Die Ratgeber zur E-Mail-Flut ist inzwischen fast gleich gross wie die Anzahl versendeter E-Mails. Pragmatisches Vorgehen ist gefragt.

E-Mails machen dumm, arm und krank (Affiliate-Link) ist ein Buch der österreichischen Digital-Therapeutin (!) Anitra Eggler. Eggler hat nach eigenen Angaben gefühlte 3’716’796 E-Mails bearbeitet, eineinhalb Lebensjahre vermailt und zweieinhalb Lebensjahre im Internet versurft. Und in ihrem Buch und ihren Vorträgen verrät sie, wie sie «vom Burnout-Boarderliner zur effizienten Digital-Domina mit XL-Freizeit und Privatleben wurde.»

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E-Mail macht dümmer als kiffen

Eggler berichtet darin von einer Studie des britischen King’s College, nach der bekiffte Menschen IQ-Tests besser lösen als Menschen, die durch E-Mails abgelenkt werden: E-Mails verminderten den gemessenen IQ-Wert um 10 % – doppelt so stark als bei den Kiffern. Oder dass 60 Prozent aller US-Amerikaner E-Mails via Handy morgens im Bett lesen und zehn Prozent rund um die Uhr. Und die New Yorker Beraterfirma Basex hat bereits 2008 herausgefunden, dass Angestellte durch Ablenkung im Schnitt 2,1 Arbeitsstunden am Tag verplempern – 28 Milliarden Arbeitsstunden im Jahr. Das wurde als gesamtwirtschaftlicher Schaden von 588 Milliarden US-Dollar beziffert. » weiterlesen

Die Versprechen der Informationstechnologie waren schon immer gross: Sie sollten uns die Arbeit abnehmen oder zumindest einfacher machen. Ein Realitätscheck.

Nachdem ich gerade mehrere Tage lang mein eigenes Blog mit einem neuen Theme versehen und umfassend überarbeitet habe, ist mir mal wieder klar geworden, wie viel Zeit das Internet und Social Media fressen können. Gründe gibt es viele: Weil die Technik dann doch nicht so funktioniert – vor allem in Zusammenhang mit Facebook fällt mir das immer wieder auf! Weil die Vielfalt an Möglichkeiten im Netz schier unendlich ist, dass es auch ersteinmal unendlich viel Zeit kostet, die Passenden zu finden.

Denn herauszufinden, welche der kleinen Software-Helfer sich möglichst nahtlos in den eigenen Workflow einschmiegen und uns so die Arbeit erleichtern, gleicht der Nadelsuche in einem stachligen Heuhaufen. Oder aber andersherum, man verliert Zeit, gerade weil es funktioniert und man so begeistert von seinen eigenen Erfolgen ist, dass man immer noch mehr will – jedenfalls ging es mir mit meinem Blog so. » weiterlesen

Schafft die E-Mails ab: Morgen Samstag fragt DRadio Wissen Online, wie wir zu mehr Produktivität im Netz kommen. Mit dabei: imgriff.com-Autor Gregor Gross, David Allen und weitere Experten.

Sind E-Mails wirklich die Plage des 21. Jahrhunderts? Der Ruf nach der Abschaffung von E-Mails wird immer lauter, auch hier auf imgriff.com haben wir schon mal die Welt ohne E-Mails vorgezeichnet.

Der Online Talk von DRadio Wissen geht dieser Frage am Samstag, 24. September 2011 um 11 Uhr, mit einer illustren Expertenrunde nach.

Die Gästeliste:

• Eva Schulz, Studentin und Bloggerin
• Gregor Gross, Unternehmer und imgriff.com-Autor
• Oliver Gassner, Berater und GTD-Nutzer
• Dennis Horn, Journalist
• David Allen, Autor von Getting Things Done

Fragen und Meinungen könnt Ihr auch schon vor der Sendung deponieren: Per Skype könnt Ihr Eure Antworten auf die Frage «Wie organisiert Ihr Eure Mails, damit ihr produktiver seid?» auf dem Anrufbeantworter abliefern. Der wird dann am Samstag in der Sendung abgehört.

» DRadio Wissen Online Talk, Samstag, 24. September 2011, 11 Uhr im Livestream, anschliessend wird die Sendung als Podcast angeboten.

Wir begrüssen im Ring: E-Mail vs. Telefon. Beides tolle Erfindungen, ohne die ich nicht mehr leben möchte. Doch welches Kommunikationsmittel gewinnt den Kampf um den Produktivitäts-Titel?

Was habe ich mich gefreut, als ich im ersten Lehrjahr mit meinen Freundinnen mailen konnte, auch wenn dies mein Lehrlingsbetreuer (geschweige denn die Tante vom Personal) gar nicht gerne gesehen haben. Aber ich war jung und unvernünftig und hatte keine grosse Lust, Bestellungen abzuarbeiten oder Zahlen zu schieben. In meiner Klasse gab es tatsächlich noch Leute, die keine E-Mail hatten oder nur eine info@adresse, die sie nicht für private Zwecke nutzen durften. Sara hatte auch keine E-Mail. Notgedrungen faxten wir uns seitenlange Briefe hin und her. Ja, wirklich, wir faxten uns gegenseitig! Ich habe noch einen ganzen Stapel unserer Fax-Kommunikation zu Hause.

Heute, im Hier und Jetzt, dominieren Mail und Telefon unsere Kommunikation. Was ist produktiver? Zum Hörer greifen oder eine E-Mail schreiben? Um das herauszufinden, lasse ich die Beiden im Ring gegeneinander antreten: Zehn Runden entscheiden über Sieg oder Niederlage. Ring frei für die erste Runde:

Runde 1: Effizienz

• Telefon: Zum Hörer greifen, anrufen, Frage stellen, Antwort erhalten.
• E-Mail: Man muss das Email schreiben, senden und hat keine Ahnung, wann die Antwort eintreffen wird.

Der Punkt geht an: Telefon » weiterlesen

Freitag – einige von Euch verbringen heute den letzten Arbeitstag vor dem Urlaub im Büro. Vorausschauend haben wir Tipps für den möglichst angenehmen Wiedereinstieg in ein paar Wochen gesammelt.

Die Ferien waren wunderschön und überhaupt das Beste, was einem im letzten halben Jahr passiert ist. Und jetzt sitzt man wieder da. In seinem Büro, vor einem Stapel ungeöffneter Briefe und Zeitschriften. Wenn das nur die einzige Hürde wäre. Denn das wahre Ungeheuer wartet im E-Mail-Posteingang.

Wer eine Woche oder gar nur ein paar Tage weg war, kennt das Szenario: E-Mails en masse. Um nicht sofort wieder in die Stressfalle zu tappen, ist E-Mail-Management angesagt. Ein paar Tipps: » weiterlesen

Shortmail ist ein Mailservice, mit dem man nur kurze Mails schreiben kann. E-Mails über 500 Zeichen können weder versendet noch empfangen werden.

Shortmail ist ein weiterer Ansatz, um der E-Mail-Flut Herr zu werden: Mit dem kostenlosen Service können nur Mails versandt werden, die weniger als 500 Zeichen haben – ungefähr fünf Sätze. Ein Zeichenzähler im reduzierten Benutzer-Interface unterstützt beim Schreiben. Eingehende Mails werden der gleichen rigiden Kontrolle unterworfen: Sendet man ein E-Mail an einen Shortmail-Nutzer, darf es maximal 500 Zeichen haben. Alle anderen werden abgelehnt und der Absender wird freundlich, aber bestimmt auf die 500 Zeichen-Regel hingewiesen.

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Die Welt versinkt in E-Mails. Die klugsten Köpfe brüten über neuen Lösungen. Ein Überblick und meine Prognose: Wir werden bald weniger E-Mails haben.

Kaum ein Thema bewegt uns Büromenschen so sehr wie die steigende Zahl von E-Mails. Wir sind Opfer und Täter zugleich: Wir erhalten zuviel elektronische Post und sind als Schreibende Teil des Problems. Aber keine Sorge: Weltweit brüten die klugsten Köpfe über Lösungen – ein Überblick.

Die Schule der reflektierten Anwendung
Das sind die Evergreens: Tipps und Tricks, wie man bessere, verständlichere E-Mails schreibt – und damit hilft, weniger Postverkehr zu produzieren. Wir haben auf Sascha Lobos Ansatz des hermetischen Schreibens hingewiesen. Seth Godin hat eine Liste veröffentlicht; 36 Punkte, die es zu bedenken gilt, bevor man den Senden-Knopf drückt. Die Liste stammt aus dem Jahr 2008, offenbar sah er in den letzten drei Jahren wenig Fortschritt und hat die Liste vor wenigen Tagen ein zweites Mal gepostet («maybe this time it’ll work», schreibt er darunter).

Chris Andersons E-Mail-Verhaltenskodex
Der TED-Kurator Chris Anderson hat eine Initiative gestartet, um einen globalen Verhaltenskodez zu kreieren. Wir alle sollen uns eine E-Mail-Charta geben: 14 Punkte für eine bessere E-Mail-Welt. Dazu gehören Verhaltenshinweise wie «Bekämpfe Anhänge» oder die konsequente Verwendung von Akronymen in der Betreffzeile (etwa das bekannte «EOM» für «End of Message»). Der erste Entwurf der E-Mail-Charta ist online, jeder kann die Charta mitgestalten. » weiterlesen

Courteous.ly ist ein Webservice, der den E-Mail-Empfang regeln soll; der Service ist Teil einer Studie des Georgia Tech’s College of Computing.

Courteous.ly versucht sich an einem neuen Konzept, um die Pflege der eigenen Inbox zu unterstützen. Courteous.ly wurde von Eric Gilbert, einem Assistenzprofessor des Georgia Tech’s College of Computing, entwickelt. Nutzer des Services melden sich bei Courteous.ly an und geben damit Zugriff auf das persönliche Google Mail-Account. Anhand des Posteingangs informiert Courteous.ly meine E-Mail-Partner über den «E-Mail-Load» in meiner Inbox.

Der Service funktioniert zur Zeit nur mit dem Maildienst von Google. Von Courteous.ly erhält man eine personalisierte URL, die man als Signatur in die eigenen E-Mails setzt. Klickt ein Empfänger meines E-Mails auf diesen Link, kriegt er Informationen über den «Wasserstand» in meiner Inbox. Er erhält die Option, das Tag [Whenever] in die Betreffzeile seines E-Mails einzufügen. » weiterlesen

Sascha Lobo empfiehlt, den eigenen E-Mail-Verkehr etwas undurchdringlicher zu gestalten – hermetisch eben. Wir haben uns seine Ideen angesehen.

Sascha Lobos Publizisten-Karriere begann mit Büchern über Produktivität wie etwa Dinge geregelt kriegen – ohne einen Funken Selbstdisziplin (Affiliate-Link). Seitdem schreibt er Romane, publiziert im Web und ist gefühlt der meist eingeladene Web2.0-Kenner in deutschen Talk Shows. Kein Wunder also, dass sich das auch darin manifestiert, überdurchschnittlich viele Mails zu erhalten. Das Problem dabei, so Lobo, ist das sogenannte Mail-Ping-Pong – Mails, die hin und her gehen und immer wieder Aufmerksamkeit beanspruchen. Lobo schlägt vor, E-Mails hermetisch zu schreiben, so dass es für das Gegenüber keinen Grund mehr gibt, sie zu beantworten. Wir fassen seine Tricks zusammen. » weiterlesen

WhoSent.It ist ein kostenloser Webservice, der verschiedene Daten zu dem Absender eines E-Mails zusammenträgt. Hat man einen Account erstellt, kann man E-Mails an WhoSent.It weiterleiten und erhält wenige Minuten ein E-Mail mit den gewünschten Informationen zurück: Zu der E-Mail-Adresse werden Daten aus LinkedIn, Twitter, Facebook usw. zusammengestellt und in einem kleine Report abgeliefert. In einem ersten kleinen Test lieferte der Dienst Resultate von unterschiedlicher Qualität; die Entwickler sehen den Einsatz ihres Tools vor allem auch im Unternehmensbereich und dem Verbinden des Dienstes mit einem internen CRM.

Tool Time: Wir stellen jeden Tag ein Software-Tool oder einen Webdienst aus dem Bereich Produktivität vor. Tipps gerne an tipps.imgriff (at) blogwerk.com.