Um unseren Kopf klar zu bekommen, müssen wir alles unerledigte in einem verlässlichen System erfassen. Die richtige Auswahl an Eingangskörben hilft uns dabei.

Dieser Artikel ist Teil der GTD-Grundlagenserie. Willst du lieber zum Anfang?

Erfassen ist der erste Schritt im zentralen Prozess von Getting Things Done (GTD). Bevor wir uns anschauen, wie wir die losen Enden in unserem Alltag erfassen, definieren wir, was wir alles erfassen wollen. Dabei gibt es zwei Arten von losen Enden:

1. Physikalische. In unserem Alltag sammeln sich ständig Anfragen, Aufgaben und sonstige unerledigte Dinge. Meist müssen wir nicht mal viel dafür tun. Während du das hier liest, landen E-Mails in deinem Account, Briefe in deinem Briefkasten, Nachrichten auf deiner Mailbox usw. Du kaufst Magazine und Bücher, auf deinem Schreibtisch landen Memos und Meetingprotokolle.

2. Gedanken. Neben diesen natürlichen Eingangskörben sammeln sich noch jede Menge lose Enden in deinem Kopf. Alles, was du mit ?ich sollte,? ?das müsste noch? und ?eigentlich könnte ich? verknüpfst, gehört dazu. Alles, worüber du eine Entscheidung treffen musst, und selbst wenn die Entscheidung ist, ob du überhaupt etwas damit tun wirst, gehört dazu. Selbstverständlich ist alles ein loses Ende, woran du schon arbeitest oder womit du demnächst beginnst.

Wir erfassen eigentlich schon alles, was wir an losen Enden in unserem Alltag haben. Das Problem ist, dass der eine Teil über lauter verschiedene Eingangskörbe wie E-Mail-Programme, Notizbücher, Schreibtische und Zettel verteilt ist. Der andere Teil ist in unserem Kopf. Das Problem dabei ist, dass wir so schnell etwas übersehen, wenn wir den Erfassungsprozess nicht systematisch angehen.

David Allen stellt dafür drei Bedingungen auf:

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Wer die ganze Sache mit Getting Things Done usw. noch mal gerne von mir direkt hören will hat morgen früh die Gelegenheit. NRJ Sachen (mit Livestream im Web) sendet voraussichtlich um 6:20 und 8:50h ein Interview mit mir zu genau diesem Thema. Für Leser der GTD-Grundlagenserie wird allerdings nicht viel neues dabei sein.

Update: Hier ist der Mitschnitt.

In unser Grundlagenserie zu ?Getting Things Done? (GTD) sind wir nun bei dem zentralen Prozess angekommen, mit dem wir die graue Masse an Ideen, Aufgaben und Gedanken in unserem Kopf umgesetzt bekommen. Der Prozess ist für die horizontale Betrachtungsebene der Dinge in unserem Leben gedacht und besteht aus fünf Schritten:

1. Wir erfassen Dinge, die unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen.
2. Wir arbeiten durch, was sie bedeuten und was wir mit ihnen tun.
3. Wir organisieren die Ergebnisse von Schritt 2.
4. Wir sehen die Ergebnisse regelmäßig durch.
5. Wir führen die Aufgaben durch, um die Dinge erledigt zu bekommen.

Bis nächste Woche hat den bitte jeder auswendig gelernt. Im Ernst, hierbei handelt es sich um den zentralen Workflow, mit dem wir unseren Alltag organisieren. Je besser wir jeden Schritt beherrschen, optimieren und implementieren, desto stressfreier und entspannter können wir arbeiten und leben.

Entscheiden ist dabei, dass wir alle fünf Schritte im Griff haben. Unser Prozess ist nur so gut, wie das schwächste Glied in der Kette. Aus Erfahrung würde ich sagen, dass GTDler meist sehr gut im Erfassen und Organisieren von Dingen sind. Darauf wird viel Zeit verwendet, weil sich hier viel mit Werkzeugen machen lässt. Die Schritte Durcharbeiten und Durchsehen werden häufig weniger gut beherrscht, weil sie zum einen viel Denkarbeit und zum anderen Disziplin und Regelmäßigkeit brauchen. Über die Schwierigkeiten beim Schritt Durchführen habe ich ja schon beim letzten Mal geschrieben.

David Allen empfiehlt, die einzelnen Schritte im Alltag zu trennen und auf verschiedene Zeiten zu verteilen. Ich merke selbst, dass mir dieser Tipp hilft. Wenn ich z.B. beim erfassen von Dingen nur sammle und nicht auch gleich bei jedem Punkt überlege, worum es da nun geht, verliere ich mich nicht in Formulierungen und bekomme nur die Hälfte aus meinem Kopf heraus. Jeden einzelnen Schritt für sich allein anzugehen, kann uns helfen, ihm die volle Aufmerksamkeit zu geben und beim ausführen die Konzentration zu behalten.

In den nächsten Artikeln werden wir uns ansehen, was jeder einzelne Schritt beinhaltet.

Weiterführende Links:

• Bei David Allen kann man kostenlos ein sehr hilfreiches Diagramm (englisch) zur Veranschaulichung des Workflows herunterladen. Allerdings muss man dafür den Bestellprozess durchlaufen.

Dieser Artikel ist Teil der GTD-Grundlagenserie.

Ohne Disziplin kann man mit GTD alles geregelt bekommen – und trotzdem nichts erledigt haben.

Eigentlich wollte ich heute ja in die Praxis einsteigen. Ich will aber doch noch etwas einschieben, bevor es an die Umsetzung geht.

Die meisten Getting-Things-Done-Prinzipien funktionieren nach gesundem Menschenverstand und führen sehr schnell zu einem Ergebnis. Schon im Einführungskapitel fordert David Allen seine Leser ein paar Mal auf, das Vorgestellte an einem Beispiel auszuprobieren. So soll man sich z.B. das Projekt herausgreifen, das einem gerade durch den Kopf schwirrt, während man jene Zeilen liest. Das Projekt schreibt man auf ein Blatt Papier. Dann soll man sich einen Satz überlegen, der den positiven Ausgang dieses Projekts beschreibt. Und schließlich überlegt man sich den nächsten, direkt durchführbaren Schritt, der einen näher zum formulierten Ziel bringt.

Wer dieses Experiment durchführt, wird laut Allen direkt ein bisschen mehr Klarheit und Kontrolle über sein Leben verspüren. An diesen Beispielen versucht Allen direkt zu Beginn zu zeigen, dass seine Prinzipien funktionieren. Und es stimmt. Ich bin mir ziemlich sicher, dass du dich, wenn du dich jetzt hinsetzt und einen “Mindsweep” machst (d.h. alles aufschreibst, was dir gerade im Kopf rumschwirrt und bei jedem Punkt direkt entscheidest, was der nächste Schritt ist), danach stressfreier und produktiver fühlen wirst. Du hast dein Leben ein Stück mehr im Griff. Allens Prinzipien funktionieren schnell und einfach. Und das ist ihr größtes Problem.

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Der fünfte Teil der GTD-Grundlagenserie greift noch einmal ein paar Details zum Erfassen von nächsten Schritten auf. Zum einen geht es um die erforderliche Klarheit beim Definieren von nächsten Schritten und zum anderen um horizontale und vertikale Betrachtungsebenen, die helfen, soviel wie möglich aus unserem Kopf auf Papier zu bringen.

Zeit-, Informations- und Prioritätenmanagement sind die wichtigsten Sparten im Selbsthilfe- und Produktivitätsbereich. Aber wenn man genau hinsieht, gehen sie alle am eigentlichen vorbei.

Wir sprechen davon, unsere Zeit zu managen. Aber was wir tatsächlich meinen sind die Aktionen, die wir in der gegebenen Zeit erledigen. Wir sprechen davon, Informationen zu managen. Aber was wir wirklich meinen ist, wie wir mit den Informationen umgehen, was wir mit ihnen tun. Und wir sprechen davon unsere Prioritäten zu managen. Aber in der Realität haben wir einfach Prioritäten und wählen unsere nächsten Schritte passend zu diesen.

Wir managen also nicht Zeit, Informationen und Prioritäten, sondern die Tätigkeiten, die mit diesen verbunden sind. Deswegen konzentriert sich GTD auf die nächsten Schritte.

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Hier sind ein paar Lesetipps fürs Wochenende für alle, die diese Woche noch nicht genug GTD-Informationen hatten:

GTD-Blogs:
* Durchblickerblog
* 43folders
* What’s the next action
* GTD Wannabe
* The Cranking Widgets Blog
* Organize IT
* Black Belt Productivity
* Did I Get Things Done?

Noch mehr GTD gibt?s hier: The Ultimate Getting Things Done Index

Fühlt euch frei, in den Kommentaren hemmungslos Werbung für euer eigenes GTD-Blog zu machen oder für ein anderes, das wir vergessen haben.

Im vierten Teil der GTD-Grundlagenserie geht es um die drei grundlegenden Aktionen zum Umgang mit dem Chaos in unserem Kopf: Alles klar definiert zu Papier bringen, den physikalisch durchführbaren nächsten Schritt bestimmen und alles in einem System festhalten, dem unser Hirn vertraut.

?Ich muss noch Kunde XY anrufen.? ?Komm nicht ohne Windeln nach Hause.? ?Ich will Spanisch lernen.?

Lose Enden
Unser Alltag ist voll von diesen inneren Verpflichtungen, die wir verspüren. David Allen nennt sie ?lose Enden? (open loops). Alles, was unsere Aufmerksamkeit auf sich zieht, weil wir noch nichts damit getan haben, ist ein loses Ende. Das geht deutlich weiter als explizite Verpflichtungen, die wir Personen gegenüber eingegangen sind. Jede E-Mail in unserem Eingangskorb, jeder Brief auf unserem Schreibtisch, jede Nachricht auf der Mailbox ist ein loses Ende, bei dem wir uns verpflichtet fühlen, etwas damit zu machen, es zu bearbeiten, es zu beenden oder uns sonst wie darum zu kümmern.

Wenn wir uns nicht um all diese Verpflichtungen, die wir empfinden, kümmern, sie identifizieren und sammeln, um dann konkret zu entscheiden, welche Schritte wir mit ihnen tun, wird unser Unterbewusstsein uns ständig an die Verpflichtungen erinnern. Das produziert den Stress, den wir häufig empfinden, weil wir uns nicht mehr als Herr der Lage fühlen.

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Im dritten Teil der GTD-Grundlagenserie geht es um David Allen, den Entwickler von GTD, der seine Ideen bereits Anfang der achtziger Jahre entwickelte und immernoch herrlich undogmatisch mit ihnen umgeht.

Eigentlich wollte ich heute mit den Grundlagen von GTD weitermachen. Aber mir kam die Idee, noch einen kurzen Abstecher zu wagen, bevor es richtig los geht. Ich beschäftige mich seit über zwei Jahren mit GTD und habe mitbekommen, was Leute an Vorbehalten und Misstrauen gegenüber dem System haben.

Diese Erfahrungen sind für mich der Grund, mir drei Artikel Zeit zu lassen, bevor es an die Materie geht. Ich habe gemerkt, dass es oft kleine, unbewusste Sachverhalte sind, die mit dem eigentlichen System nichts zu tun haben, die dafür sorgen, dass man sich distanziert und von vornherein kritisch an die Sache herangeht.

Das erste Problem ist der Hype. Gerade wir hier im deutschsprachigen Europa sind besonders misstrauisch gegenüber allem, was hochgelobt und von vielen enthusiastisch vertreten wird. Mit dieser Brille schauen wir uns dann das System an und sind unterbewusst schon entschlossen, es abzulehnen. Die Begründung, die wir dann meistens finden, ist in der Regel, dass das ja alles nichts besonderes sei und wir das meiste ja ohnehin schon tun würden.

Der Widerwille gegenüber einem gehypten System hängt auch mit der Angst zusammen, irgendeinem Selbsthilfe-Guru oder sonstigen Scharlatan auf den Leim zu gehen. Bei all dem Müll, der da draußen im Selbsthilfebereich existiert, ist dieses Misstrauen auch durchaus angebracht und gesund. Und gerade deshalb will ich an dieser Stelle ein paar Worte zu David Allen schreiben.

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Im zweiten Teil der GTD-Grundlagenserie geht es um das Grundprinzip von GTD, den Alltag zu beherrschen.

Ich gehe davon aus, dass jeder, der diese Zeilen liest, das Gefühl der Überforderung kennt. Wir alle haben in der Regel mehr um die Ohren als uns eigentlich lieb ist. Und ständig kommen neue Aufgaben und Informationen hinzu. Die meisten von uns arbeiten den Großteil ihrer Arbeitszeit im Feuerwehrmodus. Wir rennen nur noch von Feuer zu Feuer und kommen nur noch selten dazu, Dinge geplant anzugehen.

Das Tempo scheint sich ständig zu erhöhen. Vor allem das Web sorgt dafür, dass Kommunikation sich ständig beschleunigt und der Umfang der Informationen, die auf uns einprasseln, konstant zunimmt. Letztes Jahr waren es nur 50 neue E-Mails am Tag, dieses Jahr sind es schon 200. Bis vor wenigen Jahren war es einfach nicht möglich mehr als eine bestimmte Anzahl Webseiten zu verfolgen. Mit der Entwicklung von RSS und Feedreadern verfolgt manch einer nun 500 Webseiten und mehr am Tag.

Das Problem ist, dass sich unsere Arbeitswelt so schnell verändert, dass unsere Methoden, unsere Arbeit zu organisieren, mit der Entwicklung nicht mitkommen. Die Anzahl der Produktivitätsblogs im englischsprachigen Raum zeigt den hohen Bedarf nach zeitgemäßen Ideen, die einen wieder Herr der Lage werden lassen. Dabei gibt es drei verschiedene Herangehensweisen an das Problem.

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Während Du das hier liest, was geht Dir durch den Kopf? Fällt Dir mitten im Absatz ein, dass Du dem Nachbarn noch den Grill zurückgeben musst? Kannst Du Dich voll auf diesen Artikel konzentrieren, auf das, was Du gerade machst, oder schwirren Dir ständig tausend Sachen im Kopf herum, die Du nicht vergessen darfst?

Wenn einen das Unterbewusstsein ständig an tausend Dinge erinnert, während man versucht, sich auf eine Sache zu konzentrieren, verursacht das Stress und stört die Produktivität, die man gerade so dringend bräuchte. Man sitzt vor einer Aufgabe und fragt sich, ob es nicht gerade noch etwas wichtigeres zu tun gäbe.

Das Gegenteil davon ist der sogenannte Flow-Zustand, das Gefühl, “im Fluss” zu sein. Wenn man dieses Stadium bei einer Aufgabe erreicht hat, vergisst man alles um sich herum. Zeit wird belanglos, Arbeitsschritte laufen wie von selbst. Manchmal hat man das Gefühl, sich selbst dabei zusehen zu können, wie man die Dinge Schlag auf Schlag erledigt bekommt. “Erwacht” man aus diesem Zustand, scheint die Zeit stehengeblieben zu sein, während man zwei Mahlzeiten verpasst hat.

Der Flow-Zustand ist der Himmel für jeden, der produktiv arbeiten will. Allerdings ist er sehr anspruchsvoll. Um in den Arbeitsfluss zu gelangen, muss der Kopf völlig frei von ablenkenden Gedanken sein. In einer Arbeitswelt, die von Multitasking, tausend Projekten gleichzeitig und ständigen Unterbrechungen geprägt ist, lassen sich diese Voraussetzungen kaum erfüllen.

An dieser Stelle setzt “Getting Things Done” (kurz: GTD) von David Allen an, ein Selbstorganisationssystem, das helfen soll, all die Gedanken, die im Kopf herumschwirren, in einem verlässliches System außerhalb unseres Kopfes festzuhalten, so dass der frei und bereit für den Flow-Zustand ist.

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