Offene To-Do-Listen führen dazu, dass man nie ans Ende kommt. Der Autor Mark Forster schlägt darum vor, mit geschlossenen Listen zu arbeiten: Ihnen darf nichts hinzugefügt werden.

Im Artikel “Tricks fürs To-Do-Listen-Tuning” habe ich über ‘geschlossene Listen’ geschrieben. Deren großes Potential macht besonders der Autor Mark Forster in seinem Buch “Do It Tomorrow” (Affiliate-Link) deutlich. Seine Gedanken will ich hier kurz zusammenfassen.

Der Unterschied zwischen geschlossenen und offenen Listen

Der Unterschied zwischen einer geschlossenen und einer offenen Liste ist eigentlich bloß eine Linie am Ende der Liste. Einer geschlossenen Liste kann nichts mehr hinzugefügt werden. Das hat den Vorteil, dass man sich mit den Einträgen beschäftigen kann, ohne von neuen Aufgaben abgelenkt zu werden.

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Ungeliebt, ja sogar verhasst, aber doch ein wichtiges Arbeitsinstrument für viele: To-Do-Listen. Die bringen jedoch nichts, wenn sie nie leerer werden – darum hier ein paar Tricks zum Optimieren.

Je nach Zeitmanagement-System werden ganz einfache (etwa bei ZTD) oder sehr detaillierte, nach Kontexten geordnete To-Do-Listen (etwa bei GTD) empfohlen. Unabhängig davon tauchen jedoch bei den meisten Aufgabenlisten immer wieder zwei Probleme auf:

1. Sie werden nie leer. Meistens schafft man es einfach nicht über das erste Drittel der Punkte hinaus. Viele Aufgaben werden zu LadenListenhütern.
2. Für jede erledigte Aufgabe kommen drei neue hinzu.

Die Anzahl der Aufgaben kann man nicht nach Belieben beeinflussen, besonders wenn man nicht sein eigener Chef ist. Doch die Aufgabenlisten selbst kann man optimieren. Hier ein paar Hinweise, die helfen können:
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Merkwürdig: Da hat man sich recht produktiv und routiniert in seinem Organisationssystem eingerichtet, und trotzdem bleiben ein paar Punkte auf der To-Do-Liste ewig unerledigt. Woran könnte das liegen?

Schon seit langem benutze ich To-Do-Listen, und genau so lange bemerke ich ein paar Probleme damit: Die Listen werden nie kürzer. Einige Einträge haben schon Schimmel angesetzt. Und für jede erledigte Aufgabe füge ich eine bis drei neue hinzu. Besonders der zweite Punkt beschäftigt mich: Wieso steht etwas auf der Liste, wenn ich es doch nie erledige? Wie ist der Eintrag überhaupt auf die Liste gekommen?

Oftmals handelt es sich dabei um Aufgaben, die ich zwar erledigen muss oder möchte, die aber gegenüber anderen weniger wichtig oder weniger dringend sind. Meistens sind es einfache Aufgaben, die ich in 15, 30 Minuten erledigen könnte. So stehen auf meiner Liste beispielsweise ein paar Websites, auf die ich von meiner eigenen aus einen Link setzen möchte. Dazu muss ich eine neue Linkseite einrichten. Kostet mich alles in allem etwa 15 Minuten, mehr nicht. Und trotzdem habe ich diese Aufgabe noch immer nicht erledigt.

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Da wir gerade von To-Do-Listen sprachen: Lifehacker hat gerade die nach Meinung seiner Leser besten To-Do-Listen-Tools veröffentlicht. An der Spitze, gar nicht hip: Microsofts Outlook. Auf den Plätzen: Remember The Milk (hier unser Test), Papier und Stift, die Webanwendung Todoist.com und das gute alte Dokument im Texteditor. Papier dürfte freilich vorne liegen, wenn man sich nicht die Leser eines Produktivitätsblogs, sondern die Gesamtbevölkerung ansähe.

» Five Best To-Do List Managers [lifehacker.com]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Wenn etwas Dringendes dazwischenkommt, gerät die Tagesplanung schnell durcheinander. Um sich wieder Luft zu verschaffen, nimmt man am besten während des Tages wieder einige Punkte von der Liste.

Die meisten Ratschläge für eine To-Do-Liste beziehen sich darauf, wie man diese erstellt. Es ist zweifelsohne wichtig, wie die To-Do-Liste aussieht, wenn man mit der eigentlichen Arbeit beginnt. Ebenso wichtig ist es aber auch, wie sie sich dann verändert – wie man also den Tag über mit ihr umgeht.

Es gibt zahlreiche Programme, die einem helfen können, produktiv zu sein. Ich bin kein Freund davon. Sie sind mir meist zu überladen. Den besten Überblick habe ich persönlich in einem einfachen Text-Editor.

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Wer nicht täglich von Meeting zu Meeting eilt, braucht den Kalender eigentlich nur als Gedächtnisstütze. Ich lasse deshalb meine Terminliste tagsüber geschlossen und arbeite nur mit der ToDo-Liste.

Das E-Mail-Programm sollte man ja ohnehin schließen, wenn die Post gelesen und beantwortet ist. Bei diesem häufig gehörten Rat geht es darum, sich nicht ablenken zu lassen, wenn alle paar Minuten eine E-Mail eintrifft. Ich versuche aus diesem Grund, so viele Programme wie möglich geschlossen zu halten. Bei mir gehört auch der Kalender dazu.

Mein Kalender ist ein Reminder – ein Hilfsmittel, mich an etwas zu erinnern. Dort kommt nur hinein, was mit einem bestimmten Datum fest verbunden ist. Alles andere wandert auf die To-Do-Liste – auch zeitlich unspezifische Aufgaben wie “am Wochenende Mama anrufen”. Deshalb reicht es mir auch, morgens einmal in den Kalender zu schauen.

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