Die bekannte Eisenhower-Methode schlägt einfache Fragen vor, um die eigene Aufgabenliste zu sortieren: Was ist wichtig? Was ist dringend? Uns würde noch interessieren: Wo ist die App dazu?

Dwight D. Eisenhower war ein amerikanischer General und später Präsident. Man sagt ihm nach, er sei ein Meister des Zeitmanagements gewesen, eine Fähigkeit, die in seinen Funktionen sicherlich sehr wichtig war. Von den vielen Dingen, die Eisenhower tat, hat’s nur ein einziges Diagramm bis zu uns geschafft. Warum das aber immens wichtig ist, zeigen wir euch jetzt.

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Eisenhower hat erkannt, dass dringliche Entscheidungen selten wirklich wichtig sind. Das hat ihn verlasst, sich Gedanken über die möglichen Kombinationen von «wichtig» und «dringlich» zu machen. Herausgekommen ist das bekannte Eisenhowersche Diagramm, in dem «wichtig» und «dringend» übereinander aufgetragen werden. » weiterlesen

In einem neu gegründeten Unternehmen gibt es ungefähr eine Million Dinge zu tun. Michael Halper hat auf fünf Tipps hingewiesen, die Jungunternehmern das Zeitmanagement erleichtern.

Es ist gar nicht möglich, in einem Startup oder als Selbständiger in einer ersten Phase alle Aufgaben zu erledigen. Ressourcenknappheit ist ein ständiges Thema. Umso höher sind die Produktivitätsgewinne, wenn man in einer solchen Arbeitssituation sorgsam und effizient mit der eigenen Zeit umgeht. Der Berater und Geschäftsführer Michael Halper hat einige Tipps zusammengetragen, die er für wesentlich hält.

Fixe Tage für fixe Aufgaben
Als Unternehmensgründer ist man in den meisten Fällen mit ganz unterschiedlichen Aufgaben konfrontiert – vom Verkauf über die Buchhaltung bis hin zum IT-Support. Dazu kommen noch rechtliche Fragen und die neue Webpräsenz. Halper findet es deshalb nützlich, sich an bestimmten Tagen definierten Aufgabengebieten zu widmen – also am Montag der Verkauf, am Dienstag die Buchhaltung und Rechnungen schreiben und so weiter.

Wer eine solche Einteilung umsetzen kann, profitiert ganz bestimmt davon. Ob es so strikt immer einzuhalten ist, wage ich allerdings zu bezweifeln. Vielleicht ist es realistischer, halbe Tage einzuplanen. » weiterlesen

Selbst in scheinbar kreativen Berufen besteht ein Großteil der Arbeit aus eher lästigen, administrativen Aufgaben: Rechnungen müssen geschrieben, geprüft oder beglichen werden, Mitarbeiter oder Lieferanten koordiniert, Nachschübe geordert, Abstimmungen vorgenommen, Nachfragen gestellt und beantwortet werden.

Darauf kann man auf zwei Arten reagieren: Entweder delegiert man Aufgaben (zum Beispiel auch an einen «virtuellen Assistenten») oder man eliminiert sie. Beide Wege stehen jedem im beruflichen oder privaten Bereich zur Verfügung – aber natürlich in sehr unterschiedlichem Maße, je nachdem, wie selbstbestimmt man sich verhalten kann.

Leo Babauta beschreibt sehr anschaulich und neiderregend, wie er einen ganzen Haufen administrativer Aufgaben aus seinem Leben verbannt hat, um sich aufs Schreiben zu konzentrieren:

» Frictionless Work: How to Clear Your Life of Non-Essential Tasks (zenhabits.net)

Hier erscheint (fast) jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Aufgaben delegieren erfordert Kommunikation. Dabei ist bereits die Art und Weise der Kommunikation entscheidend für die Motivation und beeinflusst, mit welchem Elan wir oder andere uns diesen Aufgaben stellen – und demzufolge, wie erfolgreich die Aufgabe erledigt wird.

Wenn etwas getan werden muss

Die größte Hürde bei neuen Aufgaben, die man sich oder anderen unnötig stellen kann, ist dabei das Wort müssen. Schauen wir uns mal die folgenden Sätze an:

Ich muss morgen zur Arbeit gehen. Dort muss ich zwei Kunden anrufen. Ich muss meine E-Mails anschauen. Ich muss ein Meeting vorbereiten und durchführen. Ich muss nachmittags was einkaufen. Abends muss ich ins Fitnessstudio.

Du musst bis morgen diese Tabelle fertig machen und sie dann allen schicken. Denk auch dran, dass Du die anderen noch nach ihren Mailadressen fragen musst.

Wie man sieht, erzeugt das Wort muss sehr unangenehme Gefühle. Wenn man diese Sätze liest, kommt man jedenfalls nicht darauf, dass sie den selbstbestimmten Tag eines freien Menschen beschreiben. Muss klingt unwiderruflich, fühlt sich belastend an und lässt keinen Freiraum für eigene Entscheidung. «Ich muss …» oder «Sie müssen …» sollte man also nicht verwenden, um sich oder andere für anstehende Aufgaben zu motivieren – eher schon, wenn dosierte Demotivation das Maß der Dinge ist.

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Richtig delegieren ist sehr wichtig. Wir zeigen zehn besonders häufige Fehler, damit Ihr wisst, wie’s besser geht.

Delegieren ist ein wichtiger Teil des Lebens. Bereits im Kindesalter fängt es an, dass Du Aufgaben delegiert bekommst. Durftest Du oder Dein Bruder sonntags immer fein die Schuhe der ganzen Familie putzen? Lag auf Deinen oder den Schultern Deiner Schwester die Verantwortung für die Haushaltswäsche? Dann waren das Deine ersten Erfahrungen mit dem Delegieren.

Mit zunehmendem Alter delegierst Du selber immer häufiger Aufgaben an andere. Und richtiges Delegieren ist sehr wichtig: Für Manager ist es vielleicht sogar das Wichtigste, was sie zu tun haben.

Delegierst Du oft an andere? Bist Du unzufrieden mit den Ergebnissen? Das liegt vielleicht daran, dass Du nicht richtig delegierst. Es folgt eine Top-10-Liste von Punkten, die beim Delegieren regelmäßig schiefgehen:
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Unerwartete Einsichten: Der Soziologe Sudhir Venkatesh begleitete zehn Jahre lang eine Gang in Chicago und lernte viel über das Führen einer Organisation.

Im Herbst 1989 verirrt sich ein indischstämmiger Soziologiestudent mit Pferdeschwanz und Batik-T-Shirt in die “Robert Tayler Homes” in Chicago, Illinois. Sudhir Venkatesh ist getrieben von seinem Ehrgeiz, den Alltag der Armen und Ausgeschlossenen zu erforschen. Die “Robert Taylor Homes” sind das größte Wohnprojekt in den USA, ein Ort, an dem Frauen ihren Körper für weniger als 20 Dollar für eine Stunde Sex vermieten, die Hälfte der Jugendlichen Drogen handelt und nicht einer der Bewohner Steuern zahlt.

Hier will Venkatesh mit einem statistischen Fragebogen erfassen, wie es so ist, das Leben am unteren Ende der Gesellschaft. Und fällt gleich am ersten Tag der Gang in die Finger, die dort mit Drogen handelt:

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Aus dem Parkinsonschen Gesetz lässt sich Wichtiges für den Arbeitsalltag lernen: Termine für delegierte Aufgaben sollte man so knapp wie möglich ansetzen. Neue Mitarbeiter nicht vorsorglich einstellen. Und Meetings ganz genau planen.

Cyril Northcote Parkinson war ein britischer Marinehistoriker und Publizist, der der Nachwelt mehr als 60 Bücher hinterlassen hat. Das bekannteste ist sicherlich Das Parkinsonsche Gesetz, eine Sammlung von Essays aus den 50er Jahren (das eigentliche Essay zum Parkinsonschen Gesetz, 1955 im “Economist” erschienen, ist als englischsprachiges PDF online).
Das Parkinsonsche Gesetz trug ihm den Ruf ein, einer der bedeutendsten Forscher seiner Zeit auf dem Gebiet der öffentlichen Verwaltung zu sein.

Worum geht es beim Parkinsonschen Gesetz?

1. Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht (Work expands so as to fill the time available for its completion).
2. In Diskussionen werden die Themen am ausführlichsten diskutiert, von denen die meisten Teilnehmer Ahnung haben (The matters most debated in a deliberative body tend to be the minor ones where everybody understands the issues).

Als Beispiel für das erste Postulat dient Parkinson eine alte Frau, die zum Schreiben einer Postkarte wahrscheinlich einen halben Tag benötigt (Postkartenauswahl, Text verfassen, Gang zum Briefkasten etc.) – während ein Manager das in drei Minuten hinter sich bringt.

Aus dem Parkinsonschen Gesetz können wir Einiges für die Organisation unserer Arbeit lernen:

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