Da leert man seinen Kopf regelmäßig, führt seine Aufgabenlisten, hat den Überblick, aber plötzlich stellt sich die unausweichliche Frage: Welche Aufgabe soll ich als nächstes anpacken?

Jedes Organisationssystem ist nur so gut, wie es einen tatsächlich unterstützt, Aufgaben zu erledigen. Da kann das System noch so ausgefeilt sein, die Techniken noch so modern: Wenn man mit Hilfe des Systems seine Aufgaben nicht besser, effizienter, schneller oder – in einem Wort – anders als bisher erledigen kann, dann hat es seinen Zweck nicht erfüllt. Das Führen von Listen mit Aufgaben ist das eine, das andere ist die Auswahl der Aufgabe, die man erledigen will. “Will” – nicht “muss”. Denn das System muss einem Freiheit und Selbstbestimmung gewähren. Dazu gehört die Unterstützung bei der Auswahl der nächsten Aufgabe. Es gibt verschiedene Methoden, dies zu tun. Fünf davon möchte ich heute vorstellen:

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Da will jemand Aufmerksamkeit: Neun Gründe, wieso Getting Things Done nervt, gibt es bei Organize IT. Ein paar davon sind durchaus einleuchtend: Dass GTD aufgrund seines Alters nicht die neuen omnipräsenten Tools des Web 2.0 berücksichtigt etwa, oder dass man wasserklar und superorganisiert alle Aufgaben hinter sich bringen und trotzdem einen miesen Job machen kann. Nur: Alle Punkte lassen sich damit entkräften, dass auch GTD nicht dazu gedacht ist, es sklavisch bis ins Detail zu übernehmen – ein bisschen Anpassungsarbeit muss fast jeder leisten. Immerhin das zeigen die neun Kritikpunkte sehr gut:

» 9 Reasons Why Getting Things Done Sucks! [Organize IT, gefunden im Toolblog]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Einen “Selbsttest” in Sachen Zeitmanagement versprach die FAZ in einem Artikel Anfang Februar, tatsächlich handelt es sich aber eher um eine Zusammenstellung recht schnippischer Rezensionen von fünf Büchern zum Thema, darunter auch David Allens “Getting Things Done”. Merke: In einer Woche lässt sich schlecht entscheiden, welche Methode einem liegt und welche nicht.

» Der Traum vom leeren Schreibtisch [FAZ, gefunden bei macoholic]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Webworkerdaily.com hat ein Interview mit dem GTD-Erfinder David Allen geführt, der erste Teil ist gestern erschienen: Um “Health and Stress” geht es darin, um den Sport, den Allen treibt (und auch nicht treibt), und um die Frage, wie es sich auswirkt, wenn man einen großen Teil seiner Arbeit inklusive der Arbeitskontakte online abwickelt:

» INTERVIEW GTD Author David Allen: Part 1, Health and Stress [webwirkerdaily.com, Bob Walsh]

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Für alle, denen das Erlernen von 10 Gewohnheiten – selbst wenn das nacheinander geschieht – zu viel und zu kompliziert ist, gibt es hier noch die minimalistische Version von ZTD: Das einfachstmögliche System, ein Weg, produktiv zu sein ohne den ganzen Zierrat drumherum.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu “Zen To Done”, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick.

?Minimal ZTD? besteht aus nur vier Gewohnheiten: Sammeln, Durcharbeiten, Planen und Handeln. Und Du brauchst dafür nur zwei Hilfsmittel: Ein handliches Notizbuch und einen Stift.

1. Gewohnheit: Sammeln
   Trage immer ein kleines Notizbuch mit Dir herum (immer!), und notiere darin alle Aufgaben, Ideen, Projekte und sonstigen Informationen, die Dir in den Sinn kommen oder über den Weg laufen. Raus aus dem Kopf, rein ins Notizbuch – auf dass Du nichts mehr vergisst, Dich aber auch nicht mehr an alles erinnern musst.

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Vielleicht fragst Du Dich, nachdem Du die 10 Gewohnheiten von Zen To Done studiert hast, wie das Ganze in der Praxis aussehen könnte. Da ich das System natürlich selbst nutze, kann ich diese Frage beantworten. Statt aber mit Details aus meinem Privatleben zu langweilen, stellen wir uns mal einen hypothetischen Zen-To-Doner vor. Nennen wir ihn Steve Leo. Leo hat innerhalb des letzten Jahres alle 10 Gewohnheiten von ZTD umgesetzt.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu “Zen To Done”, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick.

Leos Morgenroutine

Leo ist Frühaufsteher, und zwar Sehrfrühaufsteher. Er ist um 5.30 Uhr aus dem Bett – was keinesfalls obligatorisch ist, wenn Du ZTD anwenden willst, unserem guten Leo aber liegt.

Was fällt uns als erstes auf, wenn wir Leo sehen? Er steht ohne Murren und schnell auf, denn er freut sich auf den Tag. Das liegt daran, dass er im letzten Jahr seine Leidenschaft gefunden und zum Beruf gemacht hat (vgl. Gewohnheit 10). Er arbeitet zu Hause (was aber ebenfalls nicht sein muss, um ZTD umzusetzen). Jeden Morgen startet er mit seiner Morgenroutine (vgl. Gewohnheit 9) in den Tag: Er macht sich kurz frisch und schaut sich dann bei einer schönen Tasse Kaffee den Sonnenaufgang an. Danach setzt er sich an den Schreibtisch und schreibt einen Artikel – das macht er jeden Tag, und es ist meistens eine seiner wichtigsten Aufgaben für diesen Tag. Wenn er fertig ist mit Schreiben, zieht er sich seine Jogging-Klamotten an und läuft 30 Minuten. Dabei findet er Entspannung zum Denken. Wieder zuhause angekommen springt er unter die Dusche, isst dann ein gesundes Frühstück und macht sich zügig an die zweite Hauptaufgabe, die er sich für den Tag vorgenommen hat.

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Von allen Gewohnheiten in Zen To Done ist dies die schwierigste – aber wahrscheinlich auch die wichtigste. Wenn Du nur eine Sache aus diesem Buch umsetzen willst, dann ist diese Gewohnheit diejenige, die ich empfehlen würde.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu “Zen To Done”, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick.

Ist diese Gewohnheit essentiell für das System? Nein. Du kannst Dir alle anderen Gewohnheiten aneignen und diese hier auslassen, aber trotzdem gelassen und organisiert sein. Aber dieser Schritt wird Dich nicht nur viel glücklicher machen, sondern auch produktiver.

Überleg Dir mal folgendes: Wenn Du von ganzem Herzen etwas tun willst, dann wirst Du wie verrückt daran arbeiten, damit anzufangen. Du wirst extra hart arbeiten, Du wirst noch mehr Stunden investieren, und die Wahrscheinlichkeit ist gering, dass Du die Arbeit daran aufschiebst.

Wenn es Dir davor graut, morgens ins Büro zu gehen, oder wenn Du merkst, dass Dir ständig die Motivation fehlt, oder wenn Du das, was Du tust, langweilig und monoton findest, dann solltest Du Dich nach einer neuen Arbeit umsehen. Denn ein solcher Job wird Dich nicht nur immer unglücklicher machen, sondern hindert Dich auch daran, Dein volles Potential umzusetzen.

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Das beste Planungssystem hilft nichts, wenn wir es mit Verpflichtungen und Aufgaben vollstopfen. Wir wissen eigentlich sehr genau, dass wir all das, was wir uns vorgenommen und wozu wir uns breitschlagen lassen haben, nicht schaffen können. Seien wir also ehrlich: Streichen wir soviel wie möglich!

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick.

Wenn Du wie ich bist, hast Du eine lange Liste mit Aufgaben, die zu erledigen sind. Vielleicht ist diese Liste noch unterteilt nach verschiedenen Kontexten (Büro, Besorgungen, Telefonate etc.). Die Liste ist wahrscheinlich ellenlang, Du weißt eigentlich, dass Du es nie bis zum Ende der Liste schaffen wirst, weil täglich neue Punkte hinzukommen.

Wieso also versuchst Du es?

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Seien wir ehrlich: Auch die Besten unter uns kommen manchmal vom Weg ab, verlieren den Blick auf ihre Ziele und lassen ihr wohlerdachtes Planungssystem schleifen. Bei einer harten Arbeitswoche mit einem betriebsamen Leben nach Feierabend tendiert das beste System dazu, im Chaos zu versinken. An dieser Stelle kommt der Wochenrückblick ins Spiel.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick

Der Wochenrückblick ermöglicht es Dir, Dich wieder zu sammeln und auf die wichtigen Dinge zu fokussieren. Im Folgenden werden wir uns ansehen, wie man sich den Wochenrückblick in möglichst kurzer Zeit zu Eigen macht – und zwar, indem man ihn vereinfacht.

Der Schwerpunkt beim vereinfachten Wochenrückblick liegt bei der Überprüfung Deiner Ziele. Du solltest Dir Dein Jahresziel vor Augen führen und prüfen, welche Fortschritte Du diesbezüglich in der vergangenen Woche gemacht hast, und welche Du in der kommenden Woche machen willst.

Ein sinnvoller Wochenrückblick besteht aus fünf einfachen Schritten:

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Es ist eine alte, aber vielleicht die wichtigste Binsenweisheit zum Thema Organisieren: Jedes Ding sollte seinen festen Platz haben. Dieser Trick ist so populär, weil er tatsächlich funktioniert. Er ist die sechste Gewohnheit von ZTD. Du wirst nie wieder etwas verlegen und suchen müssen, wenn Du Dir sie angewöhnst. Schauen wir mal, wie das geht.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick

Liegen Dokumente und Zettel über Deinen ganzen Schreibtisch verstreut? Suchst du jeden Tag Deine Autoschlüssel? Weißt Du, in genau diesem Moment, wo sich jeder einzelne Gegenstand, den Du besitzt, befindet?

Dein Leben kann mit einer einzigen Regel durchorganisiert werden, und die lautet: Habe für jeden Gegenstand einen festen Ort, und lege alles an seinem Ort ab. Das ist eine Gewohnheit, die ich auch meinen Kindern beizubringen versuche, damit ich nicht permanent hinter ihnen aufräumen muss.

Und so wird’s gemacht:

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