ClearContext Personal ist ein kostenloses Add-in für Outlook und läuft auf Windows 7, XP oder Vista. Vergleichbar mit Googles Smart Labels filtert ClearContext unwichtige E-Mails automatisch aus dem Posteingang, ohne dass komplexe Filterregeln aufgesetzt werden müssen. ClearContext kümmert sich also um «Bacn»: E-Mails wie abonnierte Newsletter oder Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken. Im Gegensatz zu Spam-Mails handelt es sich um E-Mails, die mit dem Einverständnis des Empfängers verschickt werden, aber nicht dessen Toppriorität sind. Der Benutzer erhält täglich eine Sammelmeldung über alle eingegangenen Bacn-Mails.

Tool Time: Wir stellen jeden Tag ein Software-Tool oder einen Webdienst aus dem Bereich Produktivität vor. Tipps gerne an tipps.imgriff (at) blogwerk.com.

Wir alle erhalten zu viele E-Mails – das ist ein Problem. Logischerweise ist das ein Problem, das wir selbst verursachen: Wir versenden alle zu viele E-Mails. Einige Gedanken, ob und wann sich E-Mail als Kommunikationskanal eignet.

von Markus Worch, Unternehmensberater und Inhaber von Worch Consulting

Information und Organisation sind untrennbar miteinander verbunden, sind doch Informationsprozesse eine Grundvoraussetzung für Arbeitsteilung und Koordination. Information sollte alle Funktionen eines sozialen Systems erfüllen: Informationen aus der Umwelt beschaffen, die Entscheidungsfindung vorbereiten, koordinieren und motivieren wie auch soziale Beziehungen aufbauen und aufrechterhalten.

Drei Fragen vor dem Versenden
In der Literatur wird oftmals Kommunikation synonym mit Informationsübermittlung verwendet. Es wird darauf hingewiesen, dass erst dann von Information gesprochen werden kann, wenn der Empfänger einer Nachricht diese «gebrauchen kann». Der Begriff «Information» ist deshalb nicht mit dem Wissen des Absenders verknüpft, sondern mit demjenigen des Empfängers. Daher sollte der E-Mail-Sender sich drei Fragen stellen, bevor man eine E-Mail-Adresse ins An-Feld einträgt: » weiterlesen

Stunden werden heute aufgewendet, um E-Mails zu beantworten. imgriff.com-Gastautor Markus Worch hat sieben Regeln zusammengefasst, um dabei Zeit zu sparen.

von Markus Worch, Unternehmensberater, Inhaber von Worch Consulting und Autor des Kleinen E-Mail-Buchs (Affiliate-Link)

Jeder Mitarbeiter verbringt täglich 15 bis 25 Prozent der Arbeitszeit mit dem Empfangen und Versenden von E-Mails – Zeit die für die wichtigen Arbeiten verloren geht. Wir haben gelernt wie man Briefe schreibt, wie man telefoniert oder wie die Kommunikation auf unseren Erfolg einen wesentlichen Einfluss hat, aber wie man mit dem Medium E-Mail sinnvoll und produktiv umgeht – kennen die Wenigsten.

Die E-Mail-Kommunikation soll menschliche und organisatorische Beziehungen durch geeignete Übermittlung von Informationen möglichst nützlich und harmonisch gestalten und eine vertrauens- und respektvolle Atmosphäre schaffen, aber was soll ich tun, um verschwendete E-Mail-Zeit zu reduzieren?

Folgende Tipps zeigen auf, wie ich 30 bis 50 Prozent E-Mail-Zeit gewinnen kann: » weiterlesen

Frisch aus dem Internet: Fünf Lesenswerte Artikel rund um das Thema Produktivität. Jeden Samstag. imgriff.com wünscht ein schönes Wochenende!

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Wie man kluge Entscheidungen trifft
Zwar aus 2007, aber frisch auf dem Web: Ausführliche Darstellung von Entscheidungsprozessen beim deutschen Harvard Business Manager.

Immer wieder richtig zu entscheiden ist eine Kunst. Doch nur Führungskräfte, die ihre Urteile als Ergebnis eines dreistufigen Prozesses fällen, werden Meister darin. » zum Artikel

Populäre Irrtümer behindern Krisenbekämpfung
Wirtschaftswissenschafler Karl Socher fordert bei der Oekonomenstimme.org mehr Grundlagenkenntnisse für Wirtschaftspolitiker

Auch bei den bisherigen Maßnahmen zur Krisenbekämpfung und den Planungen für die Vermeidung künftiger Krisen ist es zu Staatsversagen gekommen. Den Maßnahmen lagen und liegen auch noch heute vielfach Ideen zugrunde, die populäre Irrtümer enthalten. » zum Artikel

» weiterlesen

«Priority Inbox», so heißt Googles neue Waffe gegen den vollen Posteingang. Wer das Feature aktiviert (ist noch nicht für alle Gmail-Accounts verfügbar), bekommt von da an die wichtigeren Mails getrennt von den anderen oben angezeigt. Die Entscheidung, welche Mails wichtig sind und welche nicht, wird nach dem bisherigen E-Mail-Verhalten getroffen. Ein Newsletter etwa, der nur jedes fünfte Mal überhaupt geöffnet und nie beantwortet wurde, rutscht demnach nach unten, die regelmäßige Korrespondenz mit den Teammitgliedern nach oben.

Martin Weigert hatte auch vorher schon keine Probleme mit einer überlaufenden Inbox, er kann sich deshalb in seinem Artikel bei netzwertig.com voll auf die Nachteile des Systems konzentrieren:

«(…) was passiert mit all den legitimen E-Mails, die nicht mit einer hohen Priorität versehen werden und somit sofort in einem Bereich des Posteingangs landen, der selbst Minuten nach dem Eintreffen schon das Scrollen notwenig macht? Zumindest in der Theorie klingt das, als wenn sich die Chancen für Absender, eine Antwort zu erhalten, deutlich verschlechtern.»

Weiterlesen bei netzwertig.com:

» Das Für und Wider von automatischer E-Mail-Priorisierung (netzwertig.com)

Hier erscheint jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Angeregt von unserem Linkhinweis auf die Inbox-Zero-Tipps von Digg.com-Gründer Kevin Rose hat Camilla in ihrem privaten Blog mal notiert, wie sie mit den in den Posteingang flutenden Mailmassen umgeht. Eine Kombination aus Outlook (beruflich), Thunderbird (privat) den entsprechenden Ordnern, Thinkingrock und dem Plugin Xnote.

» Wie ich mit E-mails zurechtkomme (camilla-kutzner.de)

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938 ungelesene berufliche, 1002 ungelesene private E-Mails – das war die Wasserstandsmeldung im Posteingang des Digg.com-Gründers Kevin Rose, als er sich entschloss, ein paar Inbox-Zero-Tipps zu teilen, unter anderem eine neue Version des E-Mail-Bankrotts: Er empfiehlt einen Filter, der alle Mails, die noch nach 14 Tagen ungeöffnet sind, ins Archiv verschiebt und eine automatische Antwort versendet mit der Bitte, die Mail noch einmal zu schicken, wenn sie denn noch einer Antwort bedürfe.

Alle fünf Tipps von Kevin Rose in seinem Blog:

» Email Sucks. 5 Time Saving Tips. (kevinrose.com, gefunden bei gigaom.com)

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Für den Umgang mit dem vollen Posteingang, ungelesenen RSS-Feeds und überlaufendem Twitterstream muss letztlich jeder seine eigene Strategie entwickeln. Aber das Beispiel Anderer ist meist sehr hilfreich. Viele Tricks übernimmt man, verwirft einige wieder, übernimmt oder adaptiert andere, und am Ende steht – hoffentlich – die funktionierende eigene «Umgebung» zum Verarbeiten von Informationen.

Das klingt übrigens nur so technisch, kann aber in der Praxis auch ganz komfortabel aussehen: Das iPad etwa steht für einen neuen, viel entspannteren Konsum digitaler Medien; kein Scannen von RSS-Feeds mehr am Laptop und Schreibtisch, sondern ausgiebiges Stöbern und Lesen langer Texte auf dem Sofa.

Kollege Martin Weigert hat heute bei netzwertig.com seinen persönlichen Werkzeugkasten vorgestellt. Nachvollziehbare Anregungen, die jedem helfen können – und sei es nur, um seinen eigenen Workflow damit zu vergleichen:

» Effizient im Web: So zähme ich die Informationsflut (netzwertig.com)

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Tyler Brûlé, Erfinder des von mir sehr geschätzten Magazins «Moncole», schreibt auch eine Kolumne für die «Financial Times»; die Kolumne findet so la la übersetzt ihren Weg auf die Website von «Merian»; und von dieser wiederum werden ausgewählte Artikel bei «Spiegel Online» verlinkt.

So auch der aktuelle Text von Brûlé, in dem er sich über Out-Of-Office-Replies aufregt und die These aufstellt, dass

«Leute, die gerne ausführliche “Out Of Office”-Antworten versenden, nicht nur ihren Job hassen, sondern auch dazu tendieren, weniger unternehmerisch zu denken, schlechte Team-Player zu sein und – in vielen Fällen – einfach faul sind.»

Brûlés implizite Forderung: Nichts gegen temporäres, vollständiges Abschalten, aber das soll doch bitte nicht zu lange sein – wozu gibt es Smartphones?

» Faule Bande (merian.de)

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Inbox Zero, der vollständig leere Posteingang also, ist so etwas wie der Heilige Gral der Produktivitätsfans (hier erklären wir das Prinzip). Aber so verlockend das Ziel, so herausfordernd ist der Weg dorthin. Scheitern ist normal, vor allem in Stressphasen, in denen keine Zeit für das Durcharbeiten der Mails bleibt.
 
Andreas von Gunten hat vor einer Woche in seinem Blog einen Weg zur Inbox Zero vorgestellt, den ich so noch nicht gesehen habe: Er arbeitet exzessiv mit Filtern und schafft es dadurch, quasi automatisch einen leeren Posteingang zu bekommen:

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