Inbox Zero, der vollständig leere Posteingang also, ist so etwas wie der Heilige Gral der Produktivitätsfans (hier erklären wir das Prinzip). Aber so verlockend das Ziel, so herausfordernd ist der Weg dorthin. Scheitern ist normal, vor allem in Stressphasen, in denen keine Zeit für das Durcharbeiten der Mails bleibt.
 
Andreas von Gunten hat vor einer Woche in seinem Blog einen Weg zur Inbox Zero vorgestellt, den ich so noch nicht gesehen habe: Er arbeitet exzessiv mit Filtern und schafft es dadurch, quasi automatisch einen leeren Posteingang zu bekommen:

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Ein Blick in die Zukunft: Readwriteweb.com stellt Liaise vor, eine Erweiterung für E-Mail-Programme, die den Kontext einer geschriebenen Mail auswertet und selbständig magische Dinge damit anstellt. Liaise kann zum Beispiel erkennen, wenn man gerade jemandem eine Deadline zugewiesen hat – und erstellt automatisch einen Kalendereintrag dazu. Besser als alle Worte erklärt das Video auf Readwriteweb.com, wie das Ganze funktioniert und was es kann:

» Liaise: Possibly The Coolest Email Add-On Ever (Video) (readwriteweb.com)

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Was tun gegen überfüllte E-Mail-Postfächer? Eine radikale Möglichkeit ist die, den E-Mail-Bankrott zu erklären: Allen mitzuteilen, dass man nicht mehr hinterherkomme mit dem Bearbeiten der Inbox und deshalb alles gelöscht habe. Von vorne anfangen. Der Medienwissenschaftler Mathias Mertens hat – nach einem lesenswerten, aber durchaus zu langen Exkurs zu allgemeineren medientheoretischen Fragen – im «Freitag» eine nicht so oft gelesene Erklärung für unsere Unfähigkeit im Umgang mit dem Medium E-Mail: Wir wüssten gar nicht recht, was das eigentlich sei, das Medium E-Mail – Telefon oder Brief?

» Betreff: Email/Bankrott (freitag.de)

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Der US-Blogger Leo Babauta kündigte vor ein paar Wochen an, möglichst vollständig auf E-Mails zu verzichten und stattdessen vor allem über Twitter zu kommunizieren. Es war ein weiterer Versuch im Kampf gegen den vollen Posteingang, und wir waren damals schon skeptisch, ob das nicht ins Gegenteil umschlägt.

Eine Studie zeigt jetzt zumindest: Social-Media-Angebote wie Twitter oder Facebook führen keineswegs dazu, dass man weniger Mails zu bearbeiten hat. Im Gegenteil. Wer sich besonders viel mit sozialen Medien beschäftigt, der bekommt auch besonders viele Mails, und zwar zunehmend viele. Darunter sind vermutlich viele automatische Benachrichtigungsmails, Freundschaftsanfragen etcetera – aber auch die fordern Aufmerksamkeit. Filter sind die richtige Antwort, schreibt zurecht Klaus Eck in seinem Artikel über die Studie:

» Mehr E-Mails durch Social Media (PR Blogger, gefunden bei Twitter)

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Googles E-Mail-Dienst Gmail ist bereits von Haus aus vergleichsweise schlicht gehalten. Aber für einen echten Simplicity-Fetischisten reicht das nicht. Leo Babauta (ja, der, der neulich noch ganz auf E-Mail verzichten wollte) hat sich eine minimalistische Gmail-Ansicht gebastelt und dafür hauptsächlich Greasemonkey-Skripte im Firefox-Browser eingesetzt, die er hier einzeln beschreibt:

» Minimalist Gmail: How to Get Rid of the Non-Essentials (zenhabits.net)

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Gestern verlinkten wir hier die Produktivitätsgeheimnisse des Journalisten David Pogue von der New York Times. Eines davon ist, dass er seinen E-Mail-Posteingang als To-Do-Liste benutzt. Nix mit Inbox Zero also.

Blogger Leo Babauta ist damit nicht recht einverstanden. Seine Gegenargumente:

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Es kommt in den besten Familien vor: Da schreibt man schwungvoll eine Mail, kündigt das fertige Konzept/den ersten Entwurf für den Flyer/das lustigste Urlaubsfoto aller Zeiten an und – schickt die Mail ohne Anhang ab. “Ich glaube, das Attachment ist irgendwo verloren gegangen”, lautet die höfliche Reaktion, peinlich ist es trotzdem häufig. Gmail bietet an, vor dem Absenden zu warnen, wenn offenbar der Anhang vergessen wurde, das funktioniert aber nur, wenn man im Text das englische Wort “Attachment” oder “attached” verwendet.

Besser haben es da Thunderbird-Nutzer: Die können sich die Erweiterung “AttachmentRemember” installieren, die nach demselben Prinzip funktioniert, sich aber mit eigenen Wörtern anpassen lässt. Wer “Anhang”, “angehängt”, “zip” und ähnliches in den Filter einträgt, dürfte damit die meisten Fälle abdecken. Carsten “Caschy” Knobloch beschreibt das nützliche Add-on:

» Thunderbird: keine Anhänge mehr vergessen (stadt-bremerhaven.de)

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Der US-Blogger Leo Babauta predigt vor allem Vereinfachung – in allen Bereichen. Nur konsequent, dass er auch für das Problem der überfüllten E-Mail-Inbox eine Lösung präsentiert, die noch einfacher und schneller ist als die zahlreichen anderen Vorschläge. In äußerster Kürze geht das so: » weiterlesen

Andrew Flusche erklärt in seinem Blog sein “Short Mail Experiment” – das Vorhaben, jede E-Mail in nur maximal fünf Sätzen zu schreiben. Darunter steht jeweils ein Verweis auf five.sentenc.es, wo dem interessierten Empfänger das Konzept erklärt wird. Soweit der Vorsatz. Andrew gibt allerdings zu, dass er 1. schon für einige Mails deutlich mehr als fünf Sätze benötigt hat und dass 2. das Formulieren eines Anliegens mit einer solchen Platzbeschränkung spürbar mehr Zeit braucht als das gedankenloses Runterschreiben – zumindest zu Anfang des Experiments.

» My Short Email Experiment [legalandrew.com]

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Ordner und Unterordner, Tags, Farbmarkierungen, Filter – die Biographie der meisten E-Mail-Nutzer kennt zahlreiche Experimente, Struktur in den Posteingang zu bringen. Farhad Manjoo fasst seine Versuche für die New York Times zusammen und schildert, was ihm schließlich geholfen hat:

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