Besser als eine Aufgabe permanent zu verschieben (und sie dann doch nicht zu erledigen) ist es, sie gleich zu streichen. «Aus der To-Do-Liste, aus dem Sinn» sozusagen.

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Übers Delegieren haben wir im «Einmaleins» bereits geschrieben: Etwas, das man sich angewöhnen sollte, weil man wirklich nicht alles selber machen muss (und vieles auch nicht selbst am besten kann). Noch effizienter, weil «rückstandsfreier», als das Delegieren ist das ersatzlose Streichen von Aufgaben. Und auch davor sollte man keine Scheu haben:

Such gezielt nach Aufgaben, die Dir nicht sehr wichtig oder lohnend erscheinen, und streiche sie einfach von Deiner To-Do-Liste. Am besten ist es, wenn Du diesen Vorgang auch noch ritualisierst, indem Du zum Beispiel am Anfang oder Ende einer jeden Woche Deine Aufgaben mit unsentimentalem Killerblick durchsiehst.

Natürlich solltest Du die Folgen für andere dabei bedenken, denn zahlreiche Punkte auf unseren To-Do-Listen haben ja nicht nur mit uns zu tun. Es geht nicht darum, in möglichst kurzer Zeit möglichst viele Leute im Stich zu lassen. Allerdings neigt man auch häufig dazu, die erwartete Verärgerung oder Enttäuschung anderer zu überschätzen: Eine freundliche, begründete Absage, die im Idealfall noch eine Alternative parat hat, kommt jedenfalls immer noch besser an, als mehrere verschobene Deadlines und Schweigen gegenüber dem Wartenden.

Leo Babauta, der Blogger, der sich «Zen To Done» ausgedacht hat, empfiehlt darin, die Hälfte aller Aufgaben zu knicken. Die Hälfte. 50 Prozent. Jede zweite. Das ist eine reichlich harte Vorgabe, aber bei sehr umfangreichen To-Do-Listen und Vorsätzen tatsächlich ein guter Ansatz. Fang also ruhig mal so radikal an – wenn Du am Ende doch nur jeden zehnten oder jeden fünften Punkt gestrichen hast, muss das ja erstens keiner wissen und ist das zweitens immer noch ein ziemlicher Erfolg.