Es gibt Tage, an denen man jede Menge kleiner Aufgaben erledigt und dennoch nicht das Gefühl hat, etwas geschafft zu haben. Es kommt eben nicht nur darauf an, wieviel man schafft, sondern auch was man schafft. Sich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren und die unnützen abzubrechen ist eine Kunst – die Kunst des Nichterlediges:

» The Art of Nonfinishing: 7 Time-Saving Ideas [lifeoptimizer.org]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Von allen Gewohnheiten in Zen To Done ist dies die schwierigste – aber wahrscheinlich auch die wichtigste. Wenn Du nur eine Sache aus diesem Buch umsetzen willst, dann ist diese Gewohnheit diejenige, die ich empfehlen würde.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu “Zen To Done”, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick.

Ist diese Gewohnheit essentiell für das System? Nein. Du kannst Dir alle anderen Gewohnheiten aneignen und diese hier auslassen, aber trotzdem gelassen und organisiert sein. Aber dieser Schritt wird Dich nicht nur viel glücklicher machen, sondern auch produktiver.

Überleg Dir mal folgendes: Wenn Du von ganzem Herzen etwas tun willst, dann wirst Du wie verrückt daran arbeiten, damit anzufangen. Du wirst extra hart arbeiten, Du wirst noch mehr Stunden investieren, und die Wahrscheinlichkeit ist gering, dass Du die Arbeit daran aufschiebst.

Wenn es Dir davor graut, morgens ins Büro zu gehen, oder wenn Du merkst, dass Dir ständig die Motivation fehlt, oder wenn Du das, was Du tust, langweilig und monoton findest, dann solltest Du Dich nach einer neuen Arbeit umsehen. Denn ein solcher Job wird Dich nicht nur immer unglücklicher machen, sondern hindert Dich auch daran, Dein volles Potential umzusetzen.

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Das beste Planungssystem hilft nichts, wenn wir es mit Verpflichtungen und Aufgaben vollstopfen. Wir wissen eigentlich sehr genau, dass wir all das, was wir uns vorgenommen und wozu wir uns breitschlagen lassen haben, nicht schaffen können. Seien wir also ehrlich: Streichen wir soviel wie möglich!

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick.

Wenn Du wie ich bist, hast Du eine lange Liste mit Aufgaben, die zu erledigen sind. Vielleicht ist diese Liste noch unterteilt nach verschiedenen Kontexten (Büro, Besorgungen, Telefonate etc.). Die Liste ist wahrscheinlich ellenlang, Du weißt eigentlich, dass Du es nie bis zum Ende der Liste schaffen wirst, weil täglich neue Punkte hinzukommen.

Wieso also versuchst Du es?

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Die einfachsten Lösungen sind oft die besten, und das gilt auch für Software und Webdienste: Die, die sich auf genau eine Sache konzentrieren und überflüssige Features ebenso weglassen wie übermäßige Designorgien, überzeugen am schnellsten. Googles Startseite ist (war) so ein Beispiel, Doodle ist eines, und das noch ganz frische Instapaper ist auch eines.

Instapaper macht das, was die hier neulich vorgestellten Tools “Readeroo” und “Read it later” machen: Es sammelt Links zu Webseiten, mit denen man sich zu einem späteren Zeitpunkt ausführlich beschäftigen will, weil man gerade keine Zeit hat. Dazu legt man sich ein sogenanntes Bookmarklet in der Lesezeichenleiste seines Browsers an und klickt jedesmal, wenn man sich einen Link für später merken will, drauf. So lassen sich die zahlreichen Tabs vermeiden, die bei Vielen über Tage geöffnet bleiben und bei entsprechend hoher Zahl auch die Surfgeschwindigkeit spürbar drosseln. Die Links werden ganz unprätentiös nach Reihenfolge des Eingangs bei Instapaper abgelegt:

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Seien wir ehrlich: Auch die Besten unter uns kommen manchmal vom Weg ab, verlieren den Blick auf ihre Ziele und lassen ihr wohlerdachtes Planungssystem schleifen. Bei einer harten Arbeitswoche mit einem betriebsamen Leben nach Feierabend tendiert das beste System dazu, im Chaos zu versinken. An dieser Stelle kommt der Wochenrückblick ins Spiel.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick

Der Wochenrückblick ermöglicht es Dir, Dich wieder zu sammeln und auf die wichtigen Dinge zu fokussieren. Im Folgenden werden wir uns ansehen, wie man sich den Wochenrückblick in möglichst kurzer Zeit zu Eigen macht – und zwar, indem man ihn vereinfacht.

Der Schwerpunkt beim vereinfachten Wochenrückblick liegt bei der Überprüfung Deiner Ziele. Du solltest Dir Dein Jahresziel vor Augen führen und prüfen, welche Fortschritte Du diesbezüglich in der vergangenen Woche gemacht hast, und welche Du in der kommenden Woche machen willst.

Ein sinnvoller Wochenrückblick besteht aus fünf einfachen Schritten:

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Es ist eine alte, aber vielleicht die wichtigste Binsenweisheit zum Thema Organisieren: Jedes Ding sollte seinen festen Platz haben. Dieser Trick ist so populär, weil er tatsächlich funktioniert. Er ist die sechste Gewohnheit von ZTD. Du wirst nie wieder etwas verlegen und suchen müssen, wenn Du Dir sie angewöhnst. Schauen wir mal, wie das geht.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick

Liegen Dokumente und Zettel über Deinen ganzen Schreibtisch verstreut? Suchst du jeden Tag Deine Autoschlüssel? Weißt Du, in genau diesem Moment, wo sich jeder einzelne Gegenstand, den Du besitzt, befindet?

Dein Leben kann mit einer einzigen Regel durchorganisiert werden, und die lautet: Habe für jeden Gegenstand einen festen Ort, und lege alles an seinem Ort ab. Das ist eine Gewohnheit, die ich auch meinen Kindern beizubringen versuche, damit ich nicht permanent hinter ihnen aufräumen muss.

Und so wird’s gemacht:

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Einer der Schlüssel jedes Zeitmanagement-Systems ist die To-Do-Liste – sie hält alle Aufgaben fest, die Du im Moment nicht erledigen kannst, so dass Du jederzeit weißt, was Du noch erledigen musst. Für ZTD brauchen wir aber noch ein paar (wenige) andere Hilfsmittel.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick

Bei ZTD ist es wichtig, ein einfaches System zu haben, welches Du auch wirklich benutzt; ein System, dem Du Deine Informationen anvertraust. Und das sind die drei Bausteine dieses einfachen, vertrauenswürdigen Systems:

1. Aufbau: Ein einfaches System besteht aus Eingangsorten, einem Kalender, Listen und einer Ablage.
2. Hilfsmittel: Es ist wichtig, einfache Hilfsmittel zu benutzen, so dass das System nicht mühsam gewartet werden muss.
3. Gebrauch: Schließlich ist es wichtig, dass Du Dein System auch tatsächlich benutzt und es Dir zur Gewohnheit machst, es täglich zu überprüfen.

Der Aufbau

David Allen schlägt bei GTD vor, alle Aufgaben in getrennten Listen – so genannten Kontextlisten – zu verwalten, etwa @Büro, @Computer, @Anrufe, @Besorgungen usw. Der Grund ist, dass Du so immer nur die Aufgaben anschauen musst, die Du im aktuellen Kontext überhaupt anpacken kannst, anstatt eine lange Liste von Aufgaben vor Dir zu haben, von denen Du die meisten im Moment sowieso nicht erledigen kannst.

Bei ZTD sollte Dein System so einfach wie möglich bleiben. Zwar ist das Konzept der Kontextlisten nützlich, aber es kann auch schwierig sein, es auf dem aktuellen Stand zu halten. Verwende darum in jedem Fall so wenige Listen wie möglich. Ein Beispielaufbau könnte so aussehen:

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Die “Gewohnheit des Handelns” ist der Schlüssel zum ZTD-System. Es ist der Bestandteil, der in den meisten anderen Produktivitätssystemen ausgelassen wird, obwohl er der wichtigste ist.

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Wichtiger als das System, die Tools, das Planen und die To-Do-Listen ist das eigentliche Handeln.

ZTD konzentriert sich deshalb auf das Erledigen Deiner Aufgaben, eine nach der anderen, unter Ausblendung möglichst aller störenden Einflüsse und Ablenkungen. Betreibe kein Multitasking, und lass Dich nicht unterbrechen. Zu oft am Tag checken wir unsere Emails, gehen ans Telefon, reden mit Leuten, die an unseren Schreibtisch kommen – das alles ist eine Beeinträchtigung der eigentlichen Arbeit, die wir erledigen sollen.

Das Resultat? Man bekommt die Dinge nicht geregelt. “Singletasking” und Konzentration sind die Schlüssel zur Erledigung einer Aufgabe. Im Folgenden einige Tipps dazu:

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Wenn man sich einmal angewöhnt hat, Dinge an wenigen Eingangsorten zu sammeln – inklusive eines kleinen Notizbuches (oder sonst eines einfachen Tools, um Dinge festzuhalten), welches man immer bei sich trägt -, bleibt die Frage: Was soll man tun mit all den Dingen, wenn man sie gesammelt hat?

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Alle Teile der Serie im Überblick

Bei der zweiten Gewohnheit von ZTD geht es ums Bearbeiten der gesammelten Inputs in den verschiedenen Eingangsorten. Du arbeitest dabei jeden Eingangsort durch und triffst sehr rasch Entscheidungen über jede Sache, bis alle “Inboxes” leer sind und alles, was Du in Deinem Notizbuch festgehalten hast, verteilt ist.

Wichtig: Arbeite alles bis zum Ende durch.

Wenn Du zulässt, dass sich Sachen ansammeln, ist das ein Aufschieben von Entscheidungen. Wenn Du Deine Eingangsorte bis zum Ende durcharbeitest, schnelle Entscheidungen triffst, und die Dinge dort ablegst, wo sie hingehören, dann bilden sich auch keine Prokrastinationsstapel.

Arbeite Deine Eingangsorte mindestens einmal pro Tag oder – wenn nötig – häufiger durch.

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Zu oft fallen uns Ideen ein, kommt Post in unsere Heime, Papierkram auf unsere Bürotische, Telefonnummern und Termine werden uns gegeben, während wir gerade auf dem Sprung sind – und all das verschwindet oder wird vergessen oder landet in einer Schublade; und ward niemals wieder gesehen.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Alle Teile der Serie im Überblick

Das Problem ist, dass wir kein System haben, um all die Informationen, Dokumente, Emails und sonstigen Inputs, die in unser Leben dringen, zu sammeln und systematisch zu sortieren.

Um dieses Problem anzugehen, werden wir versuchen, uns einen Platz zu schaffen für alles, was in unser Leben tritt. Und wir werden uns angewöhnen, Dinge sofort niederzuschreiben, anstatt uns auf unseren Kopf zu verlassen. Denn der hat die Angewohnheit, genau das zu vergessen, was wir gerade brauchen.

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