Zeitmanagement:
5 Tipps für Deinen Tagesablauf

Planung ist die Mutter des erfolgreichen Zeit- und Aufgabenmanagements! Dabei geht es nicht um ein «Over-Engineering» des Kalenders, sondern um einige wichtige Grundsätze.

Aus meiner persönlichen Erfahrung mit Getting Things Done (GTD), Zen to Done (ZtD) und vielen anderen Versuchen, Ordnung und Kontrolle in meine Aufgaben zu bringen, kann ich eins felsenfest sagen: Am besten ist es, Deinen Tag vorzuplanen, idealerweise bereits am Abend zuvor. Hier meine Tipps für Deine Tagesplanung, zusammen gesucht im Web und selber getestet:

1. Plane 3 große Brocken ein

Damit sind drei Aufgaben gemeint, die besonders wichtig für Dich und Deine Ziele sind. Dabei handelt es sich um Ziele der kommenden Zeit, die aber auch immer Deinen langfristigen Zielen entsprechen. Hast Du oft kurzfristige Ziele, die gar nichts mit Deinen langfristigen Zielen zu tun haben, solltest Du Dir mal Kapitel 10 – Leidenschaft – von ZtD anschauen.

Die drei großen Brocken sind wichtige, aber auch komplexe Aufgaben, die Du erledigen willst. Dauert ihre Bearbeitung länger als 30 bis 60 Minuten, sind es wahrscheinlich eigene Projekte und Du solltest sie unter Umständen in kleinere Aufgaben zerlegen. Das Gute daran, die drei großen Brocken vorzuplanen, ist, dass Du nach ihrer Erledigung (die Du ja nun auf dem Plan hast), Dich gut fühlen wirst und außerdem kleinere Brocken bequem dazwischen passen. Fange am besten mit einem der drei Brocken an, wenn Du ins Büro kommst und bevor Du irgendwas anderes machst.

2. Nicht auf Kante nähen

Alles dauert länger als geplant. Außerdem musst Du Deine Termine oft vor- oder nachbereiten. Wenn Du Deine Termine für den kommenden Tag auf Kante nähst, wirst Du dafür keine Zeit haben – und somit durcheinander kommen. Irgendwann läuft die Planung so aus dem Ruder, dass Du frustriert bist und Deinen Terminkalender gleich ganz ignorierst. Besser ist, zwischen Terminen mindestens 30 Minuten Platz zu lassen. In dieser Zeit bereitest Du nach oder vor. Oder, falls es nichts vor- und nachzubereiten gibt, widmest Du Dich den großen Brocken – oder füllst die Zeit mit kleineren Aufgaben!

In den Pufferzeiten/Pausen kannst Du Dich natürlich auch mit Prokrastination belohnen oder Dir etwas Bewegung verschaffen. Auch dafür sind Pufferzeiten gut.

3. Reserviere unbuchbare Zeit – und Zeit für Meetings

Das ist Zeit, die niemand anders belegen kann und die Du nur für Dich und Deine Aufgaben hast. Ich habe solche festen Blöcke in meinem Terminkalender vorgesehen, in denen ich von Kollegen nicht zu Meetings eingeladen werden will. Genauso habe ich auch Blöcke im Kalender, in denen ich gerne für Meetings zur Verfügung stehe (idealerweise: nachmittags, da ich vormittags konzentrierter arbeiten will).

4. Den kommenden Tag am besten Abends planen

Wenn wir unerledigte Dinge mit uns herumschleppen, poppen diese Dinge immer wieder in unserem Geist auf. Schreibe Dir deswegen die offenen Punkte idealerweise Abends auf. So sind sie aus Deinem Kopf raus und Du kannst Dich besser auf Deinen Feierabend, Deine Familie oder die nächste Folge von Eureka konzentrieren.

5. Eat that Frog

Oft hilft es, die unangenehmste Aufgabe des Tages als erstes zu erledigen (falls möglich). Umso länger Du wartest, umso unangenehmer wird diese Aufgabe für Dich. Oft stelle ich nach dem Erledigen fest, dass es gar nicht so schlimm war. Dann bin ich froh, dass ich es hinter mir habe – und habe den Rest des Tages ein gutes Gefühl. So eat that frog first!

Bild: Melanie Hughes bei flickr.com (CC BY 2.0)

 

Gregor Groß

Gregor Gross

Gregor Gross

Gregor Groß kam im Jahre des Herrn 1973 zur Welt, kurze Zeit nach dem Tode Bruce Lees. Ob es dabei wirklich zu einer Seelenwanderung kam, ist bis heute ungeklärt. Keine vierunddreißig Jahre später jedenfalls führte ihn sein Weg über einen asiatischen Zwischenstopp nach Brisbane, Australien, wo er Vertrauen in seine kreativen Fähigkeiten fasste.

Seitdem interessiert sich Gregor für Kreativität (darüber bloggt er auf www.denkpass.de) und dafür, wie man Aufgaben richtig organisiert und delegiert, ohne die Kreativität seiner Mitarbeiter zu behindern. Über dies und ähnliche Themen bloggt er hier auf imgriff.com.

Ansonsten versucht Gregor, tagsüber in einer seiner Firmen (alpha-board.de macht Elektronik-Design und Fertigungsservice, mashamo.de exklusive Kinder- und Babymode ohne Kitsch und Schnörkel, lieblingskaro.de Kinderzimmer-Ausstattung, Bettwäsche und Spielzeug im Karo-Look) möglichst viel zu lächeln und dabei kompetent zu wirken, prokrastiniert am liebsten mit Baseballstatistiken und Tageszeitungen und bildet sich Gottweisswas auf seinen Risotto ein.

Sonntagmorgens, wenn ihn seine Söhne um 5:32 Uhr unsanft wecken, wünscht er sich ein Zeitmanagement, das ihm Zeit zum Schlafen verschafft.

Gregor ist via Kontaktseite zu erreichen.

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5 Kommentare

  1. Sehr gute Denkansätze. Besonders das Planen am Vorabend für den nächsten Tag (oder für die nächsten 3 bis 7 Tage) ist sehr wichtig, denke ich. Denn manches hat man schon am nächsten Tag vergessen. Nicht unbedingt für immer. Aber es ist schon blöd, wenn man sich nach einer Wocher wieder erinnert, dass man etwas wichtiges verpasst hat.

  2. …geht mir auch so. Das Vorplanen am Abend hat sich bei ebenfalls als die absolut wichtigste Maßnahme herausgestellt.
    Habe ich meine ToDos nicht niedergeschrieben, kann ich gar nicht einschlafen.

  3. Ich kann mit den Tipps nicht so viel anfangen. Ich persönlich plane auch meistens einen Tag im vorraus, zumindest welche Projekte ich angehen möchte, wenn ich dann auch genügend Zeit habe. Ich entscheide also nicht welche Aufgaben ich mache (denn eventuell passt das nicht, aus vielerlei Gründen), sondern welches Projekt. Da kann ich dann frei entscheiden, welche Aufgabe (von dem Projekt) ich erledige.

    Ich empfinde es als sehr befreiend sich morgens, vor dem E-mail checken und allem anderen 90 Minuten lang konzentriert um das wichtigste Projekt zu kümmern. Man hat für den Rest des Tages nicht nur das Gefühl genug gemacht zu haben, sondern es ist auch tatsächlich so.

    Gruß Nicolai Beerheide

  4. Besonders in der Pufferzeit/Pause kann man schnell Sachen erledigen, die nötig sind und schnell erledigt werden können wie beispielsweise einkaufen. So hat man dann die Zeit sinnvoll genutzt, musste nicht lange in der Feierabend-Schlange anstehen und hat nach Arbeitsschluss wirklich Feierabend!

    Wichtig hierbei ist natürlich, dass das entsprechende Geschäft auch geöffnet ist ;-)

    Aktuelle Öffnungszeiten gibts bei nochoffen:

  5. Ich muss sagen, ich bin auch nicht unbedingt der Meinung, dass man jeden Tag seinen Tagesablauf planen muss.
    Manche Tage gehe ich persönlich auch gerne spontan an und lasse auf mich zukommen, was auch kommt.

    Was ich allerdings wichtig finde, ist, dass man neben seinem Bett einen Zettel und einen Stift liegen hat, sodass man bei tollen Einfällen, die bevorzugt beim Versuch zu Schlafen aufkommen, das aufschreiben kann.

    Dann hat man zum einen den Kopf frei zum Schlafen und zum anderen die Aufgaben für den nächsten Tag auch gleich auf einem Zettel – und vergisst nichts mehr!

    Gruß
    Mark

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