Thema: E-Mail-Management

 

Alle 69 Artikel zum Thema E-Mail-Management auf imgriff.com:

Die Grenzen der Inbox Zero

Trotz einer effizienten Herangehensweise kostet die Durchsicht des Posteingangs Zeit – oft zu viel Zeit zum falschen Zeitpunkt. Eine Aufteilung der Inboxen kann helfen, nicht zu viel kostbare Zeit zu verschenken.

Im ersten Moment könnte man denken, dass doch alles klar ist: Entweder ist die Inbox leer (die E-Mail-Inbox, der physische Posteingang auf dem Schreibtisch, das Notizbuch für spontane Einfälle) oder sie ist gefüllt. Dann muss man sie eben durcharbeiten. Dafür kann man sich feste Zeiten einrichten. Man muss es nur tun. Inbox Zero nennt sich dieses Prinzip.

Mitnichten ist das eine produktive Vorgehensweise. Man muss sich nur fragen, wie lange es dauert, eine Inbox auf null zu bringen. Wie lange sortiert ihr morgens eure E-Mails und die Nachrichten in euren Feedreader? Ich brauche eine Stunde dafür. Eine Stunde, dir mir fehlt, um meinen eigentlichen Aufgaben nachzugehen.
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Der Link am Morgen:
Wollen Sie diese Mail wirklich senden?

Von Seth Godin kommt eine herrliche Checkliste, die man (mindestens spaßeshalber) vor dem Abschicken der nächsten E-Mail mal durchgehen sollte. Sie richtet sich zwar in Teilen eher an Marketingleute, aber die wesentlichen Punkte gelten für jeden, zum Beispiel:

  • «Bin ich wütend? (Wenn ja, speichere die Mail als Entwurf und sieh sie Dir später nochmal an)» oder
  • «Leite ich gerade die Mail eines anderen weiter? (Wenn ja, wäre derjenige darüber glücklich, wenn er es wüsste?)» oder auch
  • «Wenn ich 42 Cent zahlen müsste, um diese Mail zu verschicken – würde ich sie dann verschicken?»

» Email checklist [Seth Godin, gefunden bei Ivan]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Der Link am Morgen:
KAN – Keine Antwort nötig

Susan Sabo gibt im «Productivity Café» einen interessanten Tipp für bessere E-Mails: Immer, wenn eine Mail nur der Information dient und nichts weiter zu klären ist, solle man der Betreffzeile das Kürzel «NRN» (No Response Needed) hinzufügen. So weiß der Empfänger beim Scannen seines Posteingangs gleich, dass in diesem Fall nichts weiter von ihm erwartet wird.

» NRN = No Response Needed in Email [productivitycafe.com]

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Ein Marktplatz für die E-Mail-Aufmerksamkeit

Produktivität leidet bekanntlich unter zu vielen E-Mails. Eine Musterlösung, wie man besser mit E-Mails umgeht, gibt es jedoch nicht. In der aktuellen Ausgabe des Onlinemagazins «first monday» wird nun eine künstliche Währung für E-Mails vorgeschlagen.

Die meisten Lösungen für das Problem der E-Mail-Flut, so die Analyse der Autoren, setzen beim Empfänger an. Die E-Mail-Programme werden so konfiguriert, dass sie die Mails filtern, priorisieren, kategorisieren, die Anzeige optimieren und sogar deren Inhalte analysieren. Das Umschichten der eintreffenden Post löst aber nicht das Problem: Es wird immer noch die gleiche Anzahl Mails verschickt.

Zudem kann ein technisches System im Einzelfall nie so gut urteilen wie ein Mensch. Man kennt dies von wichtigen E-Mails, die in den Weiten des Spamordners verschwinden und erst nach einem persönlichen Anruf aus der Versenkung geholt werden.

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Das kleine Einmaleins:
Nur 3 x am Tag zum Briefkasten

Wetten, dass es niemandem auffällt, wenn Du Deine Mails und RSS-Feeds nicht mehr sofort liest und bearbeitest, sondern nur noch dreimal am Tag?

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Wenn das Checken der E-Mails oder RSS-Feeds so aufwendig wäre wie das Leeren des Briefkastens – im Extremfall mehrere Stockwerke zu Fuß -, würden wir wohl kaum alle fünf Minuten nachsehen, ob neue virtuelle Post gekommen ist. Aber auch wenn es so einfach ist: Es ist besser, sich etwas zusammenzureißen.

Ruf Deine Mails und Feeds nur dreimal pro Tag ab. Denn mal ehrlich: Wann ist schon mal was dabei, bei dem es auf ein paar Stunden ankäme? Gerade bei Mails, deren Vorteil ja nicht zuletzt die asnychrone Kommunikation ist, sollte niemand erwarten, dass sofort geantwortet wird. Und wenn Du es dafür schaffst, alle Mails wirklich innerhalb von 24 Stunden zu beantworten, wirst Du ohnehin eher großen Respekt ernten als im Ansehen anderer zu sinken.

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Der Link am Morgen:
Wie man Merkel mailt

Bestsellerautor Tim Ferriss gibt in seinem Blog fünf Tipps, wie man vielbeschäftigten Menschen wie ihm so Mails schickt, dass sie auch beantwortet werden. Er tut das anhand eines – tatsächlich sehr gelungenen – realen Beispiels. Ferriss:

«The above 5 tenets should be considered for any e-mail to someone who probably deletes more e-mail in a day than you read in a week.»

(Wer noch mehr zum Thema wissen will, findet hier einen ganzen Haufen Anregungen für besseren E-Mail-Verkehr.)

» 5 Tips for E-mailing Busy People [fourhourworkweek.com]

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Inbox Zero:
Wie man den Posteingang auf Null bringt

In den Kommentaren zum Morgenlink vom 1. April wurde eine deutsche Zusammenfassung von Inbox Zero gewünscht. Gute Anregung, machen wir gerne:

Merlin Mann hat das Inbox-Zero-Prinzip wahrscheinlich nicht erfunden, aber er hat eine sehr gute Serie darüber geschrieben. Diese Serie möchten wir Euch heute vorstellen. Dieser Artikel ist keine Übersetzung, aber es werden die Prinzipien von “Inbox Zero” vorgestellt. Wer die alle konsequent umsetzt, hast seine Mails schon sehr gut im Griff – und nicht mehr umgekehrt. Um soweit zu kommen, muss man sich aber zuerst über ein paar Dinge bewusst werden:

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Der Link am Morgen:
E-Mail-freie Arbeitstage jetzt auch in Deutschland

E-Mail-freie Tage kannte man bisher nur aus amerikanischen Büros. Jetzt macht sich das (offenbar) erste deutsche Unternehmen daran, per Verbot wieder zu sinnvollem E-Mail-Gebrauch zu gelangen: Die Auto-Leasingfirma Maske aus Hamburg probiert es seit Jahresbeginn mit zwei E-Mail-freien Arbeitstagen pro Monat und scheint bis jetzt ganz zufrieden:

» Hamburger Unternehmen testet E-Mail-Verbot [welt.de]

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Der Link am Morgen:
Über den leeren Posteingang

Über das “Inbox Zero”-Prinzip kann man gar nicht oft genug schreiben. Und weil Gina Trapani im Blog Unclutterer nochmal sehr schön zusammenfasst, wie man vorgehen kann, um seinen Email-Posteingang leer zu halten, verlinken wir das auch nochmal:

» Simple strategies to clear email clutter ? From Gina Trapani of Lifehacker [Unclutterer.com]

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Eine Galgenfrist für zu löschende E-Mails

Meine Mutter legt sich erst schlafen, wenn der Müll rausgebracht ist. Ich dagegen schalte den Rechner erst aus, wenn alle E-Mails aus dem Posteingang verschoben sind. Wohin aber nun mit den Mails, die nicht langfristig archiviert werden sollen, aber auch noch nicht gelöscht werden können? Ab damit in die Zwischenablage!

Alles sollte einen festen Platz haben. Das erleichtert das Wiederfinden und schafft Platz, um ohne Ablenkung arbeiten zu können. Für E-Mails ist dieser feste Platz in vielen Fällen der Papierkorb. Meine Ablage bleibt auf diese Weise jedenfalls rank und schlank. Auch das erleichtert das Wiederfinden.

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