Die Welt versinkt in E-Mails. Die klugsten Köpfe brüten über neuen Lösungen. Ein Überblick und meine Prognose: Wir werden bald weniger E-Mails haben.

Kaum ein Thema bewegt uns Büromenschen so sehr wie die steigende Zahl von E-Mails. Wir sind Opfer und Täter zugleich: Wir erhalten zuviel elektronische Post und sind als Schreibende Teil des Problems. Aber keine Sorge: Weltweit brüten die klugsten Köpfe über Lösungen – ein Überblick.

Die Schule der reflektierten Anwendung
Das sind die Evergreens: Tipps und Tricks, wie man bessere, verständlichere E-Mails schreibt – und damit hilft, weniger Postverkehr zu produzieren. Wir haben auf Sascha Lobos Ansatz des hermetischen Schreibens hingewiesen. Seth Godin hat eine Liste veröffentlicht; 36 Punkte, die es zu bedenken gilt, bevor man den Senden-Knopf drückt. Die Liste stammt aus dem Jahr 2008, offenbar sah er in den letzten drei Jahren wenig Fortschritt und hat die Liste vor wenigen Tagen ein zweites Mal gepostet («maybe this time it’ll work», schreibt er darunter).

Chris Andersons E-Mail-Verhaltenskodex
Der TED-Kurator Chris Anderson hat eine Initiative gestartet, um einen globalen Verhaltenskodez zu kreieren. Wir alle sollen uns eine E-Mail-Charta geben: 14 Punkte für eine bessere E-Mail-Welt. Dazu gehören Verhaltenshinweise wie «Bekämpfe Anhänge» oder die konsequente Verwendung von Akronymen in der Betreffzeile (etwa das bekannte «EOM» für «End of Message»). Der erste Entwurf der E-Mail-Charta ist online, jeder kann die Charta mitgestalten. » weiterlesen

The Email Game ist ein Webservice, mit dem man spielend seine Inbox leer arbeitet.

The Email Game ist ein Webservice, der verspricht, das Bearbeiten von E-Mails zum Spass zu machen. Eine Anmeldung ist nicht notwendig, man gibt seine Gmail-Adresse und Passwort ein und beginnt mit dem Punkteverdienen.

Und das läuft so: Beim Start wird die neueste Nachricht angezeigt und gleichzeitig beginnt ein Timer den Countdown abzuzählen. Nun habe ich einen definierten Zeitraum – zum Beispiel dreissig Sekunden – um die E-Mail zu bearbeiten: Also zu beantworten, zu labeln, zu archivieren oder mir wieder vorlegen zu lassen. Für jede Aktion gibt es Punkte, am meisten holt man natürlich, wenn man eine Mail beantwortet und archiviert. Es besteht auch die Möglichkeit, zur nächsten Nachricht überzugehen, ohne etwas zu tun – dann einfach ohne Punkte. » weiterlesen

«Priority Inbox», so heißt Googles neue Waffe gegen den vollen Posteingang. Wer das Feature aktiviert (ist noch nicht für alle Gmail-Accounts verfügbar), bekommt von da an die wichtigeren Mails getrennt von den anderen oben angezeigt. Die Entscheidung, welche Mails wichtig sind und welche nicht, wird nach dem bisherigen E-Mail-Verhalten getroffen. Ein Newsletter etwa, der nur jedes fünfte Mal überhaupt geöffnet und nie beantwortet wurde, rutscht demnach nach unten, die regelmäßige Korrespondenz mit den Teammitgliedern nach oben.

Martin Weigert hatte auch vorher schon keine Probleme mit einer überlaufenden Inbox, er kann sich deshalb in seinem Artikel bei netzwertig.com voll auf die Nachteile des Systems konzentrieren:

«(…) was passiert mit all den legitimen E-Mails, die nicht mit einer hohen Priorität versehen werden und somit sofort in einem Bereich des Posteingangs landen, der selbst Minuten nach dem Eintreffen schon das Scrollen notwenig macht? Zumindest in der Theorie klingt das, als wenn sich die Chancen für Absender, eine Antwort zu erhalten, deutlich verschlechtern.»

Weiterlesen bei netzwertig.com:

» Das Für und Wider von automatischer E-Mail-Priorisierung (netzwertig.com)

Hier erscheint jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

938 ungelesene berufliche, 1002 ungelesene private E-Mails – das war die Wasserstandsmeldung im Posteingang des Digg.com-Gründers Kevin Rose, als er sich entschloss, ein paar Inbox-Zero-Tipps zu teilen, unter anderem eine neue Version des E-Mail-Bankrotts: Er empfiehlt einen Filter, der alle Mails, die noch nach 14 Tagen ungeöffnet sind, ins Archiv verschiebt und eine automatische Antwort versendet mit der Bitte, die Mail noch einmal zu schicken, wenn sie denn noch einer Antwort bedürfe.

Alle fünf Tipps von Kevin Rose in seinem Blog:

» Email Sucks. 5 Time Saving Tips. (kevinrose.com, gefunden bei gigaom.com)

Hier erscheint jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Inbox Zero, der vollständig leere Posteingang also, ist so etwas wie der Heilige Gral der Produktivitätsfans (hier erklären wir das Prinzip). Aber so verlockend das Ziel, so herausfordernd ist der Weg dorthin. Scheitern ist normal, vor allem in Stressphasen, in denen keine Zeit für das Durcharbeiten der Mails bleibt.
 
Andreas von Gunten hat vor einer Woche in seinem Blog einen Weg zur Inbox Zero vorgestellt, den ich so noch nicht gesehen habe: Er arbeitet exzessiv mit Filtern und schafft es dadurch, quasi automatisch einen leeren Posteingang zu bekommen:

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Gestern verlinkten wir hier die Produktivitätsgeheimnisse des Journalisten David Pogue von der New York Times. Eines davon ist, dass er seinen E-Mail-Posteingang als To-Do-Liste benutzt. Nix mit Inbox Zero also.

Blogger Leo Babauta ist damit nicht recht einverstanden. Seine Gegenargumente:

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Ordner und Unterordner, Tags, Farbmarkierungen, Filter – die Biographie der meisten E-Mail-Nutzer kennt zahlreiche Experimente, Struktur in den Posteingang zu bringen. Farhad Manjoo fasst seine Versuche für die New York Times zusammen und schildert, was ihm schließlich geholfen hat:

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Trotz einer effizienten Herangehensweise kostet die Durchsicht des Posteingangs Zeit – oft zu viel Zeit zum falschen Zeitpunkt. Eine Aufteilung der Inboxen kann helfen, nicht zu viel kostbare Zeit zu verschenken.

Im ersten Moment könnte man denken, dass doch alles klar ist: Entweder ist die Inbox leer (die E-Mail-Inbox, der physische Posteingang auf dem Schreibtisch, das Notizbuch für spontane Einfälle) oder sie ist gefüllt. Dann muss man sie eben durcharbeiten. Dafür kann man sich feste Zeiten einrichten. Man muss es nur tun. Inbox Zero nennt sich dieses Prinzip.

Mitnichten ist das eine produktive Vorgehensweise. Man muss sich nur fragen, wie lange es dauert, eine Inbox auf null zu bringen. Wie lange sortiert ihr morgens eure E-Mails und die Nachrichten in euren Feedreader? Ich brauche eine Stunde dafür. Eine Stunde, dir mir fehlt, um meinen eigentlichen Aufgaben nachzugehen.
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In den Kommentaren zum Morgenlink vom 1. April wurde eine deutsche Zusammenfassung von Inbox Zero gewünscht. Gute Anregung, machen wir gerne:

Merlin Mann hat das Inbox-Zero-Prinzip wahrscheinlich nicht erfunden, aber er hat eine sehr gute Serie darüber geschrieben. Diese Serie möchten wir Euch heute vorstellen. Dieser Artikel ist keine Übersetzung, aber es werden die Prinzipien von “Inbox Zero” vorgestellt. Wer die alle konsequent umsetzt, hast seine Mails schon sehr gut im Griff – und nicht mehr umgekehrt. Um soweit zu kommen, muss man sich aber zuerst über ein paar Dinge bewusst werden:

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Über das “Inbox Zero”-Prinzip kann man gar nicht oft genug schreiben. Und weil Gina Trapani im Blog Unclutterer nochmal sehr schön zusammenfasst, wie man vorgehen kann, um seinen Email-Posteingang leer zu halten, verlinken wir das auch nochmal:

» Simple strategies to clear email clutter ? From Gina Trapani of Lifehacker [Unclutterer.com]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!