Für ein Leben nach dem Eingangskorb

Damit unsere Papierablagen, E-Mail-Eingänge und Handymailboxen nicht überlaufen brauchen wir einen Prozess, um sie durchzuarbeiten.

Dieser Artikel ist Teil der GTD-Grundlagenserie. Willst du lieber zum Anfang?

Im Rahmen dieser Serie haben wir uns nun schon sehr ausführlich damit befasst, die losen Enden und offenen Aufgaben aus unserem Kopf in unsere Eingangskörbe zu bekommen. Nun gilt es, das gesammelte durchzuarbeiten. Dazu gehen wir den Inhalt aus jedem Eingangskorb einzeln durch.

Dabei gelten zwei Regeln:

  • Jedes gesammelte lose Ende wird einzeln bearbeitet. So kann man seine ganze Aufmerksamkeit auf es richten und es nachher besser organisieren bzw. ablegen. Deshalb lohnt es sich gerade beim Mindsweep, kleine Zettel zu benutzen und immer nur einen Gedanken pro Zettel aufzuschreiben.
  • Was wir einmal aus einem Eingangskorb genommen haben, um es zu bearbeiten, darf nicht mehr dorthin zurück gelegt werden. Das gilt für Rechnungen in der Ablage genauso wie für E-Mails im Mailprogramm. Diese Regel ist nötig, um zum einen doppelte Bearbeitung zu vermeiden und zum anderen um uns dazu zu zwingen, direkt eine Entscheidung für das lose Ende zu treffen.

Wir schnappen uns also ein loses Ende aus einem unserer Eingangskörbe und gehen mit ihm folgenden Prozess durch (die dabei erwähnten Ablagesysteme werden im nächsten Artikel der Serie erläutert):

  • Was ist es? Einen großen Teil der Arbeit haben wir hier in der Regel schon geleistet, indem wir es aufgeschrieben und dadurch formuliert haben. Aber auch für all die Punkte, die automatisch in unseren Eingangskörben landen wie z.B. E-Mails müssen wir uns klar machen, worum es sich genau handelt. Ist es z.B. ein Projekt, ein Termin, eine Aufgabe, etc. Die folgenden Fragen helfen uns dabei, das weiter zu spezifizieren.
  • Kann ich bei diesem losen Ende konkret etwas unternehmen? Darauf gibt es genau zwei Antworten:
    1. Nein. Ich kann derzeit nichts damit tun. Dann gibt es drei Möglichkeiten:
      1. Wegschmeißen. Alles, was ich nicht mehr brauche und was auch für zukünftige Projekte keine große Rolle spielt, werfe ich direkt in den Müll.
      2. Zurückstellen. Alles, was aktuell keiner Handlung bedarf, zu einem späteren Zeitpunkt aber schon, wird an einem speziellen Ort aufgehoben. In diese Kategorie fallen all die Dinge, die man mit ?Ich würde gerne mal?? und ?Irgendwann wäre es schön?? anfangen. Auch ganz praktisches wie Karten bestellen, die derzeit noch nicht verfügbar sind.
      3. Archivieren. Neben Aufgaben und Ideen landen auch viele Informationen in unseren Eingangskörben, die zu einem späteren Zeitpunkt wichtig werden könnten. Diese Informationen wandern in das Archiv.
    2. Ja. Ich kann konkret etwas tun. Dazu muss ich mir über zwei Dinge klar werden:
      1. Wenn es mehr als einen physikalischen, nächsten Schritt braucht ist es laut David Allen ein Projekt und landet als solches auf der Projektliste. Dort wird neben der Beschreibung des Projekts auch der gewünschte Ausgang bzw. das angestrebte Ziel festgehalten.
      2. Was ist der konkrete, nächste Schritt? Das ist die alles entscheidende Frage, die entweder dafür sorgt, dass einen das System produktiver macht oder dass man seine Zeit verschwendet. Über die Eigenschaften der nächsten Schritte wurde hier schon einiges geschrieben. Zusammengefasst ist es die physikalische, nächste Handlung, die das Projekt in Richtung des Ziels voranbringt.
        Wurde der nächste Schritt definiert, gibt es drei Wege mit ihm zu verfahren:
        1. Ausführen. Alles, was weniger als zwei Minuten Zeit braucht, wird direkt gemacht. Hier lohnt es sich gerade zu beginn mit einem Timer zu arbeiten, um ein Gefühl für die Zeit, aber auch was in ihr möglich ist, zu bekommen.
        2. Delegieren. Man sollte sich auch immer die Frage stellen, ob nicht jemand anders für die Ausführung besser geeignet ist als man selbst. Ist das der Fall, delegiere ich den nächsten Schritt und warte auf das Ergebnis.
        3. Planen. Dauert der nächste Schritt länger als zwei Minuten trage ich ihn entweder im Kalender ein, falls es sich um einen Termin handelt, oder schreibe ihn auf eine Liste mit nächsten Schritten.

Diesen Prozess durchlaufe ich mit jedem losen Ende und sonstigem Inhalt in jeder meiner Eingangskörbe, und das regelmäßig. Gerade am Anfang kann es hilfreich sein, ein Schema des Prozesses über dem Schreibtisch aufzuhängen, um den Prozess zu erlernen, bis er in Fleisch und Blut übergegangen ist.

Man profitiert am meisten davon, wenn man den Prozess im Schlaf beherrscht und offene Enden innerhalb von Sekunden durcharbeiten kann. So verbringt man weniger Zeit mit organisieren und mehr mit arbeiten.

Im nächsten Artikel schauen wir uns genauer an, wie das Organisationssystem bei GTD aussieht, in dem wir unsere Aufgaben und Informationen ablegen.

 

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2 Kommentare

  1. Bin wohl schon zu lange im Ausland – wusste gar nicht, dass es “loses Ende” als deutschen Ausdruck gibt. Das toent so total nach woertlicher Uebersetzung …

  2. Hallo allerseits!
    Der unverhältnismässige Aufwand, den ich für die Suche betrieben habe, soll sich möglichst lohnen, drum muss ich das irgendwie veröffentlichen ;)

    Ich habe eine *einfache* Sanduhr gesucht, die mir helfen sollte, mich an die 2-Minuten-Regel von GTD (Getting Things Done) zu gewöhnen – es sollte ums Verrecken eine Sanduhr sein und sie sollte die Systemressourcen schonen. Auserkoren habe ich das hier:
    http://online-stopwatch.c…/eggtimer-countdown/
    Via Seitenquelltext kommt man auch auf die swf-Datei, um sie lokal zu nutzen. Skaliert sich mit dem Fenster und lässt sich mit zwei Klicks neu starten.

6 Pingbacks

  1. [...] das nicht mehr passiert geht es im nächsten Artikel um das Durcharbeiten der Eingangskörbe. Ähnliche [...]

  2. [...] letzten Artikel dieser Einführungsserie zu GTD haben wir uns einen Prozess angesehen, mit dem wir unsere [...]

  3. [...] Für ein Leben nach dem EingangskorbTeil 2 des zentralen GTD-Prozesses beschäftigt sich mit dem Durcharbeiten der Eingangskörbe [...]

  4. [...] ganz schöne und inspirierende Kurzbeschreibung, wie ich vorgehen will habe ich im Blog “imgriff” gefunden. Vielen Dank, Johannes [...]

  5. [...] Handgriff im Kästchen verschwunden. Die Belege lege ich in meine Inbox auf dem Schreibtisch. Beim nächsten Leeren schaue ich dann, welche von ihnen für den Garantiefall abgeheftet werden und welche in den [...]

  6. [...] für meine Arbeit oder für mein Leben zu sein scheint. Das unterscheidet sich nicht groß von der Durchsicht meiner Inbox. Auch hier kann man eine Zwei-Minuten-Regel beherzigen. Sofern man etwas Zeit hat, sollte man den [...]

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