«Learning is the main driver for productivity» meinte der finnische Twitter-Nutzer Esko Kilpi (Tweet). Der Wochenrückblick ist der Lernschritt in Getting Things Done: anhalten, zurückschauen, beurteilen und planen.

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Im ersten Artikel habe ich über die Bedeutung des Wochenrückblicks geschrieben. Offen war noch, welche Punkte mein Wochenrückblick enthält: Was sind die wichtigsten Elemente des Wochenrückblickes?

Serientermin am Freitag Nachmittag

Mein Wochenrückblick findet am Freitag Nachmittag statt. Dafür habe ich mir in Outlook einen Termin eingerichtet, der mich jede Woche um 14:30 Uhr daran erinnert, den Wochenrückblick zu erledigen. Das muss ich nicht gleich um 14:30 Uhr machen, es ist viel mehr eine Erinnerung, dass der Wochenrückblick noch vor dem Freitags-Feierabend stattfinden sollte.

In GTD-Tool Omnifocus habe ich mir für den Wochenrückblick ein eigenes Projekt eingerichtet. Das Projekt selber und alle seine Aufgaben sind als Serien-Termin für jeden Freitag eingerichtet. Zusätzlich zur Outlook-Erinnerung tauchen also Freitag Nachmittag immer diese roten Zahlen auf meinen Omnifocus-Icon im Dock auf. (Weitere Artikel zu GTD-Tools finde sich hier.)

Ist der Wochenrückblick erledigt und sind alle einzelnen Aufgaben erledigt, wird das Projekt «Wochenrückblick» in Omnifocus als «abgeschlossen» gekennzeichnet. Es taucht dann in einer Woche wieder auf. Hier ein Screenshot, wie mein Wochenrückblick in Omnifocus aussieht: » weiterlesen

Der Wochenrückblick ist fester Bestandteil eines effizienten Zeitmanagements. Gregor stellt die nötigen Arbeitsschritte vor und denkt über den richtigen Zeitpunkt für dieses kleine Ritual nach.

In vielen Produktivitäts-Ansätzen spielt der Wochenrückblick eine wichtige Rolle. Das geht soweit, dass David Allen von Getting Things Done (GTD) sagt, dass es ohne Wochenrückblick gar nicht funktionieren kann. Meine eigene Feststellung zu diesem Thema ist, dass ich den Wochenrückblick wichtig finde – ihn aber nur selten hinbekomme (und damit bin ich nicht alleine, scheint es). Was gibt es zu beachten, damit Dein Wochenrückblick klappt?

Was normalerweise beim Wochenrückblick passiert

Der Wochenrückblick dient dazu, Dein Produktivitäts-System aktuell zu halten. Er zeigt Dir nicht nur, was Du alles erledigt hast, sondern hilft Dir auch, Versäumnisse zu erkennen bei Projekten/Aufgaben, die Dir aus den Augen geraten sind. Ziel ist es, dass Du Dich auf Dein System so gut verlassen kannst, dass Du nicht mehr zwischendurch das Gefühl hast, irgendwas Wichtiges vergessen zu haben. Der Wochenrückblick zeigt Dir, wie gut das klappt – und hilft, Fehler zu korrigieren, so Dirk Bongardt.

Der Wochenrückblick hat bei Getting Things Done folgende Inhalte: » weiterlesen

Selbstkontrolle und eine «Can do»-Einstellung sind entscheidend für den beruflichen Erfolg. Wie man dazu kommt? Vernünftig essen, genug schlafen und nicht gehorsam sein.

Wieso gibt es Menschen, die mehr erledigt kriegen als andere? Rosabeth Moss Kanter, Professorin an der Harvard University und Buchautorin glaubt an die einfache Erklärung: Diese Leute tun immer etwas. Sie würden nie stehen bleiben, schreibt Kanter, sie würden die Initiative ergreifen und nicht warten, bis ihnen gesagt wird, was sie zu tun hätten.

Dahinter sieht sie vier grundlegende Prinzipien, die zu einer solchen Haltung verhelfen – nicht so sehr praktische Tipps als vielmehr Einstellungsfragen, die unternehmerisches Denken und Handeln ausmachen.

1. Kleine Erfolge zählen. Kanters Studien zeigen, dass die eigene Einschätzung, wie erfolgreich ein Vorhaben enden wird, darüber entscheidet, wieviel Bemühungen wir reinstecken. Rechnen wir mit einem am Ende gelungenen Projekt, arbeiten wir mehr dafür. Der Weg dahin ist gepflaster mit kleinen Erfolgen: Ein gelungenes Kundengespräch, eine innovative Lösung für ein Teilproblem – kleine Erfolge, die wir schätzen und auch ein wenig feiern müssen. » weiterlesen

iDoneThis ist ein kostenloser Webservice, mit dem ich täglich aufzeichne, was ich erledigt habe.

iDoneThis.com gesellt sich zu den verschiedenen Diensten, mit denen ich via E-Mail aufgefodert werde, über meine täglichen Aktivitäten Buch zu führen: The Birdy fragt mich jeden Tag, für was ich Geld ausgegeben habe, OhLife hilft mir dabei, regelmässig Tagebuch zu führen.

iDoneThis will helfen, mir täglich vor Augen zu führen, was ich erledigt habe – Things I got done, sozusagen. Die Funktionsweise ist bekannt: Jeden Tag um 20 Uhr erhalte ich eine E-Mail mit der Frage: Was hast Du heute erledigt? Ich schicke die E-Mail-Antwort zurück, iDoneThis trägt es in einen Kalender ein und ich kreiere mit der Zeit so ein «Produktivitäts-Logbuch». » weiterlesen

imgriff.com-Leser Andreas Sturm hat sich seine Getting Things Done-Applikation selbst gebaut: Verblüffenderweise hat er dafür WordPress verwendet – ein Content Management System. Die Anleitung zum Nachbau hat er mitgeliefert.

In unserem Verlag arbeiten wir seit Jahren mit WordPress – wir publizieren Blogs damit. Ich weiss, wie stabil, vielseitig und einfach erweiterbar WordPress ist. Bloss wäre ich nicht auf die Idee gekommen, WordPress für das Aufgabenmanagement zu verwenden. Andreas zeigt, wie es funktioniert.

Aufgaben online verwalten, auf einem eigenen Server, mit ausgereifter und freier Software – und die Möglichkeit, ein Task Management nach der Getting Things Done-Methodik von David Allen abzubilden. Das waren die Anforderungen von Andreas an sein Tool. » weiterlesen

Die 2-2-2-Regel: Zwei Sekunden, um einen Telefonanruf entgegenzunehmen, zwei Minuten, um eine SMS zu beantworten und zwei Stunden, bis das E-Mail beantwortet ist.

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Lifehacker.com berichtete gestern über den Entwickler und Berater Shenglong Gao, der sich diese Methode zu eigen gemacht hat, um seine Kommunikationsaufgaben in vernünftiger Frist abzuarbeiten.

Ganz ähnlich wie David Allens Zwei-Minuten-Regel zielt sie darauf ab, eingehende Nachrichten und Anfragen sofort bzw. innerhalb einer nützlichen Zeit abzuarbeiten, unabhängig von der Priorität der Aufgabe. Getting Things Done-Autor Allen schlägt vor, Dinge, die weniger als zwei Minuten benötigen, sofort zu erledigen – ohne sie in eine Aufgabenliste oder ähnliches zu packen.

Das Problem bei der 2-2-2-Regel dürften die Unterbrechungen sein: Konzentriertes Arbeiten bedingt manchmal, dass wir das Telefon stumm schalten oder das Mobile weglegen. Eine Lösung kann sein, sich für das Beantworten von E-Mails feste Zeiten im Kalender einzutragen – ganz nach der Regel, gleichartige Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.

Selbstorganisation sollte langsam zur Gewohnheit werden. Streben nach Perfektionismus schadet mehr.

von Christian Mähler

Papier ist beliebt, praktisch und braucht kein Betriebssystem-Update. Genug Gründe, um dem Papier als Instrument der Selbstorganisation bei imgriff.com mehr Platz einzuräumen. Dafür konnten wir Christian Mähler gewinnen. Christian bloggt seit Mai 2009 täglich auf dem notizbuchblog.de und ist wohl schlechthin die Webgrösse, wenn es um Papier und Notizbücher geht. Ab heute wird er regelmässig auch hier zu lesen sein – wir freuen uns. (Red.)

Schweizer Taschenmesser der Selbstorganisation
Häufig gestellte Anfragen bei Google ist «Wie nutze ich mein Notizbuch?» oder «Was soll ich in mein Notizbuch schreiben?» Notizbücher sind vielfältig einsetzbar: für Notizbuchkunst, als Tagebücher, als Ideenspeicher und viele andere Anwendungsarten. Alle Anwendungsgebiete haben eine eigene Fangemeinde, und ein Einsatzgebiet ist besonders beliebt: das Notizbuch zur Selbstorganisation. Dafür gibt es verschiedene Notizbuchsysteme und sogar bestimmte Notizbuchlayouts. » weiterlesen

FacileThings ist ein webbasierter Dienst, mit dem ein Selbstmanagement-System nach David Allens Getting Things Done-Methode umgesetzt werden kann. Der User kann damit Aufgaben und Vorhaben in den bekannten Schritten organisieren (hier geht’s zur GTD-Grundlagenserie). FacileThings ist einfach aufgebaut und schnell zu erlernen, bietet aber alle notwendigen Features. Der Service ist in verschiedenen Versionen und mit drei Preisplänen erhältlich. Die Basis-Version ist kostenlos.

Tool Time: Wir stellen jeden Tag ein Software-Tool oder einen Webdienst aus dem Bereich Produktivität vor. Tipps gerne an tipps.imgriff (at) blogwerk.com.

Bei (dem noch nicht lange sendenden, sehr empfehlenswerten) DRadio Wissen gab es Anfang des Monats eine Sendung zu Getting Things Done. Die Gäste: Paul Reifferscheid, Journalist und «Terminkalender-Anhänger», und Kathrin Passig, «Verfechterin von Disziplinlosigkeit» und Autorin des Buchs «Dinge geregelt kriegen – ohne einen Funken Selbstdisziplin».

Das Gespräch kann man online nachhören:

» Getting Things Done – Zwischen Chaos und Terminkalender (wissen.dradio.de. Einfach auf die Überschrift oder den Player oben rechts auf der Website klicken.)

Hier erscheint jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Da hat man sich durch David Allens «Getting Things Done» gearbeitet, Beschriftungsgerät und Eingangskörbe gekauft oder «Things» installiert und ganz straight seine diversen Listen angelegt – und hat doch noch Fragen offen. Die kann man bei uns in den Kommentaren stellen oder bei einer Aktion des Magazins t3n an GTD-Maniac Oliver Gassner. Er wird aus den Antworten einen Artikel schmieden, der dann im Heft erscheint:

» Frag den „Taskinator“ und verbessere dein Selbstmanagement (t3n.de)

Hier erscheint jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!