Wer es mit dem Umsetzen von GTD ernst meint, der legt sich irgendwann auch eine Vielleicht/Irgendwann-Liste an. Tools for Thought listet 7 Probleme auf, in die man mit einer solchen Liste rennen kann – und bietet auch gleich Lösungen für sie an.

Einige der identifizierten Probleme:

• Es ist eigentlich eine Prokrastinations-Liste
• Die Liste ist zu lang
• Sie ist unverbindlich (duh!)

» Seven Problems with a Someday/Maybe List ? and Ways to Correct Them

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Trotz einer effizienten Herangehensweise kostet die Durchsicht des Posteingangs Zeit – oft zu viel Zeit zum falschen Zeitpunkt. Eine Aufteilung der Inboxen kann helfen, nicht zu viel kostbare Zeit zu verschenken.

Im ersten Moment könnte man denken, dass doch alles klar ist: Entweder ist die Inbox leer (die E-Mail-Inbox, der physische Posteingang auf dem Schreibtisch, das Notizbuch für spontane Einfälle) oder sie ist gefüllt. Dann muss man sie eben durcharbeiten. Dafür kann man sich feste Zeiten einrichten. Man muss es nur tun. Inbox Zero nennt sich dieses Prinzip.

Mitnichten ist das eine produktive Vorgehensweise. Man muss sich nur fragen, wie lange es dauert, eine Inbox auf null zu bringen. Wie lange sortiert ihr morgens eure E-Mails und die Nachrichten in euren Feedreader? Ich brauche eine Stunde dafür. Eine Stunde, dir mir fehlt, um meinen eigentlichen Aufgaben nachzugehen.
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Zur Abwechslung mal etwas zum Hören: In der aktuellen Folge seines Pimp-My-Brain-Podcasts spricht Alexander Wunschel mit dem Blogger Oliver Gassner über «Getting Things Done» – eine recht gelungen geplauderte Einführung in diese Selbstmanagement-Methode:

» Pimp my Brain zu Getting Things Done mit Oliver Gassner [tellerrand.typepad.com]

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Im «Reutlinger Generalanzeiger» erscheint derzeit eine Serie zum Thema Zeitmanagement, in der alle populären Konzepte von Allen bis Seiwert vorgestellt werden. Für den Artikel über «Getting Things Done» hat der Autor Ralf Grabowski unter anderem bei imgriff.com recherchiert und ein kleines Interview mit mir geführt – aber nicht deshalb, sondern weil der Text eine gelungene, kompakte Einführung ins Thema ist, ist das unser heutiger Linktipp:

» Die Dinge geregelt bekommen [gea.de]

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Eine “lächerlich komplexe Methode für etwas, das so viel einfacher erledigt werden könnte” – das schreibt Blogger Raj Dash auf freelanceswitch.com über «Getting Things Done» und präsentiert seine Alternative: Get Things Started; ein einfacher Weg, um anzufangen. Das ist nicht besonders scharfsinnig, weil GTD mehr sein will als bloß eine Hilfe beim Starten von Projekten, aber die Tipps werden dadurch nicht schlechter. Und wer sich ähnlich schwer tut mit dem (durchaus komplizierten) GTD-System, der hat vielleicht genau darauf gewartet:

» Get Things Started: Simpler Than GTD? [freelanceswitch.com]

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Wikis eignen sich bestens für die persönliche Organisation – und mit ein paar Anpassungen auch für die Umsetzung von Getting Things Done. GTDTiddlyWiki Plus ist ein bereits dafür ausgerichtetes Wiki.

GTDTiddlyWiki Plus ist eine Adaption des recht simplen Wiki-Systems TiddlyWiki, die speziell auf GTD zugeschnitten und als Open Source verfügbar ist. Neben der Version mit dem «Plus» im Namen gibt es noch das ältere GTDTiddlyWiki, das im Prinzip ganz genauso funktioniert – allerdings ist «Plus» enger an TiddlyWiki angebunden und kann dadurch dessen Updates einfach mitmachen. Darum wird gemeinhin zu GTDTiddlyWiki Plus geraten.

Das Besondere an diesem Wiki:

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Seit einem halben Jahr macht ein neues Tool Furore unter GTD-Fans: Things für Mac OS X, das sich perfekt in die Apple-Umgebung einfügt. Wir haben die Alpha-Version getestet.

Um sich im umkämpften Software-Markt zu behaupten, bieten viele Anwendungen eine Unmenge von Möglichkeiten, um jedes denkbare Bedürfnis abzudecken – oder versuchen, «Killer-Features» zu finden, die kein anderes Programm bietet. Leider bleibt in beiden Fällen oft die Bedienung und/oder Benutzeroberfläche auf der Strecke.

Things geht einen anderen Weg: Es bietet alle Grundfunktionen, die man erwartet, um seine Aufgaben effizient zu verwalten, und verpackt das Ganze in eine sehr einfache und ansprechende Oberfläche. Andere Programme bieten zweifellos mehr Features, aber es gibt auf dem Markt wohl kaum eine andere Aufgabenverwaltung, die den Spagat zwischen Umfang und Einfachheit so gut schafft wie Things.

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Hier tauchen immer wieder Tipps auf, die ganz unabhängig von «Systemen» wie GTD nützlich sind – sozusagen die Basics der Produktivität. Diesen Tipps wollen wir eine Serie eigener Beiträge widmen: Unser imgriff.com-Einmaleins *.

Wir fangen mit einem Trick an, der wirklich sehr grundlegend und anspruchslos, aber im besten Fall Gold wert ist:

Jede Notiz, die Du Dir machst, sollte mit dem aktuellen Datum versehen sein. Ganz egal, was, wo und wie Du Dir etwas aufschreibst, ob in einem Textdokument auf dem Rechner, im Notizbuch oder auf einem gelben Post-It-Zettel: Setze immer (immer!) einen «Zeitstempel» darauf – vielleicht sogar noch mit der Uhrzeit neben dem Datum.

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Vitalist ist ein webbasiertes Tool, um Aufgaben und Projekte mittels GTD zu verwalten. Im Funktionsumfang erkennt man schnell die Instrumente von David Allen wieder.

Unerledigtes wird ganz GTD-konform zunächst in der Inbox gesammelt, um es später weiter zu bearbeiten. Input kann man dabei entweder direkt über die Weboberfläche von Vitalist eingeben oder per E-Mail hinzufügen. Die Tasks werden dann verschiedenen Listen zugeteilt:

• Actions: Aufgaben, die sofort bearbeitet werden können.
• Waiting: Dinge, bei denen man auf eine Antwort abwartet.
• Someday: Ideen, die für später aufgehoben werden.
• Ticklers: Ereignisse, an die man zu einem bestimmten Zeitpunkt erinnert werden soll.
• Reference: Informationen, die man für später aufbehalten möchte.

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Getting Things Done (GTD) verleitet dazu, viele Listen anzulegen. Der Vorteil: Die einzelnen Listen bleiben kurz und knackig. Der Nachteil: Bei so vielen Listen verliert man leicht den Überblick. Vor allem die Waiting-for-Liste habe ich immer wieder vernachlässigt – und deshalb aufgelöst.

Für jedes noch so kleine Projekt soll man nach der GTD-Methode eine eigene Liste anlegen. Um dann noch den Überblick zu behalten, hat David Allen eine einfache Regel aufgestellt: Für jede Liste gibt es einen Kontext, in dem man sich diese vornimmt.

Bei To-Do-Listen ist das offensichtlich: Hat man gerade nur ein Telefon zur Hand, dann schaut man auf die Liste @Telefon. Hält man sich in der Stadt auf, dann schaut man auf die Liste @Einkäufe. So wird man immer dann an etwas erinnert, wenn sich in der Sache auch etwas tun lässt. Solche kontextbezogenen Listen im Blick zu behalten, fällt nicht schwer, da dies einem intuitiven Verhalten entspricht.

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