Dank diesen Tools bin ich noch produktiver:
Meine ganz persönlichen Favoriten

Seit einem halben Jahr schreibe ich hier auf imgriff.com wöchentlich über Tools und Apps, die unser (Arbeits-)Leben einfacher und produktiver machen. Auch wenn ich täglich auf der Suche nach neuen Tools bin, ist es natürlich nicht so, dass ich alle getesteten Tools täglich nutze. Einige fallen direkt nach der Testphase wieder weg, andere geraten später in Vergessenheit. Doch welches sind nun meine persönlichen Langzeit-Favoriten?

Zuerst ein paar Worte zur Hardware: Hier bin ich sehr standardmässig unterwegs und vertraue primär auf mein MacBook Pro (im Büro mit einem zusätzlichen Bildschirm) und auf ein iPhone 4. Das iPad 2 ist zwar auch mein ständiger Begleiter, ich verwende es aber fast ausschliesslich zum Lesen meiner Tageszeitungen. Als wirkliches Arbeitsinstrument konnte es sich nie durchsetzen; es leistet aber immer mal wieder gute Dienste bei Sitzungen, zu denen ich den Laptop nicht mitnehmen will.

Konsequent: Alles in der Cloud

Nun zur Software: Meine Daten sind seit 2008 komplett in der Dropbox - inklusive Steuererklärung, Geschäftsdokumente und iTunes-Bibliothek. Auch wenn es mittlerweile sicherere und günstigere Anbieter gibt, überzeugt mich Dropbox immer noch durch seine Einfachheit und Zuverlässigkeit. Allerdings erstelle ich immer weniger eigentliche Dokumente, sondern nutze für vieles den Klassiker Evernote.

Evernote ist unentbehrlich geworden

Ich habe mich mit dem Tool anfänglich schwergetan, aber in der Zwischenzeit ist es mein Notizbuch für einfach alles geworden: Sitzungsvorbereitungen, Sitzungsnotizen, Ideen sammeln, Artikel schreiben etc. Ausserdem speichere ich laufend interessante Blogartikel (direkt aus dem RSS-Reader Reeder) und Statistiken, Infografiken, Rezepte und vieles mehr aus dem Web. Immer öfter nutze ich die Möglichkeit, E-Mails mit wichtigen Informationen wie Lizenzschlüsseln direkt an Evernote zu senden.

Mit Evernote habe ich alle Informationen an einem zentralen Ort und jederzeit zur Hand, unabhängig vom Gerät. Dabei eignet es sich meines Erachtens aber primär für Notizen, die nur eine minimale Formatierung benötigen, sowie fürs alleine Arbeiten. Für kollaborative Einsätze ist Evernote zu wenig verbreitet.

Für die To-Do-Liste muss es BusyCal sein

To-Do-Listen sind wahrscheinlich etwas vom Persönlichsten und Subjektivsten, und ich habe fast jedes Tool schon mal ausprobiert. Die meisten waren mir aber zu kompliziert, denn ich will Aufgaben nicht noch taggen, kategorisieren etc. Sonst geht das Erfassen plötzlich länger als das Erledigen. Mit BusyCal habe ich die Aufgaben tageweise oberhalb des Kalenders und kann meine Woche ideal planen. Dank Synchronisation mit iCloud sind die Tasks auch auf dem iPhone und dem iPad verfügbar.

Zu den kleinen Desktop-Helferlein: Dokumente und Programme starte ich mit Alfred, der effizienten Kommandozentrale. ClipMenu steigert meine copy&paste-Geschwindigkeit, da es der Zwischenablage eine History gibt und ich das gleiche nicht mehrfach kopieren muss. Häufig verwendete Texte wie “Freundliche Grüsse” oder ganze Textblöcke für Mailvorlagen sind im TextExpander gespeichert und mit wenigen Tastenklicks eingefügt. Im letzten Monat habe ich 621 Textbausteine eingefügt und damit 76’000 Tastenanschläge gespart, was bei 80 Wörtern pro Minute eine Zeitersparnis von gut 3h ergibt.

DynaMite bietet den Anreiz, fokussiert zu arbeiten

Im Geschäftsalltag nutze ich mite zur Zeiterfassung. Sie wirkt bei mir ganz klar produktivitätssteigernd. Dank DynaMite sitzt die Stoppuhr prominent in der Menüleiste und zeigt mir an, wie lange ich bereits an einer Aufgabe dran bin. Dies ist Anreiz genug, fokussiert an dieser Aufgabe zu arbeiten, um sie raschmöglichst abzuschliessen. Ausserdem mache ich mir beim Starten der Zeiterfassung automatisch Gedanken dazu, wie lange ich daran arbeiten werde. So setze ich mich viel bewusster hinter die Aufgabe und erziele immer genauere Planungen.

Highrise für eine lückenlose Kundenhistory

Da ich mit sehr vielen Kunden in Kontakt bin, verwende ich konsequent Highrise als CRM, um alle Kontaktdaten und Notizen zu Kunden zu verwalten. Zu Beginn brauchte dies ziemlich grosse Selbstdisziplin; mittlerweile ist das Highrise-Browserfenster immer offen und ich dokumentiere konsequent alle Interaktionen. Der Mehrwert, die gesamte Kundenhistory jederzeit präsent zu haben, ist vor allem bei der Zusammenarbeit mit Grosskunden und verschiedenen Ansprechpersonen gewaltig. Sehr effizient finde ich die Möglichkeit, E-Mails direkt per bcc: in Highrise zu importieren.

Abgesehen von den beschriebenen Tools basiert meine Arbeit auf sehr vielen Standard-Tools wie dem Apple Mail-Programm, Microsoft Office und Chrome als Web-Browser.

In meinem nächsten Artikel werde ich darauf eingehen, weshalb ich überhaupt immer so produktiv sein will und was das alles mit meiner Faulheit zu tun hat.

Bild: Matt Reinbold bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)

 

Patrick Mollet

Unternehmer, Publizist, Liberaler, Squasher, EVZ-Fan.

 

Aktuell unterstützt er mit seinem Startup Eqipia Arbeitgeber dabei, dank den Netzwerken ihrer Mitarbeiter besser und einfacher zu rekrutieren.

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21.9.2009, 2 KommentareDer Link am Mittag:
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Wir bei imgriff.com stehen ja ziemlich auf den Timetracker mite aus Berlin. Wer aber eine Alternative sucht, sollte sich mal die fünf ausgewählten Zeiterfassungs-Tools ansehen, die Lifehacker hier vorstellt.

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17 Kommentare

  1. Für mich ist Clear die ToDo App der Wahl geworden. Aussehen und Bedienung ist auf dem Desktop identisch mit dem iPhone, das finde ich sehr praktisch.

  2. Vielen Dank für den Artikel! DynaMite hört sich gut an -die werden ich def. mal ausprobieren. Gerade bei programmierarbeiten (zeitl. Abrechnung etc.) könnte ich mir die App gut vorstellen.

  3. Mal wieder nur Mac-Kram… schnarch…

  4. Alles in der Cloud?
    Wenn du nur den Produktivitätsfaktor siehst dann verstehe ich deine Arbeitsweise. Aus Datenschutz-Sicht recht bedenklich.
    Steuererklärungen, Geschäftsdokumente usw. würd ich nie im Leben in die Cloud blasen. Der jüngste NSA Skandal hat mich in dieser Weise wieder bestätigt. Ich möchte dir damit nichts vorschreiben jedoch solltest du dir vielleicht ein paar Gedanken machen was du da eigentlich machst wenn du heikle Daten auf irgendeinen Server ladest.

    • Deshalb habe ich ja explizit die Geschäftsdokumente und die Steuererklärung erwähnt, weil ich mir dessen natürlich schon bewusst bin. Aber schlussendlich ist es ein Trade-Off zwischen Convenience und Angst vor Missbrauch. Die Frage ist auch immer, was wirklich «heikel» an meinen Daten ist? Klar wäre es unschön, wenn jemand unbefugt Zugriff darauf hätte. Aber die Steuerverwaltung erhält diese Dokumente sowieso. Und mein Geschäftsabschluss wird ja nicht gerade auf der Frontseite der New York Times publiziert werden.

      Meines Erachtens dürfen wir nicht paranoid werden und uns aber gleichzeitig eingestehen, dass es den absoluten Schutz einfach nicht mehr gibt, wenn wir vernetzt leben, arbeiten und kommunizieren wollen. Denn sonst dürftest du heikle Daten nur noch auf einem vom Netz losgelösten PC bei dir zuhause erstellen, bearbeiten und speichern. Und dann auch ja nie ein solches Dokument via deine Gmail-Adresse versenden!

    • Sollte für Ihr Unternehmen deutsches Datenschutzrecht (BDSG) einschlägig sein, wird es mit der Speicherung von Geschäftsunterlagen (gar Geheimnissen) auf US Servern unter Umständen sehr eng und es können empfindliche Bußgelder drohen…

    • Die sollen mal zuerst alle diejenigen Konzerne dran nehmen, welche mit Office 365 und Google Apps arbeiten!

  5. Evernote funktioniert auch als To Do Liste Top. Mit ein paar Tags und gespeicherten Suchen lässt sich einfach sogar ein brauchbares GTD System erstellen. Mit der neuen reminder Funktion sogar noch besser.

  6. Hi,

    sehr schöner Artikel! Bin auch so ein Effizienz Junkie wie du :)
    Nur habe ich schon vor längerem angefangen, Dropbox durch die sichere, aber genauso gut funktionierende Variante owncloud.org zu ersetzen. Bisher keine Probleme!

    Beste Grüße,
    Timo

  7. Na, da habe ich ja mal was zum anschauen und testen wie ich so damit zurecht komme. Wobei ich leider zugeben muss das ich bei Evernote noch nicht so den einstig geschafft habe, da muss ich wohl noch mal mehr mich mit auseinander setzen.

  8. Schöner Artikel,
    obwohl sich bei mir merkwürdigerweise auch Unbehagen breit macht.
    Geht es in unserer (Geschäfts)Welt nur noch darum, möglichst effizient zu sein? Ich schreibe zum Beispiel gerne meine – oft persönliche – Grußformel an Kunden und Freunde. Und ehrlicherweise habe ich noch nie gezählt wie oft und wie lange…
    Wenn Höher, Schneller, Weiter, Wachstum, Effizienz und Erfolg die maßgeblichen Leitlinien unserer Gesellschaft und unseres Lebens werden – leben wir dann überhaupt noch? Können wir noch Zeit verbringen und Menschen treffen, ohne sie nach ihrem Wirkungsgrad, Ertrag oder Potential zu bewerten? Und was ist mit denen, die unser Tempo nicht mitgehen können?

    Viele Grüße,
    Karsten

    Ps. Deine Ausstattung mit Macbook, iPad und iPhone kenne ich gut und bin regelmäßig versucht die letzten beiden in die Tonne zu hauen… :-)

    • Nein, denn Effizienz ist ja kein Selbstzweck. Aber wenn ich eine Arbeit erledigen muss/will, dann möchte ich sie möglichst effizient erledigen – damit ich zum Beispiel eben gerade Zeit habe, um mich mit Freunden zu treffen.

  9. Auch ich halte nicht so viel von der Lagerung sensibler Daten auf Servern außerhalb der EU.

    Es gibt aber inzwischen sehr komfortable Alternativen, deren Quelltexte offen sind:

    http://owncloud.org/ (Dateien)
    http://kolab.org/ (E-Mails, Termine, Kontakte)

    Beide lassen sich auch miteinander verbinden und mit mobilen Geräten synchronisieren.

    Zugegeben: Die Einrichtung auf einem eigenen Server/Webspace geht nicht so leicht von der Hand wie ein Google- oder Dropbox-Konto anzulegen. Aber mit ein bisschen Zeit (und ggf. Hilfe eines bewanderten Profis) ist auch das machbar.

    Wenn es dann läuft, läuft’s :-)

    • Hallo feifer,

      vielen Dank für den Link (kolab.org) – genau sowas habe ich schon Ewigkeiten gesucht, dass man aus Mails direkt zu erledigende Aufgaben machen kann! Das erspart einem das Überführen und hin-und-her kopieren zw. Mailprogramm und Taskplaner etc.

      Ich werde die Applikation mal ausgiebiger testen, in einem anderen Tool (clockingit.com) habe ich mich nämlich ziemlich an die GANTT-Funktionen gewöhnt – dort konnte man allerdings nicht angeben, wie viel % der Aufgabe bspw. schon abgeschlossen ist und ein Mailempfang ist dort leider auch nicht integriert. Ansonsten ist es genau das, was ich brauche! :-)

      Viele Grüße
      Alex

  10. Die wichtigsten produktiven Helferlein für mich (Samsung Tablet Android) sind die Office-Apps von SoftMaker.

    Am Heim- oder Büro-Rechner Dokumente, Tabellen oder Präsentationen mit Microsoft Office erstellen, in die Cloud hochladen, und unterwegs mit TextMaker Mobile, PlanMaker Mobile oder Presentations Mobile am Tablet weiterbearbeiten.

    Funktioniert wunderbar, da die genannten SoftMaker Apps über hervorrragende Import-/Exportfilter für Word, Excel, PowerPoint verfügen und – in beide Richtungen – die Dokumente stets originalgetreu aussehen (alle anderen die ich getestet habe kreierten Formatierungssalat); desweiteren kommen diese Apps vom Funktionsumfang her einem Desktop-Office sehr nahe, man hat fast alle Editierungs- und Bearbeitungsfunktionen.

    Heißt: Mein leichtes “Immer An”-Tablet hat dadurch peu a peu das schwere “Immer Hochfahr”-Notebook ersetzt.

    Gibts leider aber nicht für iOS.

  11. Danke für den hilfreichen Artikel Patrick,
    nach 30 Jahren MSFT habe ich es inzwischen auch auf den Mac geschafft und bin jetzt auf dem Sprung zu Evernote. Auch ich bin Dropbox User und jetzt stellt sich bei mir die Frage ob ich anstelle Dropbox iCloud verwenden soll.
    Wieso hältst Du an Dropbox fest? Danke im Voraus für eine kurze Antwort.

    • Sorry für meine späte Antwort: Ich nutze schon seit Jahren (circa seit Ende 2007) und der Dienst erfüllt alle meine Anforderungen. Insbesondere gefällt mir die nahtlose Integration in die bestehende Ordnerstruktur. Entsprechend gab es für mich nie einen Grund für einen Wechsel.

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