Tools zur Aufgabenverwaltung sind toll – können aber zum Zeitfresser werden: Zuviele Features, zu komplizierter Aufbau. Selbst ist die Frau: Karin Friedli hat sich ein System für die To Do’s gebaut – im E-Mail-Programm.

Gastautorin Karin Friedli arbeitet bei Blogwerk AG.

«Digitale Aufgabenverwaltungen haben einen Fehler – sie funktionieren nicht» stellte Thomas Mauch vor einiger Zeit an dieser Stelle fest. Und sprach mir damit aus der Seele. Wie ich endlich dauerhaft produktiv und organisiert wurde.

Ich habe sie natürlich ausprobiert: Remember The Milk, Workflowy, Things, Thinking Rock, Wunderlist, Orchestra, Teuxdeux und wie sie alle heissen. Fein säuberlich dokumentierte ich jeweils den Status Quo meiner Aufgaben und fasste gute Vorsätze, auf dass alles gut werde und mir die Arbeit leichter und organisierter von der Hand gehe. Und ich mochte sie, fast alle. Thinking Rock ist super durchdacht, Wunderlist ist irrsinnig hübsch, Remember The Milk hat coole Features. Allein, geholfen hat das nie auf Dauer. Ungezählte Anläufe und einige Jahre später war ich irgendwann letztes Jahr genau so weit wie zuvor.

Geholfen hat am Ende nur eins: gnadenloser Pragmatismus. Was hilft mir wirklich, mein Zeug zu erledigen? Und wie mache ich mir das so einfach wie nur irgend möglich?

Eine Applikation mehr ist mir eine zuviel

Ich benutze heute keine zusätzliche Aufgabenverwaltung mehr, sondern nur noch meinen E-Mail-Account (ich arbeite mit Google Apps, aber man kann sich das mit jedem anderen Webmail oder Client einrichten). Meine Inbox wird bei jeder Kontrolle vollständig geleert nach den folgenden Kriterien: » weiterlesen

«Learning is the main driver for productivity» meinte der finnische Twitter-Nutzer Esko Kilpi (Tweet). Der Wochenrückblick ist der Lernschritt in Getting Things Done: anhalten, zurückschauen, beurteilen und planen.

Im ersten Artikel habe ich über die Bedeutung des Wochenrückblicks geschrieben. Offen war noch, welche Punkte mein Wochenrückblick enthält: Was sind die wichtigsten Elemente des Wochenrückblickes?

Serientermin am Freitag Nachmittag

Mein Wochenrückblick findet am Freitag Nachmittag statt. Dafür habe ich mir in Outlook einen Termin eingerichtet, der mich jede Woche um 14:30 Uhr daran erinnert, den Wochenrückblick zu erledigen. Das muss ich nicht gleich um 14:30 Uhr machen, es ist viel mehr eine Erinnerung, dass der Wochenrückblick noch vor dem Freitags-Feierabend stattfinden sollte.

In GTD-Tool Omnifocus habe ich mir für den Wochenrückblick ein eigenes Projekt eingerichtet. Das Projekt selber und alle seine Aufgaben sind als Serien-Termin für jeden Freitag eingerichtet. Zusätzlich zur Outlook-Erinnerung tauchen also Freitag Nachmittag immer diese roten Zahlen auf meinen Omnifocus-Icon im Dock auf. (Weitere Artikel zu GTD-Tools finde sich hier.)

Ist der Wochenrückblick erledigt und sind alle einzelnen Aufgaben erledigt, wird das Projekt «Wochenrückblick» in Omnifocus als «abgeschlossen» gekennzeichnet. Es taucht dann in einer Woche wieder auf. Hier ein Screenshot, wie mein Wochenrückblick in Omnifocus aussieht: » weiterlesen

Aufgaben mit dazugehörigen Dokumenten verknüpfen – diese Funktionalität fehlt bei den meisten Aufgabenplanern. Der neue «Notiz-Link» von Evernote ermöglicht einen eleganten Workaround; hier aufgezeigt an der Kombination mit OmniFocus.

Meine Aufgabensammlung ist OmniFocus. Evernote übernimmt hauptsächlich das Verwalten von Notizen für mich, neben etwas Memonic und Dropbox. Die Zusammenarbeit zwischen all diesen Tools war bislang eher komplex, zumindest für die Arbeit mit OmniFocus und Evernote gibt’s nun Abhilfe. Das macht eine fast perfekte GTD-Umsetzung möglich.

Bislang lief die Zusammenarbeit zwischen OmniFocus und Evernote eher schlecht als recht, und dafür gibt’s einige Gründe. Ich finde zum Beispiel, dass vor allem OmniFocus ein etwas angestaubtes Design hat. Evernote stand dem lange in nichts nach, arbeitet aber in letzter Zeit stark an Design und Bedienbarkeit. Seit Lion rockt es dann schon deutlich. So zumindest meine – zugegebenermaßen recht individuelle – Wahrnehmung. Was aber bislang gar nicht geklappt hatte, war die Ablage von Notizen, Ideen und dazu gehörigen Dokumenten. » weiterlesen

Scott Scheper führt drei Listen mit Produktivitäts-Tools ins Feld: Gewinner, Verlierer und Unterschätzte. Surfmaterial für’s Wochenende.

Scott Scheper von howtogetfocused.com hat einen Artikel über Produktivitäts-Tools geschrieben, in dem er auflistet, welche fünf dieser Tools er cool findet, welche fünf Tools er für ziemlich überflüssig hält und welche fünf Tools er für unterschätzt hält.

Die Liste ist sehr subjektiv, aber bietet wieder mal Gelegenheit, das eine oder andere Instrument genauer anzuschauen. Falls es am Wochenende regnet, hier ist Scotts Gewinnerliste:

5 gute Produktivitätstools:

• Mindmeister (Mindmaps)
• Goalscape (Ziele setzen und verfolgen)
• RescueTime (wie lange browse ich für was?)
• Concentrate (App für MacOs, die unnötige Ablenkungen ausstellt)
• FocusList (einfache ToDo-Liste mit Zen-Hintergrund)

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Doit.im ist ein cloudbasierter kostenloser Dienst für Menschen, die ihren Arbeitsalltag nach David Allens «Getting Things Done»-Methode organisieren möchten.

Doit.im ist via Webinterface zugänglich, dazu sind Apps für iOS (iPhone und iPad), Android und Linux vorhanden. Der hübsch gemachte Dienst bietet alle Möglichkeiten, wie wir sie von Things oder anderen ausgereiften GTD-Task Plannern kennen. Aufgaben können nach Projekten, Kontexten oder nach zeitlichen Planungskriterien (heute, irgendwann, etc.) eingeordnet werden.

Dazu enthält der Service einen Kalender sowie Kontaktlisten, die gemäss Entwicklerangaben mit Google-Anwendungen synchronisiert werden können. Da alle Daten im Web gespeichert werden können, ist die permanente Synchronisation mit allen verwendeten mobilen Endgeräten gewährleistet. » weiterlesen

Getting Things Gnome – kurz GTG genannt – ist eine schlanke Aufgabenverwaltung für Linux, genauer: für den GNOME-Desktop. Die Tatsache, dass das Programm seit Ubuntu 9.10 ins Ubuntu-Repository aufgenommen wurde, habe ich zum Anlass genommen, das Programm zu testen.

Getting Things Gnome will ein einfaches, mächtiges und flexibles Organisationstool für den GNOME-Desktop sein, so die erklärte Absicht der Initiatoren Lionel Dricot und Bertrand Rousseau. Es befindet sich in einem recht frühen Stadium – die aktuelle Versionsnummer ist 0.2.

Installation

GTG ist für die alle Linux-Distributionen sowie für FreeBSD und OpenBSD erhältlich. Unter Ubuntu kann es ab Version 9.10 «Karmic Koala» mit dem Befehl

sudo apt-get install gtg

installiert werden. Für 9.04 «Jaunty Jackalope» gibt es ein Personal Package Archive.
In den aktuellen Versionen von Debian und Fedora kann es ebenfalls über die Konsole installiert werden; Pakete für OpenSuse, ArchLinux, OpenBSD, FreeBSD, Gentoo liegen ebenfalls vor und Tarballs mit dem Quellcode können unter jeder Distribution genutzt werden.

Funktionsumfang

GTG hat zwei Ansichten, die Normalansicht und die Arbeitsansicht. Die Normalansicht zeigt eine hierarchische Liste von Aufgaben mit Unteraufgaben, die ein- und ausgeklappt und per Drag & Drop angeordnet werden können.

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ThinkingRock ist eine schlanke, plattformübergreifend verfügbare und kostenlose GTD-Anwendung. Wir haben sie ausführlich getestet.

ThinkingRock wurde bereits mehrere Male von imgriff.com-Lesern in den Kommentaren lobend erwähnt, und auch ich habe meine Aufgaben einige Zeit damit verwaltet. Das Tool orientiert sich eng an “Getting Things Done” (GTD) und will ein “trusted system” für diese Methode sein, also genau das einfache, vertrauenswürdige System, das all die losen Enden, die einem sonst im Kopf herumschwirren, auffängt.

Es geht von einem “natürlichen Workflow” aus und bietet zahlreiche Optionen, um Aktionen zu erfassen, zu bearbeiten und zu filtern. Dadurch wird ThinkingRock zu einer mächtigen Anwendung, mit der man auch bei sehr umfangreichen To-Do-Listen schnell genau die Aufgaben auswählen kann, an denen man hier und jetzt arbeiten kann und möchte.

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Wikis eignen sich bestens für die persönliche Organisation – und mit ein paar Anpassungen auch für die Umsetzung von Getting Things Done. GTDTiddlyWiki Plus ist ein bereits dafür ausgerichtetes Wiki.

GTDTiddlyWiki Plus ist eine Adaption des recht simplen Wiki-Systems TiddlyWiki, die speziell auf GTD zugeschnitten und als Open Source verfügbar ist. Neben der Version mit dem «Plus» im Namen gibt es noch das ältere GTDTiddlyWiki, das im Prinzip ganz genauso funktioniert – allerdings ist «Plus» enger an TiddlyWiki angebunden und kann dadurch dessen Updates einfach mitmachen. Darum wird gemeinhin zu GTDTiddlyWiki Plus geraten.

Das Besondere an diesem Wiki:

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Seit einem halben Jahr macht ein neues Tool Furore unter GTD-Fans: Things für Mac OS X, das sich perfekt in die Apple-Umgebung einfügt. Wir haben die Alpha-Version getestet.

Um sich im umkämpften Software-Markt zu behaupten, bieten viele Anwendungen eine Unmenge von Möglichkeiten, um jedes denkbare Bedürfnis abzudecken – oder versuchen, «Killer-Features» zu finden, die kein anderes Programm bietet. Leider bleibt in beiden Fällen oft die Bedienung und/oder Benutzeroberfläche auf der Strecke.

Things geht einen anderen Weg: Es bietet alle Grundfunktionen, die man erwartet, um seine Aufgaben effizient zu verwalten, und verpackt das Ganze in eine sehr einfache und ansprechende Oberfläche. Andere Programme bieten zweifellos mehr Features, aber es gibt auf dem Markt wohl kaum eine andere Aufgabenverwaltung, die den Spagat zwischen Umfang und Einfachheit so gut schafft wie Things.

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Vitalist ist ein webbasiertes Tool, um Aufgaben und Projekte mittels GTD zu verwalten. Im Funktionsumfang erkennt man schnell die Instrumente von David Allen wieder.

Unerledigtes wird ganz GTD-konform zunächst in der Inbox gesammelt, um es später weiter zu bearbeiten. Input kann man dabei entweder direkt über die Weboberfläche von Vitalist eingeben oder per E-Mail hinzufügen. Die Tasks werden dann verschiedenen Listen zugeteilt:

• Actions: Aufgaben, die sofort bearbeitet werden können.
• Waiting: Dinge, bei denen man auf eine Antwort abwartet.
• Someday: Ideen, die für später aufgehoben werden.
• Ticklers: Ereignisse, an die man zu einem bestimmten Zeitpunkt erinnert werden soll.
• Reference: Informationen, die man für später aufbehalten möchte.

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