Unter unseren Lesern sind so einige Listen-Fans, die jetzt ganz stark sein müssen – außer, sie kommen demnächst nach Washington, denn in der dortigen «Lawrence A. Fleischman Gallery» gibt es bis Ende September eine großartige Ausstellung nur über Listen. Listen von Künstlern und Architekten, die teilweise Listen ihrer Listen führten und dem «außerordentlichen Gefühl der Befriedigung» verfielen, das «stramme Zeitpläne voller unerfüllbarer Aufgaben» schaffen (auf die man nach Erschaffung nie wieder einen Blick werfen wird).

Einige ausgewählte Ausstellungsstücke sind auf der Website der «Archives of American Art» zu sehen:

» Lists: To-dos, Illustrated Inventories, Collected Thoughts and Other Artists’ Enumerations from the Archives of American Art

Und bbc.co.uk hat einen Artikel zur Ausstellung inklusive listenpsychologischer Einschätzungen:

» The art of list-making (bbc.co.uk)

Hier erscheint jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Harald Martenstein ist Kolumnist bei der Zeit, und zwar ein sehr guter. Wer ihn noch nicht kennt, sollte das nachholen. In seiner aktuellen Kolumne beschreibt er, wie seine To-Do-Liste aussieht, und siehe da: Er ist ein alter GTDler, vermutlich, ohne das zu wissen. Er unterteilt Aufgaben in «Dringend», «Diese Woche» und «Irgendwann» (Someday/Maybe!), er arbeitet mit einer Tagesliste und er hat sogar Kontextlisten: » weiterlesen

Eigentlich wollten wir dieses Buch ja schon lange rezensiert haben, aber … dann schlug die Prokrastination zu. Nun hat Camilla es gelesen und stellt ihre Eindrücke vor.

Aus Notwehr, so schreiben Kathrin Passig und Sascha Lobo im Vorwort ihres Buches, haben sie “Dinge geregelt kriegen – ohne einen Funken Selbstdisziplin” (Affiliate-Link) geschrieben: aus Notwehr gegen eine ausufernde Literaturflut, die uns erklären will, wie wir immer besser organisiert, immer motivierter und disziplinierter leben – eine Literatur, die üblicherweise nur den Ausstieg aus dem gewöhnlichen Arbeitsleben als Gegenentwurf hat.

Herausgekommen ist bei der passig-lobo’schen Notwehr ein geistreiches, kurzweiliges, bisweilen bissiges Buch über Prokrastination, also das notorische Aufschieben und Liegenlassen von Dingen, und ihre Bewältigung oder, viel eher, Umgehung und bisweilen auch das gar nicht so unangenehme Leben mit ihr.

Es geht in diesem Buch gerade nicht um die Bewältigung der umfangreichen To-Do-Liste, sondern gerade darum, wie man möglichst ohne To-Do-Listen und Produktivitätssysteme klar kommt. Dazu dient vor allem eine Änderung der Haltung zum Thema Leistung: Nicht der Prokrastinierer ist falsch, sondern die überzogenen Ansprüche seiner Umwelt, die er vielleicht verinnerlicht hat. “Wir wollen das Leben so organisieren, dass man es nicht mehr organisieren muss”, heißt es im Vorwort, und weiter: “Das realistische Minimalziel ist, dass Sie dieses Buch lesen, in Ihrem Leben nichts ändern, sich aber besser fühlen als vorher.”

Statt sie zu verurteilen, erklären Passig/Lobo Prokrastination und Desorganisation zu einem Lebensstil, dessen Anhänger sie (wie sie beteuern, ganz ohne Hintergedanken) “LOBOs” (als Akronym aus “Lifestyle of Bad Organisation”) nennen.

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Eine einfache Methode zum Organisieren der eigenen Aufgaben ist die 25.000-Dollar-Methode. Der Trick dabei? Eine Liste für alle Aufgaben und eine alles entscheidende Frage.

Um alle Aufgaben und Projekte fest im Griff zu behalten, muss man Zeit opfern. Zeit, um alles zu erfassen und durchzuarbeiten. Letzteres ist es, was viele Getting-Things-Done-Versuche nach einer Weile zum Erliegen bringt. Denn Pflege braucht jedes Aufgabenmanagement, unabhängig davon, ob man dafür ausgefeilte Kontextlisten, Software oder Web-Anwendungen, puristische Exceltabellen oder einen Haufen Post-It-Zettel benutzt.

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Autor Mark Forster hat einen älteren, aber immer noch guten Artikel über To-Do-Listen neu in seinem Blog veröffentlicht. Wieso mögen wir To-Do-Listen so sehr, und wieso funktionieren sie trotzdem so gar nicht? Was zumindest kann man ändern, damit sie etwas besser funktionieren? Ein schöner Grundlagentext:

» To Do Lists – How We Love Them! [markforster.net]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Vor ein paar Wochen habe ich über die verschlungenen Pfade des Internets – mal hier klicken, mal dort weiterlesen – das Blog von Jack Cheng gefunden. Jack hat sich Anfang des Jahres selbständig gemacht und bloggt nun nebenbei über dies und das, vor allem aber über Produktivität und Kreativität (das Chronotebook von Muji neulich habe ich auch bei ihm gesehen). Die Artikel kommen spärlich, aber immer in gelungen konzentrierter Form und schön illustriert. Darum also eine grundsätzliche Leseempfehlung für Jacks Blog und eine spezielle für den neuesten Text:

Unter dem Begriff “Time-Tagging” empfiehlt er, hinter jeden Punkt auf der To-Do-Liste die geschätzte Zeit einzutragen, die zum Erledigen nötig ist. So kann man relativ schnell sehen, was man etwa in den 30 Minuten vor dem nächsten Meeting noch erledigen kann, und kommt zudem nach und nach zu einer besseren Zeitschätzung.

Ein ganz simpler und nicht völlig neuer Trick, aber nichtsdestotrotz ungemein hilfreich:

» Time on your side [jackcheng.com]

» Mehr zum Schätzen des Zeitaufwands bei imgriff.com: Vier Tipps für realistischere Prognosen.

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Keine Sorge, wir haben nicht die ‘Gmail-Wochen’ bei imgriff.com ausgerufen, aber: Der E-Mail-Dienst von Google kann jetzt auch To-Do-Listen. Das wurde gestern auf dem offiziellen Gmail-Entwicklerblog verkündet. Um damit zu arbeiten, muss in den Einstellungen ggf. zunächst die Sprache auf ‘English’ gestellt und anschließend das neue Feature ‘Tasks’ aktiviert werden. Der Link dazu taucht dann in der Seitennavigation unter den Kontakten auf. Spannend für alle Organisations-Tüftler: Per Klick können nun auch E-Mails direkt als Tasks auf die Liste genommen werden.

» New in Labs: Tasks [gmailblog.blogspot.com]

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Offene To-Do-Listen führen dazu, dass man nie ans Ende kommt. Der Autor Mark Forster schlägt darum vor, mit geschlossenen Listen zu arbeiten: Ihnen darf nichts hinzugefügt werden.

Im Artikel “Tricks fürs To-Do-Listen-Tuning” habe ich über ‘geschlossene Listen’ geschrieben. Deren großes Potential macht besonders der Autor Mark Forster in seinem Buch “Do It Tomorrow” (Affiliate-Link) deutlich. Seine Gedanken will ich hier kurz zusammenfassen.

Der Unterschied zwischen geschlossenen und offenen Listen

Der Unterschied zwischen einer geschlossenen und einer offenen Liste ist eigentlich bloß eine Linie am Ende der Liste. Einer geschlossenen Liste kann nichts mehr hinzugefügt werden. Das hat den Vorteil, dass man sich mit den Einträgen beschäftigen kann, ohne von neuen Aufgaben abgelenkt zu werden.

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Ungeliebt, ja sogar verhasst, aber doch ein wichtiges Arbeitsinstrument für viele: To-Do-Listen. Die bringen jedoch nichts, wenn sie nie leerer werden – darum hier ein paar Tricks zum Optimieren.

Je nach Zeitmanagement-System werden ganz einfache (etwa bei ZTD) oder sehr detaillierte, nach Kontexten geordnete To-Do-Listen (etwa bei GTD) empfohlen. Unabhängig davon tauchen jedoch bei den meisten Aufgabenlisten immer wieder zwei Probleme auf:

1. Sie werden nie leer. Meistens schafft man es einfach nicht über das erste Drittel der Punkte hinaus. Viele Aufgaben werden zu LadenListenhütern.
2. Für jede erledigte Aufgabe kommen drei neue hinzu.

Die Anzahl der Aufgaben kann man nicht nach Belieben beeinflussen, besonders wenn man nicht sein eigener Chef ist. Doch die Aufgabenlisten selbst kann man optimieren. Hier ein paar Hinweise, die helfen können:
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Merkwürdig: Da hat man sich recht produktiv und routiniert in seinem Organisationssystem eingerichtet, und trotzdem bleiben ein paar Punkte auf der To-Do-Liste ewig unerledigt. Woran könnte das liegen?

Schon seit langem benutze ich To-Do-Listen, und genau so lange bemerke ich ein paar Probleme damit: Die Listen werden nie kürzer. Einige Einträge haben schon Schimmel angesetzt. Und für jede erledigte Aufgabe füge ich eine bis drei neue hinzu. Besonders der zweite Punkt beschäftigt mich: Wieso steht etwas auf der Liste, wenn ich es doch nie erledige? Wie ist der Eintrag überhaupt auf die Liste gekommen?

Oftmals handelt es sich dabei um Aufgaben, die ich zwar erledigen muss oder möchte, die aber gegenüber anderen weniger wichtig oder weniger dringend sind. Meistens sind es einfache Aufgaben, die ich in 15, 30 Minuten erledigen könnte. So stehen auf meiner Liste beispielsweise ein paar Websites, auf die ich von meiner eigenen aus einen Link setzen möchte. Dazu muss ich eine neue Linkseite einrichten. Kostet mich alles in allem etwa 15 Minuten, mehr nicht. Und trotzdem habe ich diese Aufgabe noch immer nicht erledigt.

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