Aller Anfang ist schwer, und das gilt ganz besonders, wenn es sich um komplexe und unangenehme Aufgaben handelt. Da hilft nur eins: Mach den Gegner kleiner!

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Komplexe Projekte zerlegt man am besten in möglichst viele überschaubare Teilschritte, damit sie nicht mehr wie ein unbezwingbarer Berg vor einem liegen (mehr dazu in «Die Salami-Taktik»). Und ein ganz ähnlicher Trick hilft dabei, mit unangenehmen und zeitraubenden Aufgaben anzufangen:

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Wetten, dass es niemandem auffällt, wenn Du Deine Mails und RSS-Feeds nicht mehr sofort liest und bearbeitest, sondern nur noch dreimal am Tag?

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Wenn das Checken der E-Mails oder RSS-Feeds so aufwendig wäre wie das Leeren des Briefkastens - im Extremfall mehrere Stockwerke zu Fuß -, würden wir wohl kaum alle fünf Minuten nachsehen, ob neue virtuelle Post gekommen ist. Aber auch wenn es so einfach ist: Es ist besser, sich etwas zusammenzureißen.

Ruf Deine Mails und Feeds nur dreimal pro Tag ab. Denn mal ehrlich: Wann ist schon mal was dabei, bei dem es auf ein paar Stunden ankäme? Gerade bei Mails, deren Vorteil ja nicht zuletzt die asnychrone Kommunikation ist, sollte niemand erwarten, dass sofort geantwortet wird. Und wenn Du es dafür schaffst, alle Mails wirklich innerhalb von 24 Stunden zu beantworten, wirst Du ohnehin eher großen Respekt ernten als im Ansehen anderer zu sinken.

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«Wie isst man einen Elefanten?» - «Stück für Stück.» Das ist eine nicht ganz leckere, aber trotzdem gelungene Zusammenfassung für den Tipp, den wir heute vorstellen wollen.

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Dass der Stück-für-Stück-Verzehr eines Elefanten zumindest ohne ausreichende Kühlkapazitäten nicht sehr bekömmlich sein dürfte, kann man getrost ignorieren - es geht ja nur darum, ein Prinzip zu verdeutlichen, das da lautet:

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Auf dem linken Ohr Kundenakquise per Handy, mit der rechten Hand Überweisungen im Onlinebanking losschicken, mit Grimassen den Termin fürs Meeting mit dem Kollegen ausmachen: Multitasking sieht wunderbar busy aus. Produktiv wird man anders.

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Dieser Tipp ist dem letzten - alarmtönende Geräte auszuschalten - ganz ähnlich: Auch hier ist das Ziel, konzentrierter arbeiten zu können. Der Unterschied: Alarmlärm kommt von außen; hier geht es darum, dass man seine Konzentration nicht selbst behindert:

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Wenn draußen die Bagger lärmen, kannst Du dagegen wenig tun. Aber es gibt auch störende Geräusche, die man einfach abschalten kann. Teil 4 unserer Serie «Das kleine Einmaleins»:

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Wenn Du wirklich konzentriert arbeiten willst, schalte alle Geräte und Funktionen, die «Piep» machen könnten, aus. Das gilt immer für den Hinweiston, der Dich jedesmal ablenkt, wenn eine neue E-Mail angekommen ist:

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Tipp 3 aus unserem kleinen Einmaleins der Produktivitätstricks: Es wird zusammen erledigt, was zusammen erledigt gehört.

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Der dritte Tipp kommt jedem bekannt vor, der zum Beispiel David Allens «Getting Things Done» (GTD) gelesen hat, auch wenn Allen das sicher nicht erfunden hat:

Erledige gleichartige Aufgaben hintereinander zur gleichen Zeit - Telefonanruf nach Telefonanruf, E-Mail-Antwort nach E-Mail-Antwort, Billigflug-Suche nach Billigflug-Suche. Das ist das Prinzip der GTD-Kontextlisten, und es hat zwei Vorteile:

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Tipp 2 aus unserem kleinen Einmaleins der Produktivitätstricks: Die berühmte 2-Minuten-Regel.

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Der zweite Tipp aus unserem kleinen Einmaleins ist ein echter Klassiker, bekannt aus Funk und Fernsehen Getting Things Done und Zen To Done:

Erledige alles, was maximal 2 Minuten dauert, sofort. Das heißt umgekehrt auch: Verschiebe alles, was länger dauert, auf später, und gehe es dann konzentriert an.

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Hier tauchen immer wieder Tipps auf, die ganz unabhängig von «Systemen» wie GTD nützlich sind - sozusagen die Basics der Produktivität. Diesen Tipps wollen wir eine Serie eigener Beiträge widmen: Unser imgriff.com-Einmaleins *.

Wir fangen mit einem Trick an, der wirklich sehr grundlegend und anspruchslos, aber im besten Fall Gold wert ist:

Jede Notiz, die Du Dir machst, sollte mit dem aktuellen Datum versehen sein. Ganz egal, was, wo und wie Du Dir etwas aufschreibst, ob in einem Textdokument auf dem Rechner, im Notizbuch oder auf einem gelben Post-It-Zettel: Setze immer (immer!) einen «Zeitstempel» darauf - vielleicht sogar noch mit der Uhrzeit neben dem Datum.

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