«Learning is the main driver for productivity» meinte der finnische Twitter-Nutzer Esko Kilpi (Tweet). Der Wochenrückblick ist der Lernschritt in Getting Things Done: anhalten, zurückschauen, beurteilen und planen.

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Im ersten Artikel habe ich über die Bedeutung des Wochenrückblicks geschrieben. Offen war noch, welche Punkte mein Wochenrückblick enthält: Was sind die wichtigsten Elemente des Wochenrückblickes?

Serientermin am Freitag Nachmittag

Mein Wochenrückblick findet am Freitag Nachmittag statt. Dafür habe ich mir in Outlook einen Termin eingerichtet, der mich jede Woche um 14:30 Uhr daran erinnert, den Wochenrückblick zu erledigen. Das muss ich nicht gleich um 14:30 Uhr machen, es ist viel mehr eine Erinnerung, dass der Wochenrückblick noch vor dem Freitags-Feierabend stattfinden sollte.

In GTD-Tool Omnifocus habe ich mir für den Wochenrückblick ein eigenes Projekt eingerichtet. Das Projekt selber und alle seine Aufgaben sind als Serien-Termin für jeden Freitag eingerichtet. Zusätzlich zur Outlook-Erinnerung tauchen also Freitag Nachmittag immer diese roten Zahlen auf meinen Omnifocus-Icon im Dock auf. (Weitere Artikel zu GTD-Tools finde sich hier.)

Ist der Wochenrückblick erledigt und sind alle einzelnen Aufgaben erledigt, wird das Projekt «Wochenrückblick» in Omnifocus als «abgeschlossen» gekennzeichnet. Es taucht dann in einer Woche wieder auf. Hier ein Screenshot, wie mein Wochenrückblick in Omnifocus aussieht: » weiterlesen

Der Wochenrückblick ist fester Bestandteil eines effizienten Zeitmanagements. Gregor stellt die nötigen Arbeitsschritte vor und denkt über den richtigen Zeitpunkt für dieses kleine Ritual nach.

In vielen Produktivitäts-Ansätzen spielt der Wochenrückblick eine wichtige Rolle. Das geht soweit, dass David Allen von Getting Things Done (GTD) sagt, dass es ohne Wochenrückblick gar nicht funktionieren kann. Meine eigene Feststellung zu diesem Thema ist, dass ich den Wochenrückblick wichtig finde – ihn aber nur selten hinbekomme (und damit bin ich nicht alleine, scheint es). Was gibt es zu beachten, damit Dein Wochenrückblick klappt?

Was normalerweise beim Wochenrückblick passiert

Der Wochenrückblick dient dazu, Dein Produktivitäts-System aktuell zu halten. Er zeigt Dir nicht nur, was Du alles erledigt hast, sondern hilft Dir auch, Versäumnisse zu erkennen bei Projekten/Aufgaben, die Dir aus den Augen geraten sind. Ziel ist es, dass Du Dich auf Dein System so gut verlassen kannst, dass Du nicht mehr zwischendurch das Gefühl hast, irgendwas Wichtiges vergessen zu haben. Der Wochenrückblick zeigt Dir, wie gut das klappt – und hilft, Fehler zu korrigieren, so Dirk Bongardt.

Der Wochenrückblick hat bei Getting Things Done folgende Inhalte: » weiterlesen

Am Ende eines Jahres sollte man überprüfen, wo man steht: Den Kopf leeren, das Geschehene bewerten, reinen Tisch machen. Mit den richtigen Fragen geht das ganz leicht.

Eine Bemerkung vorneweg: Wenn das der erste Rückblick auf Deine Jahresziele ist, dann ist vermutlich etwas schief gelaufen. Ziele sind sinnvoll, aber nur dann, wenn man mit ihnen arbeitet und regelmäßig überprüft, ob man noch auf Kurs ist. Die GTD-Methode pflegt deshalb den Wochenrückblick, bei dem zum Beispiel jeden Sonntag geprüft wird, was in der vergangenen Woche erledigt wurde, und was noch offen ist.

Trotzdem lohnt sich ein Jahresrückblick in jedem Fall. Du kannst selber entscheiden, wie viel Zeit Du investieren willst. Das Minimum sollten Antworten auf die folgenden 4 Fragen sein:
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Zentrales Element der Getting-Things-Done-Methode ist die “weekly review”, der regelmäßige Rückblick auf die vergangene Woche, bei dem man nochmal alle Listen, Notizen, Kalender durcharbeitet (mehr dazu im entsprechenden Teil unserer GTD-Serie). Eine kurze “Anleitung” für den Wochenrückblick hat John Kendrick aus den klassischen fünf (sechs) W-Fragen (Wer, Was, Wo, Wann, Warum und Wie – im englischen: How) abgeleitet:

» The Five W’s of a Weekly GTD Review [johnkendrick.wordpress.com, gefunden bei Ivan]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Getting Things Done (GTD) verleitet dazu, viele Listen anzulegen. Der Vorteil: Die einzelnen Listen bleiben kurz und knackig. Der Nachteil: Bei so vielen Listen verliert man leicht den Überblick. Vor allem die Waiting-for-Liste habe ich immer wieder vernachlässigt – und deshalb aufgelöst.

Für jedes noch so kleine Projekt soll man nach der GTD-Methode eine eigene Liste anlegen. Um dann noch den Überblick zu behalten, hat David Allen eine einfache Regel aufgestellt: Für jede Liste gibt es einen Kontext, in dem man sich diese vornimmt.

Bei To-Do-Listen ist das offensichtlich: Hat man gerade nur ein Telefon zur Hand, dann schaut man auf die Liste @Telefon. Hält man sich in der Stadt auf, dann schaut man auf die Liste @Einkäufe. So wird man immer dann an etwas erinnert, wenn sich in der Sache auch etwas tun lässt. Solche kontextbezogenen Listen im Blick zu behalten, fällt nicht schwer, da dies einem intuitiven Verhalten entspricht.

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