Der Versand bzw. Up-/Download von Dokumenten als PDF-Datei ist heute Alltag. Entsprechend oft müssen solche Dateien komprimiert werden, ohne dass sie dabei merklich an Qualität verlieren. Dafür gibt es effiziente Programme – zum Beispiel PDF Shrink. Dank seiner massgeschneiderten Profile kann ich PDFs für verschiedene Zwecke innert Sekunden komprimieren.

Wer nur ab und zu eine PDF-Datei erstellen und verkleinern muss, für den gibt es verschiedene Lösungen: Auf einem Mac kann man eine PDF-Datei mit Standardtools von OS X verkleinern (darüber habe ich bereits hier geschrieben), für Windows gibt es ähnliche Tools wie z.B. den Nice PDF Compressor. Immer mehr solche Kompressionsprogramme werden auch als Online-Service angeboten (z.B. der PdfCompressor).

Wenn man aber häufiger PDF-Dateien optimal komprimieren will, kommt man um ein spezialisiertes Tool wohl nicht herum. Durch komprimierte PDFs verkürzen sich Mailversand- und Up- bzw. Download-Zeiten (z.B. beim Austausch der Dateien via Dropbox, Google Drive etc.) erheblich – bei häufigem Einsatz von PDFs ein grosser Nutzen. Ich selbst setze für diesen Zweck seit Jahren PDF Shrink von Apago ein.

Vorteile

• Mitgeliefert werden vordefinierte Profile für PDFs in Mails, für optimalen Druck oder zur Anzeige auf dem iPhone.
• Die Definition neuer Profile wird durch einen Dialogassistenten unterstützt und erfordert nur minimale technische Kenntnisse.
• Bestehende Profile können dupliziert und danach angepasst werden; ideal, wenn man nur wenige Einstellungen verändern will (z.B. schwarz/weiss und farbig).
• Es können beliebig viele Profile definiert und gespeichert werden; eines davon kann als Standard-Profil festgelegt werden.
• Es können einzelne Dateien und ganze Ordner (bzw. mehrere, gleichzeitig markierte Dateien) per Drag & Drop verarbeitet werden.

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Versionen und Kosten

PDF Shrink ist für Windows und für Mac OS X erhältlich. Wer das Programm auf Herz und Nieren prüfen will, kann eine kostenlose 10-Tage-Testversion herunterladen. Eine Einzellizenz kostet 35 US$, Volumenlizenzen für Unternehmen sind ebenfalls erhältlich.

Praxiseinsatz

Ich selbst versende im geschäftlichen Alltag wann immer möglich Dokumente als PDF-Datei – nicht zuletzt aus Umweltüberlegungen. In den allermeisten Fällen schätzen das meine Kunden, da die Verteilung innerhalb des Unternehmens ebenfalls elektronisch und damit wesentlich einfacher ist und in der Regel die Papierflut verkleinert werden kann.

Für die drei häufigsten Anwendungsfälle habe ich spezifische Profile erstellt: PDFs per Mail (klein, aber ansehnliche Qualität), Fotoprotokolle und Kandidatendossiers (maximal reduziert, aber noch immer gut lesbare, eingescannte Dokumente).

Ich kann nicht genau sagen, wie viel Zeit ich gegenüber früher einspare, als ich jedes PDF einzeln geladen, einen Komprimierungsfilter ausgewählt und die komprimierte Datei abgespeichert habe. Aber eins ist klar: Der Zeitgewinn und die Sicherheit, die optimale Qualität bei bester Komprimierung zu erhalten, machen enorm viel aus.

Der Praxisbeweis in 10 Sekunden: PDF per Drag & Drop auf das Programm-Icon ziehen, Komprimierung läuft, PDF Shrink schliesst sich. Fertig.

Bei dieser Demo verwendet PDF Shrink das Default-Profil; will man ein anderes Profil nutzen, muss das Programm vorab gestartet werden.

Bilder: apigo.com / Marcel Widmer
Video: Marcel Widmer