Thema: Ordnung

 

Alle 16 Artikel zum Thema Ordnung auf imgriff.com:

Ein System in die Dinge bringen:
Mit AppMyBox hat das Suchen ein Ende

Zum Aufbewahren von elektronischen Daten haben viele von uns inzwischen ein ausgeklügeltes System, aber wenn es um physische Dinge geht, hapert’s oft. Rotho, ein Hersteller von Kunststoffboxen, versieht ein Grossteil seines Sortiments mit einem «unique QR-Code» und bietet eine kostenlose Smartphone-App, mir der man die erfassten Gegenstände suchen und finden kann. «AppMyBox» nennt sich das System und scheint – zumindest in der Theorie – eine clevere Lösung zu sein. Ein Praxistest zeigt, ob’s auch wirklich so ist.

AppMyBoxIm Laufe der Jahre sammelt sich bei den meisten von uns viel «Zeugs» an, das – im besten Fall – zwar ordentlich in beschrifteten Behältnissen verstaut ist. Aber irgendwann geht der Überblick allein aufgrund der Menge an Kisten und Schachteln verloren (das merkt man daran, dass die grösste Kiste mit «Verschiedenes» beschriftet ist). «Wo habe ich bloss die Funkauslösung für die Spiegelreflex-Kamera? In der Fototasche? In einer Schublade? In einer Kunststoffbox?» Und schon geht die Sucherei los.

Und genau hier setzt AppMyBox an.
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Mach’s gleich richtig:
Dinge nur ein Mal in die Hand nehmen

Was sich innert zwei Minuten erledigen lässt, sollst Du sofort erledigen – das ist einer der Grundsätze von Getting Things Done. Einen sehr ähnlichen Ansatz habe ich mir vor gut 20 Jahren zu eigen gemacht: Dinge wann immer möglich nur einmal in die Hand nehmen!

Wir kennen das alle: Im Berufsalltag treffen laufend Dinge – physische und elektronische – ein: E-Mails, Rechnungen, Unterlagen usw. Wir nehmen diese Dinge in die Hand, überlegen, was zu tun ist, entscheiden und … legen sie auf die Seite, um sie später zu bearbeiten, weiterzugeben oder abzulegen. Und so sammeln sich Dinge an, die Unordnung im Büro und Frust im Kopf verursachen: «Hätte ich’s doch gleich richtig gemacht!» » weiterlesen

Das Dilemma mit dem Entrümpeln:
Nur nicht den Überblick verlieren!

Marcel Widmers Beitrag «Warum das Aufbewahren nur ganz selten schlau ist» hat mich an einen ganz besonders stressigen Tag erinnert: Meinen letzten Umzug. Zwar war damals nicht der überschüssige e-Plunder das Problem, sondern jede Menge andere Dinge, vor allem Unmengen an Büchern.

Quinn Dombrowski bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)Die Sache war die: Ich hatte mich glatt in der Menge der umzuziehenden Gegenstände verschätzt. Und da das ganze Zeug auf einmal mit dem Umzugswagen die Reise von Bonn nach Berlin antreten sollte, wäre das um ein Haar schief gegangen.

Der Reihe nach. Marcel benennt als erste Maßnahme das Ausmisten von besonders heimtückischen Verstecken:

«Zuerst werde ich die Sachen aus allen e-Gerümpel-Kisten zusammentragen und in weiteren heimtückischen Verstecken wie Schreibtischschubladen oder Fotoschrank nach weiteren Dingen suchen, die ich entweder bewusst aufbewahren oder als Ballast loswerden will.» » weiterlesen

e-Plunder:
Warum das Aufbewahren nur ganz selten schlau ist

Peinlich: Keinen halben Meter neben der Kiste mit dem «Elektronik-Sammelsurium» steht in meinem Büroregal das Buch «Simplify your Life» mit dem Kapitel «Entrümpeln Sie Ihre Umgebung», das ich – wie das ganze Buch – schon vor Jahren gelesen habe. Aber wenn ich das weiss: Wieso mache ich’s nicht? Ein Versuch, aus logischen und psychologischen Aspekten eine praktikable Lösung zu finden.

Ich gebe zu: Ich werfe meiner Frau immer wieder vor, sie bewahre sinnlos alten Plunder auf. Dinge, die mittlerweile völlig unnütz sind. Schuhe, die seit Jahrzehnten nicht mehr «in» sind. Oder ein (grosszügig geschätzt) 50cm hoher Turm aus Plastiktellern, aus denen unsere Tochter vor mehr als zehn Jahren zum letzten Mal gegessen hat. Oder die Flugtickets und Einsteigekarten der Sommerferien der vergangenen 200 Jahre. » weiterlesen

Mailstrom:
Sortierhilfe für übervolle Inboxen

Inbox Zero ist für Viele ein unerreichbares Ziel. Andere argumentieren, dass es in Zeiten von fast unlimitiertem Speicherplatz und intelligenten Suchfunktionen keinen Grund gibt, überhaupt irgendeine E-Mail zu löschen. Viele haben aber auch einfach schlicht vor ihrer eigenen Inbox kapituliert. Mailstrom macht es sich zur Mission, diesen Mailchaoten eine Sortierhilfe zu bieten.

Nach der Registrierung bei Mailstrom müssen in einem ersten Schritt die zu verwaltenden Mail-Postfächer hinzugefügt werden. Mailstrom kann nur IMAP-Konten verwalten, keine POP-Konten. Daraufhin werden die Postfächer analysiert, was im Test zwei Tage in Anspruch genommen hat. Künftig soll dies in Sekundenschnelle geschehen, aber gemäss Unternehmensangaben ist momentan der Andrang sehr hoch. » weiterlesen

Unclutter App:
Digitale Hosentasche
mit Verbesserungspotential

Die Unclutter App für Mac verspricht, Ordnung auf den Desktop zu bringen. Leider ist sie zu wenig durchdacht und bringt im Endeffekt keinen Mehrwert. Bis die Version 2 erscheint, helfen andere Tools über die Runden.

Wir kennen das Problem. Mit dem digitalen Desktop verhält es sich wie mit dem physischen Schreibtisch: Über kurz oder lang sammeln sich allerlei Dateien an, da man diese entweder gerade benötigt oder noch nicht entschieden hat, ob und wo man sie ablegen will.

 

Drei Funktionen in einer App

Die App Unclutter für Mac will dem Abhilfe schaffen: Sie zeigt das Clipboard mit aktuellem Zwischenspeicher an, dient als Ablage für temporäre Dateien und verfügt über eine einfache Notizfunktion. Unclutter hält sich in der Menüleiste bereit und kann standardmässig mit einem vom iPhone bekannten Scrollen aktiviert werden. Dies lässt sich aber den eigenen Bedürfnissen anpassen, ebenso die Platzierung der drei Funktionsfenster.

Die Unordnung wird nur verlagert

Was grundsätzlich gut klingt, funktioniert in der Praxis nur unbefriedigend. Die App öffnet sich ständig ungewollt, wenn man in der Menüleiste eines anderen Programms etwas aufruft. Schade ist zudem, dass Unclutter nur das zuletzt kopierte Element anzeigt. Wünschenswert wäre hier eine History, wie sie das kostenlose Clipmenu oder die kostenpflichtigen iClipboard, Clips etc. bieten. » weiterlesen

Arbeitsorganisation am Computer:
Schonungslos entrümpeln
ist das A und O

Effizient arbeiten am Computer will gelernt sein: Mit 10 offenen Browserfenstern und einem vollen Desktop arbeitet es sich einfach schlechter. Radikal ausmisten heißt daher die Devise.

Kürzlich habe ich ein mehrtägiges Seminar über Bloggen und Online Marketing gegeben. Eigentlich ging es darum, den Teilnehmern die Grundlagen der Benutzung diverser Social Media Tools zu vermitteln. Dabei habe ich aber festgestellt, dass in einigen Fällen die Schwierigkeiten ganz woanders liegen: Nämlich bei der effizienten Nutzung des Arbeitsgerätes Computer.

Volle Arbeitsfläche, leeres Hirn

Dabei meine ich nicht etwa den Arbeitsspeicher, die Schnelligkeit des WLANs oder sonstige technische Probleme: Ich rede zum Beispiel von einem viel zu vollen Desktop-Bildschirm, mehr als 10 gleichzeitig geöffneten Browserfenstern oder einem überquellenden E-Mail-Postfach.

Wobei das E-Mail-Postfach noch das geringste Problem darstellt. Ein E-Mail-Programm hat schließlich eine Suchfunktion. Es gibt sogar Leute, die mittlerweile ganz auf das Einordnen und Labeln ihrer E-Mails verzichten und nur noch suchen. Ganz ehrlich, ich komme allmählich auch dahin, weil das Sortieren der E-Mails einfach zu viel Zeit kostet und auch nicht zur besseren Auffindbarkeit beiträgt. » weiterlesen

Ordnungssysteme effizient nutzen:
6 Lösungen für Probleme mit der Ablage

Solange sich das papierlose Büro nicht ganz durchgesetzt hat, lohnt es sich, für Papier-Unterlagen ein Ordnungssystem konsequent anzuwenden. Und zwar ein kluges Ordnungssystem. Umständlich? Nicht, wenn man eine Lösung für die typischen Ordnungsprobleme gefunden hat.

Vielleicht kennst Du ja das Problem: Du fängst frohgemut eine neue Aufgabe, ein neues Projekt an, bist fest entschlossen, den Überblick zu behalten – doch nach einiger Zeit stapeln sich alle möglichen Unterlagen auf Deinem Schreibtisch. Das liegt vermutlich daran, dass Du Dein Ordnungsystem inkonsequent nutzt oder Dein System nicht optimal ist.

Schuld ist meist das falsche Ordnungssystem

Die meisten Menschen neigen beispielsweise dazu, ihre Unterlagen thematisch zu sortieren. Aber dieses System birgt Probleme: Hast Du nicht auch schon überlegt, ob ein Dokument nun besser zu diesem oder jenem Thema gehört oder wo Du es hinterher suchen sollst? Wenn Du Deine Unterlagen nach Interessensgebieten, Projekten (die sich ändern und erweitern können) oder Themen sortierst, hast Du vermutlich viel mehr potentielle Ablageorte und brauchst länger zum Suchen. Besser ist es, Du sortierst alphabetisch.

Du solltest die Unterlagen alphabetisch sortieren, und zwar wahlweise nach Person, Projekt oder übergeordnetem Thema. Wenn Du dann vergessen hast, wo Du die Unterlagen abgelegt hast, musst Du nur nach dem betreffenden Buchstaben von einer dieser drei Kategorien suchen. Beispiel: Der Vertrag mit Kunde A über Projekt C zum Themenkreis W. Wenn Du Deine Unterlagen nach Personen sortierst, dann stecke den Vertrag unter A. Wenn Du nach Projekten ordnest, steckst Du ihn unter C. Aber selbst wenn Du etwas chaotisch bist und Deine Unterlagen mal nach Personen einsortierst, mal nach Themen oder Projekten, dann kann der Vertrag nur bei A, C oder W liegen.

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Das leidige Aufräumen:
Ordnung machen in einer Stunde!

Aufräumen gehört zu den Tätigkeiten, die wir gerne vor uns herschieben – meist viel länger, als das Aufräumen tatsächlich in Anspruch nehmen würde. Jetzt ist Schluss damit – in vier einfachen Schritten.

Strand, aufgeräumt.

Strand, aufgeräumt.

Kennt Ihr das? Ein paar Tage lang unterwegs gewesen, dabei jeden morgen hektisch die Sachen zusammengesucht, weil man mal wieder spät dran war? Dann alles liegen gelassen und – wenn man abends spät heimkam, natürlich auch keine Lust mehr zum Aufräumen gehabt? Und dementsprechend sieht es dann aus – und wird auch nicht besser, weil man den Berg an Aufräumarbeit entnervt vor sich hinschiebt. Dabei ist das Geheimnis von Ordnung eigentlich ganz einfach: Immer mal zwischendurch was wegräumen – denn dann fällt der Berg, den man wegschaffen muss, erst gar nicht an.

Denn genau da liegt das Problem bei vielen unordentlichen Menschen: Sie sehen den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr und wissen nicht, wo anfangen mit dem Aufräumen. Doch ihnen kann geholfen werden – zum Beispiel damit, dass man die Aufräumzeit von vornerein auf eine Stunde begrenzt und somit die Angst vor dem Aufräumstress abbaut. Dabei wird für jeden Arbeitsschritt 15 Minuten anberaumt. Am besten stellt man sich eine Uhr oder einen Wecker. Und: Niemand und nichts darf einen stören. » weiterlesen

Mein Inventar:
Ordnung dank iPhone App

Mein Inventar ist eine kostenlose iPhone App, mit der man seine Habseligkeiten im Griff hat – und bei Bedarf direkt auf ebay verkaufen kann.

Mein Inventar hilft dabei, den Überblick über die eigenen Besitztümer nicht zu verlieren. Alle Dinge, die man besitzt, kann man damit erfassen, in Kategorien ablegen und so sein eigenes Inventar führen. Die direkte Anbindung an die Auktionsplattform von Ebay unterstützt die Umsetzung der persönlichen Minimalismus-Strategie: Ein Klick und nicht mehr benötigte Dinge sind zum Verkauf auf Ebay ausgeschrieben, wahlweise in Deutschland, Österreich oder der Schweiz. » weiterlesen