Planung ist die Mutter des erfolgreichen Zeit- und Aufgabenmanagements! Dabei geht es nicht um ein «Over-Engineering» des Kalenders, sondern um einige wichtige Grundsätze.

Aus meiner persönlichen Erfahrung mit Getting Things Done (GTD), Zen to Done (ZtD) und vielen anderen Versuchen, Ordnung und Kontrolle in meine Aufgaben zu bringen, kann ich eins felsenfest sagen: Am besten ist es, Deinen Tag vorzuplanen, idealerweise bereits am Abend zuvor. Hier meine Tipps für Deine Tagesplanung, zusammen gesucht im Web und selber getestet:

1. Plane 3 große Brocken ein

Damit sind drei Aufgaben gemeint, die besonders wichtig für Dich und Deine Ziele sind. Dabei handelt es sich um Ziele der kommenden Zeit, die aber auch immer Deinen langfristigen Zielen entsprechen. Hast Du oft kurzfristige Ziele, die gar nichts mit Deinen langfristigen Zielen zu tun haben, solltest Du Dir mal Kapitel 10 – Leidenschaft – von ZtD anschauen.

Die drei großen Brocken sind wichtige, aber auch komplexe Aufgaben, die Du erledigen willst. Dauert ihre Bearbeitung länger als 30 bis 60 Minuten, sind es wahrscheinlich eigene Projekte und Du solltest sie unter Umständen in kleinere Aufgaben zerlegen. Das Gute daran, die drei großen Brocken vorzuplanen, ist, dass Du nach ihrer Erledigung (die Du ja nun auf dem Plan hast), Dich gut fühlen wirst und außerdem kleinere Brocken bequem dazwischen passen. Fange am besten mit einem der drei Brocken an, wenn Du ins Büro kommst und bevor Du irgendwas anderes machst.

2. Nicht auf Kante nähen

Alles dauert länger als geplant. Außerdem musst Du Deine Termine oft vor- oder nachbereiten. Wenn Du Deine Termine für den kommenden Tag auf Kante nähst, wirst Du dafür keine Zeit haben – und somit durcheinander kommen. Irgendwann läuft die Planung so aus dem Ruder, dass Du frustriert bist und Deinen Terminkalender gleich ganz ignorierst. Besser ist, zwischen Terminen mindestens 30 Minuten Platz zu lassen. In dieser Zeit bereitest Du nach oder vor. Oder, falls es nichts vor- und nachzubereiten gibt, widmest Du Dich den großen Brocken – oder füllst die Zeit mit kleineren Aufgaben!

In den Pufferzeiten/Pausen kannst Du Dich natürlich auch mit Prokrastination belohnen oder Dir etwas Bewegung verschaffen. Auch dafür sind Pufferzeiten gut.

3. Reserviere unbuchbare Zeit – und Zeit für Meetings

Das ist Zeit, die niemand anders belegen kann und die Du nur für Dich und Deine Aufgaben hast. Ich habe solche festen Blöcke in meinem Terminkalender vorgesehen, in denen ich von Kollegen nicht zu Meetings eingeladen werden will. Genauso habe ich auch Blöcke im Kalender, in denen ich gerne für Meetings zur Verfügung stehe (idealerweise: nachmittags, da ich vormittags konzentrierter arbeiten will).

4. Den kommenden Tag am besten Abends planen

Wenn wir unerledigte Dinge mit uns herumschleppen, poppen diese Dinge immer wieder in unserem Geist auf. Schreibe Dir deswegen die offenen Punkte idealerweise Abends auf. So sind sie aus Deinem Kopf raus und Du kannst Dich besser auf Deinen Feierabend, Deine Familie oder die nächste Folge von Eureka konzentrieren.

5. Eat that Frog

Oft hilft es, die unangenehmste Aufgabe des Tages als erstes zu erledigen (falls möglich). Umso länger Du wartest, umso unangenehmer wird diese Aufgabe für Dich. Oft stelle ich nach dem Erledigen fest, dass es gar nicht so schlimm war. Dann bin ich froh, dass ich es hinter mir habe – und habe den Rest des Tages ein gutes Gefühl. So eat that frog first!

Bild: Melanie Hughes bei flickr.com (CC BY 2.0)