Thema: Papierloses Büro

 

Alle 10 Artikel zum Thema Papierloses Büro auf imgriff.com:

Listhings:
Die Online-Version des Post-Its

Wohl kaum etwas wird in unseren Büros seit Jahrzehnten so gerne eingesetzt wie Post-Its. Selbstverständlich gibt es auch hier virtuelle Alternativen, beispielsweise Listhings.

listhings150Geben wir es zu: Auch wenn wir uns noch so viel Mühe auf dem Weg zum papierlosen Büro geben, irgendeine kleine Notiz machen wir der Einfachheit halber dann doch wieder von Hand. Bei mir sind es meistens kurze Erinnerungen, zum Beispiel nach einem Anruf. Kleinigkeiten, die ich nicht in die To-Do-Liste aufnehmen will, die aber garantiert vergessen gehen, wenn ich sie mir nicht notiere. Für diese Notizen sind insbesondere Post-Its beliebt. » weiterlesen

Platz schaffen im Büro:
Dokumentenscanner verarbeiten Papier in Sekundenschnelle

Ob im Büro oder zu Hause, staubige Papierstapel finden wir überall: auf dem Schreibtisch, im Regal oder in einer Schublade. Wer diese Papiere digital erfasst und archiviert, gewinnt Platz und kann die archivierten Dokumente durchsuchen. Ich habe drei Verfahren getestet.

DokumentenscannerDas papierlose Büro wird nie zu 100 Prozent zu realisieren sein. Einen Teil unserer Dokumente werden wir immer in klassischer Form aufbewahren wollen oder müssen. Aber Patrick Mollet, ein vehementer Verfechter des papierlosen Büros, hat natürlich im Grundsatz recht: fast alles, was im Büro und zu Hause an Dokumenten anfällt, lässt sich heute schnell und kostengünstig elektronisch erstellen, verarbeiten, versenden und archivieren.

Drei Beispiele aus meinem Alltag zeigen, dass wir uns längst an die digitale Form von Informationen und Dokumenten gewöhnt haben: » weiterlesen

Papier oder Elektronik im Berufsalltag:
Mein Plädoyer für «Sowohl als auch»

«Wir leben das papierlose Büro!» proklamieren die einen. «Handschrift und Papier – das sind die Dinge, die dem menschlichen Wesen gerecht werden!» schwärmen die anderen. Beides sind sehr einseitige Ansätze, welche die individuellen Vorlieben für Arbeitsinstrumente nicht berücksichtigen. Warum muss es «entweder oder» sein? Ich habe eine Lösung gefunden, die meiner eigenen Arbeitsweise entspricht, und die heisst: sowohl als auch.

mappe_ausschnittDie Arbeit mit elektronischen Instrumenten hat viele Vorteile: Weiterbearbeitung, Weitergabe, Backup, Restore, Zugriff immer und überall etc. Genauso haben Papier und Stift unbestrittene Stärken: einfache Handhabung, sofort betriebsbereit, geringe Kosten etc.

Bei mir sind deshalb im Alltag ganz unterschiedliche Tools im Einsatz. Ein paar elektronische, ein paar aus Papier. Jedes ausgewählt nach meinen ganz spezifischen Erfordernissen: » weiterlesen

Dokumente elektronisch signieren:
Einscannen war gestern

Dokumente als PDF per Mail erhalten, ausdrucken, unterzeichnen, einscannen und wieder zurücksenden? Da ich genau dies immer wieder tue, habe ich mich nach effizienten Alternativen umgesehen. Und war überrascht, welch ausgereifte Lösungen es gibt.

Eine wichtige Information vorab: In diesem Artikel geht es um elektronisches Signieren, also mit Hilfe eines elektronischen Geräts wie PC, Tablet etc. Das digitale Signieren mit einer kryptographischen Signatur, die auf einem Algorithmus beruht, wird nicht behandelt. Es geht also nicht darum, dass sich der Absender eindeutig identifizieren lässt, sondern nur um eine Produktivitätssteigerung.

Signieren mit dem Mac

Viele wissen nicht, dass die Preview-App (dt. Version: «Vorschau») seit Mac Lion eine Signatur-Funktion hat. Wird ein PDF in der Vorschau geöffnet, kann via Werkzeugleiste eine Signatur eingefügt werden. Das erstmalige Erstellen der Signatur erfolgt via Webcam: Man setzt die Signatur auf ein weisses Blatt und hält dieses vor die Webcam. Die so eingescannten Signaturen lassen sich via Einstellungen verwalten. Die Signatur wird anschliessend als Bild eingefügt und kann verschoben und in der Grösse verändert werden. » weiterlesen

Ink:
Gekritzel digital

Die heute präsentierte App ist so simpel, dass sie eigentlich in zwei Sätzen erklärt wäre. Sie stellt aber einen wichtigen Schritt in Richtung papierloses Büro dar. Darum verdient «Ink» eine etwas ausführlichere Erwähnung.

Ich versuche, wann immer möglich papierlos zu arbeiten. Für die meisten Aktivitäten hat sich bei mir der Klassiker Evernote etabliert. Manchmal muss es aber mehr als reiner Text sein; wenn ich z.B. irgendetwas kurz visualisieren und skizzieren will. Auch für temporäre Notizen will ich nicht immer eine Evernote-Notiz anlegen. In solchen Fällen war bislang der Griff zum Notizpapier (oder im Restaurant zur Serviette) naheliegend. » weiterlesen

Daten optimal organisieren:
Elektronische Planung und Papier müssen keine Feinde sein

Wer träumt nicht vom papierlosen Büro? Doch noch immer nutzen Viele Papier für ihre Notizen oder zum Sammeln von Adressen (Visitenkarten). Ein Grund, wieder mal die beiden Systeme mit ihren Vor- und Nachteilen einander gegenüber zu stellen.

Der Traum vom papierlosen Arbeiten dürfte so alt sein wie der Personalcomputer: Einer aktuellen Studie zufolge betrachtet knapp die Hälfte der Chief Information Officers den klassischen Bürodrucker als obsolet. Und warum auch nicht? Papierloses Büro klingt verlockend: Endlich keine unüberschaubaren Aktenberge, kein wildes Telefennummern-Gestreiche in Adressbüchern und keine wirren Papiernotizen mehr.

Ansätze, die Vision zu verwirklichen, gibt es genug: Notizfunktionen auf Tablet-PCs und Smartphones, Projektmanagement-Tools und jede Menge Kalender- und Kontaktfunktionen. Dennoch habe ich persönlich noch keinen brauchbaren Ersatz für meine Visitenkarten gefunden. Und gerade letzte Woche bekam ich ein echtes Moleskin-Notizbuch geschenkt. Denn tatsächlich mache ich meine Notizen noch immer am liebsten auf Papier.

Wie meine Kollegin Corinne Dubacher geschrieben hat: Papier soll die Konzentration fördern und kreativ machen. Traditionelle Planungssysteme müssen nicht altmodisch sein! Sie können die elektronische Planung sinnvoll ergänzen. Denn dort wo das eine System seine Schwächen hat, hat das andere seine Stärken.

» weiterlesen

Das papierlose Büro:
Weshalb es ein Mythos bleibt

Das papierlose Büro kündigt sich seit Jahrzehnten an – aus guten Gründen wird es aber nicht Realität werden. Aber es gibt immer Wege, weniger Papier zu verwenden.

Mal ehrlich: Wenn ein papierloses Büro so einfach umzusetzen wäre, hätten wir das doch längst getan, oder? Alleine der Umwelt wegen (der heutige 5. Juni ist übrigens der Weltumwelttag). Das Bild von gerodeten Regenwäldern erscheint vor unserem geistigen Auge. Dazu gesellen sich Berge von leeren Tonerkartuschen und Elektroschrott, die aus Bequemlichkeit falsch entsorgt wurden. Und dann der ganze Papierkram, wäre doch viel einfacher, man würde alles elektronisch abwickeln. Offerten, Rechnungen, Lohnauszüge, Manuals, Listen, ja, ganze Bücher – alles online, kein Papierverschleiss mehr. Wunschdenken? Ein bisschen schon. Aber den Papierverbrauch reduzieren können wir auch ohne gleich alles papierige abzuschaffen.

Papier fördert Konzentration

Die englischen Wissenschaftler Abigail Sellen und Richard Harper untersuchten in ihrer Studie The Myth of the Paperless Office (Affiliate-Link). Sie stellten sich Fragen wie: Warum zerknüllen wir Papier? Wieso kritzeln oder malen wir bei Sitzungen unsere Unterlagen voll? Und fanden beispielsweise heraus, kritzeln fördert die Konzentration. Computer hingegen lenken ab. » weiterlesen

Virtuell arbeiten:
5 Tools fürs papierlose Büro

Mashable.com hat ein paar Tools zusammengestellt, die dabei helfen, ein papierloseres Büro zu erreichen (auf das komplett papierlose wird man trotz aller Cloud-Anwendungen und digitalen Kollaborationstools wohl noch eine ganze Weile warten müssen): Fax-zu-E-Mail-Service, PDF-Erstellung, Daten-Hosting, insbesondere für kleine Unternehmen und Selbständige gedacht, also recht simpel und recht günstig oder gar kostenlos.

» 5 Simple Tools for a Paperless Office (mashable.com)

Hier erscheint jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Der Link am Morgen:
Der Weg zum (immerhin teilweise) papierlosen Büro

Das papierlose Büro – ein schon etwas angestaubter Traum, der sich einfach nicht verwirklichen lassen will. Immer wieder landet Post im Briefkasten (den von früher meine ich, der draußen an der Straße hängt), kopieren wir Anträge, müssen wir Formulare ausfüllen. Aber wer wird denn gleich resignieren? Dass wir in absehbarer Zeit nicht vom Papier wegkommen, soll kein Grund sein, dessen Anteil nicht zu minimieren – dort, wo es sinnvoll ist, etwa bei der Ablage von Dokumenten.

Gina Trapani hat für Lifehacker.com den «Complete Guide to Going Paperless» geschrieben, eine gute Zusammenfassung und Anleitung für die ersten Schritte:

» The Complete Guide to Going Paperless (lifehacker.com)

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Der Link am Morgen:
Tipps fürs papierlose Büro

Der Traum vom papierlosen Büro ist ein alter – er scheitert regelmäßig entweder an der eigenen Disziplin, die fürs Scannen und Wegwerfen nötig wäre, oder am merkwürdigen Unverständnis des Umfelds, das irgendwie nicht einsehen mag, wieso Gedrucktes so schlimm sein soll.

Auch Aliza Sherman hat sowohl den Traum vom “paperless office” als auch ihre Probleme mit der Umsetzung. Also hat sie ihre Kollegen bei webworkerdaily.com gefragt, wie sie’s damit halten – und aus ihren Tipps einen interessanten Artikel gestrickt:

» Is a Paperless Office a Pipedream or Really Possible? [webworkerdaily.com]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

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