Inbox Zero, der vollständig leere Posteingang also, ist so etwas wie der Heilige Gral der Produktivitätsfans (hier erklären wir das Prinzip). Aber so verlockend das Ziel, so herausfordernd ist der Weg dorthin. Scheitern ist normal, vor allem in Stressphasen, in denen keine Zeit für das Durcharbeiten der Mails bleibt.
 
Andreas von Gunten hat vor einer Woche in seinem Blog einen Weg zur Inbox Zero vorgestellt, den ich so noch nicht gesehen habe: Er arbeitet exzessiv mit Filtern und schafft es dadurch, quasi automatisch einen leeren Posteingang zu bekommen:

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Google Wave hat nach anfänglicher Aufregung («Hat noch jemand Invites? Ich brauch unbedingt eine Einladung!») ziemlich viele enttäuschte Gesichter zurückgelassen («Will noch jemand ’nen Wave-Invite? Hab schon wieder 8 bekommen»). Nun wollen wir nicht gleich herumschirrmachern und das Ding für tot oder gefährlich erklären, weil wir nicht gleich durchblicken. Erstens ist das eine äußerst vorläufige Version, an der laufend entwickelt wird, zweitens braucht es eine gewisse Zeit des Trainings, bis sich die richtige Nutzung eines neuen Tools eingespielt hat.

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Mit diversen Erweiterungen und Tools lassen sich Google-Angebote wie Gmail oder Google Calendar hervorragend zur GTD-Organisationszentrale umbauen. Eine lange Liste solcher Möglichkeiten gibt es bei Investintech.com: Alles, was man zum Tuning des RSS-Readers, des Chrome-Browsers, von Gtalk oder Google Maps benötigt. «Getting Things Done» ist in diesem Fall weitgefasst und nicht immer auf die konkrete Methode von David Allen beschränkt.

» Willing to Take the Google Risk: 101 Tools to GTD with Google (investintech.com, gefunden im Toolblog)

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Gerade erst machte «Helvetwitter», die simple Benutzeroberfläche für Twitter, die Runde, jetzt kommt der Helvetica-Look auch für einen der meistgenutzten Google-Dienste: für Gmail. Läuft problemlos im Firefox- (mit Greasemonkey) und Opera-Browser, allerdings bis jetzt noch nicht unter Safari und Fluid. Dafür verspricht Designer Josef Richter aber auch noch eine Lösung.

» Helvetimail (josefrichter.com, gefunden bei @jkleske)

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Googles E-Mail-Dienst Gmail ist bereits von Haus aus vergleichsweise schlicht gehalten. Aber für einen echten Simplicity-Fetischisten reicht das nicht. Leo Babauta (ja, der, der neulich noch ganz auf E-Mail verzichten wollte) hat sich eine minimalistische Gmail-Ansicht gebastelt und dafür hauptsächlich Greasemonkey-Skripte im Firefox-Browser eingesetzt, die er hier einzeln beschreibt:

» Minimalist Gmail: How to Get Rid of the Non-Essentials (zenhabits.net)

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Unser alter Bekannter Leo Babauta will nahezu vollständig auf E-Mail verzichten. Er habe es satt, mehrmals täglich Mails zu checken, Newsletter abzubestellen, Spam zu löschen und Kettenbrief-Unsinn auszusortieren. Darum also die “Unabhängigkeitserklärung” vom Instrument E-Mail.

Leos Hauptkommunikationsmittel soll Twitter werden (Kontakte können ihm Direktnachrichten schicken, alle anderen öffentliche mit dem Kürzel “@zen_habits”), längere Konversation möchte er in 10-Minuten-Chats über Instant Messenger abwickeln (aber am liebsten nur einen pro Tag ansetzen), kollaboratives Arbeiten soll in Wikis oder Google Docs stattfinden.

Nun ja. Ich kann nicht ganz folgen.

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Eigentlich bin ich ein Verfechter von Desktop-Mail-Clients; ich nutze immer noch vorwiegend Apples “Mail”-Software anstelle von Webmailern. Wenn sich das allerdings irgendwann ändert, dann wird das an Gmail liegen, der zweifellos besten Web-Oberfläche für E-Mails – und das erst recht, wenn man sie mit einigen Zusatzdiensten aufwertet. Gina Trapani hat in einem Artikel für die Zeitschrift Macworld die ihrer Meinung nach empfehlenwertesten dieser “Gmail Power Tools” vorgestellt:

» Gmail power tools (macworld.com, gefunden bei smarterware.org)
Und vor kurzem hat auch Jochen Mai von karrierebibel.de einige Tipps zum “Gmail-Pimpen” gegeben:

» Pimp my Gmail – Wie Sie Ihren Mail-Account aufrüsten (karrierebibel.de)

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Für die Umsetzung von “Getting Things Done (GTD)” gibt es bekanntlich zahlreiche mehr oder minder ausgefuchste Tools – doch einige Anwender schwören darauf, in der bekannten Umgebung zu bleiben und zum Beispiel das Mailprogramm dafür zu nutzen, weil sie es ohnehin ständig geöffnet haben und benutzen.

Ohne wirklich überzeugt zu sein – er bezeichnet es als “Interims-Lösung” – beschreibt Simon Mackie auf webworkerdaily.com, wie man sich mithilfe der Tasks und Task-Listen in Gmail GTD einrichten kann. Könnte eine gute Anregung sein für alle, denen “echte” GTD-Software zu aufwendig ist:

» Getting Things Done with Gmail Tasks [webworkerdaily.com]

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Web-Applikationen etwa für RSS-Feeds oder Mails haben den großen Vorteil, dass man von überall aus darauf zugreifen kann – und den Nachteil, dass “überall” sich auf die Plätze beschränkt, an denen man Internetzugang hat. Darum nutze ich zum Beispiel Mail.app von Apple statt Gmail: Ich möchte im Zug Mails beantworten, verschieben, verschlagworten können, ohne online zu sein.

Gut möglich allerdings, dass ich mir den Wechsel jetzt nochmal überlege. Denn Gmail gibt es seit gestern auch offline:

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Keine Sorge, wir haben nicht die ‘Gmail-Wochen’ bei imgriff.com ausgerufen, aber: Der E-Mail-Dienst von Google kann jetzt auch To-Do-Listen. Das wurde gestern auf dem offiziellen Gmail-Entwicklerblog verkündet. Um damit zu arbeiten, muss in den Einstellungen ggf. zunächst die Sprache auf ‘English’ gestellt und anschließend das neue Feature ‘Tasks’ aktiviert werden. Der Link dazu taucht dann in der Seitennavigation unter den Kontakten auf. Spannend für alle Organisations-Tüftler: Per Klick können nun auch E-Mails direkt als Tasks auf die Liste genommen werden.

» New in Labs: Tasks [gmailblog.blogspot.com]

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