Die 2-2-2-Regel: Zwei Sekunden, um einen Telefonanruf entgegenzunehmen, zwei Minuten, um eine SMS zu beantworten und zwei Stunden, bis das E-Mail beantwortet ist.

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Lifehacker.com berichtete gestern über den Entwickler und Berater Shenglong Gao, der sich diese Methode zu eigen gemacht hat, um seine Kommunikationsaufgaben in vernünftiger Frist abzuarbeiten.

Ganz ähnlich wie David Allens Zwei-Minuten-Regel zielt sie darauf ab, eingehende Nachrichten und Anfragen sofort bzw. innerhalb einer nützlichen Zeit abzuarbeiten, unabhängig von der Priorität der Aufgabe. Getting Things Done-Autor Allen schlägt vor, Dinge, die weniger als zwei Minuten benötigen, sofort zu erledigen – ohne sie in eine Aufgabenliste oder ähnliches zu packen.

Das Problem bei der 2-2-2-Regel dürften die Unterbrechungen sein: Konzentriertes Arbeiten bedingt manchmal, dass wir das Telefon stumm schalten oder das Mobile weglegen. Eine Lösung kann sein, sich für das Beantworten von E-Mails feste Zeiten im Kalender einzutragen – ganz nach der Regel, gleichartige Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.

Wir nehmen uns permanent mehr vor, als wir schaffen können. Für dieses Problem gibt es eine einfache Lösung: Kalkuliere Unvorhergesehenes ein und plane entsprechend weniger Aufgaben ein.

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Es ist das größte Problem mit To-Do-Listen: Zuerst fühlt man sich prima, weil man durch das Aufschreiben der anstehenden Dinge den Kopf frei und das Gefühl bekommt, den Überblick gewonnen zu haben; der erste Schritt zum Erledigen ist damit getan. Der Frust kommt jedoch gerne schon am ersten Abend, wenn man feststellt, wie wenig man tatsächlich durchstreichen kann, obwohl man doch eigentlich den ganzen Tag malocht hat. Egal, ob man eine einzige lange Liste führt oder sich jeden Morgen von neuem hinsetzt und Vorsätze fasst: Am Ende bleibt immer zuviel von dem, was wir uns vorgenommen haben, unangetastet. Die Lösung:

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Wenn man sich auf seinen Kopf verlässt, um Einfälle und Zurufe nicht zu vergessen, geht das schief. Besser ist ein Notizbuch oder anderes Tool, das man immer dabei hat und auch immer benutzt.

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Wir bekommen permanent Input, der irgendwie zu verarbeiten ist – Mails im Posteingang, Briefe im Briefkasten, SMS, RSS-Feeds, aber auch Ideen, Einfälle, Geistesblitze. Während für erstere die «Eingangsorte» feststehen (Handy, E-Mail-Inbox etc.), braucht es für die nicht-schriftlichen Dinge noch einen Platz. Der Kopf ist dabei keine gute Wahl, denn auf ihn können wir uns nicht verlassen. Besser:

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Ob man früh aufsteht oder lang schläft, spielt keine entscheidende Rolle – es kommt darauf an, dass man nicht ständig abwechselt.

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Wenn es ums Thema “Früh aufstehen” geht, wird mit harten Bandagen diskutiert. Ist frühes Aufstehen grundsätzlich gegen die Natur des Menschen, oder “nur” gegen die von Langschläfern? Ist das alles nur eine Frage der Gewöhnung oder des Willens? Wieso soll man überhaupt aufstehen, bevor man von selbst erwacht, solange man keinen Job mit fixen Arbeitszeiten hat?

Für die Frage, wie man am besten aus dem Bett kommt (und nicht erstmal vier Stunden Schonzeit benötigt, um einigermaßen produktiv zu werden), ist aber eigentlich nur eines wirklich wichtig:

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Dinge tun, wenn sie die anderen nicht tun: Das ist nicht nur bei der Geldanlage gut, sondern auch bei Investitionen in das Gut «Zeit».

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

“Antizyklisch investieren”, das ist ein bekannter Grundsatz der Geldanlage – jedenfalls, wenn es über den 25-Euro-im-Monat-Sparkassenplan hinausgeht. Und das sollte man auch bei Investitionen in das knappe Gut «Zeit» so halten:

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Aller Anfang ist schwer, und das gilt ganz besonders, wenn es sich um komplexe und unangenehme Aufgaben handelt. Da hilft nur eins: Mach den Gegner kleiner!

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Komplexe Projekte zerlegt man am besten in möglichst viele überschaubare Teilschritte, damit sie nicht mehr wie ein unbezwingbarer Berg vor einem liegen (mehr dazu in «Die Salami-Taktik»). Und ein ganz ähnlicher Trick hilft dabei, mit unangenehmen und zeitraubenden Aufgaben anzufangen:

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In langen To-Do-Listen verzettelt man sich im wahrsten Sinne des Wortes. Besser ist es, sich jeden Tag auf ein paar wenige, aber wirklich wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Dieser Tipp stammt aus Leo Babautas Zen-To-Done-Konzept, aber er ist so simpel und effektiv, dass wir ihn jedem empfehlen, der auf irgendeine Art und Weise mit To-Do-Listen arbeitet (ob digital oder auf Papier, kontext-, prioritäten- oder gar nicht sortiert):

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Der Sammler in uns hebt gern alles auf – man weiß ja nie, wozu man das vielleicht noch mal … Dabei macht Wegwerfen doch so viel Spaß. Am meisten, wenn man es noch etwas inszeniert.

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Diesen Tipp gibt unter anderem auch David Allen in «Getting Things Done», er schildert darin, wie ganze Belegschaften an einem bestimmten Tag im Jahr in bequemen Klamotten zur Arbeit erscheinen, große Container aufstellen und voller Wonne wegwerfen, was die Mülltüte hält. Sinnvoll ist das aber auch in kleinerem Rahmen, und sei es nur Dein Arbeitszimmer:

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Besser als eine Aufgabe permanent zu verschieben (und sie dann doch nicht zu erledigen) ist es, sie gleich zu streichen. «Aus der To-Do-Liste, aus dem Sinn» sozusagen.

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Übers Delegieren haben wir im «Einmaleins» bereits geschrieben: Etwas, das man sich angewöhnen sollte, weil man wirklich nicht alles selber machen muss (und vieles auch nicht selbst am besten kann). Noch effizienter, weil «rückstandsfreier», als das Delegieren ist das ersatzlose Streichen von Aufgaben. Und auch davor sollte man keine Scheu haben:

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Das «kleine Einmaleins» heute mal wieder mit besonders hohem Wir-klingen-wie-Eure-Eltern-Faktor. Ein Basistipp für mehr Ordnung.

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Eine aufgeräumte Umgebung hilft vielen Menschen dabei, produktiver zu arbeiten – die Ablenkungen sind einfach geringer. Aber auch diejenigen, die sich vom Chaos nicht beeindrucken lassen, werden unproduktiver, wenn sie nach jedem Hilfsmittel für ihre Arbeit erstmal fünf Minuten suchen müssen. Darum:

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