Digitale Systeme zur Aufgabenverwaltung sind durchdachte Applikationen. Sie haben bloss einen Fehler – sie funktionieren nicht. Post it-Zettelchen haben sich als perfekte «Work arounds» erwiesen.

To Do-Apps und digitale Aufgabenverwaltungs-Systeme – ich liebe sie. Die grossen habe ich alle ausprobiert, Remember the milk, Things, Omnifocus, Wunderlist und in einem früheren Leben sogar Outlook. Egal, für welches Tool man sich entscheidet, es sind allesamt nützliche Tools: Sie sind mein digitales Gehirn, sie lassen mich auf raffinierte Weise grosse Mengen an Informationen verwalten und erlauben in ihren jüngsten Inkarnationen die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kolleginnen – mit dem Berliner Wunderkit ist das Aufgabenmanagement definitiv «social» geworden – das Facebook für Produktivität hat es Kollege Martin genannt.

Sie funktionieren nicht

Die unterschiedlichen Systeme haben allesamt ihre Anhänger, verschiedene Features und Eigenheiten. Der Markt bietet eine unerschöpfliche Vielfalt an Tools, in jeder Preisklasse, für jeden Arbeitsstil und jedes Betriebssystem. In meiner App-Karriere haben aber alle eine Gemeinsamkeit an den Tag gelegt: Sie funktionieren nicht. Mit «sie funktionieren nicht» meine ich ihre ganz ursprüngliche Aufgabe: Mir dabei zu helfen, meine Aufgaben erledigt zu kriegen. Nach meiner Beobachtung hat das verschiedene Gründe: Meine Daten und Aufgaben zu pflegen ist ein nicht zu unterschätzender Aufwand – und wächst mit der steigenden Zahl an Möglichkeiten und Features des Tools. Die Komplexität nimmt zu. » weiterlesen

Weniger ist mehr: Als «Minimalism» erfährt dieses alte Sprichwort eine Renaissance. Die Protagonisten wollen ihren Lebensstil weniger als Konsumkritik verstanden haben, sondern vielmehr als Weg zu mehr Fokus und weniger Stress.

Für die einen ist es bittere Realität, für andere eine Selbstverständlichkeit und für manche ein bewusster Lebensstil: ausschließlich das Nötigste zu besitzen. In ihren Weblogs präsentieren Minimalisten ihren wenigen Besitz und schreiben über die Vorteile und Annehmlichkeiten ihrer Lebensart. Das größte Medieninteresse weckte damit 2010 der Softwareentwickler Michael Kelly Sutton. » weiterlesen

Byword ist eine einfache Textverarbeitungs-Applikation für den Mac. Ablenkungsfrei und ohne Clutter kommt der elegante Editor daher und will nichts mehr als Schreibwerkzeug sein. Im Fokus-Modus rücken die Zeilen in der Nähe des Cursors in den Vordergrund, der übrige bereits geschriebene Text verblasst. So soll sich der Autor besser auf die gerade aktuelle Textportion konzentrieren. Byword gibt es für 5 Euros im App Store. (via kazam.de)

Tool Time: Wir stellen jeden Tag ein Software-Tool oder einen Webdienst aus dem Bereich Produktivität vor. Tipps gerne an tipps.imgriff (at) blogwerk.com.

Multitasking funktioniert nicht – im Gegenteil: Klarer Fokus auf eine Aufgabe führt zu mehr Effizienz. Focus, Filter and Forget lautet der Ansatz zweier US-amerikanischer Autoren dafür.

Derek Dean und Caroline Webb berichten in ihrem Artikel Recovering from Information Overload im McKinsey Quarterly, warum Multitasking nicht klappen kann – was inzwischen durch zahlreiche Studien belegt ist. Bereits 1967 schrieb Peter Drucker in seinem Buch The Effective Executive (Affiliate-Link), dass die meisten Aufgaben eines Chefs zeitintensiv sind. Drucker schlug vor, sich im Kalender genügend Zeit frei zu halten, niemals aufs Telefon zu reagieren und Anrufe in kurzen Blöcken zu erledigen – was sich ähnlich liest wie unsere heutigen Tipps zum Thema «Fokussiert Arbeiten»: Etwa der Hinweis zum Singletasking aus unserem kleinen Einmaleins oder diese 16 Tipps zum konzentrierten Arbeiten.

3F: Focus, Filter and Forget
Einen weiteren Ansatz schlagen nun Dean und Webb in ihrem Artikel vor. Die 3F sollen helfen, Singletasking im Arbeitsalltag umzusetzen: Focus, Filter und Forget. Das sieht dann so aus: » weiterlesen

Tony Schwartz empfiehlt, den Tag mit einem 90-Minuten-Arbeitsblock zu beginnen, an jedem Tag und zur gleichen Zeit.

Seit zehn Jahren arbeitet Tony Schwartz, der CEO der Firma The Energy Project mit einem 90 Minuten-Plan. Seinen Arbeitstag beginnt er immer zur selben Zeit mit einem 90 Minuten-Block. Alle potenziellen Ablenkungen – E-Mail, nicht benötigte Programmfenster, Telefon – werden eliminiert. In diesen 90 Minuten arbeitet er eine Aufgabe ab, für die er sich am Vorabend entschieden hat. Die 90 Minuten sollen ausschliesslich dem Bearbeiten der Aufgabe gewidmet werden, nicht dem Auswählen.

Mehr und bessere Resultate
«Typischerweise erledige ich in diesen 90 Minuten mehr Arbeit als in jedem anderen vergleichbaren Zeitraum während des Tages. Und ich bin mit dem Resultat zufriedener», meint Schwartz zu seiner Methode. Er habe sein letztes Buch in der Hälfte der Zeit geschrieben, die er für die vorherigen Bücher aufgewendet habe. Entscheidend für ihn ist die festgelegte Startzeit und der Unterbruch nach 90 Minuten – egal wie fit er sich fühlt: Nach anderthalb Stunden gibt’s Pause. Die sture Zeitplanung hat gute Gründe: » weiterlesen

Aufschieben ist häufig kontraproduktiv und unnötig. Bloss mehr Selbstdisziplin einzufordern hilft wenig. Simple Massnahmen können aber helfen, Arbeitsblockaden zu überwinden: Fünf Tipps gegen das Prokrastinieren.

Prokrastination ist das, was ich als Student getan habe, wenn ich lernen musste. Das umfasste seinerzeit so unterschiedliche Tätigkeiten wie Moussaka kochen, Abwaschen oder NHL ’97 spielen. Heute gehe ich arbeiten, habe seit fast 10 Jahren kein Moussaka mehr gegessen und spiele nur noch unregelmäßig Computer. Weniger prokrastinieren tue ich deswegen aber noch lange nicht. Ich zeige euch 5 Tipps, wie ihr das Prokrastinieren vermeiden könnt.

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Zerlege Deine Aufgaben und Projekte in winzige Arbeitspakete
Oft schieben wir Aufgaben vor uns her, weil uns der erwartete Aufwand abschreckt. Wir befürchten, mit dieser Aufgabe viel zu lange beschäftigt zu sein – und vermeiden daher, mit der Arbeit zu beginnen. Ist die Aufgabe dann irgendwann erledigt, war sie selten so schrecklich wie angenommen.

Am besten ist, anstehende Aufgaben in winzigste Arbeitsschritte zu zerlegen und sich nacheinander auf diese Arbeitsschritte zu fokussieren. Wem es hilft, der notiert sich die Schritte auf einer Liste und hakt die erledigten Aufgaben ab. Wenn das nicht klappt, sind die gewählten Pakete vermutlich immer noch zu gross. Also zurück an den Start und nochmals zerlegen.

Dieser Artikel hier entstand als Abfolge dieser Arbeitspakete: » weiterlesen

Mit «Focus» hat der Produktivitätsblogger Leo Babauta ein neues E-Book veröffentlicht. Das Buch gibt es in einer kostenlosen pdf-Version und als Premium-Ausgabe für 35 US-Dollar.

Will man sein Leben verändern, braucht man Zeit. Will man mehr Zeit, braucht man Fokus: Konzentration auf die wichtigen Dinge, auf die einfachen Dinge und auf die kleinen Dinge. Weniger ist bei Leo nicht mehr, sondern besser.

Davon handelt Leos neue Buch. Fokus, so Leo, auf die richtigen Dinge, ist ein Weg, um seine Ziele zu erreichen. Ständige Unterbrechungen und Störungen sind im Jahr 2011 unsere ständigen Begleiter. Und die Gründe, weshalb es vielen so schwierig fallen würde, ihre Ziele zu erreichen. » weiterlesen

Angenehme Tätigkeiten machen glücklich. Falsch, sagen Forscher der Uni Harvard: Sich auf eine Aktivität zu konzentrieren verhilft zu Glück.

trackyourhappiness.org ist ein Forschungsprojekt der Universität Harvard: Via iPhone werden die Studienteilnehmer regelmässig befragt, wie sie sich gerade fühlen, was sie denken und was sie tun. Gestern habe ich mich registriert, einen Fragebogen ausgefüllt und von heute an vermessen die Forscher aus Harvard mein Glück per SMS oder E-Mail. Nach 50 Antworten werde ich meinen ersten Happiness-Report sehen.

Erste Resultate haben die Psychologen schon publiziert. Bis jetzt wurden 250’000 Antworten von 2200 Befragten analysiert. Die Ergebnisse hat das Wissenschaftsjournal Science publiziert. Die New York Times hat am 15.11.10 darüber berichtet und wir wissen jetzt, was uns glücklich macht: » weiterlesen

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Wenn wir eine Tätigkeit sehr oft wiederholen, macht es sich unser Gehirn einfach. Es legt eine Verfahrensanweisung an, in der die für die Tätigkeit erforderlichen Schritte eingetragen sind (und die dafür benötigten Hirnregionen).

Führen wir die Tätigkeit aus, ruft es einfach die Verfahrensanweisung ab und befolgt die gespeicherten Schritte. Nehmen wir den morgendlichen Büro-Kaffee: Zuerst strecken wir den Zeigefinger aus, bis er die Tasse berührt. Dann folgt der Daumen, und wenn die Tasse zwischen Daumen und Zeigefinger justiert ist, setzen wir die verbliebenen Finger an die Tasse. Um das zu beschleunigen, haben wir sie vorher bereits ausgefahren.

Versuche mal, die Tasse aufzunehmen und dabei den Ringfinger vor zu schicken: » weiterlesen

Viele Leute sind stolz darauf, dass sie diszipliniert arbeiten können. Andere halten sich für völlig undiszipliniert, aber sogar die schaffen es, Dinge zu erledigen. Doch liegen Disziplin und Selbstmotivation wirklich so weit auseinander?

Die Eigenwahrnehmung ist manchmal weit von der Fremdwahrnehmung entfernt. Ich höre oft, dass ich sehr diszipliniert sei, aber meine Wahrnehmung sagt etwas ganz anderes; nämlich, dass ich sehr undiszipliniert bin. Ich habe mich lange gefragt, wie es zu diesen beiden unterschiedlichen Einschätzungen kommt, und was ich gegen meinen (eingebildeten?) Mangel an Disziplin tun könnte. Die kurze Antwort: Keine Ahnung. Die Begründung: Das spielt gar keine Rolle. Ich dachte nämlich immer, ich müsse mehr Disziplin haben und ohne Disziplin ginge es nicht. Doch jetzt weiß ich: Es gibt eine Alternative zur Disziplin: Die (Selbst-)Motivation.

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