Aufgabenverwaltung:
Mit dem arbeiten, was da ist

Tools zur Aufgabenverwaltung sind toll – können aber zum Zeitfresser werden: Zuviele Features, zu komplizierter Aufbau. Selbst ist die Frau: Karin Friedli hat sich ein System für die To Do’s gebaut – im E-Mail-Programm.

Gastautorin Karin Friedli arbeitet bei Blogwerk AG.

«Digitale Aufgabenverwaltungen haben einen Fehler – sie funktionieren nicht» stellte Thomas Mauch vor einiger Zeit an dieser Stelle fest. Und sprach mir damit aus der Seele. Wie ich endlich dauerhaft produktiv und organisiert wurde.

Ich habe sie natürlich ausprobiert: Remember The Milk, Workflowy, Things, Thinking Rock, Wunderlist, Orchestra, Teuxdeux und wie sie alle heissen. Fein säuberlich dokumentierte ich jeweils den Status Quo meiner Aufgaben und fasste gute Vorsätze, auf dass alles gut werde und mir die Arbeit leichter und organisierter von der Hand gehe. Und ich mochte sie, fast alle. Thinking Rock ist super durchdacht, Wunderlist ist irrsinnig hübsch, Remember The Milk hat coole Features. Allein, geholfen hat das nie auf Dauer. Ungezählte Anläufe und einige Jahre später war ich irgendwann letztes Jahr genau so weit wie zuvor.

Geholfen hat am Ende nur eins: gnadenloser Pragmatismus. Was hilft mir wirklich, mein Zeug zu erledigen? Und wie mache ich mir das so einfach wie nur irgend möglich?

Eine Applikation mehr ist mir eine zuviel

Ich benutze heute keine zusätzliche Aufgabenverwaltung mehr, sondern nur noch meinen E-Mail-Account (ich arbeite mit Google Apps, aber man kann sich das mit jedem anderen Webmail oder Client einrichten). Meine Inbox wird bei jeder Kontrolle vollständig geleert nach den folgenden Kriterien:

  • Erfordert weniger als 1 Minute meiner Zeit: Wird sofort erledigt und archiviert.
  • Muss heute bearbeitet werden: Wird mit dem Label @heute archiviert.
  • Erfordert weitere Aufmerksamkeit, aber nicht zwingend heute: Wird mit einem Stern markiert.
  • Erfordert momentan keine noch Handlung von mir oder erst, nachdem sonstwer reagiert hat: Wird mit dem Label @warten archiviert.
  • Muss zur nächsten Sitzung mit einer bestimmten Person oder Gruppe mit: Wird mit dem entsprechenden Label (z.B. @team) archiviert.
  • Erfordert keine Handlung, aber ist dennoch interessant, sich bei Gelegenheit mal anzuschauen: wird mit dem Label @prio2 archiviert.
  • Für Aufgaben, die von irgendwoher auf Zuruf zu mir gelangen (Telefonate, Arbeitskollegen) schreibe ich mir selber eine Mail-Notiz mit den entsprechenden Stichworten und ordne die nach dem selben Prinzip ein.

Die mit Stern markierten Elemente sind meine gesamte To-Do-Liste, daraus generiere ich täglich meine zu erledigenden Aufgaben, indem ich sie dem Label @heute zuordne. Die Labels @warten, @prio2, @team etc. werden regelmässig durchgesehen.

Voller Posteingang? So kann ich nicht arbeiten.

Warum das Inbox Zero-Prinzip dabei nicht nur hübsch anzusehen, sondern auch so wichtig für mich ist, habe ich nach Simones Artikel zum Thema Zeitsouveränität auch endlich verstanden: Es herrscht einfach erst wieder Ordnung in meinem Hirn, wenn das, was sich da aufstaut, wenigstens vorderhand einen gewissen «erledigt»-Status hat. Auch wenn der in diesem Fall häufig nur bedeutet: Zur Erledigung einsortiert. Ist das erst mal passiert, kann ich ohne weitere Ablenkung weiterarbeiten. Gleichzeitig benötige ich keine mentale Kapazität mehr für die Schnittstellenproblematik: Alle offenen Enden liegen irgendwo in meiner Aufgabenverwaltung, ohne dass ich sie explizit dahin transferieren oder neu erfassen muss.

Ist denn jetzt alles super? Vieles ist jetzt besser als zuvor, aber es gibt natürlich Schwachstellen. Zum Beispiel die, dass ich meine E-Mails generell zu oft am Tag checke. Ich kenne die Theorie: Nur zu festen Zeiten, dann weg damit. Ich habe mich damit abgefunden, dass ich diesen Status wohl nie erreichen werde und begnüge mich damit, das oben beschriebene Prinzip beizubehalten, auch wenn die Durchgänge viel öfter stattfinden als empfohlen.

Eine andere Schwäche ist, dass man mit diesen Labels manchmal nicht rational operiert: An manchen Tagen zeigt mein «heute»-Ordner das an, was ich heute tun muss und werde. Häufig liegen da aber auch noch x Dinge drin, die ich einfach gerne auch noch vom Tisch haben möchte – und recht regemlässig ist das zuviel, was wiederum wie bei der klassischen To-Do-Liste ein gewisses Frustpotential birgt, wenn man das nicht abgearbeitet kriegt.

Nicht perfekt, aber nah dran

Es ist nun mal so – keine Methode ist vollkommen, und sein Zeug planen und erledigen muss man ja trotzdem immer selber. Dennoch: Dadurch, dass ich keine separate Anwendung mehr brauche, spare ich mir subjektiv beurteilt einen Grossteil des Aufwands zur Verwaltung meiner Aufgaben. Ich glaube, das ist der Hauptgrund dafür, dass ich dabei geblieben bin. Ja, Thinking Rock kann viel mehr, Wunderlist ist hübscher und Remember The Milk erkennt das Datum automatisch, wenn ich «morgen» hinschreibe, das finde ich immer noch cool und praktisch. Aber am Ende muss mein System ja nur eins: Für mich dauerhaft funktionieren.

Bild: Maciej Wojnicki bei flickr.com (CC BY 2.0)

 

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22 Kommentare

  1. Hi, ich seh jetzt kein Unterschied darin ob ich dieses System per eMail mache oder mit einem anderen elektronischen Tool. Geht genau so. Deswegen kann man nicht sagen: «Digitale Aufgabenverwaltungen haben einen Fehler – sie funktionieren nicht» Nichts anderes wird hier vorgeschlagen. Nur halt mit eMail und nicht mit einem extra Programm.

    • Hallo Sascha, der Unterschied ist: Ein grosser Teil meiner Aufgaben liegt bereits in meiner E-Mail-Verwaltung, also muss ich sie höchstens sortieren, aber nicht erfassen – ein Schritt, den jedes weitere Tool bedingt und der mich davon abhält, es dauerhaft und effizient zu verwenden. Das ist alles, für mich aber ein zentraler Punkt.

  2. “erledigen muss man ja trotzdem immer selber”
    Genau daran kranken doch alle diese To-Do’s. Ich hoffe immer noch auf Siri. Irgendwann.

  3. Dieses System präferiert ein stark REAKTIVES Arbeiten. Aufgaben und Anforderungen, die per Mail herein kommen, bilden den Pool der Möglichkeiten, die sortiert werden müssen.

    Was aber ist mit pro-aktiven Arbeiten?`Neue Konzepte erstellen, Projekte planen und starten, Themen ohne externen Anlass recherchieren und bearbeiten? Sodann die Verwaltungsarbeiten, die man gerne vor sich her schiebt, wobei das “Gegenüber” nur selten per Mail von sich hören lässt (Finanzamt, Vermieter, andere Behörden…).

    Meine Erfahrung: nur wenn ich mir solche Themen ganz weit oben in die Priorität setze und mir dafür auch Zeit nehme (z.B. morgens 2 Stunden, dann erst das Andere…), bleibe ich im Reaktiven hängen. Denn es kommt ja so oft etwas rein….

    • Hallo Claudia, Du hast Recht, meine Beschreibung schliesst die von Dir genannten Arbeiten nur zum Teil ein. Das kommt vermutlich daher, dass meine Jobcharakteristik – nicht nur, aber schon recht stark – von getriggerten Aufgaben geprägt ist bzw. sehr viel im Austausch stattfindet, was dann eben die entsprechenden Auslöser setzt.

      Verwaltungstätigkeiten sind oft wiederkehrend, deswegen gibt es bei mir zu diesem Zweck sich wiederholende Kalendereinträge vor dem Fälligkeitstermin (oder auch einzelne natürlich, wenn’s was einmaliges ist). Diese generieren im Google Calendar Reminder per E-Mail und die landen dann wieder in der beschriebenen Ordnerstruktur – wenns geht/muss im @heute oder sonst in der Sammelliste, die in den nächsten Tagen eh dran ist.

      Pro-aktive Arbeiten wie Konzepte, Recherchen und ähnliches laufen ebenso: Beim Einfall eine Mail mit Stichwort an mich, beim Durchsehen der Liste aktiv planen (mit Blocker im Kalender), Mail bleibt dann meist in der Liste mit Stern, damit ich das Thema auch in der Zwischenzeit nicht komplett aus den Augen verliere.

  4. Für Aufgaben, die mehr oder weniger isoliert für sich stehen, und die aus Titel und Beschreibung bestehen, ist das mit dem GTD via Mail sicher eine brauchbare Lösung. Ich selber nutze dazu den Google Kalender, wo ich einen Kalender extra für Aufgaben habe (der aber nicht von Google Tasks gespeist wird), und dort verfahre ich mit ähnlichen Mitteln. Aber ich nutze gleichzeitig auch noch Google Tasks und Remember the milk. Google Tasks nutze ich als Outliner zur Strukturierung von Arbeitsschritten in größeren Arbeitsprojekten, weil man damit so praktisch Aufgaben in Baumstrukturen anordnen kann. RTM nutze ich (und Familie, also im Multiuser-Betrieb) dagegen als reines Einkaufstool. Es gibt einen (wachsenden :-) Pool an Produkten, die als Aufgabe definiert sind, verteilt auf kategorisierte Listen. Wer etwas benötigt, setzt das Produkt auf Prio 1 oder 2, je nach Dringlichkeit. Und wenn ich dann einkaufen gehe, hab ich mobil die aktuelle Famlilien-Einkaufsliste. Deswegen mein Senf: Aufgaben sind nicht gleich Aufgaben :-)

  5. Siri wird Marketing Gag Bleiben. Oder du wirst wie bei jeder ToDo Dich an das System anpassen müssen. Ein System das sich an dich anpasst gibt es nicht.

  6. Ich hab alle Todo-Listen und Label-Systeme dieser Welt ausprobiert. Die einfachste Lösung und die einzige, die für mich funktioniert: Was im Posteingang liegt, muss erledigt werden. Und wenn ich etwas nicht vergessen darf, schreib ich mir selbst ein E-Mail. Funktioniert bestens.

  7. Nach Jahren, eigentlich sogar nach Jahrzehnten habe ich die optimale Lösung für mich gefunden:

    Eine simple Text-Datei!

    Aufgaben beginnen mit “o”, auf dem Wege der Erledigung wird daraus auch mal ein “” (=teilweise erledigt). Und bei Fertigstellung wird daraus ein “x”.

    Die erledigten Aufgaben (mit “x”) werden von Zeit zu Zeit ganz gelöscht.

    Das Schöne daran ist, dass ich jederzeit Notizen einfügen kann, Aufgaben jederzeit neu gruppieren kann, Aufgaben auch jederzeit neu priorisieren kann, und dass ich mich letztendlich einen Dreck um die Eigenheiten der “Aufgabenverwaltung” an sich scheren muss ;-)

    Der Vorteil gegenüber der “Posteingangs-Variante” ist, dass ich selbst bestimme, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge zu erledigen sind.

    Die Posteingangs-Variante hatte ich auch lange verwendet, aber damit gibt man die Kontrolle zu leicht an seine Kunden bzw. seinen Chef ab.

  8. Hallo,

    das hier finde ich wirklich gut – vor allem das Anwenden von “Bordmitteln”, Pragmatismus und gesundem Menschenverstand!
    Hier kommen dazu meine Tipps für alle “Outlooker”:
    Um den Posteingang leer zu kriegen sind die Aufgaben wichtig und nützlich. Die Aufgabenweitergabe fristet leider ein unbeachtetes Dasein. Wie man Infos aus einer Mail mit einem Griff in die Aufgaben bekommt, habe ich hier beschrieben: http://teamworkblog.de/20…ck-mit-der-maus.html
    Für die “@…” eigenen sich die Kategorien hervorragend.
    ich unterscheide “statische” Kategorien das ist z.B. Projekt XY, Kunde ABC … und “dynamische” Kategorien wie heute, wartet … letztere mache ich im Kategorienamen mit einem führenden # kenntlich, dann stehen sie in der Liste immer oben.
    Weil das Nachverfolgen der Mails (das rote Fähnchen rechts) von den meisten Smartphones ignoriert wird, die Aufgaben aber synchronisiert werden, ziehe ich diese vor.

  9. Der Artikel spricht mir aus der Seele. Ich habe auch alle möglichen Tools ausprobiert, aber am für mich funktioniert Outlook mit allen seinen Features nach wie vor am Besten ;-) Das benutze ich eh’, es hat einen Kalender & Aufgaben kann ich auch hinterlegen… Für mich die beste Lösung ;-)

  10. Sehe ich ähnlich wie viel andere Kommentatoren. Ein Mailprogramm ersetzt keine zeitnahe Aufgabenplanung in weiterem Programm. Oder gibts schon Kombination aus beidem? Gmail und Google Aufgaben zählen für mich leider nicht dazu, weil der Aufgabenplaner zu versteckt und zu verschachtelt in Google Mail ist. Ich glaube, man kann beides nur schwer in einem Programm kombinieren.

  11. @Mr. Video: Google Tasks gibts auch standalone. Ist nur nicht so bekannt: https://mail.google.com/tasks/canvas?pli=1

  12. @Stefan Münz
    Vielen Dank für den Hinweis. Google Tasks ist ohne relativ unbekannt, dieser Hinweis erst recht völlig. Werd ich mir mal näher angucken, wahrscheinlich sehr wertvoller Tip, danke.

  13. @Stefan Münz
    Vielen Dank für den Hinweis. Google Tasks ist ohne relativ unbekannt, dieser Hinweis erst recht völlig. Werd ich mir mal näher angucken, danke

  14. Google Task was mir bisher auch völlig unbekannt. Ich denke mal es liegt einfach nur an der Anwendung was man genau benötigt um seine Aufgabe zu bewältigen. Mir persönlich reicht immernoch thunderbird vollkommen aus.

  15. Ein pragmatischer Ansatz, der mir gefällt. Danke, Karin.

    Eine Frage bleibt noch: wir haben ja berufliche und private ToDos. Wie machst Du das? Gemeinsamer Mailaccount? Je einen und dann ganz gezielt wählen, in/an welchem Du gerade arbeiten willst?

    • Die private Dimension blieb beim Artikel ziemlich aussen vor, das ist richtig. Das kommt daher, dass die Anforderung da (bei mir) eine andere ist – der Anteil meiner ausserberuflichen Aufgaben, der sowieso in meiner Mailbox landet, ist viel kleiner als im beruflichen Kontext.

      Für Ehrenämter oder ähnliches, wofür ich separate Mail-Accounts habe, mache ich’s wie im Büro und arbeite das dann recht gezielt in einem dafür bestimmten Zeitfenster durch.

      Bei den privaten Dingen ist es eine organisch gewachsene Mischform zwischen ebendiesem, einer «Merktafel» zuhause (für Dinge, an die sich mehrere erinnern sollten) und – tatsächlich! – einem kleinen App-Helferlein auf dem iPhone für Dinge, die ich unterwegs brauche/erledigen muss, Einkaufslisten und sowas.

      Aber ja, da ist noch Luft nach oben, ganz klar.

  16. ein informativer artikel, so fühlt man sich nicht als totaler volltrottel wenn man mit die ToDo Tools trotzdem immer versagt.

    Ich versuchs ab heute mit Wunderlist, die “wichtig” markierung könnte gut helfen.

  17. Klasse Beitrag! Habe persönlich nie wirklich mit Gmail Labels gearbeitet. Der Ansatz erinnert mich
    ein bisschen an das Eisenhower Prinzip. Ich denke das eigentliche Problem mit den ganzen Tools ist, dass man die Motivation verliert mit denen langfristig zu arbeiten und diese nach kurzer Zeit als Belastung ansieht. Hat man sich aber mit einem Tool angefreundet, dann ist man definitiv produktiver.

    Bei meinem aktuellem Projekt arbeite ich an einem Tool, welches nur die erledigten Aufgaben trackt. Dieser Ansatz hilft die Motivation zu behalten, egal mit welchem System man arbeitet.
    Ist zurzeit leider noch closed beta: http://www.aufgabenlog.de

  18. Hallo zusammen,

    da E-Mails bei mir 90% aller Aufgaben ausmachen schicke ich mir die restlichen 10% als E-Mail an mich selbst. Diese Aufgaben in ein extra ToDo-Tool zu übertragen habe ich zig Mal versucht, da ich (viel zu lange) daran geglaubt habe dadurch produktiver zu werden.

    Jetzt verwende ich http://www.activeinboxhq.com/ ein Plugin für Google Chrome, welches Google Mail eine ToDo-Funktion spendiert, um aus E-Mails Aufgaben zu machen. Wichtigste Funktion von ActiveInbox: automatische Wiedervorlage von E-Mails zu bestimmten Terminen. Archivierte E-Mails werden dann wieder in den Posteingang geschoben. Ergo: Posteingang = Aufgaben. Das ist das Einzige was bei mir funktioniert.

    Noch ein Tipp: wenn man im Auto sitzt ist es ja oft schwer Aufgaben zu notieren, z.B. nach einem Telefonat oder bei einem Geistesblitz. Ich habe mir dafür eine meiner 3 ISDN-Nummern so konfiguriert, dass eingehende Anrufe auf dieser Nummer automatisch auf einen Anrufbeantworter (z.B. in einer FritzBox oder SIP-Anbieter wie Sipgate) umgeleitet werden. Diese VoiceMessages gehen dann direkt als MP3-Dateien im Anhang einer E-Mail an mein E-Mail Postfach. Das i-Tüpfelchen ist dann noch, dass ich diese Nummer auf eine Kurzwahltaste in meinem BMW gelegt habe. So lässt es sich verkehrssicher notieren :-)

    Viele Grüße,
    Oliver

  19. Hier im Forum wurde meistens, “Aufgabenmanagement ” nur in verbindung mit “Stand alone-Lösungen” in Zusammenhang gebracht.

    Gerne möchte ich einen weiteren neuen Ansatz einbringen.

    Jedes Unternehmen ist von der
    Gründung an eine Abfolge von
    Aufgaben, die zur Lösung geführt
    werden. Der Unternehmenserfolg
    hängt davon ab, ob alle Aufgaben
    stets rechtzeitig, in der erforderlichen
    Qualität und zu den geplanten Kosten
    erledigt werden; denn Unternehmen
    sind die Summe der von Mitarbeitern
    gelösten Aufgaben.
    Die Anzahl immer wiederkehrend
    identisch ausgeführter Aufgaben in
    Form von standardisierten Prozessen
    nimmt heutzutage ab. Hingegen
    gewinnen Projekte und individuelle
    Einzelaufgaben immer mehr an
    Bedeutung.
    Darum sind auch nur die
    Unternehmen und Organisationen
    erfolgreich, welche neben ihren
    Prozessen alle anstehenden
    Aufgaben “in Time”, “in Budget” und
    “in Quality” erfüllen. Diese zentrale
    Stellung des Aufgabenmanagements
    im Unternehmensgefüge verlangt
    nach einem Instrument, das Aufgaben
    plant, steuert, verfolgt und
    dokumentiert.

    ca. 70% aller Emails stehen in Zusammenhang mit Aufgaben.
    Ein Lösungsansatz, den näher zu betrachten Sinn macht, geht von der immer von wieder Praktikern genannten Erfahrung aus, dass ca.70% aller Emails in irgendeiner Form mit der Erledigung von Aufgaben zusammenhängen. Einige Mails gehören zusammen, bauen aufeinander auf, verweisen auf wieder andere,usw. Und alle enthalten Informationen, die für die konkrete Aufgabenlösung wichtig sind.

    Meines Erachtens gehören Unternehmens -Aufgaben ins Aufgabenmanagement 2.0

    MfG

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