Die größte Herausforderung bei der Arbeit ist es, mit den ständigen Unterbrechungen umzugehen. Mit minimierten Ablenkungen und einem fixen Arbeits- und Pausenrhythmus gelingt das besser.

Durchschnittlich erhält ein Angestellter pro Tag 30 bis 40 E-Mails. Wer die Mailbenachrichtigung eingeschaltet hat und somit bei jeder neuen E-Mail benachrichtigt wird, der lässt sich an einem 8-Stunden-Tag durchschnittlich alle 12 Minuten unterbrechen. Er kann sich also nicht mal eine Viertelstunde am Stück einer Aufgabe widmen, bis er unterbrochen wird.

Leider können wir unsere Konzentration nicht zwei Dingen gleichzeitig schenken. Deshalb wird bei jeder Störung die komplette Aufmerksamkeit von der aktuellen Aufgabe “abgezogen” und auf die Unterbrechung gelenkt. Das ist an sich auch gut so, denn es garantiert, dass wir auf Gefahren sofort reagieren können. Nur im Büro-Alltag stört es. Wechseln wir nach der Unterbrechung wieder zurück zu unserer ursprünglichen Aufgabe, brauchen wir mehrere Minuten, um auf denselben Grad der Konzentration zu kommen, mit dem wir vor der Ablenkung gearbeitet haben.

Und was geschieht nach weiteren 12 Minuten?

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E-Mail ist heute für viele Menschen das Kommunikationsmedium Nummer 1. Vieles, was früher per Brief, Fax, Telefon oder im persönlichen Gespräch mitgeteilt wurde, wird heute per E-Mail geschickt.

Gleichzeitig jedoch sind E-Mails eine der größten Quelle für Unterbrechungen, Ineffizienz und Zeitverschwendung. Das muss nicht sein. Mit wenigen Kniffen kann dem abgeholfen werden:

1. Du sollst immer einen Betreff schreiben. Der Betreff soll die E-Mail zusammenfassen (“Sitzung am 29.1.09 möglich?”) und nicht nur beschreiben (“Terminvorschlag”).
2. Du sollst die E-Mail am Schluss durchlesen und alle Rechtschreibfehler beseitigen.
3. Du sollst keine Vorlagen mit Hintergrundfarbe, verschiedenen Schriften und sonstigem unnötigen HTML benutzen.

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Einen radikalen Ansatz, um mit den kommenden Feiertagen und den währenddessen weiter eintrudelnden E-Mails umzugehen, liefert Danah Boyd: Statt sich nach dem Ende ihres Urlaubs über die vollgelaufene Inbox zu ärgern, sie mühsam durchzuarbeiten und dabei ja doch die Hälfte ungelesen zu löschen, liest sie die entsprechenden Mails einfach gar nicht. Sie werden mit einer Autoresponder-Mail beantwortet und danach in den Papierkorb geschoben. ‘Versuchen Sie’s im Januar nochmal’ also.

Merlin Mann bejubelt das Vorgehen, denn es sei das einzig ehrliche: Warum überhaupt so tun, als sei man in der Lage, die volle Inbox nach dem Urlaub so durchzuarbeiten wie man es an einem normalen Tag tut?

» Warning: Email Sabbatical is Imminent [zephoria.org, gefunden bei 43folders.com]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Vor ein paar Monaten ging der Link am Morgen zu acht Tipps für den Google Reader, die Ihr vielleicht noch nicht kanntet. Dasselbe hat nun Lifehacker.com für Gmail gemacht. 10 Gmail-Features, die Ihr vielleicht vergessen habt (mal abgesehen vom ersten Punkt, den neuen Layouts, die erst seit wenigen Tagen möglich sind):

» Top 10 Things You Forgot Gmail Can Do [lifehacker.com]

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Der in Luzern lehrende Historiker Valentin Groebner hat einen Selbstversuch unternommen: Einen Monat lang, vom 1. bis zum 31. Oktober, hat er weder Mails gelesen noch geschrieben. Wer ihm eine E-Mail schickte, wurde gebeten, anzurufen oder den Text auszudrucken und per Post zu schicken. Das Protokoll seines Experiments hat er für die FAZ verfasst, und es liest sich ganz interessant – auch wenn Hardcore-Webworker über die Zahl von 478 Mails, die im betreffenden Monat bei ihm aufliefen (inklusive Spam) eher müde lächeln werden:

» Per Mail nicht erreichbar – ein Selbstversuch [faz.net]

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Trotz einer effizienten Herangehensweise kostet die Durchsicht des Posteingangs Zeit – oft zu viel Zeit zum falschen Zeitpunkt. Eine Aufteilung der Inboxen kann helfen, nicht zu viel kostbare Zeit zu verschenken.

Im ersten Moment könnte man denken, dass doch alles klar ist: Entweder ist die Inbox leer (die E-Mail-Inbox, der physische Posteingang auf dem Schreibtisch, das Notizbuch für spontane Einfälle) oder sie ist gefüllt. Dann muss man sie eben durcharbeiten. Dafür kann man sich feste Zeiten einrichten. Man muss es nur tun. Inbox Zero nennt sich dieses Prinzip.

Mitnichten ist das eine produktive Vorgehensweise. Man muss sich nur fragen, wie lange es dauert, eine Inbox auf null zu bringen. Wie lange sortiert ihr morgens eure E-Mails und die Nachrichten in euren Feedreader? Ich brauche eine Stunde dafür. Eine Stunde, dir mir fehlt, um meinen eigentlichen Aufgaben nachzugehen.
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Von Seth Godin kommt eine herrliche Checkliste, die man (mindestens spaßeshalber) vor dem Abschicken der nächsten E-Mail mal durchgehen sollte. Sie richtet sich zwar in Teilen eher an Marketingleute, aber die wesentlichen Punkte gelten für jeden, zum Beispiel:

• «Bin ich wütend? (Wenn ja, speichere die Mail als Entwurf und sieh sie Dir später nochmal an)» oder
• «Leite ich gerade die Mail eines anderen weiter? (Wenn ja, wäre derjenige darüber glücklich, wenn er es wüsste?)» oder auch
• «Wenn ich 42 Cent zahlen müsste, um diese Mail zu verschicken – würde ich sie dann verschicken?»

» Email checklist [Seth Godin, gefunden bei Ivan]

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Susan Sabo gibt im «Productivity Café» einen interessanten Tipp für bessere E-Mails: Immer, wenn eine Mail nur der Information dient und nichts weiter zu klären ist, solle man der Betreffzeile das Kürzel «NRN» (No Response Needed) hinzufügen. So weiß der Empfänger beim Scannen seines Posteingangs gleich, dass in diesem Fall nichts weiter von ihm erwartet wird.

» NRN = No Response Needed in Email [productivitycafe.com]

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Produktivität leidet bekanntlich unter zu vielen E-Mails. Eine Musterlösung, wie man besser mit E-Mails umgeht, gibt es jedoch nicht. In der aktuellen Ausgabe des Onlinemagazins «first monday» wird nun eine künstliche Währung für E-Mails vorgeschlagen.

Die meisten Lösungen für das Problem der E-Mail-Flut, so die Analyse der Autoren, setzen beim Empfänger an. Die E-Mail-Programme werden so konfiguriert, dass sie die Mails filtern, priorisieren, kategorisieren, die Anzeige optimieren und sogar deren Inhalte analysieren. Das Umschichten der eintreffenden Post löst aber nicht das Problem: Es wird immer noch die gleiche Anzahl Mails verschickt.

Zudem kann ein technisches System im Einzelfall nie so gut urteilen wie ein Mensch. Man kennt dies von wichtigen E-Mails, die in den Weiten des Spamordners verschwinden und erst nach einem persönlichen Anruf aus der Versenkung geholt werden.

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Wetten, dass es niemandem auffällt, wenn Du Deine Mails und RSS-Feeds nicht mehr sofort liest und bearbeitest, sondern nur noch dreimal am Tag?

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Wenn das Checken der E-Mails oder RSS-Feeds so aufwendig wäre wie das Leeren des Briefkastens – im Extremfall mehrere Stockwerke zu Fuß -, würden wir wohl kaum alle fünf Minuten nachsehen, ob neue virtuelle Post gekommen ist. Aber auch wenn es so einfach ist: Es ist besser, sich etwas zusammenzureißen.

Ruf Deine Mails und Feeds nur dreimal pro Tag ab. Denn mal ehrlich: Wann ist schon mal was dabei, bei dem es auf ein paar Stunden ankäme? Gerade bei Mails, deren Vorteil ja nicht zuletzt die asnychrone Kommunikation ist, sollte niemand erwarten, dass sofort geantwortet wird. Und wenn Du es dafür schaffst, alle Mails wirklich innerhalb von 24 Stunden zu beantworten, wirst Du ohnehin eher großen Respekt ernten als im Ansehen anderer zu sinken.

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