Produktivität leidet bekanntlich unter zu vielen E-Mails. Eine Musterlösung, wie man besser mit E-Mails umgeht, gibt es jedoch nicht. In der aktuellen Ausgabe des Onlinemagazins «first monday» wird nun eine künstliche Währung für E-Mails vorgeschlagen.

Die meisten Lösungen für das Problem der E-Mail-Flut, so die Analyse der Autoren, setzen beim Empfänger an. Die E-Mail-Programme werden so konfiguriert, dass sie die Mails filtern, priorisieren, kategorisieren, die Anzeige optimieren und sogar deren Inhalte analysieren. Das Umschichten der eintreffenden Post löst aber nicht das Problem: Es wird immer noch die gleiche Anzahl Mails verschickt.

Zudem kann ein technisches System im Einzelfall nie so gut urteilen wie ein Mensch. Man kennt dies von wichtigen E-Mails, die in den Weiten des Spamordners verschwinden und erst nach einem persönlichen Anruf aus der Versenkung geholt werden.

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Wetten, dass es niemandem auffällt, wenn Du Deine Mails und RSS-Feeds nicht mehr sofort liest und bearbeitest, sondern nur noch dreimal am Tag?

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Wenn das Checken der E-Mails oder RSS-Feeds so aufwendig wäre wie das Leeren des Briefkastens – im Extremfall mehrere Stockwerke zu Fuß -, würden wir wohl kaum alle fünf Minuten nachsehen, ob neue virtuelle Post gekommen ist. Aber auch wenn es so einfach ist: Es ist besser, sich etwas zusammenzureißen.

Ruf Deine Mails und Feeds nur dreimal pro Tag ab. Denn mal ehrlich: Wann ist schon mal was dabei, bei dem es auf ein paar Stunden ankäme? Gerade bei Mails, deren Vorteil ja nicht zuletzt die asnychrone Kommunikation ist, sollte niemand erwarten, dass sofort geantwortet wird. Und wenn Du es dafür schaffst, alle Mails wirklich innerhalb von 24 Stunden zu beantworten, wirst Du ohnehin eher großen Respekt ernten als im Ansehen anderer zu sinken.

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Bestsellerautor Tim Ferriss gibt in seinem Blog fünf Tipps, wie man vielbeschäftigten Menschen wie ihm so Mails schickt, dass sie auch beantwortet werden. Er tut das anhand eines – tatsächlich sehr gelungenen – realen Beispiels. Ferriss:

«The above 5 tenets should be considered for any e-mail to someone who probably deletes more e-mail in a day than you read in a week.»

(Wer noch mehr zum Thema wissen will, findet hier einen ganzen Haufen Anregungen für besseren E-Mail-Verkehr.)

» 5 Tips for E-mailing Busy People [fourhourworkweek.com]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

In den Kommentaren zum Morgenlink vom 1. April wurde eine deutsche Zusammenfassung von Inbox Zero gewünscht. Gute Anregung, machen wir gerne:

Merlin Mann hat das Inbox-Zero-Prinzip wahrscheinlich nicht erfunden, aber er hat eine sehr gute Serie darüber geschrieben. Diese Serie möchten wir Euch heute vorstellen. Dieser Artikel ist keine Übersetzung, aber es werden die Prinzipien von “Inbox Zero” vorgestellt. Wer die alle konsequent umsetzt, hast seine Mails schon sehr gut im Griff – und nicht mehr umgekehrt. Um soweit zu kommen, muss man sich aber zuerst über ein paar Dinge bewusst werden:

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E-Mail-freie Tage kannte man bisher nur aus amerikanischen Büros. Jetzt macht sich das (offenbar) erste deutsche Unternehmen daran, per Verbot wieder zu sinnvollem E-Mail-Gebrauch zu gelangen: Die Auto-Leasingfirma Maske aus Hamburg probiert es seit Jahresbeginn mit zwei E-Mail-freien Arbeitstagen pro Monat und scheint bis jetzt ganz zufrieden:

» Hamburger Unternehmen testet E-Mail-Verbot [welt.de]

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Über das “Inbox Zero”-Prinzip kann man gar nicht oft genug schreiben. Und weil Gina Trapani im Blog Unclutterer nochmal sehr schön zusammenfasst, wie man vorgehen kann, um seinen Email-Posteingang leer zu halten, verlinken wir das auch nochmal:

» Simple strategies to clear email clutter ? From Gina Trapani of Lifehacker [Unclutterer.com]

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Meine Mutter legt sich erst schlafen, wenn der Müll rausgebracht ist. Ich dagegen schalte den Rechner erst aus, wenn alle E-Mails aus dem Posteingang verschoben sind. Wohin aber nun mit den Mails, die nicht langfristig archiviert werden sollen, aber auch noch nicht gelöscht werden können? Ab damit in die Zwischenablage!

Alles sollte einen festen Platz haben. Das erleichtert das Wiederfinden und schafft Platz, um ohne Ablenkung arbeiten zu können. Für E-Mails ist dieser feste Platz in vielen Fällen der Papierkorb. Meine Ablage bleibt auf diese Weise jedenfalls rank und schlank. Auch das erleichtert das Wiederfinden.

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Heute mal wieder was von Tim Ferriss, Autor und Produktivitäts-Extremist: In seinem Blog erläutert er, wie er die Bearbeitung all seiner Emails an Assistenten delegiert und so nur wenige Minuten am Tag mit seinen Mails beschäftigt ist (vorher brauchte er nach eigener Aussage 6-8 Stunden für 1.000 Mails täglich). Sehr lesenswert, um mal zu sehen, wie weit man es treiben kann – und um Tim Ferriss kennenzulernen (“I?m not looking for first-timers, generally”):

» The Holy Grail: How to Outsource the Inbox and Never Check Email Again [fourhourworkweek.com]

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Effizientere Kommunikation, mehr Zeit zum wirklichen Arbeiten: Das sind die Ziele eines Email-freien Freitags, den sich unter anderem 150 Intel-Ingenieure vorgenommen haben. Mehr dazu und ein paar wie üblich einschüchternde Zahlen über die Email-Flut bei USA Today:

» Fridays go from casual to e-mail-free [usatoday.com, gefunden bei PastorHacks]

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GoogleMail hat sich in den letzten Jahren zur ersten Wahl entwickelt, wenn es um webbasierte Emaillösungen geht. Mit IMAP ist nun seit geraumer Zeit auch eine synchronisierte Integration in Desktopprogramme möglich. Aufgrund der eigenen Labelstruktur in GMail ist eine Integration in Desktopclients wie Thunderbird allerdings etwas eigen. Wir gehen auf die Besonderheiten ein und geben ein paar Tipps zur Einrichtung.

Teil 3 der Serie ‘Produktiv mit Thunderbird’:

• Produktiv mit Thunderbird (I/III): Ein flexibles Setup
• Produktiv mit Thunderbird (II/III): Die 10 besten Erweiterungen

Wer seine Mails oft von verschiedenen Rechnern aus abruft und/oder neben dem Desktopclient auch das Webfrontend regelmäßig einsetzt, der möchte seine Mails gern synchronisiert haben. Dafür ist IMAP da. Nachteil: IMAP wird nicht von jedem Webmailanbieter unterstützt. Und auf dem Server muss genügend Platz sein für all die Emails. GoogleMail bietet seit einigen Wochen IMAP an und ist, was den Speicherplatz angeht, an vorderster Front.

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