Thema: Effizienz

 

Alle 8 Artikel zum Thema Effizienz auf imgriff.com:

Weniger ist mehr:
Lieber 1 Aufgabe zu Ende gebracht als 10 angefangen

Wir alle kennen unzählige Produktivitätsmethoden aus Büchern, aus dem Web und aus Seminaren. Und doch will es im Alltag nicht immer klappen. Der Grund? Wir nehmen uns zu viel vor! Ein paar simple Tricks schaffen Abhilfe.

Mark Hunter bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)Wir imgriff-Autoren haben schon viel darüber geschrieben, wie man Arbeit effizient und effektiv erledigt: etwa wie man mit Hilfe von Post-its fokussieren kann, über die Wirkung einfacher Lösungen, warum wir den Fokus verlieren, übers Konzentrieren mit Singletasking, ob Multitasking blöd macht, und über Tipps für einen erfolgreichen Tag. » weiterlesen

Effizienz:
Wann ist Automatisierung sinnvoll?

Damit unsere Arbeitsabläufe fließender und effizienter werden, ist es sinnvoll, sie zu automatisieren. Es kann aber passieren, dass zu viel Automatisierung das Gegenteil bewirkt und ineffizient macht.

Bild: Kinetische Plastik «Heureka» (Ausschnitt) des Schweizer Künstlers Jean Tinguely. Fotograf:Todd Huffman bei flickr.com (CC BY 2.0)Ich liebe Automatisierungen. Beispiel Social Media: Statt jedes Netzwerk einzeln aufzurufen, ist es ungeheuer praktisch, wenn alle Nachrichten gleichzeitig in verschiedenen Netzwerken gepostet werden. Vollautomatisch versteht sich. Google+ nervt mich daher: Das Profil dort ist nach wir vor nur manuell bespielbar. Und ja ich weiß, das soll man nicht machen: Besser jedes Netzwerk einzeln, immer schön im Dialog mit dem Leser, möglichst gleich antworten. Aber ich habe nunmal einen Faible für Automatisierungen. » weiterlesen

Personal Kanban:
Trotz Tagesgeschäft das Wesentliche nie aus den Augen verlieren

Wem sein Chef freie Hand lässt oder wer als Selbstständiger arbeitet, entscheidet selbst, welches Thema er wann in Angriff nimmt. Unmöglich, weil das Tagesgeschäft den Blick aufs Wesentliche vernebelt? Nicht, wenn man eine Methode wie Personal Kanban anwendet und dabei ein paar Tipps berücksichtigt.

Um die Aufgabenflut im Griff zu behalten, gibt es unzählige Methoden und Tools: GTD, Things für OS und iOS, die ToDo-Verwaltung per E-Mail oder klassisch in einem Notizbuch.

Einige dieser Tools bieten Funktionen, um die Themen nicht aus dem Blickfeld zu verlieren. In der Praxis stelle ich immer wieder fest, dass mittel- und langfristige Aspekte zu wenig berücksichtigt werden, wenn dafür keine separate Methodik zum Einsatz kommt. Ein simples und effektives Instrument soll es sein, eines das sehr einfach umzusetzen ist und sich bei mir sehr gut bewährt: «Personal Kanban».

Wer Personal Kanban einsetzt,

  • behält den Überblick über seine Projekte und Ziele (Vogelschau)
  • schafft es, sich jeweils nur auf ein Thema zu konzentrieren (Fokus)
  • ist sicher, dass die Tagesplanung sich am «Grossen» orientiert (Abstimmung) » weiterlesen

Alfred App:
Effiziente Kommandozentrale
für den Mac

Es ist unglaublich, wie ineffizient viele Leute ihren Computer bedienen, und schon fast unverantwortlich, wie viel Produktivität dabei verloren geht. Speziell gilt dies für das Suchen und Öffnen von Dateien und Programmen, aber auch für andere Standard-Aktionen. Kleine Helfer wie Alfred sparen enorm Zeit.

Ich beobachte immer wieder, dass viele Leute unzählige Programme in ihrem Dock haben und zusätzlich wichtige Dokumente, Ordner und Downloads im Dock quasi griffbereit ablegen. Noch schlimmer steht es um diejenigen, die zuerst den Finder öffnen und sich durch zig Ordner klicken, um das gewünschte Dokument zu finden und zu öffnen.

Dabei verfügt das Mac-Betriebssystem mit Spotlight über eine hervorragende und schnelle Suche: Mit cmd+Leertaste öffnet sich Spotlight und die Eingabe kann beginnen. Nach der Eingabe z.B. von «Ex» schlägt Spotlight bereits Microsoft Excel vor, das man mit der Enter-Taste gleich öffnen kann.

Dateien rasch finden und öffnen

Hier mag man noch argumentieren, dass es nicht viel länger dauert, mit der Maus das Programm im Dock anzuklicken und zu öffnen. Richtig effizient wird Spotlight aber bei Dokumenten und selten verwendeten Programmen: Statt mühsamem Durchklicken sind selbst in komplexen Ordnerstrukturen versteckte Dokumente im Nu geöffnet. » weiterlesen

Arbeitsorganisation am Computer:
Schonungslos entrümpeln
ist das A und O

Effizient arbeiten am Computer will gelernt sein: Mit 10 offenen Browserfenstern und einem vollen Desktop arbeitet es sich einfach schlechter. Radikal ausmisten heißt daher die Devise.

Kürzlich habe ich ein mehrtägiges Seminar über Bloggen und Online Marketing gegeben. Eigentlich ging es darum, den Teilnehmern die Grundlagen der Benutzung diverser Social Media Tools zu vermitteln. Dabei habe ich aber festgestellt, dass in einigen Fällen die Schwierigkeiten ganz woanders liegen: Nämlich bei der effizienten Nutzung des Arbeitsgerätes Computer.

Volle Arbeitsfläche, leeres Hirn

Dabei meine ich nicht etwa den Arbeitsspeicher, die Schnelligkeit des WLANs oder sonstige technische Probleme: Ich rede zum Beispiel von einem viel zu vollen Desktop-Bildschirm, mehr als 10 gleichzeitig geöffneten Browserfenstern oder einem überquellenden E-Mail-Postfach.

Wobei das E-Mail-Postfach noch das geringste Problem darstellt. Ein E-Mail-Programm hat schließlich eine Suchfunktion. Es gibt sogar Leute, die mittlerweile ganz auf das Einordnen und Labeln ihrer E-Mails verzichten und nur noch suchen. Ganz ehrlich, ich komme allmählich auch dahin, weil das Sortieren der E-Mails einfach zu viel Zeit kostet und auch nicht zur besseren Auffindbarkeit beiträgt. » weiterlesen

Konflikte vermeiden verringert die Produktivität:
Schwindeln tötet Effizienz

Ehrlichkeit währt vermutlich nicht nur am längsten, sie macht auch produktiv. Effektives Zusammenarbeiten profitiert von Direktheit und Offenheit.

Das soll nun kein moralinsauerer Artikel werden über ethische Verantwortung und die Pflicht, die Wahrheit zu sagen. Tatsächlich bin auch ich, bei aller Wahrheitsliebe, mittlerweile davon überzeugt, dass unsere Gesellschaft ohne die kleinen Notlügen, die unser zwischenmenschliches Miteinander angenehmer gestalten, wahrscheinlich nicht funktionieren würde. Denkt Euch mal, Ihr würdet die Leute morgesn mit einem: «Mensch siehst du heute wieder daneben aus, wohl die ganze Nacht gesoffen.» begrüßen, statt einfach freundlich zu sagen «Das Kleid steht dir aber gut». Was glaubt Ihr , was passieren würde? Eben!

Schwindeln tötet Effizienz

Tatsächlich will ich auf einen ganz anderen Aspekt aufmerksam machen: Darauf, wie die Produktivität unter den großen und kleinen zwischenmenschlichen Flunkereien leidet – und dass das Schwindeln im Hinblick auf die Produktivität auch zu einem großen Problem werden kann. Das habe ich kürzlich gerade mal wieder am eigenen Leib erfahren. » weiterlesen

Zeitmanagement durch weniger arbeiten – Teil 2:
Warum “Nein”-Sagen Respekt einbringt!

Im ersten Teil dieses Beitrags habe ich konkrete Tipps gegeben, wie man, zum Beispiel als kleines Unternehmen, seine Kunden zu effektiver Kommunikation umerzieht. Eine Sache, die vor allem Mut kostet. Denn man muss damit rechnen, dass Kunden abspringen könnten, wenn man ihnen nicht schnell genug antwortet. Das muss nicht unbedingt der Fall sein, im Gegenteil oft erntet man für seine Durchsetzungsfähigkeit noch Respekt. Doch warum ist das so?

Nicht erreichbar sein (Bild: iStockphoto)

Nicht erreichbar sein (Bild: iStockphoto)

2011 befragte die BITKOM 1.000 Personen ab 14 Jahren und stellte fest, dass die Grenzen zwischen Job und Privatleben durch die modernen Kommunikationsmittel immer mehr verschwimmen. 88 Prozent der befragten Berufstätigen sind auch außerhalb ihrer regulären Arbeitszeiten für Kunden, Kollegen oder Vorgesetzte per Internet oder Handy erreichbar. 2009 waren es erst 73 Prozent gewesen. Doch es kommt noch dicker: » weiterlesen

Zeitmanagement durch weniger arbeiten – Teil 1:
Wie man seine Kommunikationspartner “erzieht”

Die ganzen schönen Methoden, mit denen man versucht, der täglichen Aufgabenflut Herr zu werden, lösen unser Zeitmanagement-Probleme nur zur Hälfte. Denn egal wie, die Sachen müssen immer noch erledigt werden. Wirklich effektiv ist nur, einfach weniger Aufgaben zu haben oder diese andere machen zu lassen.

Inbox: One (Bild: iStockphoto)

Inbox: One (Bild: iStockphoto)

Zum Beispiel in der täglichen Online- und Offline-Kommunikation. Sprich: » weiterlesen