Getting Things Done:
Der Wochenrückblick (Teil 1)
Der Wochenrückblick ist fester Bestandteil eines effizienten Zeitmanagements. Gregor stellt die nötigen Arbeitsschritte vor und denkt über den richtigen Zeitpunkt für dieses kleine Ritual nach.
In vielen Produktivitäts-Ansätzen spielt der Wochenrückblick eine wichtige Rolle. Das geht soweit, dass David Allen von Getting Things Done (GTD) sagt, dass es ohne Wochenrückblick gar nicht funktionieren kann. Meine eigene Feststellung zu diesem Thema ist, dass ich den Wochenrückblick wichtig finde – ihn aber nur selten hinbekomme (und damit bin ich nicht alleine, scheint es). Was gibt es zu beachten, damit Dein Wochenrückblick klappt?
Was normalerweise beim Wochenrückblick passiert
Der Wochenrückblick dient dazu, Dein Produktivitäts-System aktuell zu halten. Er zeigt Dir nicht nur, was Du alles erledigt hast, sondern hilft Dir auch, Versäumnisse zu erkennen bei Projekten/Aufgaben, die Dir aus den Augen geraten sind. Ziel ist es, dass Du Dich auf Dein System so gut verlassen kannst, dass Du nicht mehr zwischendurch das Gefühl hast, irgendwas Wichtiges vergessen zu haben. Der Wochenrückblick zeigt Dir, wie gut das klappt – und hilft, Fehler zu korrigieren, so Dirk Bongardt.
Der Wochenrückblick hat bei Getting Things Done folgende Inhalte:
- Termine aller Aufgaben, Projekte und Ziele prüfen
- erfolgreich abgeschlossene Tätigkeiten aus dem System entfernen
- mindestens einen nächsten Schritt für jedes aktuelle Projekt festlegen
- alle Eingangskörbe ins System pflegen
- neue Ziele und Projekte definieren und planen (falls vorhanden)
- Prüfe alle Deine Aufgaben, die mit Warte auf… gekennzeichnet sind
- Checke Deine Irgendwann/Vielleicht-Liste, ob da was in der nächsten Woche relevant wird
- Schaue Dir Deinen Kalender der nächsten Woche an
Der optimale Zeitpunkt für den Wochenrückblick
In der vor kurzem von Imgriff-Autorin Camilla Kutzner gegründeten Zen-To-Done-Google-Group haben wir vor kurzem den optimalen Zeitpunkt des Wochenrückblicks diskutiert. Vorgeschlagen wurden Freitag Nachmittag, irgendwann am Samstag oder Montag Vormittag. Der Samstag, so unsere Erkenntnis, fällt aus. Meistens wollen wir uns da dann doch lieber erholen, als noch irgendwelche To Dos betrachten. Auch am Montagmorgen ist nicht immer Platz für einen Wochenrückblick, meistens stecken wir da sofort in der Arbeit der gerade beginnenden Woche.
Bleibt also sinnvollerweise der Freitag nach dem Mittag, eine Zeit, in der viele von uns die Arbeit langsam auslaufen lassen und sich um alle losen Enden kümmern. Da passt ein Wochenrückblick und die Vorschau auf die kommende Woche hervorragend dazu.
An manchen Freitagen habe ich bis Abends zu tun, an anderen bin ich nicht im Büro und wieder an anderen Freitagen gehe ich lieber gleich nach dem Mittag nach Hause und fange das Wochenende früh an. So diszipliniert, dass ich das trotzdem durchziehe, war ich noch nie. Wenn ich den Wochenrückblick gemacht habe, dann eher zufällig und oft fiel mir dann nicht alles ein, was ich machen sollte. Wenn mir alles einfiel, war es mir an manchen Tagen einfach zuviel Arbeit, all den losen Enden hinter her zu laufen und meinen Eingang bei OmniFocus noch auf Projekte und Kontexte zu verteilen.
Das war ein einziger Murks, weswegen ich es irgendwann komplett habe sein lassen. Erst die Diskussion in der Zen-To-Done-Google-Group hat mich dazu gebracht, ernsthaft über den Wochenrückblick nachzudenken und mir einen Arbeitsablauf auszudenken. Wie der genau aussieht, und wie ich erreiche, dass ich ihn regelmäßig am Freitag Nachmittag abarbeite, ist Gegenstand des zweiten Teils dieser Artikelserie zum Wochenrückblick (der, wenn alles klappt in einer Woche erscheint).
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21. November 2011 um 17:27
Was spricht gegen den Sonntag als Termin für den Wochenrückblick? Später Nachmittag – da verabschiedet man sich ohnehin gedanklich langsam vom Wochenende und denkt schon an die kommende Woche. Ich kann nicht behaupten, daß ich den Wochenrückblick wirklich regelmäßig schaffe, aber wenn es klappt, dann immer sonntags.
21. November 2011 um 22:29
Sonntag Morgen um Acht – Tasse Kaffee und alle Ruhe der Welt – klappt sehr gut. Samstag klappt garnicht und unter der Woche ist nie ausreichend Zeit.
Zugeständnisse:
- alle Inboxen leer machen ist eigentlich essentiell – kann aber den Zeitrahmen sprengen. Vor allem wenn die Outlook-Inbox wirklich voll ist lasse ich das ab und an sein oder verschiebe das ans Ende des WR oder verteile es über die Woche.
Veränderte Reihenfolge:
- Kalender der nächsten beiden Wochen aktualisieren/checken mache ich gleich nach in-box empty. Nur wenn die harten zeitlichen Rahmenbedingungen der nächstes beiden Wochen klar sind, kann ich entscheiden was wirklich zu schaffen ist (im Sinne der Big Rocks die ich auf die Arbeitstage verteile).
- ich arbeite erst meine Projekt durch und dann die NA Listen (NA Listen leiten sich automatisch aus den Projekten ab und sind dann schon auf dem aktuellen Stand)
Das WR ein oder zwei Mal ausfallen lassen kann selbst mit WR am Sonntag passieren (wie gerade eben: Samstag nach USA und Sonntag die Woche drauf wieder zurück) ist aber bei einem kontinuierlich geführten System noch kein Problem.
23. November 2011 um 8:15
Für mich hat sich ebenfalls der Sonntag bewährt. Aber nicht für einen kompletten Wochenrückblick, sondern für das Durchsehen der kommenden Woche. Ein umfassendes Review wie bei GTD ist mit meiner Vorgehensweise unnötig.
Meine Ablage mache ich unregelmäßig – meistens in Verbindung mit meiner monatlichen Umsatzsteuermeldung.
Allerdings bin ich recht konsequent mit mir. Ich habe genau einen einzigen Eingangskorb: Ich drucke sogar Mails und interessante Postings aus, damit die im physischen Eingang liegen und später in meiner ABC-Ablage. Und ich schaue jeden Tag meine Planung durch. Ein täglicher Review/Kontrollblick durch die Planung passt mir viel besser, weil er viel näher an meiner Realität ist. Morgens mache ich das im Büro, Abends schon mal während einer Werbepause ;)
23. November 2011 um 10:43
Ich interpretiere David Allens wöchentliche Durchsicht eher als Vorgriff auf die nächste Woche und mache sie am Montagmorgen nach Durchsicht der aktuellen E-Mails und Aufgaben. Da ich GTD sehr strickt lebe, gibt es nur sehr selten überfällige Aufgaben, die ich im Sinne einer Rückbetrachtung genauer begutachten müsste.
Einen kurzen Tagesrückblick führe ich jeden Abend durch.
23. November 2011 um 22:36
Auch ich habe das Buch im Sommer 2011 gelesen und bin seither dran das System in mein Leben zu bringen.
anfangs war es viel Arbeit, alle “losen Enden” in mein System zu bringen, ich nutze Things für diese Arbeit.
In meinem Mails gibt es ebenfalls einen Ordner mit “Aktionen” um diese nicht unnötig in Things zu pflegen.
Meine Durchsicht erfolgt auch meist mehrmals unter der Woche, wo ich das System am laufen halten, jedoch mache ich einmal in der Woche einen gesamten Durchlauf, wo ich meine Mails checke, Things, und meine Post, Warten Auf, und Irgendwann
Alle Ideen die mir unter Tags in den Sinn kommen, landen im Eingang von Things, bei der Durchsicht werden diese erst geordnet und als Aktion definiert.
Ich habe einige Monate gebraucht um das System zu “perfektionieren” aber mittlerweile geht das fast von selbst und ich merke die Erleichterung.