Thema: Ablage im Griff

 

Alle 7 Artikel zum Thema Ablage im Griff auf imgriff.com:

Ablage im Griff (7):
Erfahrungsbericht einer Anwenderin

In unserer Serie Ablage im Griff beschäftigen wir uns mit Ablage-Systemen für Dokumente und Wiedervorlagen. Immer interessant: Erfahrungsberichte darüber, wie andere ihre Ablage organisieren.

Claudia Schimkowski berichtet über ihr Ablage-System

Claudia Schimkowski berichtet über ihr Ablage-System

Claudia Schimkowski ist Autorin und Marketing-Spezialistin fürs Handwerk. Ihr Motto ist Zupacken und Dinge kreativ umsetzen (Website Ihrer Firma «die Agentur fürs Handwerk»).

Claudia Schimkowski setzt bei ihrer Arbeit als Beraterin und Autorin auf Mappei. Wir haben mit ihr über ihre Erfahrungen mit diesem Ablage-System gesprochen. Das meiste, was Claudia uns erzählen wird, gilt dabei auch für die äußerst ähnlichen Produkte von Classei.

imgriff.com: Setzt Du das Mappei-System genau so ein, wie man es Dir gezeigt hat?

Claudia Schimkowski: Ich setze es fast so ein, wie es mir gezeigt wurde. In einigen Bereichen habe ich es meinen Bedürfnissen angepasst und etwas vereinfacht.

Was hast Du geändert – und warum?

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Ablage im Griff (6):
Manila Folders

Als nächstes Beispiels in unserer Serie «Ablage im Griff» stellen wir heute einen Klassiker vor: Die Manila Folders.

Manila Folders sind in den USA in verschiedenen Formen stark verbreitet. In der Produktivitätsszene bekannt(er) wurden sie, da David Allen, der «Erfinder» von GTD, sie für seine Referenzablage nutzt. In der – nicht so gelungenen – deutschen Übersetzung von «Getting Things Done», Wie ich die Dinge geregelt kriege (Affiliate-Link), werden sie als «Ordner» oder sogar «Aktenordner» übersetzt, was leider komplett falsch ist und zu einigen Missverständnissen geführt hat. Der korrekte Begriff wäre «Einstellmappen», der allerdings hierzulande auch nicht sehr verbreitet ist.

Und wenn ich schon dabei bin, Dinge richtig zu stellen: Manila ist nicht etwa eine Firmenbezeichnung, sondern geht auf den englischen Namen des ursprünglichen Rohstoffes zurück: Manila hemp (ist nicht mir Hanf verwandt) oder Abaca.

Manila Folders im Einsatz
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Rund um den Globus versuchen Fans von GTD, die originalen Manila Folders aufzutreiben, um genau so zu arbeiten wie David Allen. Ein Freund von mir, Etienne Abelin, arbeitet auch mit diesem System und hat mir ein paar Fragen dazu beantwortet. Etienne ist in zwei Welten zu Hause: Er ist Musiker (Violine) und macht «nebenbei» einen MBA. Entsprechend viel muss er organisieren und verwalten. Das tut er mit GTD und arbeitet recht nahe am Original - inklusive Manila Folders.

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Ablage im Griff (5):
Unterwegs mit Einstellmappen

Die Flexibilität, die durch die Organisationsmittel von Mappei und Classei möglich wird, macht den Arbeitsalltag leichter. Das gilt nicht nur fürs Arbeiten am Schreibtisch, sondern auch auf Reisen.

Von Frank-Michael Rommert

Viele Dokumente benötigt man nicht nur am eigenen Arbeitsplatz, sondern auch unterwegs, etwa

  • vor Ort bei Kunden und Lieferanten
  • im Home Office
  • auf Messen und Kongressen
  • vor Gericht und beim Steuerberater
  • auf Reisen.

Wie effizient ein System zur Aktenorganisation ist, entscheidet sich also danach, wie einfach es das Entnehmen und Wiederablegen Deiner Unterlagen ermöglicht. Erste Regel dabei ist natürlich, nur die Akten dabei zu haben, die auch tatsächlich gebraucht werden – und nicht alle Ordner, die irgendwie grob zum Thema passen.

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Ablage im Griff (4):
Erste Schritte mit Mappei und Classei

Im letzten Teil unserer Ablage-Serie haben wir die Mappen-Systeme von Classei und Mappei vorgestellt. Da es Leserfragen zum Einstieg in die Systeme gab, berichte ich hier über meine ersten Schritte mit beiden.

Der größte Unterschied zwischen den beiden Anbietern ist wohl der Service-Umfang beim Einstieg. Bei Classei ist die individuelle Beratung im Vorfeld optional, bei Mappei obligatorisch. Aber der Reihe nach:

Einstieg bei Classei mit dem Business-Set

Nach telefonischer Kontaktaufnahme mit Classei und einem kurzen Beratungsgespräch am Telefon haben wir uns für den Einstieg mit dem Business Set von Classei entschieden. Das ist bereits die umfangreiche Version für den Start in das Mappensystem von Classei, sie kostet 125 Euro. Nach etwa zwei Wochen kam das mittelgroße Paket an.

Nach dem Auspacken fand ich folgenden Inhalt:

  • Anleitung und Informationen
  • Drei hellgraue Kunststoff-Boxen mit passenden Hängeleisten
  • Einige Rückenschilder und Sichttaschen, eine Mappenstütze (damit die Mappen in einer halbleeren Box nicht runterrutschen), 100 Standard-Mappen aus leichtem, hellgelbem Karton und 50 Standard-Mappen aus ebensolchem schwereren Karton
  • Verschiedene Bögen Quick-Tabs in den Farben Weiß (zweimal + einmal Big Tabs), Gelb, Rot, Blau, Orange und Rosa sowie einiges weitere Zubehör und sogar einen Folienschreiber zum Beschriften der Tabs und Mappen
  • Zur Vervollständigung dann noch einige Dehn- und Klarsicht-Kombi-Mappen und ein paar Sammler und Leitkarten.

Hier ein paar Bilder von der Auspackzeremonie (Bilder 1-6 in der Galerie):

Das Business-Set von Classei
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Meine Erfahrungen mit Classei

Nach dem Auspacken und Fotografieren habe ich angefangen, das System einzurichten. Die Mappen werden mit den Tabs gekennzeichnet, diese wiederum gibt es in mehreren Farben. Classei empfiehlt, die Farben für Kategorien einzusetzen. Die ersten Fragen waren somit: Welche Kategorien sind sinnvoll? Und welche Farbe nehme ich für welche Kategorie?

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Ablage im Griff (3):
Mappei und Classei

Beim Briefumschlaghersteller «Reinhard Schmidt GmbH» sorgte sich der Mitarbeiter Egon Heimann vor rund 50 Jahren um fehlende Effizienz bei der Ablage. Er untersuchte die Arbeitsabläufe und entwickelte wenig später ein neuartiges System von Mappen, um Dokumente aufzubewahren: der Ursprung der heutigen Systeme Mappei und Classei.

Orga-Mappen, alphabetisch sortiert

Orga-Mappen, alphabetisch sortiert

Im letzten Teil unserer Ablageserie beschäftigten wir uns mit dem Quasi-Standard (abgesehen von den guten alten Ordnern) im deutschsprachigen Raum, den Hängeregistern. Heute schauen wir die ausgefeilteren Mappensysteme von Mappei und Classei an, die sich unter anderem bei den Getting-Things-Done-Freunden einiger Beliebtheit erfreuen, aber auch in größeren Firmen zur Anwendung kommen. Was ist das Besondere an diesen Mappen?

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Ablage im Griff (2):
Standard-Hängemappen

Wie in Teil 1 unserer Serie zu Ablagesystemen bereits ausgeführt, wollen Ivan und ich am eigenen Beispiel testen, wie gut wir mit den verschiedenen Ablagesystemen klarkommen. Heute will ich den Klassiker vorstellen: Hängemappen. Wir setzen sie beispielsweise in meiner Firma alpha-board, einem Berliner Dienstleister für Elektronik-Design und Leiterplatten, für die Bearbeitung und Ablage aller unserer Aufträge ein.

Wie sieht eine Hängemappe aus?

Hängemappen (auch Hängeregistraturen genannt) gibt’s bei jedem Versand oder Schreibwarenladen. Sie kommen im Format A4 daher und sind meist aus Recycling-Karton, der mit 175-230 g/m² ordentlich was aushält. Dazu gibt’s Reiter und Beschriftungsschilder, die man in die an der oberen Kante vorgesehenen Löcher einrasten kann. Es gibt vertikale und laterale Hängemappen, die sich darin unterscheiden, wie man sie befüllt und wo man sie aufhängt.

Links und rechts sind Stoffbänder angeklebt. So kann seitlich nichts aus der Mappe rausfallen, man kann die Mappe aber auch nicht aufschlagen wie einen Hefter und darin blättern. Das soll man aber auch nicht: in Hängemappen werden lose Blätter gesammelt. Das beschleunigt die Ablage. Will man sich die Mappe anschauen, holt man alle Blätter raus und legt sie vor sich hin.

25 dieser Mappen kosten etwa 12 Euro. Dazu kommen dann noch die Ausgaben für die Kiste, den Schubladenschrank oder einen anderen Ort für die Mappen.

Was braucht man also außer den Mappen:

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Ablage im Griff (1):
Die Grundsätze einer guten Ablage

Leider ist das papierlose Büro nach wie vor ein Traum. Solange dies so bleibt, kämpfen wir mit meterweise Papier, das wir sinnvoll ablegen müssen: In einem Ablagesystem.

Bitte nicht zuhause nachmachen! (Bild: Keystone/Martin Ruetschi)

Bitte nicht zuhause nachmachen! (Bild: Keystone/Martin Ruetschi)

Besonders die allgemeinen Informationen, die man nicht einem Projekt oder einem Kunden zuordnen kann, müssen so abgelegt werden, dass man sie schnell und zuverlässig wieder findet.

Auf welches System man bei seiner Ablage schwört (Hängeregistraturen, Ordner, Classei/Mappei oder was auch immer), ist zu einem großen Teil Geschmacksache. Manchmal hat ein System Vorteile, aber wenn man sich damit nicht wohl fühlt, ist wenig gewonnen. Was für Vorteile das sind, werden wir in den nächsten Wochen und Monaten austesten. Gregor und ich starten die ultimative Ablage-Serie: Wir testen die gängigsten Ablagesystem und lassen sie gegeneinander antreten.

Jede Ablage sollte unabhängig vom eingesetzten System ein paar Anforderungen erfüllen, damit man damit effizient arbeiten kann und seine Dokumente schnell findet. Um diese Grundsätze geht es heute zum Start in die neue Serie:

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