In langen To-Do-Listen verzettelt man sich im wahrsten Sinne des Wortes. Besser ist es, sich jeden Tag auf ein paar wenige, aber wirklich wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Dieser Tipp stammt aus Leo Babautas Zen-To-Done-Konzept, aber er ist so simpel und effektiv, dass wir ihn jedem empfehlen, der auf irgendeine Art und Weise mit To-Do-Listen arbeitet (ob digital oder auf Papier, kontext-, prioritäten- oder gar nicht sortiert):

Nimm Dir für jeden Tag maximal drei Aufgaben vor - die drei wichtigsten Aufgaben des Tages. Setz alles daran, diese drei Aufgaben zu erledigen. Alles andere kann liegenbleiben. Welche drei Aufgaben Du Dir vornimmst, entscheidest Du am besten am Abend vorher oder auch erst am selben Tag. So ist klar, ob Termine anstehen, und welche Dinge aktuell am dringlichsten zu erledigen sind. Je nach verfügbarer Zeit kannst Du dann eine, zwei oder drei Aufgaben von der langen To-Do-Liste auswählen und auf einen kleineren Zettel oder in ein neues Dokument übertragen.

Kleinere Erledigungen, Telefonanrufe und ähnliches kannst Du dort ebenfalls notieren, die Hauptaufgaben (Leo Babauta nennt sie MITs, die «Most Important Tasks») sind aber typischerweise aufwendiger: Schritte, die Dich in einem Projekt voranbringen, Unangenehmes, das Du schon lange aufschiebst, längere Artikel für Dein Blog etcetera.

Beim Erledigen dieser wichtigen Aufgaben gilt dann: Lärmquellen möglichst abschalten und Singletasking!