso nicht erledigen kannst.

Bei ZTD sollte Dein System so einfach wie möglich bleiben. Zwar ist das Konzept der Kontextlisten nützlich, aber es kann auch schwierig sein, es auf dem aktuellen Stand zu halten. Verwende darum in jedem Fall so wenige Listen wie möglich. Ein Beispielaufbau könnte so aussehen:

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Da hat man das Buch von David Allen verschlungen, GTD eigentlich auch verstanden, und doch bleiben immer noch Aufgaben unerledigt. Wie kann man seinen Kram wirklich fertigbekommen? Auf was lohnt sich zu achten?

Alle Systeme, mit denen man seine Aufgaben organisieren will, haben einen Nachteil: Die Aufgabe muss man schlussendlich immer noch selbst erledigen. Das System sorgt (wenn es funktioniert) nur dafür, dass nichts verloren geht, und dass man den Überblick behält. Und das ist schon Einiges. Meistens braucht es nämlich von da aus nur noch einen kleinen “Schubser” und die eine oder andere Technik, und schon läuft es. Hier sind ein paar Methoden, auf die ich regelmäßig zurückgreife:
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