Wer ein Notizbuch besitzt, braucht keine Zettel mehr. Alles Wichtige wird in dem Büchlein festgehalten, später durchgearbeitet und gegebenenfalls auf To-Do- oder andere Listen übertragen. Soweit der Idealfall. Wird es im Alltag jedoch stressig, holt uns oft die Zettelwirtschaft wieder ein. Kein Problem, wenn man es richtig macht.

Auf dem Schreibtisch sollte idealerweise nichts liegen, das von der Arbeit ablenken könnte – das “Prinzip der blanken Platte” (hier ein paar Tipps, wie man den Tisch leer bekommt). Zettel sollten, wenn man sein Organisationssystem an GTD orientiert, eigentlich nur im Eingangskorb herumliegen – und auch das nur für kurze Zeit. Auf meinem Schreibtisch habe ich trotzdem immer einen Stapel kleiner Zettel griffbereit.

Die ideale Größe ist dabei für mich das normale Notizzettelformat, das, in dem man die üblichen Zettelblöcke im Schreibwarenladen kaufen kann. DIN-A-4-Papier erweist sich dagegen oft als unpraktisch: Mit nur drei Sätzen beschrieben stapelt man im Eingangsordner fast weiße Blätter. Und benötigt man für ein Anschlusstelefonat die Notizen von eben, dann ist plötzlich die ganze Arbeitsfläche mit Papier zugedeckt. Übersichtlich ist das nicht.

Aufwand: Alle paar Wochen fünf Minuten

Meine Notizzettel mache ich mir selbst, indem ich einen Fehldruck oder anderes Altpapier mit einer weißen Seite dreimal zerschneide, so dass ich Zettel in Größe DIN A 7 erhalte. Das kostet mich alle paar Wochen nur ein paar Minuten. Einfach gestapelt nehmen diese Zettel kaum Platz weg. Und mit einer Hand abreißen muss man sie auch nicht, während man mit der anderen Hand den Telefonhörer hält.

Mache ich mir während eines Telefonats Notizen, passen bequem der Name, zwei Sätze zum Inhalt und ein Arbeitsauftrag an mich darauf. Ein Besucher von David Allen war einmal schwer beeindruckt, als der Organisationsguru während der Unterhaltung kurz unterbrach, einen Zettel beschrieb, “damit ich es nicht vergesse” sagte, ihn in den Posteingang legte und sich dann wieder ganz dem Gespräch widmete.

Die schnelle Notiz auf dem Zettel spart zwar nur wenige Sekunden gegenüber einem geordneten Eintrag im Notizbuch oder in einem Online-Tool. Im Zweifelsfall hält man auf diese Weise aber einen Gedanken mehr fest, den man sonst verloren hätte.

Bei Land unter oben schwimmen

Auch in der Küche habe ich einen solchen Stapel Zettel liegen. Es sind die idealen Einkaufszettel. Meine Mutter verwendet dafür heute noch alte Kassenbons. Auch die schnelle Botschaft für die Pinnwand oder der Liebesgruß an die Freundin auf dem Kissen ist so schnell verfasst.

Die Zettelwirtschaft hat, wenn es drunter und drüber geht, sogar einen Vorteil: Man hat einen besseren Ãœberblick. Wenn die Informationen schneller auf dem Schreibtisch einschlagen, als man sie “wegorganisieren” kann, lege ich die wichtigen Zettel geordnet neben die Tastatur. Unwichtiges landet gleich im Posteingang. Wenn mal Land unter ist, schwimmt man auf diese Weise immer noch obenauf – am Ende des Tages sollten die Zettel aber wieder verschwunden sein.