Meetings, Sitzungen und Konferenzen können schnell zum grössten Zeitfresser im Arbeitsalltag werden. Vier einfache Massnahmen schaffen Abhilfe.

Meetings, so finden die meisten von uns, sind völlig unproduktiv. Dieses Gefühl kann ich bestätigen: Wenn ich am Tag mehrere Meetings hatte, dann weiß ich danach oft gar nicht, was ich an diesem Tag überhaupt geschafft habe. Ich komme mir leer und unnütz vor.

Bevor wir jetzt alle Meetings absetzen, sei aber auf einen großen Vorteil hingewiesen: Man/frau lernt sich kennen. Miteinander reden, sich gegenseitig sehen und schnuppern heisst, dass Du anfängst, zu den anderen Teilnehmer eine persönliche Beziehung aufzubauen. Trifft man sich zu oft auf zu langen Meetings, verpufft dieser Vorteil. Damit das nicht passiert, präsentieren wir 4 Fragen, um Meetings besser zu organisieren. » weiterlesen

Mit Zipcast stellt Slideshare einen virtuellen Meeting-Raum für Online-Präsentationen zur Verfügung. Mit Zipcast können die User kostenlos einfach Online-Präsentationen für Gruppen durchführen. In öffentlichen oder privaten Gruppenräumen steht der Gruppe ein Video- und ein Chatkanal zur Verfügung. Zipcast ist ein sehr einfacher Webdienst für Online-Meetings, der aber alle Funktionalitäten für die Online-Präsentation zwischendurch bietet.

Tool Time: Wir stellen jeden Tag ein Software-Tool oder einen Webdienst aus dem Bereich Produktivität vor. Tipps gerne an tipps.imgriff (at) blogwerk.com.

Agreedo ist ein neuer kostenloser Webservice aus München. Mit Agreedo lassen sich Sitzungen organisieren, Protokolle online führen und verteilen sowie Folgeaufgaben und -termine kollaborativ verwalten und bearbeiten.

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Meetings und Sitzungen rangieren bei vielen weit oben auf der Liste der Produktivitätskiller. Zu viele, zu lange, zu wenig Resultate sind die oft gehörten Klagen. Ron Ashkenas, Autor beim Harvard Business Blog, vermutet, dass viele Manager Sitzungen aber insgesheim eben doch mögen. Und zwar aus drei Gründen:

• Sitzungen fördern soziale Kontakte: Viele Menschen arbeiten nicht gerne alleine und tauschen sich gerne zu verschiedenen Themen aus – Arbeit oder auch mehr. Sitzungen erfüllen auch eine wichtige soziale Funktion – selbst wenn nur getratscht wird.
• Jeder bleibt im Loop: Immer mehr wird in Projekt- oder Matrixorganisationen gearbeitet. Die formale Unternehmenskommunikation wird durch den informellen Kanal der Meetings ergänzt und jeder bleibt so im Informationsloop.
• Sitzungen bedeuten Status: An vielen Sitzungen teilzunehmen bedeutet auch, dass die eigene Meinung geschätzt wird und dass man bei wichtigen Entscheidungen dabei ist. Selbst eine einmalige Präsentation in der Geschäftsleitung bringt Sichtbarkeit und kann den eigenen Stellenwert erhöhen.

Ashkenas glaubt, dass diese psychologischen Faktoren viel zu der Flut von Meetings in Unternehmen beiträgt. Trotzdem sei es kein Freipass: Er fordert Unternehmen auf, ihre Sitzungskultur regelmäßig zu überprüfen.

«Why we secretly love meetings», Ron Ashkenas bei Harvard Business Review

Hier erscheint jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Wenn man uns fragt, was wir an unserer Arbeit am wenigsten mögen, ist die häufigste Antwort ohne Zweifel: Meetings. Das ist etwas absurd: Wenn wir Meetings alle so sehr hassen, sollten sie doch eigentlich immer schön schnell vorbei sein. Denn der Grund, warum wir Meetings am liebsten ganz aus dem Programm schmeißen würden, ist schließlich, dass sie so viel unserer kostbaren Zeit fressen.

Fünf Patentrezepte für Meetings, die schneller und produktiver laufen sollen, finden sich bei Openforum.com:

• Prüfe, ob Du den Sachverhalt auch per E-Mail klären kannst. (Brauchst Du mehr als drei Mails, mach ein Meeting draus.)
• Bereite Dich vor. (Das können alle Teilnehmer nur, wenn sie eine Agenda haben.)
• Bleibe beim Thema. (Achte darauf, dass sich der Rahmen für die Inhalte nicht verschiebt.)
• Betrachte Follow-Ups strategisch. (Diskutiere die Follow-Ups gemeinsam, damit die Teilnehmer wissen, warum.)
• Lasse Deinen Kollegen und Mitarbeitern genügend Meeting-freie Zeit. (Warum nicht einen Meeting-freien Tag pro Woche?)

» 5 Keys to Running a Productive Meeting (Openforum.com, via @GuyKawasaki)

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Marketing-Autor Seth Godin ist kein großer Freund von Meetings. Wer es ernst meine mit «Gettings Things Done» und «Zeit sparen», der müsse sein Meeting-Problem angehen, meint er. In seinem Blog hat er seine persönlichen Sitzungs-Regeln veröffentlicht – mit der Anregung, sie eine Woche lang auszuprobieren. Wenn’s nicht funktioniert, verspricht er einen «Full Refund».

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Da sitzt man mal wieder im Meeting und lässt Powerpoint-Präsentation Nr. 3 über sich ergehen; der Chef stellt Forderungen und macht Vorschläge, die nichts mit der ‘Arbeitswirklichkeit’ der Abteilung zu tun haben; die Kollegen nicken sie dennoch eifrig ab; und würde man die Profilierungsspielchen der Teilnehmer von den angesetzten 30 Minuten abziehen, könnten alle nach 5 Minuten wieder zurück an ihre Schreibtische.

Schrecklich also. Kein Wunder, dass die Gedanken dabei entweder weit schweifen oder den Frust kanalisieren. Was genau so alles gedacht wird, wollte Jochen Mai wissen und startete eine Umfrage unter seinen Lesern bei Twitter. Herausgekommen sind zahlreiche amüsante Gedanken – eine Auswahl gibt es bei karrierebibel.de (weitere findet man über die Twittersuche nach dem Begriff “Meetinggedanken”):

» Twitter-Umfrage – Was sich die Leute in Meetings denken [karrierebibel.de]

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Einen halben Arbeitstag pro Woche verlieren Manager und administrative Mitarbeiter von Unternehmen, weil sie Meetings koordinieren müssen. Das ergab eine Umfrage, die das Schweizer Startup Doodle unter 2.500 Personen durchgeführt hat – natürlich im eigenen Interesse, denn Doodle bietet ein Online-Tool zur gemeinsamen Terminfindung an (hier unser schon etwas älterer Artikel über Doodle). Unser Schwesterblog startwerk.ch hat Details zur Umfrage:

» Zeitfresser Terminorganisation: Freier Freitag Nachmittag [startwerk.ch]

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Aus dem Parkinsonschen Gesetz lässt sich Wichtiges für den Arbeitsalltag lernen: Termine für delegierte Aufgaben sollte man so knapp wie möglich ansetzen. Neue Mitarbeiter nicht vorsorglich einstellen. Und Meetings ganz genau planen.

Cyril Northcote Parkinson war ein britischer Marinehistoriker und Publizist, der der Nachwelt mehr als 60 Bücher hinterlassen hat. Das bekannteste ist sicherlich Das Parkinsonsche Gesetz, eine Sammlung von Essays aus den 50er Jahren (das eigentliche Essay zum Parkinsonschen Gesetz, 1955 im “Economist” erschienen, ist als englischsprachiges PDF online).
Das Parkinsonsche Gesetz trug ihm den Ruf ein, einer der bedeutendsten Forscher seiner Zeit auf dem Gebiet der öffentlichen Verwaltung zu sein.

Worum geht es beim Parkinsonschen Gesetz?

1. Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht (Work expands so as to fill the time available for its completion).
2. In Diskussionen werden die Themen am ausführlichsten diskutiert, von denen die meisten Teilnehmer Ahnung haben (The matters most debated in a deliberative body tend to be the minor ones where everybody understands the issues).

Als Beispiel für das erste Postulat dient Parkinson eine alte Frau, die zum Schreiben einer Postkarte wahrscheinlich einen halben Tag benötigt (Postkartenauswahl, Text verfassen, Gang zum Briefkasten etc.) – während ein Manager das in drei Minuten hinter sich bringt.

Aus dem Parkinsonschen Gesetz können wir Einiges für die Organisation unserer Arbeit lernen:

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New York, Du hast es besser: Marc und Sara Schiller zum Beispiel haben dort ein 230-qm-Loft zu Konferenzräumen umgebaut, die so gar nichts mit üblichen Konferenzräumen mehr zu tun haben. Sie wollen damit Schluss machen mit öden Meetings ohne Punkt und Komma und roten Faden und stattdessen Raum schaffen für Kreativität:

» Workspace: Meet at The Apartment [behancemag.com]

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