Planung ist die Mutter des erfolgreichen Zeit- und Aufgabenmanagements! Dabei geht es nicht um ein «Over-Engineering» des Kalenders, sondern um einige wichtige Grundsätze.

Aus meiner persönlichen Erfahrung mit Getting Things Done (GTD), Zen to Done (ZtD) und vielen anderen kläglichen Versuchen, Ordnung und Kontrolle in meine Aufgaben zu bringen, kann ich eins felsenfest sagen: Am besten ist es, Deinen Tag vorzuplanen, idealerweise bereits am Abend zuvor. Hier meine Tipps für Deine Tagesplanung: » weiterlesen

Die wenigsten Dinge, die wir lernen, lernen wir in der Schule oder in Kursen. Lernen passiert «on the job», in der Familie, im Verein – oder eben auf Reisen.

Immer noch ist Urlaub ist für viele abhängen, einfach mal die Seele baumeln lassen, nichts tun. Das sollte sich ändern: Denn nirgends lernt man so viel nützliches für das Leben wie unterwegs. Nicht umsonst heißt es schließlich «Das Leben ist eine Reise.» Und: «Reisen bildet». Man muss es nur richtig machen!

Sich auf Reisen neu organisieren

Auf die Idee zu diesem Text hat mich Travelblogger Keith Jenkins gebracht, den ich kürzlich in Kanada kennenlernte. Der hat 2008 nämlich seinen Job als erfolgreicher Investmentbanker hingeschmissen, um sich seinen langgehegten Traum einer Weltreise zu erfüllen. Dabei hat er sich zunächst wenig Sorgen um seine Ausgaben gemacht (schließlich war er es ja gewohnt, viel Geld zu haben).

Dann aber wurde er von der Lehmann-Krise überrascht, bekam keine Jobs mehr und musste sich neu organisieren. Zu dem Thema hat er ein sehr lesenswertes E-Book verfasst (wer es kürzer und auf Deutsch mag, findet hier ein Portrait von Keith). Darin beschreibt Keith, wie ihn seine Weltreise praktisch fit für das Leben danach machte. » weiterlesen

Die Planung der eigenen Arbeit ist ein Thema voll Mythen. Oft bremsen wir uns durch unrealistische Vorsätze und irrige Annahmen derart aus, dass die wichtigen Dinge liegen bleiben.

Planen war lange ein rotes Tuch für mich. Eine unsortierte To-Do-Liste war ungefähr das Strukturierteste, was ich ertrug. Von allem Strukturierteren oder Festgelegteren fühlte ich mich eingeengt und unter Druck gesetzt. Irgendwann fand ich heraus, dass das an einigen Fehlannahmen über Planung lag.

Ein einmal aufgestellter Plan muss unbedingt durchgezogen werden!

Menschen sind verschieden, was den Umgang mit Plänen angeht. Manche können gut einen einmal im Vorhinein gestellten Plan abarbeiten. Anderen fühlen sich von zu starrer Planung eingeengt, und manche fahren mit bewusst vorläufiger Planung, die dann abschnittsweise angepasst wird, besser. Es gilt ausserdem immer die alte Weisheit:

Kein Plan überlebt den ersten Kontakt mit der Realität!

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Wer anfängt mit dem wissenschaftlichen Schreiben, stellt sich das Schreiben einer Hausarbeit oft wie folgt vor: “Lesen, Text schreiben, korrekturlesen, abgeben”. Diese Einteilung ist zwar sachlich nicht verkehrt, aber krass vereinfacht.

Nur wenige Studenten können “einfach so drauflosschreiben”; manche hangeln sich an der Textstruktur “Einleitung – Hauptteil – Schluß” entlang, wieder andere brauchen ein exakteres Modell, um ihren Prozeß des wissenschaftlichen Schreibens zu gestalten. Ich möchte in dieser kleinen Serie vorstellen, wie ich meinen Arbeitsprozeß während des Studiums gestaltet habe; ich wende diese Methoden immer noch an, wenn ich Artikel zu rechercheintensiven und komplizierten Themen schreibe.

Diese Serie ist geprägt von meiner Ausbildung als Geisteswissenschaftlerin. Ich weiß nicht, ob sich die Struktur der wissenschaftlichen Arbeit in Wirtschafts-, Ingenieurs- oder Naturwissenschaften vielleicht ganz anders darstellt. Liebe Leserinnen und Leser aus diesen Disziplinen, wenn Ihr Anmerkungen dazu habt, freue ich mich über Eure Ergänzungen in den Kommentaren!

Modelle für die Struktur des Arbeitsprozesses
In der Literatur zum Thema “Wissenschaftliches Schreiben” werden höchst unterschiedliche Strukturmodelle vorgeschlagen. Die Anzahl der Arbeitsphasen variiert dabei zwischen drei und acht. Aus dem Inhaltsverzeichnis von Umberto Ecos Klassiker “Wie man eine wissenschaftliche Abschlußarbeit schreibt” läßt sich etwa folgende Unterteilung ableiten:

1. Themenwahl
2. Materialsuche
3. Arbeitsplan [dh. inhaltliche Disposition] und Anlage einer Kartei [dh. Auswertung des Materials]
4. Schreiben
5. Schlußredaktion.

In Otto Kruses Ratgeber “Keine Angst vor dem leeren Blatt” ergibt sich eine feinere Unterteilung in acht Phasen: » weiterlesen

miCal ist eine Kalender App für das iPhone und das iPad – entwickelt in Deutschland.

miCal reiht sich ein in die lange Reihe der Kalenderalternativen für Geräte unter iOS – ein hart umkämpfter Markt mit wenig Differenzierungspotenzial. Spannend an der neuesten Version von miCal ist ein besonderes Feature: Die Kalender App bietet eine integrierte To Do-Liste.

Diese To Do-Liste kann man sich via In App-Kauf zugänglich machen. Dabei handelt es sich um eine eher einfach strukturierte Aufgabenverwaltung, die den Ansprüchen des fortgeschrittenen GTD-Users wohl kaum gerecht wird. Wer allerdings weniger komplexe Anforderungen mitbringt, hat mit miCal allerdings eine integrierte und ziemlich komplette Zeitmanagement-Applikation in der Hand.

Die Kalender App bietet, was eine Kalender App ebenso bieten muss – allerdings schon ziemlich gut gemacht. miCal bietet Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresübersichten. Praktisch: Um einen Detaileintrag zu sehen, muss beispielsweise die Monatsübersicht nicht verlassen werden – eine effiziente Lösung. Generell macht die App einen sehr übersichtlichen Eindruck und ist angenehm anzusehen.

In die Ecke der innovativen Features gehört sicher auch der Standardtitel: Häufig verwendete Meeting-Bezeichnungen (regelmässige Sitzungen etc.) können vorher definiert werden und stehen bei der Terminerfassung in einem Dropdown-Feld zur Verfügung.

miCal ist seit einem Jahr auf dem Markt – zum Geburtstag werden die Apps zum Sonderpreis angeboten: 79 Cents bzw. 1 Franken für iPhone- und nochmals soviel für die iPad-App.

Tool Time: Wir stellen Software-Tools und Webdienste aus dem Bereich Produktivität vor. Tipps gerne an tipps.imgriff (at) blogwerk.com.

In einem neu gegründeten Unternehmen gibt es ungefähr eine Million Dinge zu tun. Michael Halper hat auf fünf Tipps hingewiesen, die Jungunternehmern das Zeitmanagement erleichtern.

Es ist gar nicht möglich, in einem Startup oder als Selbständiger in einer ersten Phase alle Aufgaben zu erledigen. Ressourcenknappheit ist ein ständiges Thema. Umso höher sind die Produktivitätsgewinne, wenn man in einer solchen Arbeitssituation sorgsam und effizient mit der eigenen Zeit umgeht. Der Berater und Geschäftsführer Michael Halper hat einige Tipps zusammengetragen, die er für wesentlich hält.

Fixe Tage für fixe Aufgaben
Als Unternehmensgründer ist man in den meisten Fällen mit ganz unterschiedlichen Aufgaben konfrontiert – vom Verkauf über die Buchhaltung bis hin zum IT-Support. Dazu kommen noch rechtliche Fragen und die neue Webpräsenz. Halper findet es deshalb nützlich, sich an bestimmten Tagen definierten Aufgabengebieten zu widmen – also am Montag der Verkauf, am Dienstag die Buchhaltung und Rechnungen schreiben und so weiter.

Wer eine solche Einteilung umsetzen kann, profitiert ganz bestimmt davon. Ob es so strikt immer einzuhalten ist, wage ich allerdings zu bezweifeln. Vielleicht ist es realistischer, halbe Tage einzuplanen. » weiterlesen

Die Rückwärts-Planung ist ein simpler Trick, um grosse Aufgaben und Projekte realistisch zu planen.

Kurz vor Redaktionsschluss kriege ich den Artikel doch noch hin. War etwas stressig, weil ich zu spät begonnen habe, aber nun steht der Text, einigermassen rechtzeitig. Ich bin kurz davor, den «Publizieren»-Button zu drücken – da fällt mir ein, dass ich noch ein Artikelbild brauche und allenfalls die Rechte dazu einholen muss.

«Herkömmlich schlechte Planung» könnte man nun sagen. Allerdings finde ich es nicht immer ganz einfach, grössere Aufgaben von Beginn weg sauber zu planen, geschweige denn, an alles zu denken.

Ein simpler Trick um hier Abhilfe zu schaffen ist die Rückwärtsplanung. Man beginnt die Planung ausgehend vom Endergebnis, also: Wenn ich den Artikel am kommenden Montag veröffentlichen will, was muss ich dazu bereit haben?

Das ergibt eine Liste der Anforderungen beziehungsweise der dafür zu erledigenden Aufgaben. Diese Aufgaben kann ich auflisten und mit Zeitschätzungen versehen, die benötigte Zeit aufaddieren und erhalte so in etwa den gesamten Zeitbedarf für die Aufgabe. Die Aufgaben kann ich nun planen und in meinem Kalender verteilen – wobei es gilt, Pufferzeiten nicht zu vergessen.

Der Vorteil dieser einfachen Methode: Ich vergesse die vielen kleinen Dinge, die neben der «Hauptaufgabe» eines Vorhabens notwendig sind. Und ich stelle sie von Beginn weg in eine logische Reihenfolge, bemerke also, wenn Aufgaben voneinander abhängen.

Noch mehr als Stress macht fehlende Selbstbestimmung zu schaffen: Lothar Seiwert sieht darin die Hauptursache für das Burn-out-Symptom. Ändern müssen wir das wohl selbst.

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Diese Woche erreichte mich via Twitter die Schreckens-Nachricht: Ausgerechnet einer der bekanntesten Zeitmanagement-Experten Deutschlands, Prof. Dr. Lothar Seiwert, erklärt das Zeitmanagement für tot. Im Herbst bringt er sein neues Buch Ausgetickt. Warum wir Abschied vom Zeitmanagement nehmen müssen (Affiliate-Link) heraus. Und nun? Können wir imgriff.com einmotten, weil es “sowas von Nineties” ist?

Nicht jede Sau verbessert die Welt
Um es vorweg zu nehmen: nein. Nicht jede Sau, die medial durchs Dorf getrieben wird, verändert gleich die Welt. Seiwert und sein Verlag wissen als Medienprofis natürlich, wie man Thesen möglichst plakativ verkauft. Denn neu ist das höchstens für diejenigen, die Zeitmanagement bislang lediglich als Mittel verstanden haben, um noch mehr Effizienz in immer weniger Zeit zu packen. Genau darum ging es aber nie. Vielmehr bestand der Sinn eines  guten Zeitmanagement schon immer darin, sich mehr Raum für die schönen Dinge des Lebens zu verschaffen. Oder hab ich da was falsch verstanden? » weiterlesen

Die dringenden Sachen abarbeiten, alles andere liegen lassen und schauen, was passiert. Chaotisches Zeitmanagement und die Realität.

Vor einiger Zeit habe ich einen Beitrag bei karrierebibel.de gelesen. Das Thema: Chaotisches Zeitmanagement. «So ein Quatsch», dachte ich. Aber der Gedanke hat mich als zum Perfektionistin, die zum Anti-Perfektionismus strebt, seitdem nicht mehr losgelassen. Denn diese Sätze können ein ganzes Weltbild verändern:

Man muss warten und verzichten können. Warten Sie ab, bis sich etwas von selbst erledigt hat. Wenn nicht, laufen Sie zur persönlichen Hochform auf und bekommen es schnell noch hin. Warten Sie, bis es ein Anderer erledigt hat. Die Arbeit geht schließlich dorthin, wo sie getan wird. Verzichten Sie möglichst darauf, dort zu sein.

Verzichten Sie auf Planung, es kommt immer anders, als man denkt. Warten Sie lieber, wie es tatsächlich kommt. Dann improvisieren Sie, und garantiert werden Sie es irgendwie hinbekommen. So trainieren Sie gleichzeitig Ihre Überraschungskompetenz und bald kann Sie gar nichts mehr erschrecken.

Bleiben Sie unterorganisiert und verzichten Sie auf so sinnlose Aktivitäten wie Schreibtisch aufräumen und Ablegen. Sie haben mehr Zeit gespart, als Sie jemals für das Suchen benötigen. Verzichten Sie auf den Unfug, Wichtiges künstlich dringend zu machen, wie es die Geplanten tun.

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Fixe unterbrechungsfreie Arbeitsblöcke verlangen Vorausplanung, überzeugen aber durch bessere Resultate. Ein Bericht von einem Selbstexperiment.

Pomodoro nennt sich eine Methode, um seinen Arbeitstag strukturiert anzugehen. In einem festgelegten Zeitfenster von 25 oder 30 Minuten nimmt man sich eine Aufgabe vor. In dieser Zeit erledigt man nichts anderes: keine Telefonate, keine E-Mails, keine Gespräche, kein Facebook.

Pomodoro und Batching
Gregor hat die Pomodoro-Technik vor einiger Zeit beschrieben und bereits zur Protokoll gegeben, wie begeistert er vom Ergebnis war: In der einen Stunde konzentrierten Arbeitens habe er Resultate erzielt, die die Ergebnisse der übrigen sieben Stunden in den Schatten stellen würden. Cal Newport vom 99%-Blog hat sich an ein ähnliches Selbstexperiment gewagt. Er nennt seine Methode «Batching» und hat seine Erfahrungen damit beschrieben. » weiterlesen