Wikis eignen sich bestens für die persönliche Organisation - und mit ein paar Anpassungen auch für die Umsetzung von Getting Things Done. GTDTiddlyWiki Plus ist ein bereits dafür ausgerichtetes Wiki.

GTDTiddlyWiki Plus ist eine Adaption des recht simplen Wiki-Systems TiddlyWiki, die speziell auf GTD zugeschnitten und als Open Source verfügbar ist. Neben der Version mit dem «Plus» im Namen gibt es noch das ältere GTDTiddlyWiki, das im Prinzip ganz genauso funktioniert - allerdings ist «Plus» enger an TiddlyWiki angebunden und kann dadurch dessen Updates einfach mitmachen. Darum wird gemeinhin zu GTDTiddlyWiki Plus geraten.

Das Besondere an diesem Wiki:

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Seit einem halben Jahr macht ein neues Tool Furore unter GTD-Fans: Things für Mac OS X, das sich perfekt in die Apple-Umgebung einfügt. Wir haben die Alpha-Version getestet.

Um sich im umkämpften Software-Markt zu behaupten, bieten viele Anwendungen eine Unmenge von Möglichkeiten, um jedes denkbare Bedürfnis abzudecken - oder versuchen, «Killer-Features» zu finden, die kein anderes Programm bietet. Leider bleibt in beiden Fällen oft die Bedienung und/oder Benutzeroberfläche auf der Strecke.

Things geht einen anderen Weg: Es bietet alle Grundfunktionen, die man erwartet, um seine Aufgaben effizient zu verwalten, und verpackt das Ganze in eine sehr einfache und ansprechende Oberfläche. Andere Programme bieten zweifellos mehr Features, aber es gibt auf dem Markt wohl kaum eine andere Aufgabenverwaltung, die den Spagat zwischen Umfang und Einfachheit so gut schafft wie Things.

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Hier tauchen immer wieder Tipps auf, die ganz unabhängig von «Systemen» wie GTD nützlich sind - sozusagen die Basics der Produktivität. Diesen Tipps wollen wir eine Serie eigener Beiträge widmen: Unser imgriff.com-Einmaleins *.

Wir fangen mit einem Trick an, der wirklich sehr grundlegend und anspruchslos, aber im besten Fall Gold wert ist:

Jede Notiz, die Du Dir machst, sollte mit dem aktuellen Datum versehen sein. Ganz egal, was, wo und wie Du Dir etwas aufschreibst, ob in einem Textdokument auf dem Rechner, im Notizbuch oder auf einem gelben Post-It-Zettel: Setze immer (immer!) einen «Zeitstempel» darauf - vielleicht sogar noch mit der Uhrzeit neben dem Datum.

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Vitalist ist ein webbasiertes Tool, um Aufgaben und Projekte mittels GTD zu verwalten. Im Funktionsumfang erkennt man schnell die Instrumente von David Allen wieder.

Unerledigtes wird ganz GTD-konform zunächst in der Inbox gesammelt, um es später weiter zu bearbeiten. Input kann man dabei entweder direkt über die Weboberfläche von Vitalist eingeben oder per E-Mail hinzufügen. Die Tasks werden dann verschiedenen Listen zugeteilt:

• Actions: Aufgaben, die sofort bearbeitet werden können.
• Waiting: Dinge, bei denen man auf eine Antwort abwartet.
• Someday: Ideen, die für später aufgehoben werden.
• Ticklers: Ereignisse, an die man zu einem bestimmten Zeitpunkt erinnert werden soll.
• Reference: Informationen, die man für später aufbehalten möchte.

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Getting Things Done (GTD) verleitet dazu, viele Listen anzulegen. Der Vorteil: Die einzelnen Listen bleiben kurz und knackig. Der Nachteil: Bei so vielen Listen verliert man leicht den Überblick. Vor allem die Waiting-for-Liste habe ich immer wieder vernachlässigt - und deshalb aufgelöst.

Von Peter Giesecke

Für jedes noch so kleine Projekt soll man nach der GTD-Methode eine eigene Liste anlegen. Um dann noch den Überblick zu behalten, hat David Allen eine einfache Regel aufgestellt: Für jede Liste gibt es einen Kontext, in dem man sich diese vornimmt.

Bei To-Do-Listen ist das offensichtlich: Hat man gerade nur ein Telefon zur Hand, dann schaut man auf die Liste @Telefon. Hält man sich in der Stadt auf, dann schaut man auf die Liste @Einkäufe. So wird man immer dann an etwas erinnert, wenn sich in der Sache auch etwas tun lässt. Solche kontextbezogenen Listen im Blick zu behalten, fällt nicht schwer, da dies einem intuitiven Verhalten entspricht.

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Da leert man seinen Kopf regelmäßig, führt seine Aufgabenlisten, hat den Überblick, aber plötzlich stellt sich die unausweichliche Frage: Welche Aufgabe soll ich als nächstes anpacken?

Jedes Organisationssystem ist nur so gut, wie es einen tatsächlich unterstützt, Aufgaben zu erledigen. Da kann das System noch so ausgefeilt sein, die Techniken noch so modern: Wenn man mit Hilfe des Systems seine Aufgaben nicht besser, effizienter, schneller oder - in einem Wort - anders als bisher erledigen kann, dann hat es seinen Zweck nicht erfüllt. Das Führen von Listen mit Aufgaben ist das eine, das andere ist die Auswahl der Aufgabe, die man erledigen will. “Will” - nicht “muss”. Denn das System muss einem Freiheit und Selbstbestimmung gewähren. Dazu gehört die Unterstützung bei der Auswahl der nächsten Aufgabe. Es gibt verschiedene Methoden, dies zu tun. Fünf davon möchte ich heute vorstellen:

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Da will jemand Aufmerksamkeit: Neun Gründe, wieso Getting Things Done nervt, gibt es bei Organize IT. Ein paar davon sind durchaus einleuchtend: Dass GTD aufgrund seines Alters nicht die neuen omnipräsenten Tools des Web 2.0 berücksichtigt etwa, oder dass man wasserklar und superorganisiert alle Aufgaben hinter sich bringen und trotzdem einen miesen Job machen kann. Nur: Alle Punkte lassen sich damit entkräften, dass auch GTD nicht dazu gedacht ist, es sklavisch bis ins Detail zu übernehmen - ein bisschen Anpassungsarbeit muss fast jeder leisten. Immerhin das zeigen die neun Kritikpunkte sehr gut:

» 9 Reasons Why Getting Things Done Sucks! [Organize IT, gefunden im Toolblog]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Einen “Selbsttest” in Sachen Zeitmanagement versprach die FAZ in einem Artikel Anfang Februar, tatsächlich handelt es sich aber eher um eine Zusammenstellung recht schnippischer Rezensionen von fünf Büchern zum Thema, darunter auch David Allens “Getting Things Done”. Merke: In einer Woche lässt sich schlecht entscheiden, welche Methode einem liegt und welche nicht.

» Der Traum vom leeren Schreibtisch [FAZ, gefunden bei macoholic]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Webworkerdaily.com hat ein Interview mit dem GTD-Erfinder David Allen geführt, der erste Teil ist gestern erschienen: Um “Health and Stress” geht es darin, um den Sport, den Allen treibt (und auch nicht treibt), und um die Frage, wie es sich auswirkt, wenn man einen großen Teil seiner Arbeit inklusive der Arbeitskontakte online abwickelt:

» INTERVIEW GTD Author David Allen: Part 1, Health and Stress [webwirkerdaily.com, Bob Walsh]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Für alle, denen das Erlernen von 10 Gewohnheiten - selbst wenn das nacheinander geschieht - zu viel und zu kompliziert ist, gibt es hier noch die minimalistische Version von ZTD: Das einfachstmögliche System, ein Weg, produktiv zu sein ohne den ganzen Zierrat drumherum.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu “Zen To Done”, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick.

?Minimal ZTD? besteht aus nur vier Gewohnheiten: Sammeln, Durcharbeiten, Planen und Handeln. Und Du brauchst dafür nur zwei Hilfsmittel: Ein handliches Notizbuch und einen Stift.

1. Gewohnheit: Sammeln
   Trage immer ein kleines Notizbuch mit Dir herum (immer!), und notiere darin alle Aufgaben, Ideen, Projekte und sonstigen Informationen, die Dir in den Sinn kommen oder über den Weg laufen. Raus aus dem Kopf, rein ins Notizbuch - auf dass Du nichts mehr vergisst, Dich aber auch nicht mehr an alles erinnern musst.

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