Vor ungefähr einem Jahr habe ich hier auf imgriff.com über die Eisenhower-Methode fürs Aufgabenmanagement geschrieben. In den Kommentaren habe ich anschliessend mit einigen Lesern darüber nachgedacht, ob wir die Methode mit Crowdfunding zu einer App machen könnten. Mittlerweile ist unabhängig von unserer Idee eine Eisenhower-App fürs iOS erschienen. Ich habe sie getestet.

Wie Du eisenhowerst

Das Eisenhower-Diagramm beruht auf der Erkenntnis, dass Aufgaben dringend und/oder wichtig, unwichtig und/oder nicht dringend sind. Demzufolge hat das Eisenhower-Diagramm zwei Achsen (wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend), aus denen sich vier Quadranten ergeben. In diese vier Quadranten lassen sich all Deine Aufgaben einordnen, und sofort weisst Du, wie Du damit umgehen musst:

• wichtig UND dringend – Quadrant 1: Sofort selber erledigen (anders gesagt: Deine To-Do-Liste für heute)
• wichtig, aber nicht dringend – Quadrant 2: Entscheide, wann Du diese Aufgaben als Nächstes erledigen wirst
• unwichtig, aber dringend – Quadrant 3: Aufgaben, die Du delegieren solltest (falls möglich)
• unwichtig, nicht dringend – Quadrant 4: direkt in die Tonne damit » weiterlesen

Ein kostenloses, genial einfach zu bedienendes Collaboration Tool, mit dem man Projekte effizient führt, und dank dem alle Beteiligten ihre Aufgaben, Dokumente usw. mit links im Griff behalten? Ja, aber…

«Nächste Woche wird mein Kollege Marcel Widmer Euch an dieser Stelle Anwendungsbeispiele für Trello präsentieren», kündigte Patrick Mollet am Freitag in seinem Blogpost über Trello an.

Was vielversprechend klingt, war weit schwieriger, als ich mir das ursprünglich gedacht habe: Einen Blogartikel schreiben über ein Tool, das einem – wie die Praxis zeigt – nicht besonders liegt, ist eine Herausforderung. Aber auch eine Chance, Pros und Contras wohlwollend-kritisch aufzuzeigen.

Vor- und Nachteile

Um es vorweg zu nehmen: Ich glaube nicht daran, dass die mittlerweile über 1 Million User von Trello längerfristig mit dem Tool arbeiten werden. Denn aus meiner Sicht überwiegen die Nachteile. » weiterlesen

Bis vor ein paar Wochen war mir Trello völlig unbekannt. Doch plötzlich taucht das Tool fast täglich irgendwo in einem Gespräch oder in einem Blog auf. Und ausnahmslos alle schwärmen davon, wie einfach und flexibel sich damit Projekte planen lassen. Was ist da dran?

Im Kern ist Trello nur eine Sammlung von Listen, die wiederum verschiedene Karten enthalten. Startet man ein neues Board, schlägt Trello die drei Listen «To Do», «Doing» und «Done» vor. Damit erhält man schon den Rahmen, um Trello beispielsweise als Tool für «Personal Kanban» anzuwenden.

Jetzt aber nur von einer weiteren Aufgabenverwaltung zu sprechen, greift zu kurz und wird Trello nicht gerecht. Denn die Standardlisten lassen sich natürlich umbenennen bzw. löschen und durch eigene Listen ersetzen. Damit wird Trello zu einem flexiblen und mächtigen Planungswerkzeug. » weiterlesen

Das tägliche Zeitmanagement nach Chet Holmes funktioniert, weil es uns vom Reagieren weg bringt - hin zum Agieren. Ein Selbstversuch von drei Monaten war höchst erfolgreich und wird weitergeführt. Wer’s gleich ausprobieren will, kann sich diese Vorlage downloaden.

Seit Mitte Dezember bin ich ein anderer Mensch. Ich wiege zwar noch genauso viel wie früher, mache dieselben überflüssigen Witze, und meine Kumpels können auch keine Veränderung feststellen. Aber zum ersten Mal habe ich seit Mitte Dezember das Gefühl, Herr über mein Arbeitsleben zu sein. Grund ist ein Zeitmanagement-System, das ich in einem Vertriebsbuch fand. » weiterlesen

Je simpler desto besser – das gilt für mich fast immer, und hier ist der Fall klar. BusyCal bringt zusammen, was zusammen gehört: Kalender und Aufgaben. Dies ermöglicht eine effiziente Wochenplanung. 

Die Wahl des Tools für die Aufgabenverwaltung gehört wohl zum Persönlichsten, und über die Vor- und Nachteile lässt sich trefflich streiten. Für mich haben die meisten Tools zu viele Funktionen und Optionen, die zu viel Zeit in Anspruch nehmen und die ich deshalb nicht nutze. Dennoch fehlt mir bei praktisch allen Tools die (visuelle) Verknüpfung mit dem Kalender, damit ich sowohl Termine als auch Aufgaben pro Tag im Überblick habe. » weiterlesen

Wem sein Chef freie Hand lässt oder wer als Selbstständiger arbeitet, entscheidet selbst, welches Thema er wann in Angriff nimmt. Unmöglich, weil das Tagesgeschäft den Blick aufs Wesentliche vernebelt? Nicht, wenn man eine Methode wie Personal Kanban anwendet und dabei ein paar Tipps berücksichtigt.

Um die Aufgabenflut im Griff zu behalten, gibt es unzählige Methoden und Tools: GTD, Things für OS und iOS, die ToDo-Verwaltung per E-Mail oder klassisch in einem Notizbuch.

Einige dieser Tools bieten Funktionen, um die Themen nicht aus dem Blickfeld zu verlieren. In der Praxis stelle ich immer wieder fest, dass mittel- und langfristige Aspekte zu wenig berücksichtigt werden, wenn dafür keine separate Methodik zum Einsatz kommt. Ein simples und effektives Instrument soll es sein, eines das sehr einfach umzusetzen ist und sich bei mir sehr gut bewährt: «Personal Kanban».

Wer Personal Kanban einsetzt,

• behält den Überblick über seine Projekte und Ziele (Vogelschau)
• schafft es, sich jeweils nur auf ein Thema zu konzentrieren (Fokus)
• ist sicher, dass die Tagesplanung sich am «Grossen» orientiert (Abstimmung) » weiterlesen

Tools zur Aufgabenverwaltung sind toll – können aber zum Zeitfresser werden: Zuviele Features, zu komplizierter Aufbau. Selbst ist die Frau: Karin Friedli hat sich ein System für die To Do’s gebaut – im E-Mail-Programm.

Gastautorin Karin Friedli arbeitet bei Blogwerk AG.

«Digitale Aufgabenverwaltungen haben einen Fehler – sie funktionieren nicht» stellte Thomas Mauch vor einiger Zeit an dieser Stelle fest. Und sprach mir damit aus der Seele. Wie ich endlich dauerhaft produktiv und organisiert wurde.

Ich habe sie natürlich ausprobiert: Remember The Milk, Workflowy, Things, Thinking Rock, Wunderlist, Orchestra, Teuxdeux und wie sie alle heissen. Fein säuberlich dokumentierte ich jeweils den Status Quo meiner Aufgaben und fasste gute Vorsätze, auf dass alles gut werde und mir die Arbeit leichter und organisierter von der Hand gehe. Und ich mochte sie, fast alle. Thinking Rock ist super durchdacht, Wunderlist ist irrsinnig hübsch, Remember The Milk hat coole Features. Allein, geholfen hat das nie auf Dauer. Ungezählte Anläufe und einige Jahre später war ich irgendwann letztes Jahr genau so weit wie zuvor.

Geholfen hat am Ende nur eins: gnadenloser Pragmatismus. Was hilft mir wirklich, mein Zeug zu erledigen? Und wie mache ich mir das so einfach wie nur irgend möglich?

Eine Applikation mehr ist mir eine zuviel

Ich benutze heute keine zusätzliche Aufgabenverwaltung mehr, sondern nur noch meinen E-Mail-Account (ich arbeite mit Google Apps, aber man kann sich das mit jedem anderen Webmail oder Client einrichten). Meine Inbox wird bei jeder Kontrolle vollständig geleert nach den folgenden Kriterien: » weiterlesen

Any.DO ist ein simpler und kostenloser Task Manager für Android-Geräte. Inzwischen wurde das Produktangebot um eine iOS-Version und ein Chrome-Plugin erweitert.

von Michael Hadorn, Software-Entwickler bei unserem Verlag, der Blogwerk AG.

Any.DO zu nutzen gehört inzwischen zu meinem gewohnten Tagesablauf, privat wie auch bei der Arbeit. Seit ca. 4 Monaten verwende ich Any.DO auf meinem Android Gerät (Samsung Galaxy Nexus) und seit ungefähr einem Monat gibt’s auch ein Chrome Plugin, so dass die Tasks direkt am Computer verwaltet werden können. Es gibt’s übrigens auch für die Apple-Smartphone-Welt eine Version für iOS. » weiterlesen

Die beliebte Aufgabenverwaltung Things liegt seit einigen Tagen in der Version 2.0 vor. Neben dem Sync sticht vor allem die neue integrierte tägliche Review hervor.

Things 2.0 mit Cloud-Synchronisation

Gestern haben wir auf bei Facebook darauf hingewiesen, dass die auf Mac OS sehr beliebte Aufgabenverwaltung Things nun in Version 2.0 vorliegt. Die Kommentare auf Facebook und ganz allgemein bei Twitter zeigen, dass die meisten Nutzer sich vor allem freuen, dass Things nun endlich alle Aufgaben über die Cloud synchronisiert. Das macht zugegebenermaßen aber nur Sinn, wenn Du Things neben Deinem Mac auch auf iPad, iPhone oder auf zwei Macs betreibst. Nachdem ich mich vor einigen Jahren mit allen verfügbaren Apps für OmniFocus eingedeckt habe, nur um nach mehreren Jahren doch bei Things zu landen, stehe ich diesem Schritt derzeit etwas skeptisch gegenüber.

Produktiver dank Smartphone?

Aus Sicht eines mittlerweile doch sehr ernüchterten Produktivitätsbloggers finde ich Smartphones sehr gefährlich: produktiver wird man damit nicht. Eher im Gegenteil – durch die ständige Erreichbarkeit und die Apps für Soziale Netzwerke lassen wir uns viel leichter ablenken. Dazu kommt, dass die meisten Apps nach einer Woche bereits kaum noch genutzt werden, weil sie eigentlich sinnlos sind. Nur wenige Apps sind in sich selber nützlich, wie z.B. Shazam, mit dem Du Musik erkennen kannst, die Du irgendwo hörst. Die meisten anderen nützlichen Apps sind solche, die an irgendwas anschliessen, was Du bereits hast – z.B. an Deine Aufgabenverwaltung, damit Du Deine Aufgaben auch unterwegs siehst. In diese Kategorie fallen die Apps von Things, dafür sind sie aber auch – zumindest für Apps – recht teuer. Was der Grund ist, warum meine Skepsis gewann. Wer nun aber mehrere Things-Apps hat, wird sich über die lange überfällige Synchronisierung freuen. » weiterlesen

Digitale Systeme zur Aufgabenverwaltung sind durchdachte Applikationen. Sie haben bloss einen Fehler – sie funktionieren nicht. Post it-Zettelchen haben sich als perfekte «Work arounds» erwiesen.

To Do-Apps und digitale Aufgabenverwaltungs-Systeme – ich liebe sie. Die grossen habe ich alle ausprobiert, Remember the milk, Things, Omnifocus, Wunderlist und in einem früheren Leben sogar Outlook. Egal, für welches Tool man sich entscheidet, es sind allesamt nützliche Tools: Sie sind mein digitales Gehirn, sie lassen mich auf raffinierte Weise grosse Mengen an Informationen verwalten und erlauben in ihren jüngsten Inkarnationen die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kolleginnen – mit dem Berliner Wunderkit ist das Aufgabenmanagement definitiv «social» geworden – das Facebook für Produktivität hat es Kollege Martin genannt.

Sie funktionieren nicht

Die unterschiedlichen Systeme haben allesamt ihre Anhänger, verschiedene Features und Eigenheiten. Der Markt bietet eine unerschöpfliche Vielfalt an Tools, in jeder Preisklasse, für jeden Arbeitsstil und jedes Betriebssystem. In meiner App-Karriere haben aber alle eine Gemeinsamkeit an den Tag gelegt: Sie funktionieren nicht. Mit «sie funktionieren nicht» meine ich ihre ganz ursprüngliche Aufgabe: Mir dabei zu helfen, meine Aufgaben erledigt zu kriegen. Nach meiner Beobachtung hat das verschiedene Gründe: Meine Daten und Aufgaben zu pflegen ist ein nicht zu unterschätzender Aufwand – und wächst mit der steigenden Zahl an Möglichkeiten und Features des Tools. Die Komplexität nimmt zu. » weiterlesen