3 Schritte für einen klaren Kopf

Im vierten Teil der GTD-Grundlagenserie geht es um die drei grundlegenden Aktionen zum Umgang mit dem Chaos in unserem Kopf: Alles klar definiert zu Papier bringen, den physikalisch durchführbaren nächsten Schritt bestimmen und alles in einem System festhalten, dem unser Hirn vertraut.

?Ich muss noch Kunde XY anrufen.? ?Komm nicht ohne Windeln nach Hause.? ?Ich will Spanisch lernen.?

Lose Enden
Unser Alltag ist voll von diesen inneren Verpflichtungen, die wir verspüren. David Allen nennt sie ?lose Enden? (open loops). Alles, was unsere Aufmerksamkeit auf sich zieht, weil wir noch nichts damit getan haben, ist ein loses Ende. Das geht deutlich weiter als explizite Verpflichtungen, die wir Personen gegenüber eingegangen sind. Jede E-Mail in unserem Eingangskorb, jeder Brief auf unserem Schreibtisch, jede Nachricht auf der Mailbox ist ein loses Ende, bei dem wir uns verpflichtet fühlen, etwas damit zu machen, es zu bearbeiten, es zu beenden oder uns sonst wie darum zu kümmern.

Wenn wir uns nicht um all diese Verpflichtungen, die wir empfinden, kümmern, sie identifizieren und sammeln, um dann konkret zu entscheiden, welche Schritte wir mit ihnen tun, wird unser Unterbewusstsein uns ständig an die Verpflichtungen erinnern. Das produziert den Stress, den wir häufig empfinden, weil wir uns nicht mehr als Herr der Lage fühlen.


Die Essenz von GTD
Bei GTD geht es um den Umgang mit diesen Verpflichtungen. David Allen hat drei grundlegende Schritte definiert, um Verpflichtungen und lose Enden zu managen:

1. Solange sie in deinen Gedanken rumspuken, ist dein Kopf nicht klar, um sich auf die nächste Aufgabe zu fokussieren. Alles, was in irgendeiner Form unfertig ist muss in einem vertrauenswürdigen Sammelbehälter außerhalb deines Kopfes festgehalten werden, bei dem du weist, dass du ihn regelmäßig durchsiehst.

2. Du musst eine Verpflichtung exakt definieren, damit völlig klar ist, worum es bei ihr geht und dann entscheiden, was du tun musst – falls du etwas tun kannst – um die Verpflichtung auf dem Weg zur Vollendung voranzubringen.

3. Sobald du über alle Schritte entschieden hast, die du als nächstes tun musst, brauchst du Erinnerungshilfen, die in einem verlässlichen System organisiert sind, das du regelmäßig durchschaust.

Das ist die Essenz von GTD. Eigentlich alles gesunder Menschenverstand. Und trotzdem sammeln sich tausende E-Mails in unseren Eingangsordnern, gehen wir ständig Verpflichtungen ein, die wir nicht festhalten und selbst wenn wir sie festhalten, so tun wir das in der Regel nur für unsere Arbeit und denken unbewusst, dass sich das für unsere Freizeit schon irgendwie von allein regelt.

Ich erlebe es immer wieder, dass man mit Leuten über GTD fachsimpelt, die diese fundamentalen Grundlagen von GTD nicht verstanden oder nicht verinnerlicht haben. Alles, was nach diesen drei Aktionen zum managen von losen Enden bei GTD folgt, sind Prinzipien und Ideen für die praktische Umsetzung.

Lose Enden klar formulieren
Was es zu Beginn braucht, ist Stift und Papier oder ein leeres Dokument auf meinem Computer. Der Rest ist erstmal reine Kopfsache. Ich muss mich hinsetzen und all das, was mir im Kopf rumschwirrt, aufschreiben. Und das ist gar nicht so einfach, denn der schwierigste Part ist, die Dinge zu formulieren. Wenn ich meine lose Enden als ausformulierte Liste im Kopf hätte, wäre das alles kein Problem. Die Regel ist aber, dass alle losen Enden eher eine graue, amorphe Masse bilden, bei der ständig verschiedene lose Enden kurz an der Oberfläche auftauchen, ich mich erinnere, dass da ja noch was war und sie dann wieder in der Masse verschwinden.

Es gilt also als erstes, die losen Enden eins nach dem anderen aus der grauen Masse zu fischen, es zu analysieren und dann auszuformulieren, worum es genau geht. Dafür reicht in der Regel ein Satz, aber dieser Satz macht den ganzen Unterschied, wenn er schwarz auf weiß auf dem Papier steht. David Allen empfiehlt in diesem Satz den erfolgreichen Ausgang der Verpflichtung zu definieren. Das sollte dabei helfen, den Satz schneller formulieren zu können.

Und so wird Satz für Satz die graue Masse an losen Enden in unserem Hirn Stück für Stück kleiner. Im GTD-Jargon heißt dieser Vorgang ?Mindsweep? und ist der Ausgangspunkt für alles. Er ist auch der Einstiegspunkt, wenn man sein GTD-System hat schleifen lassen. Wenn man rausgekommen ist und wieder neu starten will, setzt man sich als erstes wieder hin und sammelt alles, was sich seit dem letzten Mal an losen Enden gesammelt hat.

Den nächsten Schritt bestimmen
Nachdem ich für jedes lose Ende eine Satz mit dem erfolgreichen Ausgang auf dem Papier stehen habe, muss ich den nächsten Schritt (next action) definieren, den ich unternehmen kann, um das lose Ende auf dem Weg zur Vollendung voranzubringen. Hier liegt ein weiteres GTD-Geheimnis. Der nächste Schritt muss nach David Allen ein physikalisch sichtbar durchführbarer Schritt sein. Nehmen wir das Beispiel mit Spanisch lernen vom Anfang. ?Spanischkurs kaufen? ist kein nächster Schritt. Der nächste Schritt wäre ?30 Minuten Spanischkurse auf Amazon recherchieren? oder ?Frau XY anrufen und sie nach ihren Erfahrungen mit Spanischkursen fragen.? Je genauer ich den nächsten Schritt ausdefiniere, desto einfach kann ich ihn nachher umsetzen.

Ich höre häufig von Leuten, die auf GTD einen flüchtigen Blick werfen, dass es ja eigentlich nur um To-Do-Listen geht und dass sie die ja schon einsetzen würden. Aber wenn man sich diese To-Do-Listen dann ansieht, enthalten sie im Prinzip die amorphe Masse aus den Gedanken auf Papier übertragen, ohne dabei die losen Enden klar zu definieren. Häufig sind die Punkte auf To-Do-Listen eher mit ?Welthunger beenden? vergleichbar als mit einem physikalischen nächsten Schritt, den ich ausführen kann, ohne vorher noch über ihn nachzudenken.

In einem vertrauenswürdigen System ablegen
Nachdem die nächsten Schritte definiert sind muss ich dafür sorgen, dass sie in ein System kommen, dem mein Hirn vertraut, dass ich es regelmäßig durchsehe und die Schritte angehe. Mein Hirn ist da grundsätzlich ziemlich kritisch. Wenn es sich nicht sicher ist, dass ich in das System auf jeden Fall bald wieder reinschaue, wird es den Vorgang einfach ignorieren und mich weiter von sich aus an das lose Ende erinnern.

Leider hat unser Hirn, nach einem Bild von David Allen, keine eigene Intelligenz. Wäre dem so, dann würde mich mein Hirn im Elektroladen daran erinnern, dass ich noch Batterien brauche und nicht gerade, wenn ich auf dem Klo sitze. Deswegen sind unsere Gedanken eine schlechte Erinnerungshilfe und wir sollten uns bessere suchen, was wir hier bei imgriff in aller Ausführlichkeit auch über diese Serie hinaus tun werden.

Nur wenn ich alle drei Aktionen zum Managen von losen Enden für ALLE losen Enden in meinen Gedanken durchführe und regelmäßig anwende, wird mein Hirn mir vertrauen und dafür sorgen, dass mein Kopf klar ist, um der nächsten Aufgabe die volle, unterbrechungsfreie Aufmerksamkeit schenken zu können.

 

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7 Kommentare

  1. Hi Johannes,

    sehr schön dargestellt!

    Kleiner Stiltipp am Rande: “Loses Ende” ist hier nach meinem Gefühl eine bessere Redewendung als “offenes Ende” (was eher auf Kurzgeschichten passt).

    Gruß,
    Jochen

  2. Du hast natürlich recht, Jochen. Hab das mal korrigiert.

  3. Johannes, Deine GTD ist eine Super-Einführung in die Thematik und macht “tabula rasa” mit dem vorherrschenden Halbwissen. Dank und Gruss, Reto

  4. Ich find’s auch super! Obwohl ich GTD eigentlich schon recht gut implementiert habe, ist es gut das ganze noch mal so zu lesen und sich und das eigene System zu optimieren! Thx!

  5. Ich habe eine Frage zu den losen Enden. Ich soll durch eine Selbstanalyse versuche alle diese losen Ende zu identifizieren und dann für ALLE den nächsten Schritt planen?
    Was mache ich den wenn ich, um mal das Beispiel mit dem Spanisch lernen aufzugreifen, merke das ich derzeit keine Kapazitäten dafür habe und dies erst vielleicht in 1-2 Jahren machen kann?

  6. » Stefan: Das kommt etwas später in der GTD-Serie dran, ich zitiere der Einfachheit halber:

    “Kann ich bei diesem losen Ende konkret etwas unternehmen? Darauf gibt es genau zwei Antworten:
    1. Nein. Ich kann derzeit nichts damit tun. Dann gibt es drei Möglichkeiten:
    1. Wegschmeißen. (…)
    2. Zurückstellen. Alles, was aktuell keiner Handlung bedarf, zu einem späteren Zeitpunkt aber schon, wird an einem speziellen Ort aufgehoben. In diese Kategorie fallen all die Dinge, die man mit “Ich würde gerne mal” und “Irgendwann wäre es schön” anfangen. (…)
    3. Archivieren. (…)”

    Im Detail hier: http://imgriff.com/2007/05/29/durcharbeiten/

  7. Wieviel Arbeit ist laut Allan gesund? Wann wird es “gefährlich”?

2 Pingbacks

  1. [...] auf es richten und es nachher besser organisieren bzw. ablegen. Deshalb lohnt es sich gerade beim Mindsweep, kleine Zettel zu benutzen und immer nur einen Gedanken pro Zettel [...]

  2. [...] Laptop-Display scheint, dem sei das gute, alte Papier empfohlen. Für Mindmaps, Ideenskizzen, GTD-Listen ist es manchmal sogar besser, wenn man sie mit dem Stift in der Hand anlegt. Auch die [...]

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