Im Minutentakt treffen E-Mails ein und fordern unsere Aufmerksamkeit. Schlecht für die Produktivität. Darum tut Mailblocker, was sein Name verspricht: Man kann auf Mails zugreifen und Mails senden, ohne dass neue Mails abgerufen werden. Das fördert die Konzentration beim Arbeiten enorm.

Jeder Ratgeber zur Produktivitätssteigerung beinhaltet den Tipp, seine E-Mails weniger oft und nur zu klar definierten Zeiten abzurufen. Das ist leider nicht immer so einfach umsetzbar: Um zum Beispiel dieses Konzept fertigzustellen, benötigt man jene Excel-Liste, die der Kollege gestern per Mail geschickt hat und die noch in der Inbox liegt.

Die in einer produktiven Phase erstellte Offerte möchte man direkt dem Kunden senden und nicht bis zum nächsten «Mail-Zeitfenster» warten.

Blockieren des Netzwerk-Ports

Leider rufen die meisten Programme beim Öffnen automatisch die neuen Mails ab, und dann ist es für die meisten von uns vorbei mit dem konzentrierten Arbeiten. Die Option des manuellen Abrufens funktioniert in den seltensten Fällen zuverlässig, wie eine kurze Umfrage unter den Nutzern verschiedener Mailprogramme ergeben hat.

Das kleine Programm Mailblocker tut deshalb, was sein Name verspricht: Es blockiert den Netzwerk-Port und verhindert damit das Empfangen von E-Mails. Der Versand von Mails funktioniert weiterhin. So kann auf die Inbox zugegriffen und ein E-Mail gesendet werden, ohne dass schon wieder neue Mails um Aufmerksamkeit buhlen. » weiterlesen

Seit einigen Wochen schreiben Marcel Widmer und Patrick Mollet regelmässig für imgriff.com. Die beiden interessieren sich für neue und bewährte Methoden, Tools und Tricks, um produktiver zu sein, und prüfen diese auf Herz und Nieren.

Immer mal wieder neue Sichtweisen, neue Erfahrungshintergründe und neue Erzählstimmen integrieren – das gehört zum Erfolgsrezept, das imgriff.com seit bald 6 Jahren jung hält. Darum ist jetzt der richtige Zeitpunkt für Patrick Mollet und Marcel Widmer.

Seit Dezember 2012 bzw. Januar 2013 gehören die beiden zum festen Team unseres Produktivitätsblogs, zusammen mit der erfahrenen Autorin Simone Janson sowie mir als Redaktionsleiterin. » weiterlesen

Zu Hause oder im Büro – an den beiden Orten haben wir vielleicht ganz unterschiedliche Ansprüche an unseren Laptop. Darum gibt es das Helferlein «Sidekick» für Mac: Es aktualisiert die Laptop-Einstellungen automatisch, basierend auf unserem aktuellen Standort.

Der Laptop ist für die meisten von uns ein Arbeitsgerät, das dauernd und für verschiedenste Zwecke im Einsatz ist. Gerade Freelancer und Selbständige arbeiten sowieso nur mit einem Gerät und verfügen normalerweise nicht noch über einen privaten Laptop. Die verwendeten Einstellungen und benötigten Programme können je nach Einsatz aber recht unterschiedlich sein.

Das routinemässige Starten und Beenden von Programmen und das manuelle Anpassen von Einstellungen je nach Einsatzzweck sind aufwändig und unnötig, denn mit Sidekick lässt sich genau dies automatisieren. Mittels Standorterkennung lassen sich unterschiedliche Orte definieren, z.B. «home» und «work». » weiterlesen

Je simpler desto besser – das gilt für mich fast immer, und hier ist der Fall klar. BusyCal bringt zusammen, was zusammen gehört: Kalender und Aufgaben. Dies ermöglicht eine effiziente Wochenplanung. 

Die Wahl des Tools für die Aufgabenverwaltung gehört wohl zum Persönlichsten, und über die Vor- und Nachteile lässt sich trefflich streiten. Für mich haben die meisten Tools zu viele Funktionen und Optionen, die zu viel Zeit in Anspruch nehmen und die ich deshalb nicht nutze. Dennoch fehlt mir bei praktisch allen Tools die (visuelle) Verknüpfung mit dem Kalender, damit ich sowohl Termine als auch Aufgaben pro Tag im Überblick habe. » weiterlesen

Es ist unglaublich, wie ineffizient viele Leute ihren Computer bedienen, und schon fast unverantwortlich, wie viel Produktivität dabei verloren geht. Speziell gilt dies für das Suchen und Öffnen von Dateien und Programmen, aber auch für andere Standard-Aktionen. Kleine Helfer wie Alfred sparen enorm Zeit.

Ich beobachte immer wieder, dass viele Leute unzählige Programme in ihrem Dock haben und zusätzlich wichtige Dokumente, Ordner und Downloads im Dock quasi griffbereit ablegen. Noch schlimmer steht es um diejenigen, die zuerst den Finder öffnen und sich durch zig Ordner klicken, um das gewünschte Dokument zu finden und zu öffnen.

Dabei verfügt das Mac-Betriebssystem mit Spotlight über eine hervorragende und schnelle Suche: Mit cmd+Leertaste öffnet sich Spotlight und die Eingabe kann beginnen. Nach der Eingabe z.B. von «Ex» schlägt Spotlight bereits Microsoft Excel vor, das man mit der Enter-Taste gleich öffnen kann.

Dateien rasch finden und öffnen

Hier mag man noch argumentieren, dass es nicht viel länger dauert, mit der Maus das Programm im Dock anzuklicken und zu öffnen. Richtig effizient wird Spotlight aber bei Dokumenten und selten verwendeten Programmen: Statt mühsamem Durchklicken sind selbst in komplexen Ordnerstrukturen versteckte Dokumente im Nu geöffnet. » weiterlesen

Bücher fassen in Worte, was Viele fühlen. Studien bestätigen es, und die Hirnforschung untermauert es: Unsere Motivation sinkt, weil die emotionale Bindung an den Arbeitgeber immer mehr abnimmt.

Es mag bedenklich stimmen, dass ein solches Buch viele Menschen anspricht und großen Erfolg hat: Martin Wehrles «Ich arbeite in einem Irrenhaus» (Affiliate-Link) zieht über den Schwachsinn her, der in vielen Unternehmen abläuft (Besprechung). Dabei ist es nichts Neues, dass diese Zustände in Unternehmen kritisiert werden.

Schon vor Jahren stellte Corinne Maier in «Die Entdeckung der Faulheit» (Affiliate-Link) die These auf, dass in Firmen vor allem diejenigen ihren Job behalten, die es verstehen, sich das Leben so angenehm wie möglich zu machen – und empfahl dementsprechend, sich mit einem möglichst unwichtigen Pöstchen aus der Schusslinie zu bringen (Besprechung). Auch dieses Buch wurde seinerzeit zum Bestseller.

Die emotionale Bindung von Mitarbeitern an ihr Unternehmen

Den Gallup Engagement Index – eine Befragung zur Stärke der emotionalen Bindung deutscher Arbeitnehmer -  gibt es bereits seit 10 Jahren. Dabei konfrontiert die Unternehmensberatung Gallup zufällig ausgewählte Arbeitnehmer mit zwölf Aussagen zum Arbeitsplatz bzw. -umfeld. » weiterlesen

Wippen auf dem Stuhl hilft, den Schreibfluss wieder in Schwung zu bringen. Die Bewegung der Beine am Stehpult hält flexibel; der nach draussen schweifende Blick öffnet den Horizont. Und eine Runde Tischfussball löst Gedankenblockaden. Tatsächlich: Ergonomisches Verhalten ist nicht nur gut für den Körper, sondern auch für den Geist. Schon ausprobiert?

Ergonomie – eine eher trockene Angelegenheit. Vereinfacht verstehen darunter die meisten ungefähr dies: So und so müssen Arbeitsgeräte beschaffen sein, diese und diese Position soll der Mensch am Arbeitsplatz einnehmen, damit er möglichst lang ohne Schäden einsatzfähig bleibt. Eigentlich ein wichtiges Thema, aber oft vergisst man es schlichtweg.

Habe ich auch getan. Bis ich zu Beginn dieses Jahres plötzlich höllische Rückenschmerzen hatte: Eine Muskelblockade, sagte der Arzt. Die liess sich zum Glück wieder lösen; genügend Bewegung im Sommer half ebenfalls, aber der Schreck sass tief.

Der Arbeitsplatz ist kein unverrückbarer Ort

Ich musste mich also ergonomischer verhalten. Aber ich hatte überhaupt keine Lust, mich mit irgendwelchen geometrischen Winkeln zu befassen, in denen sich der Tisch zu meinen Beinen zu meiner Rückenlehne zu meinen Handgelenken zu meinem Kinn zu meinen Wimpern befinden sollte. » weiterlesen

Der gemeine Angestellte macht ohnehin, was er will. Er hat seinen Arbeits-PC und daneben sein eigenes Smartphone im Betrieb. Weil sie es nicht verhindern können, machen immer mehr Unternehmen daraus eine Tugend namens BYOD – Bring your own device. Sie lassen den Mitarbeiter seine eigenen Geräte wählen, die er sowohl für die Arbeit als auch das Privatleben verwendet. Für die Arbeitgeber bedeutet das hohe Anforderungen an die Sicherheit, während Mitarbeiter darin einen Produktivitätsgewinn sehen.

Die Zahlen sind wenig überraschend: 69 Prozent der Mitarbeiter in Unternehmen mit mindestens 250 PC-Arbeitsplätzen nutzen ein privates Gerät auch während der Arbeit. Das fand der IT-Analyst Techconsult im Rahmen einer Studie (PDF) heraus, die Microsoft in Auftrag gegeben hat. Das meist genutzte Device ist dabei das Smartphone (67 Prozent), gefolgt von einem eigenen Laptop (53 Prozent), einem einfachen Handy (31 Prozent) und einem Tablet (17 Prozent). Es gibt dabei leichte Unterschiede zwischen Wirtschaftsunternehmen und öffentlichem Sektor (bei letzterem geringere Verbreitung von Gadgets), allerdings nur marginale Abweichungen zwischen Männern und Frauen.

Etwa jeder vierte Mitarbeiter – Männer hier deutlich mehr als Frauen – nutzt private Services während der Arbeit, etwa für E-Mails mit Freunden oder dem Surfen im Netz. Allerdings gab ein erstaunlicher hoher Anteil der Befragten auch an, mit der privaten Hardware Arbeitsaufgaben zu erledigen, wie Office, Bildbearbeitung, elektronische Kalender oder geschäftliche E-Mails. Das legt den Schluss nahe, dass die Unternehmens-IT den aktuellen Entwicklungen nicht stand hält und Mitarbeiter oft veraltete Hard- und Software benutzen müssen. Die Mehrheit erhofft sich einen Produktivitätsschub, wenn sie eigene Systeme verwenden darf.

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Bild: Cisco

Diese Woche setzen wir hier auf imgriff.com einen kleinen Schwerpunkt zu Social Media, unserem Leben und der Arbeit: Was sind Risiken? Was sind Chancen? Wir beginnen mit der Frage: Wie wäre es ohne?

Für viele unvorstellbar – während mehrerer Stunden auf Social Media und E-Mail zu verzichten. Ich habe es 24 Stunden lang ausprobiert und eine digitale Pause gemacht. Ob sich die Welt auch ohne Facebook, Twitter und Co. weiter dreht? Erst dachte ich, das wird die Hölle, das hältst du nie durch. Aber doch, ich habs überlebt.

Keine E-Mail = keine neue Aufgabe, keine Erwartungshaltung, kein Druck. Sehr angenehm. Das gleiche gilt für Tweets und Facebook Posts. Es war mir schlicht egal, was meine Facebook-Freunde und Twitter-Kollegen aktuell so treiben.

Was ich während meiner digitalen Pause nicht gemacht habe:

• E-Mails abrufen – auch nicht von unterwegs
• Facebook checken oder neue Posts schreiben
• Twitter checken oder twittern
• Blogs schreiben
• Blogs lesen
• News im Internet lesen
• Radio hören
• Fernsehen

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Zu Evernote, einem Produktivitätstool, gibt es unzählige Blogs, Posts und Foren. Gregor Gross hat die lesenswertesten für Euch zusammengestellt.

Die Notizen- und Dokumenteverwaltung Evernote haben wir ja schon vorgestellt und ich habe aufgezeigt, wie ich Evernote selber einsetze. Weil auch andere Leute im Web viel über Evernote bloggen, habe ich eine Sammlung interessanter Links über Evernote zusammengestellt.

Das Evernote-Blog und Userforum

Evernote im Web

Aber nicht nur bei Evernote selbst finden sich viele interessante Blog-Artikel zum Thema: